AULA 2 GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Transcrição

1 AULA 2 GERENCIAMENTO DE PROJETOS

2 Gestão de Projetos O que é um Projeto? O que é Gerência de Projeto?

3 O que é um Projeto? Um empreendimento único e não-repetitivo, de duração determinada, formalmente organizado e que congrega e aplica recursos visando o cumprimento de objetivos preestabelecidos. Darci Prado É o processo de reunir e liderar uma equipe de pessoas e outros recursos, para estimar, planejar, acompanhar e controlar um número de tarefas relacionadas entre si, que resulta num produto final específico, que deve ser criado num prazo, dentro de um orçamento e de acordo com as especificações. American Management Association

4 Diferença entre Projeto e Operação Projetos É um esforço temporário e único. A equipe planeja e executa o projeto Enfrenta escopos que podem ser desconhecidos Utiliza equipe multidisciplinar Termina com um resultado único e específico Exemplo: A minha mudança de residência Operações É um esforço contínuo, estável, repetitivo e consistente. As pessoas desempenham as mesmas tarefas a cada ciclo do processo Não exige uma equipe multidisciplinar O controle de produtividade é estabelecido em torno de metas de produção Exemplo: O trabalho da empresa de mudanças

5 Projeto e Operação Processo A2 Processo A1 Idéia

6 Projetos e Planejamento Estratégico Projetos são normalmente iniciados para alcançar um objetivo estratégico das organizações, como resultado de uma ou mais das seguintes razões: Demanda do mercado Necessidade do negócio Pedido de um cliente Avanço tecnológico Requisito legal

7 Gerência de Projetos É a sistematização e a organização dos processos de Definição, Planejamento, Execução, Controle e Conclusão de Projetos. São técnicas e métodos de Administração, aplicados para estimar, planejar e controlar atividades com o objetivo de alcançar um resultado final dentro de determinado prazo, custo e de qualidade.

8 Onde se utiliza GP Implantação de TI e Telecomunicações Desenvolvimento de Novos Produtos e Serviços Projetos de Engenharia Projetos de Marketing Projetos de Manutenção Melhoria de Processos

9 Papel de um Gerente de Projetos Responsável por atingir os objetivos do projeto Seu papel difere do Gerente Funcional e do Gerente de Operações Em alguns casos se reporta ao Gerente Funcional

10 As vantagens desta abordagem gerencial

11 As principais vantagens de GP Maior satisfação do Cliente Ciclo de desenvolvimento mais curto Custos menores Decisões mais eficazes Menos improviso

12 Outras vantagens de GP A entrega é feita dentro do prazo contratado O orçamento é respeitado A identificação antecipada dos problemas permite planejar e realizar ações corretivas Criar um produto ou prestar um serviço de qualidade na primeira vez

13 Mais vantagens de GP O planejamento e o compartilhamento de recursos aprimora a eficiência (reduz custos). A comparação do Realizado com o Planejado melhora o desempenho dos projetos.

14 Vantagens adicionais de GP A utilização de procedimentos, formulários e modelos amigáveis sistematiza o trabalho. A comunicação previamente planejada facilita a entrada, saída, distribuição, freqüência e no arquivamento de dados do projeto.

15 A implantação de Gestão de Projetos

16 Como implantar GP? Disseminar em toda a organização os princípios e a metodologia de Gerência de Projetos Implementar normas e procedimentos com as quais os patrocinadores e as equipes de projeto se nortearão. Formar as Equipes de Projeto e desenvolver as habilidades pessoais Disponibilizar orientadores internos ou externos capazes de apoiar as equipes. Constituir um comitê definidor de prioridades para os projetos.

17 Quais as restrições à aplicação da GP? Um bom gerenciamento de projetos exige um investimento inicial de tempo e esforço Não há tempo para Planejar, mas sempre há tempo para improvisar e fazer de novo. A organização não está comprometida Estimativas de prazo e de custo não são realistas. A organização não sabe como utilizar GP Utiliza algumas ferramentas por pressão do mercado.

18 Por que algumas empresas não se utilizam de GP? A organização utilizou a GP de modo inadequado. Não há integração: diferentes grupos têm objetivos diferentes A organização tem medo de controle. Cultura do improviso Orientação para o produto e não para o processo.

19 As quatro restrições em GP Escopo O que Desempenho Qualidade Quanto bom Viabilidade PRODUTO porque Competitividade Custo Por quanto Esforço Tempo Quando

20 As cincos fases de GP Definição Planejamento Definição Planejamento Execução Controle Conclusão Controle Execução Conclusão

21 Definição Estudar a viabilidade de realizar um projeto Determinar o objetivo e as metas que o projeto deve alcançar. Determinar as expectativas dos envolvidos no projeto usuários, clientes, direção e outros. Definir o escopo geral do projeto. Selecionar os primeiros integrantes da equipe do projeto. Formalizar a constituição do projeto.

22 Planejamento Detalhar o escopo do projeto em termos de resultados, prazo e recursos. Listar as atividades necessárias para alcançar os objetivos do projeto. Seqüenciar as atividades de maneira mais eficiente possível. Elaborar um cronograma e um orçamento viável para alocar recursos às atividades necessárias para concluir o projeto. Obter a aprovação dos envolvidos e interessados no projeto.

23 Execução Gerenciar a equipe do projeto Reunir-se com os integrantes da equipe do projeto. Comunicar-se com os envolvidos e interessados no projeto. Solucionar conflitos ou problemas que surgem durante a execução. Assegurar os recursos necessários dinheiro, pessoal e equipamentos para executar o projeto aprovado.

24 Controle Monitorar os desvios do programado. Tomar ações corretivas para harmonizar o executado com o programado. Avaliar as solicitações de alteração do projeto que envolvam escopo, prazo e custo. Quando necessário, reprogramar o projeto. Quando necessário, ajustar o nível de recursos. Proceder os ajustes necessários e obter a aprovação dos patrocinadores do projeto.

25 Controle Monitorar os desvios do programado. Tomar ações corretivas para harmonizar o executado com o programado. Avaliar as solicitações de alteração do projeto que envolvam escopo, prazo e custo. Quando necessário, reprogramar o projeto. Quando necessário, ajustar o nível de recursos. Proceder os ajustes necessários e obter a aprovação dos patrocinadores do projeto.