Monitoramento e Controle de Projetos. Introdução. Problematização. Monitoramento e controle. MBA em Engenharia da Produção

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1 Tema Monitoramento e Controle de Projetos Projeto Curso Disciplina Tema Professor Pós-Graduação MBA em Engenharia da Produção Gestão de Projetos Monitoramento e Controle de Projetos Sandra Mara Choma Introdução O monitoramento e o controle visam identificar se o projeto está andando conforme o planejado. Além disso, eles preveem e implementam qualquer mudança necessária, por isso, devem ser feito em intervalos regulares. Neste tema, você estudará como usar essas ferramentas para a gestão de projetos. Antes de iniciarmos nossos estudos, acompanhe o vídeo no material on-line em que a professora Sandra falará dos assuntos que serão abordados neste tema. Problematização Durante o processo de elaboração e implementação de um projeto, alguns obstáculos podem surgir. Desde atrasos na elaboração até a falta de pontualidade na entrega do material pelo fornecedor devem ser observados. No vídeo no material on-line, veja uma situação que ilustra isso. Monitoramento e controle Para monitorar, a principal premissa é ter o plano do projeto e as linhas de base, para que seja possível avaliar a variação entre o planejado e o realizado. Caso contrário, será necessário criar um ponto de controle no 1

2 momento do monitoramento. O que precisa ser trabalhado em relação ao monitoramento é uma visão positiva de antecipação de problemas e não de punição, porque no momento que um problema é identificado, se algo for feito, é possível evitar problemas maiores no futuro. Caso haja um clima de punição, os problemas poderão ser ocultados, e no momento que forem descobertos, já não haverá tempo hábil para implementar a correção. É necessário entender é que o erro faz parte do processo de aprendizado e o melhor é reconhecê-lo e evitar que ele se repita. Os projetos mais complexos para monitoramento e controle são os que envolvem mais recursos e os que têm esses recursos mais dispersos. Note como isso é ilustrado no vídeo a seguir. < No caso do vídeo da vida de inseto, a complexidade está somente na quantidade de recursos. Mas imagine também que essas formiguinhas estão dispersas em todo o mundo, o que complica o processo de implementação. Monitorar e controlar o escopo O processo de verificar o escopo trata de formalizar o aceite das etapas concluídas do projeto. O principal benefício é aumentar a probabilidade de aceitação do produto final, desde que tenham sido planejadas entregas intermediárias. Existe a necessidade de um planejamento com entregas intermediárias, porque além de diminuir o risco de não ter uma entrega final, é um fator de motivação para a equipe ver o resultado do seu trabalho materializado. A forma de fazer o processo de verificação é por meio da inspeção dos requisitos nas entregas realizadas que pode ser feita pela matriz de rastreabilidade dos requisitos ou pelo documento de requisitos. 2

3 O processo de controle do escopo é realizado para que a linha de base do projeto e do produto seja mantida e também para que as mudanças que foram aprovadas sejam incorporadas. Pela comparação do trabalho realizado com a linha de base do escopo, podem ser encontradas divergências sem o devido aumento ou redução de tempo, custo e recursos. Esses casos são conhecidos como scope creep em tradução livre seria uma escorregada no escopo. Nesse contexto, é necessário gerar uma solicitação de mudança para que sejam analisados os impactos do que já ocorreu para que sejam registrados no plano do projeto. Mudanças são bastante comuns em projetos, e é importante registrá-las! No vídeo do material on-line a professora Sandra mostrará como monitorar o escopo. Preste bastante atenção! Controlar o cronograma e os custos O processo que monitora o cronograma usa as informações do plano de gerenciamento do projeto. Esse plano diz como será feito o processo, qual a linha de base e também os dados de desempenho do trabalho. Com essas informações, são realizadas as análises para verificar se existem desvios significativos e quais são as medidas corretivas ou preventivas a serem tomadas. Isso faz com que o projeto consiga atingir a data planejada incialmente ou então para minimiza os riscos. Qualquer mudança que seja sugerida, será feita por meio de uma solicitação de mudança. Da mesma forma que o controle de cronograma, o controle de custos usa as informações do plano, da linha de base e do desempenho do trabalho realizado. Esse é um ponto interessante, pois, quando se fala em controle de custos, pensamos em controlar o quanto foi gasto. Porém, é necessário também, avaliar o trabalho que foi realizado, porque podemos ter desembolso 3

4 de caixa sem a realização do que estava previsto. Uma das ferramentas recomendadas para o controle de custos de projetos é o gerenciamento do valor agregado, que combina informações de cronograma, de custos e de trabalho realizado. Algumas das atividades comuns no controle de cronograma e de custos são: Influenciar os fatores que criam as mudanças nas linhas de base para que sejam minimizados; Assegurar que todas as solicitações de mudanças sejam realizadas no momento oportuno, não gerando maiores impactos no projeto; Fazer o gerenciamento das mudanças no projeto no momento em que elas ocorrem; Evitar que as mudanças não aprovadas sejam incluídas nos relatórios e quando ocorrerem, que passem pelo processo do controle integrado de mudanças; Comunicar as partes interessadas apropriadas de acordo com o plano de comunicação sobre todas as mudanças aprovadas e seus impactos; Levar os excessos tanto de custos como cronograma para dentro de limites aceitáveis. No vídeo no material on-line, a professora Sandara falará sobre o controle de custos e cronograma. Fique atento! Controlar a qualidade É o processo que compara as entregas do projeto com os padrões de qualidade estabelecidos e gera as métricas de controle de qualidade e solicitações de mudanças necessárias. Caso os padrões de qualidade não estejam sendo atendidos ou as entregas validadas, serão necessárias ações corretivas ou preventivas. 4

5 As mesmas sete ferramentas de gerenciamento da qualidade são utilizadas também no controle: diagrama de afinidades; gráfico do programa do processo de decisão; diagrama de inter-relacionamentos; diagrama de árvore; matriz de priorização; diagrama de rede das atividades; diagramas matriciais. A forma de fazer o controle pode ser por inspeção, em uma única vez - somente no produto final do projeto -, ou em entregas intermediárias. Note no vídeo no material on-line o que a professora Sandra dirá a respeito do controle da qualidade. Controlar as aquisições É necessário gerenciar as relações de aquisição entre comprador e fornecedor, e isso envolve monitorar o desempenho e realizar mudanças e correções nos contratos. Esse tipo de gestão é bastante crítica porque envolve implicações legais, caso alguma das partes não cumpra suas obrigações contratuais. Muitas organizações costumam tratar a administração de contratos como uma função administrativa separada da organização do projeto, que pode até ter um administrador de contrato na equipe do projeto, mas que se reporta à equipe administrativa. O gerenciamento do projeto entre o comprador e fornecedor deve ser muito próximo, principalmente no processo de execução e especialmente na integração. Ele deve garantir que haja a sincronização do plano do projeto do comprador com fornecedor e que seja feito um processo para autorizar o início de uma determinada entrega, principalmente quando se trata de vários fornecedores ou várias entregas paralelas. O controle integrado de mudanças é especialmente importante no relacionamento entre o comprador e fornecedor, para que o fornecedor esteja trabalhando com a versão atual do escopo e com as respectivas mudanças aprovadas. 5

6 Igualmente importantes são os processos de controle de qualidade e riscos. Desde o planejamento é necessário avaliar o processo de qualidade do fornecedor e a gestão de riscos, para evitar qualquer tipo de surpresa com o fornecedor. O processo de controle de aquisições irá criar uma base de informações sobre o desempenho do fornecedor para aquisições futuras. No vídeo no material on-line conheça os itens de um acordo. Controlar os riscos Uma vez que já temos todos os riscos registrados com seus respectivos planos e responsáveis, deverá ser verificado: Outro controle necessário é o dos riscos remanescentes. Com o andamento do projeto, as condições podem mudar a probabilidade e o impacto de riscos, o que demandaria mais atenção a eles, pois, poderia fazer surgir novos riscos. Para fazer essa gestão, são necessárias as informações sobre o gerenciamento dos riscos e também sobre as entregas, o progresso do cronograma, os custos, os relatórios de desempenho, ou seja, de todas as informações de acompanhamento do projeto. 6

7 Controlar as comunicações e o engajamento das partes interessadas As principais informações são as registradas no gerenciamento das partes interessadas. Essas partes são utilizadas em conjunto com os dados sobre o desempenho do trabalho do projeto, para verificar se as partes envolvidas estão engajadas com o projeto e contribuindo ao seu sucesso e, portanto, satisfeitas com a comunicação do projeto. Lembrando que as partes interessadas são todos os envolvidos com o projeto, pessoas ou empresas, que podem impactar ou ser impactados pelo projeto ou pelo seu resultado. Para resolver as questões ou deixar os envolvidos satisfeitos com o projeto, algumas mudanças podem ser necessárias, e para realizá-las, é necessário fazer solicitações por meio do controle integrado de mudanças. No vídeo no material on-line, a professora Sandra falará sobre o engajamento das partes interessadas no projeto. Controle integrado de mudanças Durante todo o ciclo de vida do projeto, desde o momento em que está sendo feito o termo de abertura até seu encerramento, podem surgir necessidades de alteração. Para o gerenciamento de projetos, essas alterações são as solicitações de mudança. As solicitações de mudança são requisições para expandir, ajustar ou reduzir o escopo do projeto, do produto, dos requisitos de qualidade e das linhas de base de cronograma ou dos custos. Antes de serem submetidas para aprovação, todas as solicitações de mudança e seus impactos deverão ser analisados. O processo de aprovação irá variar de acordo com a necessidade de cada projeto e de cada empresa. Esse procedimento deve ser definido no Plano de Gerenciamento do Projeto e pode ser aprovado dentro de 7

8 determinados limites pelo gerente de projetos, desde que acatado pelo patrocinador ou por um comitê de controle de mudanças do projeto ou da organização como um todo. A solicitação de mudança pode ser feita por qualquer pessoa de dentro ou de fora projeto e sua análise sempre deverá considerar todas as áreas de conhecimento, visto que uma alteração em cronograma pode impactar em custos e riscos ou mesmo uma alteração de escopo. No vídeo do material on-line, note como deve ser feito o processo do controle integrado de mudanças. Monitorar e controlar o trabalho do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto é o processo de acompanhamento, de análise e de registro do progresso da implementação. Sua meta é atender os objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento do projeto. Para executar esse monitoramento, é necessário analisar as linhas de base e as informações coletadas nos processos de controle de cada uma das áreas de conhecimento que são acompanhadas no projeto. Espera-se, no mínimo, o controle do cronograma, dos custos e também do escopo e da respectiva qualidade. Porém, além desses fatores, também podem ser controladas as áreas de qualidade, as aquisições, os riscos, as comunicações e o engajamento das partes interessadas, conforme vimos nos tópicos anteriores. No planejamento é definido quais áreas de conhecimento serão monitoradas, e isso dependerá do tamanho do projeto, da complexidade, da equipe que se tem para implementar o projeto e para gerenciá-lo. Com as informações de andamento coletadas, iniciam-se as análises das informações sobre o desempenho do projeto. Para gerar os relatórios de desempenho do trabalho e as solicitações de 8

9 mudança com ações corretivas, ações preventivas ou mesmo correção de defeitos que tenham sido encontrados, utilizam-se as reuniões com a equipe do projeto ou a ajuda de pessoas especializadas. Os relatórios de desempenho do trabalho variam dos mais simples, que mostram percentual realizado, ou mesmo semáforos que representam por meio de cores o andamento do projeto. Os relatórios mais simples tratam as principais áreas de conhecimento que são o escopo, o tempo, o custo e a qualidade. Os relatórios mais elaborados tratam mais áreas de conhecimento, além do percentual realizado projeções, o que foi realizado e o que vai ser feito além de projeções. No vídeo do material on-line, entenda como monitorar o trabalho por meio do relatório de progresso. Revendo a problematização Você já teve tempo suficiente para refletir sobre o caso apresentado no início dos estudos deste tema. Se quiser ver o problema novamente, assista ao vídeo de problematização no material on-line. Ou, escolha uma das opções: 1. Focaria no cronograma do projeto e no cronograma, pois a entrega do piloto já está atrasada Focaria em riscos: faria a análise de riscos em relação ao piloto, para ver qual é a chance do atraso ocorrer na implantação final; e criaria uma proposta do plano pra diminuir os riscos. Focaria na comunicação e nas lições aprendidas: geraria informações atualizadas da execução, revendo o processo de comunicação, estabelecendo reuniões mais frequentes para o acompanhamento do andamento com piloto e com o fornecedor; faria também uma avaliação de lições aprendidas para entender a razão do atraso do piloto e implementaria as ações para que isso não ocorra. 9

10 Feedbacks 1. É correto trabalhar com o cronograma devido ao atraso do piloto, mas é necessário avaliar outras áreas de conhecimento como os custos, as aquisições, a comunicação e o engajamento das partes interessadas O gerenciamento de riscos é uma excelente ferramenta para o gerenciamento do projeto e permite uma atuação mais proativa. Existem, porém, muitas ações para serem realizadas, principalmente na comunicação relativa ao piloto e ao fornecedor. Esta é a melhor alternativa porque trabalha de maneira proativa com as lições aprendidas e também cria um processo regular de acompanhamento e comunicação. Síntese No vídeo do material on-line, a professora Sandra fará a síntese dos assuntos abordados nesta aula. 10

11 Referências Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 5a. ed. Project Management Institute Inc., The Standard For Program Management. Project Management Institute Inc,

12 Atividades 1. As mudanças são muito comuns em projetos, principalmente no escopo. As mudanças que são aprovadas devem ser incorporadas nas linhas de base, além disso, é necessário fazer o controle do andamento, comparando o realizado com o planejado. Para a área de conhecimento de escopo, quais são dois os processos de monitoramento e controle? a. Gestão Integrada de Mudanças e Controle do Escopo. b. Monitoramento do Escopo e Gestão Integrada de Mudanças. c. Verificação do Escopo e Controle do Escopo. d. Monitoramento do Escopo e Controle do Escopo. 2. Os processos de controle de cronograma e de custos são similares e usam informações do planejamento do projeto e da execução. O planejamento determina como fazer o controle por meio do Plano de Gerenciamento do Projeto. Quais são as outras informações que estão relacionadas ao planejado e ao realizado? a. Informações sobre o desempenho do trabalho realizado, linhas de base do cronograma e custos. b. Plano do cronograma, o custo e o desempenho do trabalho realizado. c. Análise do valor agregado, que considera o escopo, o tempo e o custo. d. Linhas de base e entregas. 12

13 3. O controle das aquisições está relacionado ao gerenciamento das relações entre o comprador e o fornecedor, e por meio dele, é feito o monitoramento do contrato que foi firmado. Esse tipo de gestão costuma ser crítica por quê? a. Porque são duas partes com conflitos de interesses. b. Porque um é o comprador e o outro é o fornecedor. c. Porque costuma ter um administrador de contrato que se reporta à equipe administrativa. d. Porque envolve implicações legais. 4. As solicitações de mudança são requisições para expandir, ajustar ou reduzir o escopo do projeto, do produto ou dos requisitos de qualidade. Em que fase do projeto podem surgir as solicitações de mudança? a. Só na fase de execução. b. Do planejamento à execução. c. Do início ao encerramento. d. Só não tem no início, porque o projeto ainda não começou a ser implantado, e na fase de encerramento, porque as entregas estão sendo concluídas. 13

14 5. Para monitorar e controlar o trabalho do projeto, é necessário ter o plano de gerenciamento e as linhas de base, além das informações coletadas nos processos de controle das áreas de conhecimento. Qual é o principal resultado gerado com essas informações? a. O Relatório de Desempenho do Trabalho. b. O Relatório de Projeção. c. O Relatório de Semáforo. d. O Relatório de Tendência. 14