Gerenciamento das Partes Interessadas (PMBoK 5ª ed.)

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1 Gerenciamento das Partes Interessadas (PMBoK 5ª ed.) Este é o capítulo 13 do PMBoK e é uma área muito importante para o PMI, pois antes de levar em consideração o cumprimento dos prazos, orçamento e qualidade, é atender as necessidades das partes. O PMBoK diz que esta área inclui os processos necessários para identificar as pessoas, grupos ou organizações que possam afetar ou ser afetado pelo projeto, para analisar as expectativas das partes e seu impacto sobre o projeto e para desenvolver estratégias de gerenciamento adequadas para efetivamente engajar as partes nas decisões e na execução do projeto. Existem apenas 4 processos nesta área: Iniciação Planejamento Execução Monitoramento e Controle Encerramento 13.1 Identificar as partes 13.2 Planejar o gerenciamento das partes 13.3 Gerenciar o engajamento das partes 13.4 Controlar o engajamento das partes Visão geral da área 13.1 Identificar as Partes Interessadas O processo de identificar pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto e analisar e documentar informações relevantes relativas aos seus interesses, nível de engajamento, interdependências, influência, e seu impacto potencial no êxito do projeto.

2 13.2 Planejar o Gerenciamento das Partes Interessadas O processo de desenvolver estratégias apropriadas de gerenciamento para engajar as partes de maneira eficaz no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto, com base na análise das suas necessidades, interesses, e impacto potencial no sucesso do projeto Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas O processo de se comunicar e trabalhar com as partes para atender às suas necessidades/expectativas, abordar as questões à medida que elas ocorrem, e incentivar o engajamento apropriado das partes nas atividades do projeto, no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto Controlar o Nível de Engajamento das Partes Interessadas O processo de monitorar os relacionamentos das partes do projeto em geral, e ajustar as estratégias e planos para o engajamento das partes. Considerações Levando em consideração que todos os processos são iterativos ao longo do projeto, sendo eles de responsabilidade do gerente de projetos. Parte interessada (stakeholder) pode ser um indivíduo, grupo ou organização que pode afetar, ser afetado por ou perceber que será afetado por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto. Veja alguns exemplos, mas não se limitando a eles: Patrocinador; Equipe de gerenciamento do projeto; Gerente de projeto; Clientes; Acionistas; Gerente de operações; Consumidores / usuários;

3 Gerentes funcionais; Fornecedores / parceiros; PMO; Gerente de programa; Gerente de portfólio; Outras partes ; Envolvimento das partes durante o projeto Normalmente, no início do projeto as partes podem ter um grau maior de influência, mas o nível de influência diminui conforme o projeto avança. E de forma inversamente proporcional temos que os custos associados às mudanças aumentem ao longo do projeto. Lidando com requisições de mudança no projeto Nunca diga não ao cliente/patrocinador sobre uma mudança; Ouça o cliente/patrocinador em relação às suas solicitações;

4 3. Aconselhe sempre a enviar uma solicitação formal para a mudança; 4. Envolva os membros apropriados da equipe para determinar as opções associadas com a solicitação e os seus impactos; 5. Comunique o resultado da avaliação de impacto para o cliente/patrocinador; 6. Deixe o cliente/patrocinador tomar a decisão final com base nas opções que você oferecer. Ver mais em Gerenciamento do Escopo do Projeto. Processos 13.1 Identificar as partes É o processo de identificação das pessoas, grupos ou organizações que possam afetar ou serem afetados por uma decisão, atividade, ou resultado do projeto; e analisar e documentar as informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento, interdependência, influência e impacto potencial no sucesso do projeto. Entradas Identificar todas as partes ; Coletar seus interesses e expectativas com o projeto; Determinar qual seu nível de influência; Determinar o impacto de cada parte interessada; Termo de abertura do projeto Documentos de aquisição Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Ferramentas & Técnicas

5 Análise das partes Opinião especializada Reuniões Saídas Registro das partes Análise das partes É uma técnica de coleta e análise sistemática de informações quantitativas e qualitativas para determinar quais interesses devem ser considerados durante o projeto.identifica os interesses, as expectativas e a influência das partes e determina seu relacionamento com a finalidade do projeto. Algumas perguntas para se levar em consideração nesta técnica: De que forma o projeto pode beneficiá-la? Ela está a favor ou contra o projeto? Quais são as razões para ela querer o fracasso do projeto? Podemos convencê-la a mudar de ideia? Qual seu nível de influência na organização? Seguem os passos básicos: 1. Identificar todas as partes potenciais e as informações relevantes sobre elas; 2. Identificar o impacto ou apoio potencial que cada parte interessada poderia gerar e classificá-las usando alguma matriz ou modelo; 3. Avaliar como as principais partes provavelmente vão reagir ou responder em várias situações;

6 Registro das partes Contém todas as informações relevantes sobre cada parte interessada, podendo ela incluir informações de identificação, avaliação e classificação. Este documento será atualizado durante todo o ciclo de vida do projeto. Podem ter as seguintes informações: Nome Cargo Departamento Informações de contato Principais requisitos Principais expectativas Grau de influência Grau de poder Papel no projeto Responsabilidades no projeto Classificação na matriz

7 13.2 Planejar o gerenciamento das partes É o processo de desenvolvimento das estratégias de gerenciamento adequadas para envolver efetivamente as partes durante todo o ciclo do projeto, com base na análise de suas necessidades, interesses e potencial impacto sobre o sucesso do projeto. Entradas Desenvolver estratégias para o engajamento destas partes; Estabelecer um plano com uma abordagem para gerenciar o engajamento, executar estratégias, realizar comunicações adequadas, etc. É realizado no início do projeto, após o 13.1 e deve ser revisitado a cada fase do projeto; Lembre-se que os níveis de interesses mudam ao longo do projeto e por isso precisam ser revisadas. Plano de gerenciamento do projeto Registro das partes Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais

8 Ferramentas & Técnicas Opinião especializada Reuniões Técnicas analíticas Saídas Plano de gerenciamento das partes Atualizações nos documentos do projeto Técnicas analíticas Podemos utilizar a seguinte classificação: Inconsciente (ou desinformado) Não tem conhecimento do projeto e seus impactos; Resiste Tem conhecimento do projeto e seus impactos e é resistente e nem apoiador; Neutro Tem conhecimento do projeto, mas não é resistente e nem apoiador; Apoiador Tem conhecimento do projeto e seus impactos e fornecerá apoio a mudanças; Entusiasta (Lidera) Tem conhecimento do projeto e seus impactos e estará ativamente engajado para dar suporte ao projeto. Ainda podemos utilizar uma matriz de avaliação de engajamento para indicar qual o nível de engajamento ela se encontra (A atual) e onde seria o desejado (D). Plano de gerenciamento das partes É mais um componente do plano de gerenciamento do projeto, podendo conter: Requisitos de comunicação com as partes ;

9 Informação a ser comunicada (formato, conteúdo, nível de detalhes, etc); Relações entre as partes ; Impacto esperado com o engajamento; Escopo e impacto de mudanças para as partes ; Níveis de engajamento atuais e desejados; 13.3 Gerenciar o engajamento das partes É o processo de comunicação e interação com as partes para atender suas necessidades/expectativas, solucionar questões à medida que ocorrem, e promovem o engajamento das partes adequadas nas atividades do projeto ao longo do ciclo de vida do projeto. Gerenciar expectativas, influência e engajamento das partes durante todo o projeto; Fazer interação e comunicação; Este processo inicia quando já tem partes para trabalhar; A intenção é aumentar as chances de aceitação das entregas, evitar que certas questões fiquem pendentes, ajuda as partes a entender os benefícios e, portanto, a apoiar o projeto, ajudá-las a entender os riscos do projeto, ajuda a influenciar as expectativas das partes, e encoraja as partes a participar ativamente no projeto. Entradas Plano de gerenciamento das partes Plano de gerenciamento das comunicações Registro das mudanças Ativos de processos organizacionais

10 Ferramentas & Técnicas Métodos de comunicação Habilidades interpessoais Habilidades de gerenciamento Saídas Registro das questões Solicitações de mudança Atualizações do plano de gerenciamento do projeto Atualizações dos ativos de processos organizacionais Atualizações dos documentos do projeto 13.4 Controlar o engajamento das partes É o processo que monitora as relações das partes do projeto e ajusta as estratégias e planos para envolver as partes. Entradas Controlar as relações com as partes e fazer ajustes para tonar as estratégias mais efetivas; Como todo processo de monitoramento e controle, este será realizado após a elaboração de um plano; É realizado de tempos em tempos durante o ciclo de vida do projeto. Plano de gerenciamento do projeto Registro das questões Dados de desempenho do trabalho Documentos do projeto Ferramentas & Técnicas Sistemas de gerenciamento de informações Opinião especializada

11 Reuniões Saídas Informações sobre o desempenho do trabalho Solicitações de mudança Atualizações do plano de gerenciamento do projeto Atualizações dos ativos de processos organizacionais Atualizações dos documentos do projeto

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