Introdução à Gerência de Projetos

Transcrição

1 Gerência de Projetos Introdução à Gerência de Projetos Última atualização em abril de 2008

2 O que é um projeto? Organizações executam trabalho O trabalho envolve operações (programas) e/ou projetos Características comuns: Executado por pessoas Restringidos por recursos lmitados Planejados, executados e controlados Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e Lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade (Ricardo Vargas) 2

3 O que é um projeto? Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço, ou resultado exclusivo (PMBOK 2004) Temporário Tem um começo e um fim bem definidos. Tem um ciclo de vida Único O produto ou serviço é de alguma forma diferente de todos os outros Elaboração progressiva Demanda por recursos Possui um patrocinador ou um cliente Envolve incerteza 3

4 O que é um projeto? Elaboração progressiva Desenvolver por etapas e continuar por incrementos Definição inicial (geral) de escopo Detalhamento na medida em que a equipe desenvolve um entendimento mais completo dos objetivos e das entregas Exemplo Melhorar a qualidade de vida dos residentes de menor renda da comunidade Oferecer acesso a alimentação e água a 500 residentes de baixa renda... Elaboração progressiva aumento de escopo 4

5 Projetos x Operações (Programas) As organizações realizam um trabalho para atingir um conjunto de objetivos. Trabalho = Projeto ou Operações Características comuns: Realizados por pessoas Restringido por recursos limitados Planejado, executado e controlado Operações: contínuas e repetitivas Projetos: temporários e exclusivos Programa é um grupo de projetos gerenciados em um modo coordenado para se obter benefícios não disponíveis caso os projetos sejam gerenciados individualmente 5

6 Projetos x Operações (Programas) Em que eles são diferentes? Operações (programas) são contínuas e repetitivas São semi-permanentes Produto ou serviço padrão Projetos são temporários e únicos Produto ou serviço único Data de início e fim Características únicas 6

7 Aspectos Relevantes Projeto têm um único objetivo É temporário Requer recursos (de várias áreas) Deve ter um patrocinador e um cliente Envolve incerteza Ambiente de conflito É progressivamente elaborado 7

8 O que ocorre freqüentemente? Projetos com atrasos, fora do orçamento ou não satisfazendo as necessidades dos clientes Falta de padrão e inconsistência nas técnicas utilizadas pelos GPs GP reativo Tempo requerido para ser pró-ativo geralmente não é planejado Projetos são bem sucedidos, independente da falta de planejamento e gerenciamento 8

9 GP é overhead? Resolver os problemas apenas quando surgir ou de forma pró-ativa? Minimizar riscos ou esperar se tornar problema? Gerenciar comunicação ou lidar com conflitos por falta de informação? O GP gerencia o escopo ou o escopo gerencia o GP? Qualidade desde o começo ou correção no final? 9

10 O Valor da GP GP faz diferença quando é conduzido de forma diferente Casual e reativo x Processo organizado, padronizado e pró-ativo GP gasta tempo e esforço, mas o custo pode ser otimizado ao longo do tempo Resolver os problemas mais rápido Não trabalhar em áreas fora do escopo do projeto Resolver riscos futuros antes de ocorrerem Gerenciar a comunicação e expectativa Construir um produto de alta qualidade logo na primeira vez 10

11 Vantagens da GP Melhorar controle financeiro, físico e humano Melhorar relações com clientes Reduzir tempo de desenvolvimento Diminuir custos Maior qualidade e confiabilidade Melhores resultados (margens de lucro) Aumentar produtividade Melhorar coordenação interna Elevar moral da equipe 11

12 Princípios da Gerência de Projeto Um proceso de gerência de projetos deve ser flexível e escalável, baseado no tamanho do projeto Projetos devem ser gerenciados pro-ativamente, independente do tamanho Um projeto bem sucedido requer uma parceria entre a equipe do projeto e o cliente Processos devem ser estabelecidos e entendidos pela equipe de projeto e pelo cliente no início Gerentes de projeto necessitam um nível suficiente de autoridade para ter sucesso em seus projetos 12

13 E... Planejamento!!! Planejamento!!! Todos os projetos necessitam de planejamento O que muda é como o planejamento é executado Projetos pequenos terão ciclos mais curtos de planejamento do que projetos maiores 13

14 Mas... Qual a diferença entre ter um projeto ou diversas atividades? Como definir o tamanho de um projeto? Como planejar a gerência do projeto? Como controlar um projeto? Como gerenciar escopo, equipe, comunicação, riscos, qualidade, custos, tempo e terceirização 14

15 Dimensões de um Projeto Escopo Tempo Custo Qualidade Satisfação do Cliente Projeto de sucesso deve satisfazer estas três metas (trade-offs) e satisfazer o patrocinador e o cliente 15

16 O Tripé de Restrições Triple Constraint Performance (qualidade) performance desejada Escopo orçamento data desejada Custo Um projeto bem sucedido é aquele que é realizado conforme o planejado (Ricardo Vargas) Tempo (cronograma) 16

17 O TRIPÉ DE RESTRIÇÕES Obstáculos para sua Satisfação Dimensão QUALIDADE: comunicação inadequada; otimismo exagerado; deficiências na especificação. Dimensão TEMPO: perfeccionismo técnico; ausência dos recursos estimados; deficiência no desempenho dos recursos alocados; revisão/mudanças nas especificações. Dimensão CUSTO: atrasos; orçamento subestimado; estimativa de custos equivocadas; utilização de mecanismos equivocadas para orçamentação; distribuição temporal do orçamento equivocada. 17

18 Tamanho de um Projeto Segundo Pequeno horas Médio horas Grande Mais de horas 18

19 Tamanho de um Projeto Quanto maior o projeto, maior sua estrutura e formalidade do processo de gerência Experiência do GP conta muito Gerenciar um projeto de hs como se fosse grande pois é crítico para o negócio Gerenciar um projeto de 400 hs como se fosse pequeno pois projetos similares foram de baixo risco 19

20 Gerência de Projeto A arte de manter equilíbrio entre: prazo Escopo custo qualidade Interessados com necessidades e expectativas diferentes, e as vezes, conflitantes; Requisitos identificados (necessidades) e não-identificados (expectativas) 20

21 Gerência de Projeto Definição Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para definir as atividades que satisfaçam as necessidades e expectativas das partes interessadas no projeto, em relação ao projeto. Gerente do Projeto responsável pela realização dos objetivos do projeto Stakeholders 21

22 Partes interessadas (Stakeholders) Pessoas e organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser afetados como resultado da execução ou do término do projeto. Ex.: gerente do projeto, cliente, patrocinador,... É alguém cujos interesses podem ser positivamente ou negativamente impactados pelo projeto A equipe de gerenciamento do projeto precisa identificar as partes interessadas do projeto, determinar suas necessidades e expectativas O gerenciamento das expectativas é bastante complexo, pois envolve objetivos que podem entrar em conflito. Exemplo: O gerente do depto que solicitou o desenvolvimento de um sistema pode desejar baixo custo, o projetista pode querer enfatizar o uso de novas técnicas e o contratante do projetista pode querer maximizar seu lucro. 22

23 Stakeholders Quem são? Patrocinador Gerente de projetos Equipe de gerenciamento de projetos Equipe do projeto Partes interessadas no projeto 23

24 Principais partes interessadas Gerente de projetos Cliente/usuário Organização executora Membros da equipe do projeto Equipe de gerenciamento de projetos Patrocinador Influenciadores PMO (escritório de projetos) 24

25 Guia PMBOK Guia do conjunto de conhecimentos do gerenciamento de projetos, publicado pelo Project Management Institute (PMI) Apresenta uma visão de como pode ser feito o gerenciamento de projetos, baseado nas melhores práticas e estudos teóricos Abrangente, não específico Project Management Professional 25

26 Guia PMBOK O conhecimento de gerenciamento de projetos descrito no Guia PMBOK consiste em: Definição do ciclo de vida do projeto Grupos de processo (5) Áreas de conhecimento (9) Processos (44) 26

27 GP x Outras Disciplinas Conhecimentos em gerenciamento de projetos Guia PMBOK Habilidades interpessoais Conhecimentos normas e regulamentos da área de aplicação 27

28 Fases e Ciclo de Vida de Projetos Projetos possuem características únicas e distintas, e estão associados a um certo grau de incerteza Projetos são divididos em fases, para melhorar o controle do gerenciamento 28

29 Fases de Projetos Cada fase é marcada pela conclusão de um ou mais produtos Produtos e fases possuem uma seqüência lógica de atividades para sua execução Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase n 29

30 Fases e Ciclo de Vida de Projetos Cada fase possui um ponto de revisão (milestone) Determinar se o projeto deve prosseguir Detectar e corrigir erros Possui produtos ou sub-produtos para entregar Exemplo: Requisitos, projeto, construção, integração, implantação O conjunto de fases é o ciclo de vida de projeto 30

31 Ciclo de Vida de Projetos Define o início e o fim do projeto Determina o trabalho ou esforço técnico que deveria ser feito em cada fase do projeto Phase-Exits / Kill Points: Definições usuais do ciclo de vida: Que trabalho será realizado em cada fase Quais as entregas serão geradas em cada fase e como cada entrega é revisada, verificada, validada Quem está envolvido em cada fase Como controlar e aprovar cada fase 31

32 Ciclo de Vida de Projetos Exemplo genérico 32

33 Ciclo de Vida de Projetos Exemplo genérico 33

34 Ciclo de Vida de Projetos Dentro de um ciclo de vida existem fases, com atividades associadas As fases geralmente são seqüenciais Possibilidades de modificações no projeto são altas O nível de incerteza é maior no início, quando a quantidade arriscada é pequena Tudo diminui a medida que o projeto avança Os níveis de custos e de pessoal são mais baixos no inicio e ao final do projeto O potencial de adicionar valor ao projeto... 34

35 Ciclo de Vida de Projetos Existem dois tipos de ciclos de vida Ciclo de vida de projeto (ou produto do projeto) Ciclo de vida do gerenciamento do projeto construção da Torre de Pisa X gerenciar a construção 35

36 Processos da Gerência de Projetos Projetos possuem fases Projetos são compostos por processos, dentro das fases Um processo é uma série de ações que geram resultados São realizados por pessoas Um ciclo de vida possui processos, dentro das fases 36

37 Processos de um Projeto Dois níveis Processos de Gerência do Projeto descrição, organização e conclusão do trabalho do projeto Processos da fase de Iniciação (I) Processos da fase de Planejamento (P) Processos da fase de Execução (E) Processos da fase de Controle (C) Processos da fase de Encerramento / Finalização (F) Processos de Produto especificações do produto São definidos pelo ciclo de vida do produto e variam de acordo com a área de aplicação Processo: Conjunto de ações que geram um resultado 37

38 Processos de um Projeto Fases e Processos de Gerência do Projeto 38

39 Processos de um Projeto Fases e Processos de Produto (RUP) 39

40 Interação entre os processos Existe uma interação e uma sobreposição entre os processos dos dois ciclos Os grupos de processos são atividades sobrepostas que ocorrem em vários níveis de intensidade durante todo o projeto Exemplo: O escopo do projeto não pode ser definido sem algum conhecimento das especificações do projeto e de como o produto deve ser prodzido 40

41 Resumo Um projeto possui fases As fases possuem processos O conjunto das fases é o ciclo de vida Exemplo: fases de gerência de projeto Nível de atividade P E F I C Tempo 41

42 As fases do desenvolvimento de sistemas 42

43 As nove áreas de conhecimento da gerência de projetos, segundo o PMBOK 43

44 Processos de Gerenciamento Monitoramento e Controle Iniciação Planejamento Encerramento Execução 44

45 Os 5 grupos/fases Iniciação: reconhecer que um projeto ou fase deve começar e se comprometer para executá-lo, autorizando seu início 45

46 Os 5 grupos/fases Planejamento: planejar e manter um esquema de trabalho viável para se atingir os objetivos do negócio que determinam a existência do projeto 46

47 Os 5 grupos/fases Execução: coordenar pessoas e outros recursos para realizar o plano 47

48 Os 5 grupos/fases Controle: assegurar que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, através da monitoração e da avaliação do seu progresso, tomando ações corretivas quando necessárias 48

49 Os 5 grupos/fases Finalização: formalizar a aceitação do projeto ou fase e encerrá-lo (a) de forma organizada (desalocando recursos e documentanto lições aprendidas) 49

50 Os 5 grupos/fases 50

51 Áreas de conhecimento necessárias Gerência de Escopo Gerência de Tempo Gerência de Custo Gerência da Qualidade Gerência de Integração Gerência de RH Gerência das Comunicações Gerência dos Riscos Gerência das Aquisições No PMBOK os processos estão estruturados pelas áreas de conhecimento, e não por grupos de processos ou fases do projeto 51

52 Áreas do Conhecimento ESCOPO Processos necessários para assegurar que o projeto inclue todo o trabalho necessário, e apenas o trabalho necessário, para completar o projeto com sucesso. 52

53 Gerenciamento do Escopo do Projeto O gerenciamento de escopo de um projeto engloba os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso. Garante que a equipe do projeto e os stakeholders têm a mesma compreensão sobre que produtos serão produzidos, assim como quais processos serão utilizados para produzí-los. Principais processos: Planejamento do Escopo Definição do Escopo Criar EAP (Estrutura Analítica do Processo) = WBS Verificação do Escopo Controle do Escopo 53

54 Gerenciamento do Escopo: Principais Saídas Planejamento do Escopo Definição do do escopo Criar EAP Verificação do Escopo Controle do Escopo Plano de gerenciamento do escopo do projeto Declaração do escopo do projeto EAP* Entregas aceitas Mudanças solicitadas EAP: estrutura analítica do projeto (ou WBS: work breakdown structure) 54

55 Áreas do Conhecimento ESCOPO Processos requeridos para assegurar a conclusão do projeto nos prazos previstos TEMPO 55

56 Gerenciamento do Tempo do Projeto O gerenciamento de tempo de um projeto engloba os processos necessários para assegurar que o projeto será implementado no prazo previsto. Processos: Definição da Atividade. Identificação das atividades específicas do cronograma que precisam ser realizadas para produzir as várias entregas do projeto. Sequenciamento de Atividades. Identificação e documentação das dependências entre as atividades do cronograma. Estimativa de Recursos da Atividade. Estimativa do tipo e das quantidades de recursos necessários para realizar cada atividade do cronograma Estimativa da Duração da Atividade. Estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar as atividades individuais do cronograma Desenvolvimento do Cronograma. Análise dos recursos necessários, restrições do cronograma, durações e sequências de atividades para criar o cronograma do projeto. Controle do Cronograma. Controlar as mudanças no cronograma do projeto. 56

57 Áreas do Conhecimento CUSTO ESCOPO Processos necessários para assegurar que os custos do projeto estejam dentro do orçamento aprovado. TEMPO 57

58 Gerenciamento dos Custos Normalmente é a área mais fraca em projetos de SW Processos requeridos para garantir que o projeto será completado com o orçamento que foi aprovado: Estimativa de Custos Orçamentação Controle dos Custos Excesso médio* em projetos de software: 189% do custo original 58

59 Áreas do Conhecimento CUSTO Processos necessários para garantir que o projeto irá satisfazer as necessidades para qual foi proposto. ESCOPO QUALIDADE TEMPO 59

60 Áreas do Conhecimento CUSTO RECURSOS HUMANOS ESCOPO Processos requeridos para utilizar de maneira mais eficaz o pessoal envolvido no projeto. QUALIDADE TEMPO 60

61 Gerenciamento de Recursos Humanos Processos requeridos para tornar mais efetivo o uso dos recursos humanos envolvidos no projeto (PMI) Planejamento de Recursos Humanos Contratar ou Mobilizar a Equipe do Projeto Desenvolver a Equipe do Projeto Gerenciar a Equipe do Projeto 61

62 Áreas do Conhecimento CUSTO RECURSOS HUMANOS ESCOPO Processos relacionados com a identificação, análise e respostas aos riscos do projeto. QUALIDADE RISCO TEMPO 62

63 Áreas do Conhecimento CUSTO RECURSOS HUMANOS ESCOPO Processos requeridos para assegurar que as informações do projeto sejam adequadamente coletadas e disseminadas. COMUNICAÇÃO QUALIDADE RISCO TEMPO 63

64 AQUISIÇÕES Áreas do Conhecimento CUSTO RECURSOS HUMANOS ESCOPO COMUNICAÇÃO QUALIDADE Processos RISCO requeridos para aquisição de bens e serviços de terceiros. TEMPO 64

65 AQUISIÇÕES Áreas do Conhecimento CUSTO RECURSOS HUMANOS Processos requeridos para assegurar que os vários elementos ESCOPO do projeto sejam adequadamente coordenados. INTEGRAÇÃO COMUNICAÇÃO QUALIDADE RISCO TEMPO 65

66 Gerenciamento da Integração do Projeto É a mais importante área de conhecimento gerencial Engloba os processos de coordenação de todas as demais áreas de conhecimento dentro ciclo de vida do projeto OBJETIVO: Garantir que as necessidades dos envolvidos sejam atendidas pelo projeto Processos: Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver a declaração do escopo preliminar do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execução do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Controle integrado de mudanças Encerrar o projeto 66