Agenda. Políticas e Diretrizes. Fluxo do processo. Autorizações. Solicitação Compras. Pedido Compras

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2 Agenda Políticas e Diretrizes Fluxo do processo Autorizações Solicitação Compras Pedido Compras

3 Novo Processo de Compras Solicitação Cotação Pedido de compra Recebimento

4 Diretrizes Esta política se aplica a toda a organização, seus parceiros e fornecedores. As aquisições de bens e contratações de serviços serão obrigatoriamente precedidas de cotações, exceto nos casos de dispensa ou inexigibilidade de previstos neste manual. Iniciar os processos de compras de bens e contratações de serviços com a definição do escopo a ser contratado, formalizando-os com o amparo de uma Solicitação de Compra ou Pedido de Compra no sistema Protheus

5 Agentes Agentes Descrição Autonomia Responsabilidades Solicitante Usuário com autorização para inserir Solicitação de Compra Inserir Solicitação de Compra. Planejar e solicitar o produto ou serviço desejado; Prover especificação adequada para a aquisição de produtos e escopo para contratação de serviços. Aprovador Centro de Custo Aprovador Funcional Usuário com autorização para aprovar Solicitação de Compra em seu centro de custo Usuário com autorização para aprovar Pedido de Compra referente a sua função Aprovar Solicitação de Compra; Aprovar Pedido de Compra 2ª alçada; Aprovar recebimento de compra. Aprovar Pedido de Compra 1ª alçada; Realizar cotação de serviços; Solicitar Pedido de Compra. Conhecer, cumprir e fazer cumprir em suas atividades as premissas, orientações e diretrizes estabelecidas nesta Política de Compras e Contratações, bem como acompanhar e observar o cumprimento dos contratos; Aprovar ou recusar as requisições, pedidos ou contratos disponibilizados para sua apreciação, fornecendo a justificativa no caso de recusa; Informar a área de Compras (caso exista) sobre a avalição do serviço prestado pelo fornecedor e/ou dos bens adquiridos; Acompanhar o prazo de vigência das contratações evitando-se, inclusive, solução de continuidade dos serviços ou do fornecimento.

6 Agentes Agentes Descrição Autonomia Responsabilidades Comprador Usuário com autorização para realizar cotações Realizar cotações Selecionar fornecedores, providenciar cotação, negociar, contratar e elaborar o pedido ou contrato; Observar e manter atualizada uma base de fornecedores aptos e inaptos à contratação; Garantir a integridade e auditabilidade do processo de compra. Emissor de pedido Usuário com autorização para gerar Pedido de Compra Gerar Pedido de Compra Conhecer, cumprir e fazer cumprir em suas atividades as premissas, orientações e diretrizes estabelecidas nesta Política de Compras e Contratações, bem como acompanhar e observar o cumprimento dos contratos. Diretor Usuário com autorização para aprovar Pedido de Compra referente a sua função e alçada Aprovar Pedido de Compra 3ª alçada Conhecer, cumprir e fazer cumprir em suas atividades as premissas, orientações e diretrizes estabelecidas nesta Política de Compras e Contratações, bem como acompanhar e observar o cumprimento dos contratos; Aprovar ou recusar as requisições, pedidos ou contratos disponibilizados para sua apreciação, fornecendo a justificativa no caso de recusa.

7 Agentes Cada de unidade deve ter um solicitante responsável por inserir as solicitações de compras no sistema. Cada departamento da Wmarcas deve ter um solicitante responsável por inserir as solicitações de compras no sistema, e as aquisições de uso coletivo da unidade serão centralizadas um único solicitante.

8 Alçadas de aprovação Solicitante Gestor Centro de custo Emissor de pedido Gestor Funcional Gestor Centro de custo Diretor Pagamento Inserir Solicitação Autorizar Solicitação de Compra Inserir Pedido de compra Aprovação de Pedido de Compra - 1ª alçada Aprovação de Pedido de Compra - 2ª alçada Aprovação de Pedido de Compra - 3ª alçada

9 Alçadas de aprovação Autorizante Valores Caixas* Até R$ 1.000,00 Caixa RH* Até R$ 200,00 Diretoria Indeterminado

10 Alçadas de aprovação Alçadas de aprovação Responsável Descrição Autorizar Solicitação de Compra Aprovador Centro de Custo Autoriza o início do procedimento de cotação do bem ou serviço descrito na Solicitação de Compra. De acordo com o centro de custo de sua responsabilidade Aprovação de Pedido de Compra - 1ª alçada Aprovador Funcional Aprova a aquisição do bem ou serviço orçado e descrito no Pedido de Compra. De acordo com o tipo de produto de sua responsabilidade Aprovação de Pedido de Compra - 2ª alçada Aprovador Centro de Custo Aprova a aquisição do bem ou serviço orçado e descrito no Pedido de Compra. De acordo com o centro de custo de sua responsabilidade Aprovação de Pedido de Compra - 3ª alçada Diretoria Aprova a aquisição do bem ou serviço orçado e descrito no Pedido de Compra. De acordo com o valor e tipo de produto de sua responsabilidade

11 FUNÇÃO Alçadas de aprovação Controle Matricial As despesas serão controladas por dois responsáveis: o gestor de Centros de Custo (verticalmente) e o gestor de Contas Contábeis (horizontalmente). MB UNIDADE WSUL WSP WCO CC CC CC CC CC CC CC CC COMPRAS RH TI BENEFÍCIOS $ AA $ BB $ CC $ DD $ XX $ YY $ ZZ $ WW

12 Alçadas de aprovação Grupo de produtos Aprovador funcional Aprovador 3ª alçada Produtos Bike Importado Gabriela Lauar Henrique Ribeiro Produtos Bike Nacional Tiago/Helbert Henrique Ribeiro Produtos Moto importado Daniel Lima Henrique Ribeiro Produtos Moto Nacional Debora Oliveira Henrique Ribeiro Descrição Produtos importados de Bike para revenda Produtos de Bike nacional para revenda Produtos de moto nacional para revenda Produtos importados de Moto para revenda Administrativo Gestor da Unidade Nayana Brito Materiais de uso consumo Departamento pessoal Tatiana Leal Nayana Brito Produtos e serviços de departamento pessoal Financeiro Lorena Ribeiro Nayana Brito Despesas financeiras Fiscal Glaucia Rosa Nayana Brito Importação Isabelle Nayana Brito Impostos no prazo sem juros e multa Serviços de transportes terrestre Logística Gestor da Unidade Nayana Brito Materiais de embalagens Recursos Humanos Lilian Gaia Nayana Brito Eventos de RH, treinamentos, seleção Tecnologia da Informação Milton Guimarães Nayana Brito Materiais de informática Transporte Nayana Brito Conhecimento de transporte Exemplos Bike, peças e acessórios Bike, peças e acessórios Peças e acessórios Peças e acessórios Papelaria, Higiene, conservação EPI, Benefícios, SESMET Despesas bancarias, financiamentos, Impostos e taxas (sem juros) Remoção de contêiner para importadoras Caixas recicladas e fita gomada Café da meta, seleções, integração, treinamentos Computador, periféricos, softwares Fretes de entrada, saída, redespacho,

13 Acordo de nível de serviço - ANS Serviço Responsável Acordo de nível de serviço Lançamento de notas fiscais de serviço Administrativo Até o último dia do mês Inserir Solicitação de Compra Solicitante Até o 5º dia útil de cada mês Autorizar Solicitação de Compra Aprovador Centro de Custo 24 horas Realizar cotação (período de compra) Comprador 8 dias uteis Gerar Pedido de Compra Gestor de pedido 48 horas Aprovação de Pedido de Compra - 1ª alçada Aprovador Funcional 24 horas Aprovação de Pedido de Compra - 2ª alçada Aprovador Centro de Custo 24 horas Aprovação de Pedido de Compra - 3ª alçada Diretor 4 dias uteis Aprovar pedido junto ao fornecedor Comprador 24 horas

14 Período de compra máximo ANS Mês 1 (dias uteis) Mês 2 (dias uteis) 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º 13º 14º 15º 16º 17º 18º 19º 20º 21º 22º... 6º Inserir Solicitação de compra dentro período de compra Realizar cotação (período de compra) Gerar Pedido de Compra Aprovação de Pedido de Compra - 1ª alçada Aprovação de Pedido de Compra - 2ª alçada Aprovação de Pedido de Compra - 3ª alçada Aprovar pedido junto ao fornecedor Prazo médio de entrega

15 Categorias de compras Categoria de compra Materiais de uso e consumo Ativos imobilizados Serviços Exemplos Material de embalagens, material de escritório, higiene e supermercado Maquinas, equipamentos, moveis, utensílios, veículos, ferramentas etc Manutenção, profissionais liberais, Serviço continuado Projeto e Eventos Caixa Unidades Caixa RH Material de Revenda Água, energia, telefonia, fretes, Vale transporte Projetos de melhoria de gestão, Convenções, feiras e exposições, campanhas, treinamentos, datas comemorativas, coffe break, ações motivacionais etc. Despesas de manutenções e despesas emergenciais Datas comemorativas, café da meta, café mais integração Peças, acessórios

16 Esquema de rateio de gastos Tipo de alocação Lançamento Definição Exemplos Sem Rateio Operador informa o centro de custo Solicitante defini o centro de custo Computador Material de uso individual Viagens Rateio Manual Operador lança as % do valor pelos centros de custos Solicitante defini a divisão do gasto Contratação de serviços compartilhados entre os CC Compra de bens compartilhados entre os CC Operador informa regra de rateio Solicitante defini a regra de rateio Eventos Manutenção predial Rateio por regra Operador informa o centro de custo ( conforme tabela de regras) Operador identifica o centro de custo Aluguel Água Energia elétrica

17 Comprar materiais de uso e consumo Inserir solicitação de compra Autorizar solicitação de compra Realizar cotação Gerar pedido de compra Aprovar pedido de compra (1ª, 2ª e 3ª alçada) Enviar pedido de compra ao fornecedor Receber bem/serviço e documentação fiscal Por meio da Solicitação de Compra, o interessado solicita ao gestor do centro de custo autorização para aquisição dos bens. O responsável pelo centro de custo caso a necessidade se justifique o gestor deve proceder à autorização via sistema. As solicitações aprovadas dentro dos parâmetros estabelecidos por esse manual serão cotadas pelo departamento de compras e será gerado um Pedido de Compra contendo valor e descrição da aquisição. O Pedido de Comprar passará então pela aprovação do gerente funcional responsável, do gestor do centro de custo solicitante e da diretoria. Após a aprovação da diretoria o departamento de compras deve enviar o pedido ao fornecedor.

18 Formulário de Compra - Padrão em Outlook Padrão em Word

19 Compra ativos imobilizados Negociar com a diretoria Inserir solicitação de compra Autorizar solicitação de compra Realizar cotação Gerar pedido de compra Aprovar pedido de compra (1ª, 2ª e 3ª alçada) Enviar pedido de compra ao fornecedor Receber bem/serviço e documentaç ão fiscal O responsável pelo centro de custo, verificando em seu planejamento a necessidade de aquisição dos ativos a fim de manter as condições adequadas de atividade do setor Caso a necessidade se justifique o gestor deve negociar as condições da aquisição do ativo e solicitar autorização prévia com a diretoria. Após obter a autorização o gestor do centro de custo insere e autoriza a Solicitação de Compra via sistema As solicitações aprovadas dentro dos parâmetros estabelecidos serão cotadas pelo departamento de compras e será gerado um Pedido de Compra contendo valor e descrição da aquisição. O Pedido de Comprar passará então pela aprovação do gerente funcional responsável, do gestor do centro de custo solicitante e da diretoria. Após a aprovação da diretoria o departamento de compras deve enviar o pedido ao fornecedor. Notas: O departamento fiscal deve ser consultado para dar o parecer se o bem será ativado ou não e o mesmo deve ser registrado no campo Observações da solicitação de compra; Não é permitido rateio de gastos para bens ativados.

20 Contratar serviços avulso ou continuado Negociar com a diretoria Inserir solicitação de compra Autorizar solicitação de compra Realizar cotação Gerar pedido de compra Aprovar pedido de compra (1ª, 2ª e 3ª alçada) Enviar pedido de compra ao fornecedor Receber bem/serviço e documentaç ão fiscal O responsável pelo centro de custo, deve verificar em seu planejamento a necessidade de aquisição do serviço a fim de manter as condições adequadas de atividade do setor. Caso a necessidade se justifique o gestor deve negociar as condições da contratação do serviço e solicitar autorização prévia com a diretoria. Após obter a autorização o gestor do centro de custo insere e autoriza a Solicitação de Compra via sistema. As solicitações aprovadas dentro dos parâmetros estabelecidos por esse manual serão cotadas pelo departamento de compras e será gerado um Pedido de Compra. O Pedido de Comprar passará então pela aprovação do gerente funcional responsável, do gestor do centro de custo solicitante (somente em caso de serviço avulso) e da diretoria. Após a aprovação da diretoria o departamento de compras deve enviar o pedido ao fornecedor. Os Pedidos de Compra dos contratos continuados devem ser lançados nos CC do gestor funcional responsável e não no centro de custo do gasto; Todas as parcelas dos contratos continuados de valor fixo devem ser lançadas no Pedido de Compra.

21 Serviços continuados

22 Serviços continuados Tipo de serviço continuado Valores fixos Valor variável Exemplo Aluguel, Internet Telefonia, água, vale transportes Após o recebimento documentação fiscal o administrativo responsável pelo contrato continuado deve envia-la para análise do gestor funcional, menos nos casos de contratos com valores fixos da Wmarcas que será gerado um Pedido de Compra. O gestor funcional deve verificar os valores e condições da documentação e posteriormente realizar a aprovação ou tratar quaisquer anomalias. Nos casos de contratos com valores variáveis o gestor deve informar as regras de rateio via padrão (anexo 05 modulo 01 capitulo 01 deste manual) O Pedido de Compra será gerado pelo departamento financeiro coorporativo de BH e passará então pela aprovação do gerente funcional responsável e da diretoria. Após a aprovação da diretoria o administrativo irá lançar a documentação fiscal. Os Pedidos de Compra dos contratos continuados devem ser lançados nos CC do gestor funcional responsável e não no centro de custo do gasto.

23 Projetos e Eventos Realizar cotação de serviço - fora do sistema Negociar com diretoria Solicitar pedido de compra - Gerar pedido de compra Aprovar pedido de compra (1ª e 3ª alçada) Enviar pedido de compra ao fornecedor O gestor deve apresentar o pré-projeto contendo objeto, objetivo, prazo, escopo, relação de fornecedores, cotações realizadas e solicitar autorização ao diretor responsável. Após obter a autorização o gestor envia o padrão de Solicitação de Pedido. O Pedido de Comprar será gerado pelo departamento financeiro coorporativo de BH e passará então pela aprovação do gerente funcional responsável e da diretoria. Somente após a aprovação da diretoria o responsável pelo evento deve enviar o pedido ao fornecedor. Todas despesas referentes a eventos MKT são centralizadas em BH.

24 Projetos e Eventos Padrão em Outlook Padrão em Word

25 COTAÇÕES REALIZADAS Projetos e Eventos Nome do projeto: Centro(s) de custo: Área demandante: Área(s) envolvida(s): Gerente do projeto: Objeto: Objetivo geral: Data de início previsto: Duração estimada: PLANO DO PROJETO IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO Inserir nome completo do projeto. Inserir o(s) centro(s) de custo ao(s) qual(is) o projeto está associado. Identificar a área responsável pela demanda do projeto. Identificar a(s) área(s) que será(ão) envolvida(s) na execução do projeto. Identificar o gerente do projeto (nome). META DO PROJETO Descrever o produto, serviço ou resultado que se deseja criar a partir do projeto. Descrever o propósito de execução do projeto. Data de término previsto: Custo estimado (R$): ESCOPO DO PROJETO Escopo do projeto: Identificar trabalho que precisa ser realizado para entregar o resultado desejado Recursos previstos para o projeto: Identificar os principais recursos (equipamentos, serviços, mão de obra especializada etc.) previstos para a execução do projeto.

26 Recursos previstos Projetos para o projeto: e Eventos Identificar os principais recursos (equipamentos, serviços, mão de obra especializada etc.) previstos para a execução do projeto. COTAÇÕES REALIZADAS # Nome do Fornecedor Produto/Serviço cotado Quant. Valor(R$) PLANO DE AQUISIÇÕES N. Fornecedor Produto/Serviços Valor(R$) Valor total: Regra de rateio: APROVAÇÔES Gerente do Projeto: Data: Aprovado: Suspenso/Cancelado Considerações: Diretor: Data: Aprovado: Suspenso/Cancelado Considerações:

27 Caixa Realizar despesas Realizar acerto do caixa Aprovar pedido de compra (3ª alçada) Lançar documentação fiscal Realiza reembolso de caixa O caixa da unidade que é no valor de R$ 1000,00 (um mil reais), deve ser utilizado para pequenas despesas, não ultrapassando o valor do caixa, por se tratar de despesas esporádicas e de baixo valor. O gestor da unidade autoriza o Caixa realizar a despesa perante apresentação de comprovante fiscal. O acerto do caixa deve ser realizado até o último dia útil do mês independente do saldo em caixa e quando o dinheiro acabar, conforme passos a seguir: Gerar um Pedido de Compra para cada Nota Fiscal; Agrupar os comprovantes fiscais (excluindo as NF) por categoria de natureza financeira; Gerar um item para cada agrupamento em um único Pedido de Compra O Pedido de Compra passará então pela aprovação do diretor responsável e o lançamento da documentação fiscal será feito pelo administrativo de cada unidade. Após o lançamento da documentação fiscal é gerado um título no financeiro constando a data que serão feito o reembolso e os tipos de despesas.

28 Caixa Realizar despesas Realizar acerto do caixa Aprovar pedido de compra (3ª alçada) Lançar documentação fiscal Realiza reembolso de caixa Notas: O reembolso do caixa pode ser realizado mais de uma vez dentro de um mesmo mês, caso haja apenas um reembolso esse deve ser realizado até o último dia do mês. No histórico do financeiro deve ser informado que o título será reembolsado ao gestor da unidade. As despesas poderão ser comprovada com Cupom fiscal ou Nota fiscal Série D. Pequenas despesas de manutenção ou peças para testes no máximo de R$ 100,00 podem ser pagas com recibo simples pelo caixa, desde que este não seja emitido por pessoa física. Material de uso e consumo em caráter de emergência (ver item 5.4) devem ter aprovação previa ( ou telefone) do departamento de compras

29 Comprar produtos para revenda Nacional Realizar analise de média de venda Calcular necessidade de pedido Gerar Pedido de compra Aprova Pedido de compra Enviar pedido de compra para fornecedor Importado Realizar analise de média de venda Calcular necessidade de pedido Gerar pedido de venda na unidade importadora Aprova Pedido de venda Após calcular necessidade de pedido o departamento de produto gera o Pedido de Compra contendo valor e descrição da aquisição. O Pedido de Comprar passará então pela aprovação da diretoria. Após a aprovação da diretoria o departamento de produto deve enviar o pedido ao fornecedor.

30 Dispensa de cotação - Valor Valor Solicitações de Compra com valor de total inferiores a $ 50,00 Não haverá exigência de concorrência com três cotações nos casos de compras e contratações, quando já houver um contrato guarda-chuva, nos casos de compras e contratações emergenciais e nos casos de contratos continuados. Esses casos excepcionais são explicitados a seguir. Contratos continuados: Para prestadores de serviços recorrentes, não será necessário realizar concorrência a cada contratação ou compra. Nestes casos, cada área é responsável pela elaboração do contrato a ser renovado a cada 12 meses com exceção de contratos com prazo pré-definido superior a um ano (exemplo: aluguel, telefonia, energia). O processo para o estabelecimento do contrato continuado também requer três cotações.

31 Dispensa de cotação - Emergência Emergência Caracteriza emergência a urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo ou comprometer o trabalho e que não pôde ser previsto antecipadamente. Nos casos de emergência será necessária a explicitação da razão pela qual a situação está sendo caracterizada como tal no campo Observações do Pedido de Compras. Material de uso e consumo em caráter de emergência devem ter aprovação previa ( ou telefone) do departamento de compras Os pagamentos de todos os gastos realizados em caráter de Dispensa de Cotação serão obrigatoriamente precedidos de Pedidos de Compras devidamente autorizados. Para gastos emergências de pequeno valor o procedimento de Caixa deve ser seguido

32 Contratos Caso a contratação ou compra for referente a uma prestação de serviços e atender a um ou mais itens abaixo, faz-se necessária a elaboração e assinatura de contrato em duas vias: Para contratações permanentes ou de longo prazo; Contratos com valor acima de R$5.000,00 ou valor menor desde que seja de caráter de longo prazo e permanente obrigatoriamente tem que passar pelo jurídico. O pagamento deve ser negociado e as condições de pagamento devem ser explicitadas no contrato.

33 Prazos de pagamento Todo pagamento deverá ter no mínimo, 21 dias de prazo de pagamento Todas as notas fiscais de prestação de serviço deverão ser lançadas no sistema até o último dia do mês. Para evitar problemas não mais aceitaremos a emissão de notas de serviço (mesmo que o vencimento seja para o mês subsequente) entre os dias 28 e 31 de cada mês. Caso tenham algum fornecedor que emita nota fiscal de serviço nos três últimos dias do mês, favor negociar com ele e rever os contratos. Esse procedimento será adotado para evitarmos problemas na retenção de impostos e confronto com a DIRF. Pagamento Antecipado O Pagamento Antecipado não é realizado pelas empresas do grupo, no caso de fornecedor que exija pagamento antecipado, ele deverá emitir Nota Fiscal de Venda para entrega futura ou de Faturamento antecipado, para que o pagamento seja realizado em último caso, alguma exceção deverá possuir autorização formal por mediante aprovação da diretoria. Hotéis que forem pagos pelo viajante a Nota Fiscal deverá ser em nome da unidade em que ele abriu sua requisição de viagem, essa deverá ser lançada no sistema com uma TES que não gera financeiro e o reembolso será através da prestação de contas da viagem.

34 Cadastro Produto - Caso o produto ou serviço a ser adquirido não esteja cadastrado no sistema, solicitar a responsável corporativa de compras em BH (Gislaine) que providencie o cadastro. Fornecedor - O cadastro de fornecedor será feito pelo próprio colaborador que lança o Pedido de Compra e o cadastro dos dados bancário serão cadastros pelo Departamento financeiro obrigatoriamente mediante apresentação de comprovatório dos dados (cópia de extrato, cópia de cheque, doc. de abertura de contas, cópia de cartão bancário etc) Viajante - Cadastro de viajante no modulo controle de viagens o responsável será a pessoa do setor viagem (Fernanda Carvalho). É necessário o envio dos dados completos para cadastro: Nome completo, endereço, cidade, estado, CEP, CPF, dados bancários, telefone e . O prazo para realização dos cadastros será de até 48 horas.

35 Agenda Políticas e Diretrizes Fluxo do processo Autorizações Solicitação Compras Pedido Compras

36 Novo Processo de Compras Solicitação Cotação Pedido de compra Recebimento Inserir Solicitação de Compra Autoriza SC Solicita Pedido de Compra Realiza Cotação no sistema Realiza Cotação fora do sistema Gera pedido de compra Aprova pedido de compra Enviar PC para fornecedor Recebe aquisição Recebe documentação

37 Fluxo do Processo Solicitação Cotação Pedido de compra Recebimento

38 Fluxo do Processo Solicitação Cotação Pedido de compra Recebimento

39 Fluxo do Processo Solicitação Cotação Pedido de compra Recebimento

40 Fluxo do Processo Solicitação Cotação Pedido de compra Recebimento

41 Fluxo do Processo Solicitação Cotação Pedido de compra Recebimento

42 Fluxo do Processo Solicitação Cotação Pedido de compra Recebimento

43 Fluxo do Processo Solicitação Cotação Pedido de compra Recebimento

44 Agenda Políticas e Diretrizes Fluxo do processo Autorizações Solicitação Compras Pedido Compras

45 Aprovar solicitação de compra

46 Aprovar solicitação de compra 1- Acesse o Protheus

47 Aprovar solicitação de compra 2 - Selecione a empresa e o ambiente compras

48 Aprovar solicitação de compra 3 - Clicar em atualizações/ Solicitação de compras

49 Aprovar solicitação de compra 4 - Pesquisar Solicitações Bloqueadas

50 Aprovar solicitação de compra 4 - Pesquisar Solicitações Bloqueadas

51 Aprovar solicitação de compra 4 - Pesquisar Solicitações Bloqueadas

52 Aprovar solicitação de compra 4 - Pesquisar Solicitações Bloqueadas

53 Aprovar solicitação de compra 4 - Pesquisar Solicitações Bloqueadas Preencher Expressão B

54 Aprovar solicitação de compra 4 - Pesquisar Solicitações Bloqueadas

55 Aprovar solicitação de compra 4 - Pesquisar Solicitações Bloqueadas

56 Aprovar solicitação de compra 5 - Aprovação

57 Aprovar solicitação de compra 5 - Aprovação Bloquear Solicitação de Compra: Não aprovar Aprovar Solicitação de Compra: Aprovar

58 Aprovar Pedido de Compra Por Lote: utilizado para autorizar vários pedidos mesmo tempo, porém o sistema demora mais para processar Por documento: utilizados para autorizar pequena quantidade de pedidos

59 Aprovar Pedido de Compra por Lote 1 - Selecionar Atualizações> Liberação> Liberação em Lote

60 Aprovar Pedido de Compra por Lote 2 - Exibir Documentos Não Aprovados

61 Aprovar Pedido de Compra por Lote 3 - Selecionar Pedidos de Compras

62 Aprovar Pedido de Compra por Lote 4 - Selecionar Ações Relacionadas > Lib lote

63 Aprovar Pedido de Compra por Documento

64 Aprovar Pedido de Compra por Documento 1 - Selecionar Atualizações> Liberação> Liberação de Dctos

65 Aprovar Pedido de Compra por Documento 2 - Exibir Documentos Não Aprovados

66 Aprovar Pedido de Compra por Documento 3 - Selecionar Documento > Liberar

67 Aprovar Pedido de Compra por Documento 4 - Selecionar Liberar Docto

68 Agenda Políticas e Diretrizes Fluxo do processo Autorizações Solicitação Compras Pedido Compras

69 Solicitação de compra 1- Acesse o Protheus

70 Solicitação de compra 2 - Selecione a empresa e o ambiente compras

71 Solicitação de compra 3 - Clicar em atualizações/ Solicitação de compras

72 Solicitação de compra 4 - Clique em Incluir

73 Solicitação de compra 5 - Selecionar Produto Neste campo dever ser informado o produto desejado, o filtro do mesmo pode ser feito pelo cód. ou descrição, cada item Pesquisar pelo código do produto Pesquisar pela descrição

74 Solicitação de compra Pesquisar pelo código do produto Para pesquisar o produto, selecione o campo produto e clique na tecla F3 de seu teclado. Informe o cód. e clique em pesquisar.

75 Solicitação de compra Pesquisar pela descrição

76 Solicitação de compra 6 - Preencher quantidade: Informe a quantidade desejada, conforme a unidade de medida cadastrada para o produto.

77 Solicitação de compra 7 - Preencher preço unitário Se possível informe no campo preço unitário o valor sugerido para compra do item solicitado.

78 Solicitação de compra 8 - Preencher descrição técnica No campo descrição técnica adicione informações/características do produto caso tais como: Desempenho esperado Especificação detalhada Padrão de qualidade

79 Solicitação de compra 9 - Preencher observação Justificativa para aquisição: Razão pela qual o gasto é justificável Histórico de aprovação: Aprovado por Diretor em DD/MM/AA Regra de rateio: % do valor que deve ser alocado em cada Centro de Custo Nome do colaborador e o departamento: Em caso de bens de uso individual

80 Esquema de rateio de gastos Tipo de alocação Lançamento Definição Exemplos Sem Rateio Operador informa o centro de custo Solicitante defini o centro de custo Computador Material de uso individual Viagens Rateio Manual Operador lança as % do valor pelos centros de custos Solicitante defini a divisão do gasto Contratação de serviços compartilhados entre os CC Compra de bens compartilhados entre os CC Operador informa regra de rateio Solicitante defini a regra de rateio Eventos Manutenção predial Rateio por regra Operador informa o centro de custo ( conforme tabela de regras) Operador identifica o centro de custo Aluguel Água Energia elétrica

81 Solicitação de compra 10 - Definir centro de custo O campo Centro de Custo C é preenchido automaticamente de acordo com o cadastro do produto, por tanto cabe muito atenção para definir corretamente o campo. Importante ressaltar que o centro de custo da área solicitante pode ser diferente que quem recebera o bem/serviço, por exemplo o RH solicita EPI para a Logística.

82 Solicitação de compra 11 - Concluir solicitação Após o preenchimento clique em CONFIRMAR para finalizar sua solicitação.

83 Formulário de Compra -

84 Agenda Políticas e Diretrizes Fluxo do processo Autorizações Solicitação Compras Pedido Compras

85 Contas a Pagar Tipos de Pagamentos 1 2 Nota Fiscal Fatura

86 Formas de lançamentos 1 2 Nota Fiscal Fatura Pedido de Compra Autorização do pedido Lançamento Inclusão no financeiro Envio para fiscal

87 Nota Fiscal Nota Fiscal é o documento fiscal que comprova a compra e venda de produtos e ou serviços. Tem por finalidade ainda, contar o prazo de garantia do que foi comercializado; a função contábil e de fiscalização pelos órgãos públicos competentes. Toda Nota Fiscal deve ser escriturada, independente de ter financeiro ou não!

88 Fatura Fatura é um documento onde está registrado um valor em débito com prazo de quitação da dívida. Mudança: Todas as faturas não serão mais lançadas pelo módulo Financeiro, mas pelo Compras. No Financeiro só serão incluídos pagamentos de guias de impostos; arquivos do RM; frete e importação.

89 Pedido de Compra Com o novo fluxo, todos os pagamentos autorizados terão os pedidos de compras liberados para lançamento da nota. Quando vamos incluir pedidos de compras? Contratos (Ex: aluguel, contas de telefone, luz, água, etc) Eventos de Marketing Eventos de RH Produto de revenda Projetos Para incluir um pedido de compra no sistema, vamos seguir os passos...

90 Pedido de Compra Produtos Revenda A rotina constitui-se basicamente em digitar o valor bruto dos produtos (com todos os impostos) e o sistema calculará o preço unitário baseando-se em quatro níveis de busca por TES, que irá determinar os percentuais a calcular.

91 Pedido de Compra Produtos Revenda Acesse o Protheus

92 Pedido de Compra Produtos Revenda Selecione a empresa e o ambiente compras

93 Pedido de Compra Produtos Revenda Clique em atualizações, pedidos e pedidos de compras

94 Pedido de Compra Produto Revenda Clique em incluir

95 Pedido de Compra Produto Revenda Preencha os campos selecionados abaixo

96 Pedido de Compra Produtos Revenda Caso não tenha alteração no Custo junto ao fornecedor, pode-se preencher o campo de Vlr. Bruto com o Custo Pad. (Custo padrão que é o mesmo Custo Standard). Note que ele trará o Custo Unitário sem impostos no campo ao lado. Digite todos os itens do pedido e clique em Confirmar.

97 Pedido de Compra Nota Fiscal Acesse o Protheus

98 Pedido de Compra Nota Fiscal Selecione a empresa e o ambiente compras

99 Pedido de Compra Nota Fiscal Clique em atualizações, pedidos e pedidos de compras

100 Pedido de Compra Nota Fiscal Clique em incluir

101 Pedido de Compra Nota Fiscal O número do pedido é gerado automático pelo sistema!

102 Pedido de Compra Nota Fiscal Preencha os campos fornecedor e condição de pagamento

103 Pedido de Compra Nota Fiscal Sempre pesquisar o fornecedor pelo CNPJ, nunca pelo código ou razão social

104 Pedido de Compra Nota Fiscal Selecione o produto

105 Pedido de Compra Nota Fiscal Informe a quantidade e valor a serem pagos

106 Pedido de Compra Nota Fiscal Informe a quantidade e valor a serem pagos O campo Vlr Bruto é novo! Deixamos este campo em branco e preenchemos apenas o Prc unitário

107 Pedido de Compra Nota Fiscal Preencher o campo de observações Incluir neste campo as informações complementares do pedido.

108 Pedido de Compra Nota Fiscal Preencher o centro de custo Há 3 formas de lançamentos: Lançamento manual Rateio por Centro de Custo Rateio Pré Configurado

109 Pedido de Compra Nota Fiscal Lançamento manual O centro de custo é único e informado no campo selecionado ao lado. Deverá ser informado pelo solicitante do pagamento.

110 Pedido de Compra Nota Fiscal Rateio por Centro de Custo Para este tipo de rateio, o solicitante do pagamento deverá informar quais as porcentagens e seus respectivos centros de custos.

111 Pedido de Compra Nota Fiscal Incluir a porcentagem e o respectivo centro de custo. Atenção: sempre verificar a % rateada ao final desta tela.

112 Pedido de Compra Nota Fiscal Rateio Pré Configurado Este rateio já está configurado no Protheus e deverá ser usado mediante informação do solicitante do pagamento.

113 Pedido de Compra Nota Fiscal

114 Pedido de Compra Nota Fiscal

115 Pedido de Compra Nota Fiscal Selecionar o rateio pré configurado de acordo com cada tipo de pagamento.

116 Pedido de Compra Nota Fiscal

117 Pedido de Compra Nota Fiscal Finalizado o pedido de compras.

118 Pedido de Compra Fatura Nenhuma fatura será lançada direto no modulo Financeiro Todas as faturas serão lançadas pelo modulo Compras, porém: utilizando uma TES que não movimente o livro fiscal.

119 Autorização do Pedido enviar o pedido para autorização

120 Autorização do Pedido Pedido autorizado hora de agendar o pagamento!