GUIA ESSENCIAL: SAIBA COMO FAZER O PLANEJAMENTO DE ORÇAMENTO EMPRESARIAL

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1 GUIA ESSENCIAL: SAIBA COMO FAZER O PLANEJAMENTO DE ORÇAMENTO EMPRESARIAL

2 03 Introdução 06 A importância do planejamento de um orçamento empresarial 09 Os passos para elaborar o orçamento empresarial 21 Coloque o plano orçamentário em prática 24 Monitore as finanças e os resultados do plano 28 Conclusão 30 Sobre a Focco

3 CAPÍTULO INTRODUÇÃO

4 INTRODUÇÃO As finanças de uma empresa são um dos melhores indicadores sobre a saúde do negócio, mas você sabe como controlar esse campo tão importante da organização? Acha que é preciso ter muitas habilidades na área contábil? Acredita que tem o entendimento necessário para criar um planejamento de orçamento empresarial? Ainda que as competências de um bom tomador de decisão com conhecimento amplo sobre o negócio englobem a capacidade de fazer um orçamento de qualidade, muitos empresários ainda têm dúvidas sobre os procedimentos necessários. 4

5 INTRODUÇÃO Escrevemos este guia para explicar a importância de planejar um orçamento para a empresa, quais são os passos para criar esse orçamento, como colocá-lo em prática e por que monitorar o desempenho desse plano. Continue a leitura deste material e fique por dentro do assunto! 5

6 CAPÍTULO A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO DE UM ORÇAMENTO EMPRESARIAL

7 A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO DE UM ORÇAMENTO EMPRESARIAL Toda empresa que deseja alcançar seus objetivos de negócio com sucesso precisa de organização e planejamento das atividades. Dentro desse plano não pode faltar a definição do orçamento. O orçamento empresarial é o que vai ajudar a definir a complexidade e a duração das ações necessárias para atingir as metas afinal, elas dependem de recursos financeiros, que são limitados. 7

8 A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO DE UM ORÇAMENTO EMPRESARIAL Além disso, planejar o orçamento é uma forma de evitar imprevistos, visto que ele permite estimar os custos da empresa nos meses seguintes e prever que tipo de investimentos é possível fazer, de modo que as contas não fiquem no vermelho. Podemos dizer que o orçamento é uma espécie de restrição, um controle que guia os próximos passos da empresa em busca dos seus objetivos. Trata-se também de uma maneira de forçar os tomadores de decisão a pensar à frente e orientar melhor as tarefas administrativas e a escolha das táticas, das ferramentas e de outros recursos de uma estratégia. Ao fim do período para o qual se estabeleceu o orçamento, é fundamental que seja realizada uma comparação entre os custos previstos e as despesas reais. Uma avaliação detalhada vai demonstrar se a sua equipe foi eficiente ao respeitar as restrições ou se o orçamento foi mal planejado e precisa ser preparado com mais atenção da próxima vez. 8

9 CAPÍTULO OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL

10 OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL É possível organizar um orçamento empresarial de diversas formas, mas podemos completar esse processo na forma de um documento que pode ser elaborado em quatro passos principais, como vamos ver a seguir. 10

11 OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL ANALISE A SITUAÇÃO ATUAL DA EMPRESA A primeira etapa consiste em documentar a situação da empresa, tanto em termos de aspectos internos quanto externos. Comece registrando os seguintes elementos: faturamento; taxa de crescimento no último período; previsões de crescimento ou retração do mercado; despesas e investimentos (trataremos sobre investimentos na seção 3.3.); porte (número de funcionários); tempo em operação; 11

12 OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL objetivos de negócio (aumentar o lucro, aumentar o reconhecimento da marca, conquistar mais clientes, educar o mercado etc.); perfil dos clientes (gênero, faixa etária, localização, classe social, interesses etc.); principais concorrentes; diferenciais de mercado; forças e fraquezas; ameaças e oportunidades. Essas informações ajudarão a dar uma visão geral sobre o contexto em que a companhia se encontra, como está o seu desempenho financeiro e quais são as perspectivas para o futuro. Com isso em mãos, podemos ir para a próxima etapa. 12

13 OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL DEFINA AS METAS PARA O FUTURO DO NEGÓCIO Com um entendimento profundo do negócio e uma noção adequada dos objetivos que a empresa deseja atingir, temos condições de definir as metas financeiras. Elas vão indicar o progresso das ações e se elas estão levando a organização para mais próximo do sucesso ou não. As metas podem envolver os valores esperados principalmente com: 13

14 OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL despesas fixas (custos que permanecem os mesmos, não importando se a empresa faturou mais ou menos, como seguros e aluguéis); despesas variáveis (normalmente são custos que variam conforme a produção, como matéria-prima); despesas semi-variáveis (são custos recorrentes, mas que variam conforme o volume de negócios, como as despesas com publicidade, energia elétrica e remuneração dos colaboradores); custos de produção; recursos humanos; investimentos. 14

15 OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL Tenha em mente que elas devem ser realistas, de forma que não forcem a equipe a trabalhar com recursos insuficientes. As metas têm a função de incentivar e desafiar o time a ter um bom desempenho, e não de desmotivá-lo. Vale lembrar que as metas devem considerar as questões estratégicas do negócio. Portanto, é essencial que haja a participação de representantes das equipes de todos os departamentos para assegurar que as metas façam sentido e que seus respectivos times possam se comprometer a alcançá-las. Certifique-se de criar processos gerenciais para acompanhar o cumprimento das metas e escolha indicadores de desempenho que permitam mensurar se essas metas de fato foram atingidas. 15

16 OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL Suponha que o objetivo da sua empresa seja aumentar a lucratividade, ou seja, a relação entre o lucro e a receita total. Com base nisso, ficou definido que determinado departamento deveria cortar custos com um certo serviço porque o gestor responsável afirmou que a sua equipe conseguiria os mesmos resultados sem precisar pagar por ele. Nesse sentido, as metas para esse setor da empresa poderiam ser: cancelar o serviço desnecessário; criar um processo para que o time continue produtivo sem precisar fazer uso desse serviço. Não se esqueça de estabelecer prazos eles é que contribuem para dar andamento ao plano e para desenvolver um cronograma e lembre-se que as metas relacionadas ao orçamento nem sempre envolverão apenas valores financeiros, como acabamos de ver no exemplo. 16

17 OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL DEFINA QUAIS SÃO OS INVESTIMENTOS NECESSÁRIOS Compreendidas as peculiaridades do negócio e definidas as metas, podemos começar a pensar nos investimentos necessários. A visão sobre o que é investimento e o que é despesa pode variar de empresa para empresa, mas a ideia é que um investimento seja algo que dê algum tipo de retorno para a organização. Sendo assim, em geral, quando falamos de contratação de pessoal, compra de novas máquinas e equipamentos, expansão da linha de produção, assinaturas ou licenças de ferramentas que aumentem a produtividade e outras medidas do gênero, estamos nos referindo a investimentos. 17

18 OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL Uma maneira de mapear os setores que mais precisam de investimentos é por meio de soluções de tecnologia voltadas para o planejamento de recursos empresariais, como um software de ERP (Enterprise Resource Planning). Já que ele integra as informações de toda a empresa e as disponibiliza em tempo real, você terá uma percepção bastante clara sobre problemas de performance, efeitos de sazonalidades e outros contratempos que a empresa conseguiria contornar com um aporte aplicado de forma correta. 18

19 OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL ALOQUE O ORÇAMENTO DE ACORDO COM AS PRIORIDADES, NECESSIDADES E POSSIBILIDADES Nesta etapa, já temos tudo o que é preciso para definir o orçamento para cada um dos departamentos, mas como saber se estamos alocando uma quantidade justa de recursos para eles? É aqui que devemos determinar a alocação de recursos segundo a prioridade, a necessidade e a possibilidade. As atividades de prioridade mais alta são aquelas que exigem ação imediata e que trarão benefícios em curto prazo para a empresa quando colocadas em prática. O que puder ser postergado ou que demore muito a dar resultado pode ser considerado de baixa prioridade. 19

20 OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL Já as medidas necessárias são aquelas sem as quais a organização não consegue operar ou sem as quais não será possível alcançar os objetivos traçados para o negócio. Há certas coisas que auxiliariam a companhia, mas que não são imprescindíveis para o seu funcionamento. As possibilidades dizem respeito à viabilidade de um recurso ser incorporado à rotina de trabalho da empresa. Imagine que exista um equipamento de última geração capaz de triplicar a sua produção, mas que só é vendido no exterior e não tem condições de ser importado. Ainda que não haja possibilidades de investir nesse recurso em um primeiro momento, pode ser interessante criar alertas para verificar eventualmente se as possibilidades mudaram. Ao combinar prioridade, necessidade e possibilidade você conseguirá tomar decisões mais sensatas sobre a alocação de recursos que realmente farão diferença para os departamentos e estão, ao mesmo tempo, de acordo com a situação financeira da organização. 20

21 COLOQUE O PLANO ORÇAMENTÁRIO EM PRÁTICA

22 COLOQUE O PLANO ORÇAMENTÁRIO EM PRÁTICA Depois que o orçamento empresarial estiver pronto, começa a fase de colocá-lo em prática. A primeira medida aqui é garantir que os gestores tenham acesso rápido e fácil ao plano orçamentário. Como esse documento provavelmente será atualizado diversas vezes (vamos entender o motivo no capítulo 5) durante o andamento do plano, vale a pena disponibilizar um arquivo digital com acesso seguro em vez de distribuir cópias impressas sempre que houver uma nova versão. 22

23 COLOQUE O PLANO ORÇAMENTÁRIO EM PRÁTICA Em seguida, certifique-se de que os gestores consultem o documento constantemente para que suas ações não sejam determinadas apenas pelos objetivos estratégicos do negócio. Não há como negar a relevância dessa visão, mas ela precisa estar em sintonia com o planejamento de orçamento só assim a empresa poderá crescer com equilíbrio e harmonia. Nesse momento se faz necessária a implantação de uma cultura voltada ao respeito do orçamento da empresa. Deixe claro que supérfluos não serão aceitos defina o que são gastos supérfluos para não haver mal-entendidos e estimule os gestores a buscarem por oportunidades de redução de despesas ou formas de melhorar a rentabilidade. Isso vai ajudá-lo a elaborar os próximos orçamentos. 23

24 MONITORE AS FINANÇAS E OS RESULTADOS DO PLANO

25 MONITORE AS FINANÇAS E OS RESULTADOS DO PLANO Agora que o plano orçamentário está em prática, temos que saber se ele está gerando resultados como deveria. Não basta apresentar o plano para os responsáveis e simplesmente esperar que eles o cumpram é preciso acompanhar periodicamente a execução das ações. Você pode programar reuniões mensais com as equipes para abordar os seguintes pontos: verificar o andamento das metas; analisar se houve a ocorrência de alguma despesa que não estava orçada; conferir se os colaboradores conseguiram reduzir custos mais do que o esperado; ouvir sugestões e o feedback dos envolvidos sobre as expectativas deles em relação ao plano (se parece factível, se estão confiantes, se isso mudou suas rotinas etc.). 25

26 MONITORE AS FINANÇAS E OS RESULTADOS DO PLANO Aliado a isso, você deve obter informações sobre a situação do fluxo de caixa, verificar como está a previsão de reservas e examinar se ainda existem dívidas pendentes. Com esses dados disponíveis, é possível fazer ajustes no plano orçamentário de modo a corrigir eventuais erros e otimizar as ações visando gerar resultados ainda melhores. Inclusive, você pode usar a experiência com essas análises para criar um orçamento ainda mais preciso e completo no próximo período de exercício da empresa. Aliás, utilizando um sistema de ERP você poderá controlar todo o orçamento da empresa. Depois que ele estiver planejado e definido, é possível inserir no software os valores previstos para cada área e os valores realizados conforme eles ocorrem. Assim, o programa consegue gerar um comparativo entre as metas estabelecidas e a realidade. 26

27 MONITORE AS FINANÇAS E OS RESULTADOS DO PLANO Mas atenção: tenha consciência de que o orçamento empresarial é um documento em constante desenvolvimento, e não um mapa fixo e inquestionável sobre o futuro financeiro da empresa. Esteja ciente também de que existem certas condições que não estão sob o controle da empresa e, em caso de mudanças, podem exigir adaptações. Nossa última dica, portanto, é não se esquecer de revisar o orçamento sempre que houver um acontecimento importante, como atualizações na legislação ou uma rodada de investimentos. Verifique ainda se a empresa está se encaminhando para o rumo esperado e se a realidade se assemelha às estimativas do planejamento. Se notar que há algo de errado, não tenha medo de alterar o documento. 27

28 CAPÍTULO CONCLUSÃO

29 CONCLUSÃO Muitos empresários ainda enxergam o orçamento como uma ferramenta que atua contra a própria empresa, mas a verdade é que isso só ocorre em casos de planejamento descuidado, divulgação insuficiente das informações desse plano, falta de um acompanhamento atento e ausência de flexibilidade para fazer alterações diante de mudanças. O orçamento jamais pode ser um limitador do sucesso da companhia muito pelo contrário! Ele é que vai ajudar a promover as ações futuras com mais responsabilidade, sem deixar de lado os objetivos estratégicos do negócio. Por esse motivo, vale a pena seguir todas as etapas que explicamos neste material. Por mais trabalhoso que seja esse processo, sua execução atenta e com o auxílio de softwares como um sistema de planejamento de recursos empresariais será capaz de dar mais controle e dinamismo à empresa, permitindo um domínio maior sobre a saúde financeira do negócio e proporcionando uma capacidade de crescimento muito mais poderosa. 29

30 A Focco é uma empresa que há 27 anos oferece as melhores práticas de gestão ao mercado. Com experiência e profissionais que entendem os segmentos em que atuam, conhecemos bem o negócio dos nossos clientes e, junto com ferramentas de ponta, oferecemos um serviço decisivo para o crescimento da sua empresa!