Curso de Engenharia Industrial Madeireira UFPR Prof. Umberto Klock

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1 Curso de Engenharia Industrial Madeireira UFPR Prof. Umberto Klock

2 Introdução à Gestão de Projetos; Gestão de Escopo; Gestão de Prazos; Gestão de Custos; Gestão de Pessoas; Gestão de Comunicação; Gestão de Riscos; Gestão de Qualidade; Gestão de Contratações, Aquisições e Suprimentos; Gestão da Integração;

3 Introdução à Gestão de Projetos: Alguns Desafios: o Mercado e Tecnologia estão em constante mudanças; o Melhor utilização de recursos limitados; o Gestão com foco em resultados com prazos determinados.

4 Introdução à Gestão de Projetos:

5 Gestão de Prazos: Definições das Atividades: Identificar e documentar as atividades que deverão ser executadas para produzir os produtos intermediários do projeto; Sequenciamento das Atividades: Identificar as interdependências necessárias e desejáveis na execução das atividades do projeto (Rede de Precedências);

6 Gestão de Prazos: Estimativa de Recurso e Duração das Atividades: Avaliar o número de períodos de trabalho provavelmente necessários para completar cada uma das atividades identificadas, normalmente é realizada pelos indivíduos ou grupos, que tenham familiaridade com as atividades específicas;

7 Gestão de Prazos: Desenvolvimento do Cronograma: Determinar as datas de início e de término de cada uma das atividades do projeto; Controle de Programação: Monitorar o progresso das atividades, identificar desvios entre real X planejado.

8 Gestão de Prazos: Por que os Projetos Atrasam: 1. Planejamento Insuficiente; 2. Plano não realista; 3. Escopo do projeto subestimado; 4. Alterações dos requisitos pelos clientes; 5. Incapacidade de controlar o progresso; 6. Incapacidade de detectar problemas com antecedência;

9 7. Número insuficiente de verificações; 8. Complexidade técnica; 9. Mudanças de prioridades; 10.Falta de Comprometimento da Equipe; 11.Grupos de Suporte não Cooperativos; 12.Espírito de Equipe em baixa; 13.Pessoal não Qualificado.

10 Gestão de Custo: Gerenciar bem os custos reflete em todo o projeto!

11 Gestão de Custo: Características: o Envolve os processos necessários a garantir que o projeto seja concluído dentro do seu orçamento aprovado; o Focaliza os custos dos recursos necessários para desenvolver as atividades do escopo do projeto; o Considera também o efeito das decisões tomadas ao longo do projeto, no custo do ciclo de vida do produto do projeto.

12 Gestão de Custo: Características: o Envolve os processos necessários a garantir que o projeto seja concluído dentro do seu orçamento aprovado; o Focaliza os custos dos recursos necessários para desenvolver as atividades do escopo do projeto; o Considera também o efeito das decisões tomadas ao longo do projeto, no custo do ciclo de vida do produto do projeto.

13 Gestão de Custo: Principais Processos: 1. Estimativas de Custos: o Previsão de Custos é uma previsão dos custos mais prováveis a serem incorridos na implantação de um projeto;

14 Gestão de Custo: Principais Processos: 2. Orçamentação: o Associa valores aos diversos elementos do projeto, em seus respectivos prazos de realização; estabelece a referência de valores no tempo usualmente representada através de uma curva S ($ x t), que é utilizada para monitorar e aferir o desempenho de custo;

15 o o o Gestão de Custo: Principais Processos: 3. Controle de Custos: Influenciar os fatores que provocam modificações na base de custo do projeto, para garantir que as modificações sejam benéficas ao projeto e gerenciar modificações quando elas ocorrerem; Monitorar o desempenho de custo para detectar variâncias e garantir que todas as modificações necessárias sejam registradas na base de custo do projeto; Prevenir que modificações desnecessárias, incorretas e não autorizadas sejam incluídas na base de custo do projeto e informar adequadamente os envolvidos das modificações autorizadas.

16 Gestão da Comunicação:

17 Gestão da Comunicação: Características: Garantir que as informações do projeto, serão geradas, coletadas, distribuídas e armazenadas de maneira apropriada e no tempo correto; Todos os envolvidos no projeto devem estar preparados para receber e transmitir informações na linguagem do projeto e devem entender como as comunicações em que estão individualmente envolvidos, afetam o projeto como um todo.

18 Gestão da Comunicação: Principais Processos: 1. Planejamento da Comunicação: Determinar as diferentes necessidades de informação dos diversos envolvidos no projeto: Quem necessita da informação; O que necessita saber; Quando necessita da informação; Como necessita da informação.

19 Gestão da Comunicação: Principais Processos: 2. Distribuição de Informações: Disponibilizar as informações necessárias aos diversos envolvidos no projeto, de forma conveniente, no devido prazo, e caso necessário responder às eventuais novas necessidades de informação.

20 Gestão da Comunicação: Principais Processos: 3. Análise de Desempenho: Coletar, organizar e comparar as informações obtidas e apresentar os resultados das análises realizadas. Neste processo deverá conter informações de: Escopo; Prazo; Custos; Qualidade; Contratações; Riscos.

21 Gestão da Comunicação: Principais Processos: 4. Encerramento Administrativo: Verificar e documentar os resultados do projeto, para formalizar a aceitação do produto do projeto pelos patrocinadores, clientes, etc... E também deve garantir os registros das posições finais do projeto para a análise do sucesso e da efetividade do projeto e o arquivamento dessas informações para uso futuro.

22 Gestão da qualidade

23 Gestão da qualidade Características: Envolve os processos necessários a garantir que o projeto irá satisfazer às necessidades para as quais foi criado, incluem-se ai todas as atividades da gestão geral que determinam a política da qualidade. Temos dois itens: Qualidade da Gestão do Projeto; Qualidade do Produto do Projeto.

24 Gestão da qualidade Principais Processos: 1.Planejamento da Qualidade: Identifica quais padrões de qualidade são aplicáveis para o projeto e determina como satisfazer a estes padrões, pois o principal benefício do atendimento aos requisitos de qualidade é a redução de re-trabalho.

25 Gestão da qualidade Principais Processos: 2. Garantia da Qualidade: Conjunto de atividades planejadas e implementadas no âmbito do Sistema da Qualidade, para proporcionar confiança de que o projeto irá satisfazer aos padrões de qualidade aplicáveis e deve ser realizado continuamente ao longo do projeto. 3. Controle da Qualidade: Este processo monitora resultados específicos do projeto, quanto aos resultados da gestão do projeto (prazos, custos, etc...) e também é contínuo.

26 Gestão Contratações, Aquisições e Suprimentos: Características: Envolve os processos necessários a obter bens e serviços de fora da organização executora, para atender às necessidades do projeto e o contratado num projeto trata o seu fornecimento também como um projeto.

27 Gestão Contratações, Aquisições e Suprimentos: Principais Processos: 1. Planejamento de Suprimentos: O que comprar; Se comprar; Quanto comprar; Quando comprar; Como comprar. Define a política e a estratégia de aquisições em função dos recursos disponíveis, prazos, tecnologia, riscos, prioridades técnicas e econômicas, estrutura de gerenciamento, entre outros.

28 Gestão Contratações, Aquisições e Suprimentos: 2. Planejamento de Licitações: Visa preparar os documentos necessários à execução das licitações e portanto, à obtenção de propostas e traz como resultado uma documentação de suprimento, os critérios de avaliação de propostas e a atualização das descrições dos itens de fornecimento.

29 Gestão Contratações, Aquisições e Suprimentos: 3. Licitações: Busca obter informações de fornecedores, sobre como as necessidades do projeto podem ser atendidas pelos produtos e serviços por eles oferecidos e tem como resultado a proposta, oferta ou cotação do fornecedor.

30 Gestão Contratações, Aquisições e Suprimentos: 4. Planejamento de Licitações: 4.1 Contratações: Envolve o recebimento de ofertas e propostas e a aplicação de critérios de avaliação para selecionar o fornecedor que melhor atende às necessidades do projeto.

31 Gestão Contratações, Aquisições e Suprimentos: 4. Planejamento de Licitações: 4.2. Administração de Contratos: Processo que visa garantir o desempenho dos fornecedores para que os mesmos satisfaçam aos requisitos dos contratos com ele celebrados.

32 Gestão Contratações, Aquisições e Suprimentos: 4. Planejamento de Licitações: 4.3 Encerramento de Contratos: Garantir que todos os serviços ou bens contratados foram concluídos ou entregues satisfatoriamente, onde temos o término do relacionamento contratual.

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34 É um dos papéis mais importantes do Gestor de projetos: Visa integrar as diferentes partes do projeto, desenvolvidas pela equipe, da abertura ao encerramento. O Gestor deve ter autoridade suficiente para integrar todas as partes do projeto. Consiste em ter certeza de que todas as áreas e elementos do projeto estão integrados, assegurando que as necessidades do projeto serão atingidas ou superadas.

35 Essa área de conhecimento inclui processos e atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os processos e atividades de gestão de projetos dentro dos cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos. A fase da integração possui características essenciais para a finalização de um projeto, que podem ser consideradas únicas, consolidadas e articuladas. Essas características tendem a atender com sucesso algumas necessidades dos clientes e partes interessadas no gerenciamento, administrando expectativas.

36 Essa fase consiste ainda em algumas escolhas realizadas no processo: são referentes à concentração de recursos e esforços, tendo como base a especificação de datas e a identificação de possíveis falhas e riscos, a tempo de serem tratados, antes que se tornem problemas críticos para os resultados finais do projeto.

37 É importante se ter consciência de que cada projeto é único, o que não significa que existe apenas um método de gerenciamento. Por isso, é fundamental que todos os processos e etapas do gerenciamento sejam seguidos e controlados pelo gestor, de modo que ele possa observar qual o melhor método a ser aplicado por sua equipe.

38 Passos a ser seguidos pela equipe: A análise do escopo do projeto; A compreensão desse escopo; A documentação de critérios específicos, como os requisitos do produto; A identificação de informações relevantes, de modo que possam ser transformadas em um plano de gerenciamento de projetos; A utilização do grupo de processos em relação ao planejamento do PMBoK;

39 A organização de estruturas analíticas do projeto; A verificação e identificação de ações, para que o projeto venha a ser realizado de acordo com o plano de gerenciamento, os processos integrados e o escopo planejado; O controle dos processos em andamento e também dos produtos que compõem o projeto; A análise dos riscos diagnosticados no decorrer do processo;

40 Gestão de Integração: Características: Envolve os processos necessários para garantir que os vários elementos do projeto estejam adequadamente coordenados; Abrange integrar objetivos concorrentes e estabelecer alternativas para atingir ou exceder as expectativas dos envolvidos.

41 Gestão de Integração: Principais Processos: 1. Desenvolvimento do Plano do Projeto: Consolida os resultados dos demais processos de planejamento num documento formal, o Plano do Projeto, que é usado para gerenciar a execução e o controle do projeto. Este plano é revisado e refinado ao longo do projeto, conforme novas informações vão se tornando disponíveis.

42 Gestão de Integração: 2. Execução do Plano do Projeto: Este é o principal processo para fazer cumprir o Plano do Projeto, e a maior parte do orçamento será gasto na realização deste processo. Ele faz interagir as diversas áreas de conhecimento envolvidas no projeto, para que seja gerado o Produto do Projeto.

43 Gestão de Integração: 3. Controle Integrado de Modificações: Influenciar os fatores que criam as modificações para garantir que estas sejam benéficas para o projeto; Identificar a ocorrência de uma modificação no projeto; Administrar as modificações quando elas ocorrem; Este processo deve integrar todos os processos de controle (prazo, custo, qualidade, risco, e administração de contratos).

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45 O guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK) é um conjunto de práticas na gestão de projetos organizado pelo instituto PMI e é considerado a base do conhecimento sobre gestão de projetos por profissionais da área. Atualmente, o livro encontra-se na quinta edição (lançada em 2013).

46 O PMI é uma instituição internacional sem fins lucrativos que associa profissionais de gestão de projetos. No início de 2011 já era considerada a maior associação do gênero no mundo, uma vez que integra mais de membros em cerca de 170 países.

47 Pesquisar os Processos áreas de conhecimento de Gestão do Guia PMBOK 5 edição. Sumarizar e entregar até 26 de novembro 2014.

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