Gestão de Stakeholders e outras influências externas nos projetos

Transcrição

1 Gestão de Stakeholders e outras influências externas nos projetos Uma maneira simples para avaliar os principais stakeholders e outras influências externas. Paulo Mei

2 Paulo Mei, MBA, PMP Consultor especialista em gestão de projetos e portfólios, sócio fundador da PM Consultoria e Paulo Mei Treinamento; Consultoria e Treinamento em Gestão de Projetos e Portfólios Graduado em Administração de Empresas com ênfase em finanças, MBA pela FAAP e Certificado PMP (Project Manager Professional); Mestrando em Empreendedorismo pela FEA/USP

3 Paulo Mei, MBA, PMP Foi responsável nos últimos vinte anos por grandes projetos no Brasil e no exterior (offshore) e pela implantação de Escritórios de Projetos. Há oito anos ministra aulas em Pós Graduação, MBA, e em cursos de Gestão Prática de Projetos, Certificações PMP e CAPM.

4 Paulo Mei, MBA, PMP É autor dos livros: Gerenciamento da Integração em Projetos, Editora Elsevier, PM Mind Map - A gestão descomplicada de projetos, Brasport, 2015 Contatos: paulomei@paulomei.com.br

5 Principais assuntos de hoje Significado de Stakeholder Identificando as partes interessadas Principais grupos e suas características Partes interessadas X Equipe do Projeto X Fornecedores Outras influências externas Área de influência do Gerente de Projetos Classificando e priorizando stakeholders segundo Guia PMBOK A gestão de stakeholders integrada às demais áreas de conhecimento Gerenciando stakeholders pelo seu nível de engajamento e interesse no projeto utilizando PM Mind Map Por que PM Mind Map?

6 Stake em inglês significa interesse ou participação Também nao é estaca??steak?? Holder significa segurar ou possuir Stakeholder (parte interessada em português) é quem possui interesse em algo, em nosso caso nos projetos. impacto produto serviço resultado Os interesses são variados e com diferentes intensidades, podendo significar ameaças ou oportunidades.

7 Principais Grupos de Stakeholder Patrocinador: Um dos principais responsáveis pelo sucesso do projeto infelizmente é negligenciado na maioria das organizações Clientes e usuários Possuem a prerrogativa de aprovação das entregas Podem ser da mesma organização executora ou de outra, ou até mesmo de várias organizações diferentes Grupos organizacionais São os departamentos funcionais e seus diretores, gerentes e demais funcionários que também são afetados pelas atividades dos projetos. Outras partes interessadas demais pessoas, grupos ou organizações que podem sofrer influências ou influenciar o projeto

8 Stakeholders e Equipe do Projeto

9 Stakeholders e os Fornecedores do Projeto

10 Stakeholders e Outras Influências Externas

11 Área de Influência do GP Patrocinador Cliente Outras Influências Externas Fornecedores Clima Equipe Gerente do Projeto Órgãos Públicos Familiares e Comunidade Economia Mercado

12 Classificando Stakeholder O PMBOK Guide (PMI, 2013) sugere que as partes interessadas devem ser avaliadas quanto aos seus respectivos interesses, expectativas, nível de engajamento, interdependências e impacto potencial no sucesso do projeto Cada uma dessas caracteristicas deveriam ser analisadas em forma de matriz, relacionadas ao poder de influência de cada stakeholder. Poder de influência X Interesse Poder de influência X Expectiva Poder de influência X Impacto

13 Mas como fazer isso?

14 Planilhas, Planilhas e mais Planilhas

15 Como fazer isso de forma simples, visual, intuitiva e colaborativa?

16 PM Mind Map de Paulo Mei Consultoria e Treinamento está licenciado com uma Licença Creative Commons - Atribuição- Não Comercial - Sem Derivações 4.0 Internacional. Para ver uma cópia desta licença, visite

17 A Gestão de Projetos onde ela realmente precisa estar: Na cabeça dos principais envolvidos

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19 Descrição Sumária do Projeto Gerente Valores Soluções Novidades SMARTC Vendas Alugueis Rendimentos Redução de Custo Características Funcionalidades Produto, Serviço, Resultado Desejos Necessidades Clientes e Usuários Patrocinador Concorrentes Governo Clima Comunidade Fatores limitantes Informações indisponí veis Suposições incertezas Orçamento Datas Inverso das Premissas Futuro Incerto das Entregas

20 Descrição Sumária do Projeto Gerente Data Data Data Data Recurso A + Materiais Entrega 1.1 Pacote de Trabalho Pacote de Trabalho Custo Entrega 1.1 Recurso B + Materiais Entrega 1.2 Pacote de Trabalho Pacote de Trabalho Pacote de Trabalho Custo Entrega 1.2 Recurso C + Materiais Entrega 1.3 Pacote Trabalho Custo Entrega 1.3 Equipe do Projeto Ger.do Projeto Ger. do Projeto Ger. do Projeto Ger. do Projeto Ger. do Projeto G. Proj. Custo GP CP 1 CA CP 2 CA CP 3 CA CP 4 CA CP Nº CA ONT

21 Integrando Stakeholders e Outras Influências Externas

22 Descrição Sumária do Projeto Gerente Valores Soluções Novidades SMARTC Vendas Alugueis Rendimentos Redução de Custo Características Funcionalidades Produto, Serviço, Resultado Desejos Necessidades Clientes e Usuários Patrocinador Concorrentes Governo Clima Comunidade Fatores limitantes Informações indisponí veis Suposições incertezas Orçamento Datas Inverso das Premissas Futuro Incerto das Entregas

23 Avaliando os Stakeholders Segundo o seu nível de engajamento no projeto

24 Classificando Stakeholder Segundo o Guia PMBOK, um dos aspectos mais importantes em relação aos interessados diz respeito ao seu nível de engajamento no projeto. Desinformado: não possui conhecimento do projeto ou de seus impactos potenciais. Resistente: ciente do projeto e dos impactos potenciais, além de resistente à mudança. Neutro: ciente do projeto, mas não apoia. Apoiador: ciente do projeto e dos impactos potenciais e apoia as mudanças. Líder: ativamente engajado na busca pelo sucesso do projeto. Avalar o nível de engajamento necessário e o atual, traçando um plano de ação para eventuais diferenças.

25 Para facilitar a visualização dos diferentes níveis de engajamento no PM Mind Map uma boa sugestão é a adoção de siglas: Desinformado Resistente Neutro Apoiador Líder D R N A L Cada interessado deve ser sinalizado em seu respectivo post-it com uma letra para a situação desejada e uma para a situação real daquele momento ou fase

26 Situação Desejada PREMISSA Situação Real RISCO Situação Real RISCO Situação Real RISCO A A A N N R N N A D Clientes e Usuários Governo Clima Patrocinador Concorrentes Comunidade Desinformado Resistente Neutro Apoiador Líder D R N A L

27 Diferente de Simplista Assim, é possível avaliar de forma simples e eficiente os principais Stakeholders dos projetos

28 Verificando os Stakeholder Principais perguntas a serem realizadas para um eficiente levantamento de todos os interessados Stakeholders ligados diretamente ao resultado do projeto estão identificados e foram comunicados quanto aos objetivos de negócio Os interessados ligados aos requisitos possuem autoridade e poder para validá-los quando de sua entrega? As informações quanto às condições nas quais o projeto será realizado (Premissas e Restrições) também foram identificadas? O engajamento dos interessados foi mapeado e pode ser monitorado em cada fase do projeto? Há interessados ou outras influências externas com nível de engajamento diferente do necessários e que requeiram plano de ação?

29 E por quê PM Mind Map?

30 Orientado a Negócio Visual e Intuitivo Integrado Colaboração e Comprometimento Descomplicado e Simples Liderança Participativa Fácil Gestão da Mudança Ágil Satisfação dos Interessados

31 Para saber mais Acesse o site e baixe os modelos e materiais adicionais. Compra do livro, impresso em em versão eletrônica, pelo site da Editora Brasport ou nas livrarias. Treinamento - turmas abertas e In Company, veja programação no site. Curta a página do Facebook Paulo Mei, a Gestão descomplicada de Projetos, Portfólios e Negócios: Em breve EAD

32 Por Paulo Mei

33 OBRIGADO! Paulo Mei