Business Case (Caso de Negócio)

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1 Terceiro Módulo: Parte 5 Business Case (Caso de Negócio) AN V 3.0 [54] Rildo F Santos (@rildosan) rildo.santos@etecnologia.com.br 1

2 Business Case: Duas definições de Caso de Negócio a primeira na visão do guia BABok e a segunda na visão do Prince2 Segundo o guia Babok 2.0: O business case descreve a justificativa para o projeto em termos de valor a ser adicionado ao negocio como resultado da solução implantada, em comparação ao custo para desenvolver e operar a solução. O business case pode também incluir benefícios quantitativos e qualitativos, estimativas de custo, estimativas de tempo até o ponto de equilíbrio, expectativas de lucros e oportunidades adicionais. O business case pode apresentar os impactos esperados das ações sobre o fluxo de caixa ao longo do tempo, os métodos e o raciocínio usados para a quantificação dos benefícios e dos custos. Ele fornece um framework para a demonstração de como é esperado que a iniciativa atinja os objetivos do negocio. Além disso, o business case lista as restrições associadas ao projeto proposto, junto a um orçamento estimado e ao alinhamento com as estratégias estabelecidas pela organização. Uma outra definição do Business Case, segundo o PRINCE2: Business Case é um componente do Documento de Iniciação do Projeto (PID) e está situado na parte central de todos os projetos ca metodologia PRINCE2. Segundo o PRINCE2, o Business Case deverá conter justificativas para um projeto como valor, benefícios para o negócio, riscos, estimativa de tempo do projeto e etc. O formato de um business case não é prescrito na metodologia PRINCE2 e, portanto, pode variar de empresa para empresa, não existe um formato padrão, no entanto como orientação as seguintes perguntas devem ser consideradas: - Por que precisamos para realizar este projeto? - Quais são os benefícios para o negócio? - Quais são os riscos? - Quais são os custos potenciais? - Quanto tempo levará o projeto? Durante o projeto um business case é um documento de controle que é referenciado em uma base regular para garantir e confirmar que o projeto permanece viável. Fonte: AN V 3.0 [54] Rildo F Santos (@rildosan) rildo.santos@etecnologia.com.br 2

3 Como fazer o bom Business Case: Objetivo do Business Case é garantir que não se desperdice dinheiro implementando soluções sem um foco definido. É necessário descartar soluções que não agregam valor ao negócio. Mas como fazer um bom Business Case? Roteiro para fazer um bom Business Case: 1 Entender a demanda de negócio (esta demanda pode ser necessidade, oportunidade ou problema) e identificar as partes interessadas. 2 - Entender as necessidades das partes interessadas, preocupações e expectativas. 3 - Entender o negócio e alinhar a demanda com a estratégia: Para fazer o alinhamento com estratégia ou tradução da Estratégia, precisamos: - Conhecer a estratégia, pois, ela identifica as metas e os objetivos e relaciona com a Cadeia de Valor, que por sua vez localiza o processo de negócio e suas relações delimitando o escopo da solução. 4 - Desenhar a situação atual (como é hoje) ajuda na compreensão das atividades atuais, responsabilidades pela execução e a tecnologia utilizada. Identificar problemas e prognósticos. 5 - Desenhar a solução de melhoria (como será). A proposta de solução. 7 Estabelecer baselines para efeito de comparação entre a situação atual e proposta de solução. 8 - Demonstrar a viabilidade técnica da solução da proposta. 9 - Demonstrar a viabilidade financeira para justificar o projeto, facilitar a tomada decisão de investimento e apresentar o valor que será agregado ao negócio Com o Business Case aprovado, será iniciado o projeto de implementação. AN V 3.0 [54] Rildo F Santos (@rildosan) rildo.santos@etecnologia.com.br 3

4 O business case é descrito no Guia BABok, na Análise Corporativa: A área de conhecimento Análise Corporativa descreve as atividades de análise de negócio necessárias para identificar uma necessidade do negócio, problema ou oportunidade, definir a natureza de uma solução que atende essa necessidade e justificar o investimento necessário para entrega dessa solução. Saída (resultado) da Análise Corporativa proveem contexto para a análise de requisitos e identificação da solução para uma dada iniciativa ou planejamento a longo prazo. A análise corporativa é frequentemente o ponto de partida para o inicio de um novo projeto e é contínua conforme mudanças ocorram e mais informações tornem-se disponíveis. É através das atividades da análise corporativa que os requisitos do negócio são identificados e documentados. AN V 3.0 [54] Rildo F Santos (@rildosan) rildo.santos@etecnologia.com.br 4

5 O business case é descrito no Guia BABok, na Análise Corporativa: Analise Corporativa descreve as atividades de análise de negócio que são empregadas nas organizações para: - Analisar a situação do negócio, com objetivo de compreender completamente os problemas e oportunidades do negócio. - Avaliar as capacidades da corporação, no intuito de entender a mudança necessária para atender às necessidades do negócio e atingir metas estratégicas - Determinar abordagem de solução de negócio apropriada (certa) - Definir o escopo da solução e desenvolver o "Business Case" (Caso de Negócio) para uma solução proposta - Definir e documentar os requisitos do negócio (incluindo a necessidade do negócio, capacidades requeridas, escopo da solução e Caso de Negócio). AN V 3.0 [54] Rildo F Santos (@rildosan) rildo.santos@etecnologia.com.br 5

6 O business case é descrito no Guia BABok, na Análise Corporativa: Diagrama de Entrada e Saída da Análise Corporativa: Diagrama de Entrada e Saída da Análise Corporativa, apresenta os documentos e/ou artefatos de entrada, as tarefas que deverão ser realizadas para produzir os documentos e/ou artefatos de saídas desta área. O destaque é para tarefa 5.5 Definir Business Case, a seguir vamos detalhar esta tarefa. AN V 3.0 [54] Rildo F Santos (@rildosan) rildo.santos@etecnologia.com.br 6

7 (Tarefa) Definir Business Case: Objetivo, segundo Guia BABok é: Determinar se uma organização pode justificar o investimento necessário para entregar uma solução proposta. Contudo, reescrevemos este objetivo, ficou assim: Definir o Business Case para demonstrar o valor agregado ao negócio da solução proposta. Entradas: Suposições e Restrições Inclui suposições a respeito das receita geradas ou retidas pela solução, ou melhorias nãofinanceiras que ela trará. Diagrama de Entrada e Saída da Tarefa Definir o Business Case Necessidade do Negócio: Define o valor que uma solução irá entregar à organização e como ele se alinha às metas e objetivos do negócio. Escopo da Solução: Define as capacidades que serão implementadas, os métodos que serão usados para entregá-la e as áreas da organização que serão afetadas Preocupação das Partes Interessadas: Podem incluir riscos ou questões que devem ser levadas em conta no business case. AN V 3.0 [54] Rildo F Santos (@rildosan) rildo.santos@etecnologia.com.br 7

8 (Tarefa) Definir Business Case: Principais Elementos: Benefícios: Medir os benefícios da solução proposta em termos de ganhos qualitativos e quantitativos para a organização. Os ganhos não-financeiro, tais como: nível de comprometimento das pessoas, melhoria no clima organizacional, maior flexibilidade na resposta a mudanças, satisfação do cliente são importantes e devem ser avaliados, pois eles adicionam um valor significativo para a organização. Custos: Estimar o custo da solução. Isso requer que sejam feitas estimativas dos maiores gastos do novo investimento, custos do desenvolvimento e implementação da mudança, custos da oportunidade do não-investimento em outras opções etc; Avaliação do Risco: O propósito da avaliação inicial do risco e determinar se a iniciativa proposta traz mais risco do que a organização esta disposta a tolerar. A avaliação do risco deve considerar riscos de tecnologia (exemplo: uso de uma tecnologia emergente) riscos financeiros (se os custos irão exceder níveis que tornam a solução inviável ou se os benefícios potenciais podem ser anulados) e riscos operacionais (exemplo: impactos que a solução pode causar na operação atual). Medição dos Resultados O Business Case articula não apenas os custos e benefícios projetados a serem realizados, mas também como esses custos e benefícios serão acessados e avaliadas. AN V 3.0 [54] Rildo F Santos (@rildosan) rildo.santos@etecnologia.com.br 8

9 (Tarefa) Definir Business Case: Técnicas: Análise de Decisão: Usada para fazer análise de custo/beneficio e comparar os custos da implementação de uma solução versus os benefícios. Análise financeira também inclui o uso de modelos financeiros que estimam o valor de mercado de um ativo organizacional. Estimativas. Usada para fazer uma previsão de tempo e do tamanho de investimento necessário para lançar e operar a solução proposta. Métricas e Indicadores-Chave de Desempenho: Avaliados para apoiar o gerenciamento dos benefícios, medições e reportes,incluindo onde o realinhamento de medições internas ou sistemas é necessário para garantir que os comportamentos que estamos buscando podem ser vistos, avaliados e compreendidos. Análise de Risco. Usada para avaliar riscos potenciais que possam impactar da solução e os custos e benefícios e associados a ela. Análise SWOT. Usada para demonstrar como a solução ajudará a organização a maximizar forças e minimizar fraquezas. Avaliação de Fornecedores. Se a aquisição ou terceirização está sendo considerada, uma avaliação do fornecedor pode ser executada como parte do "Business Case". AN V 3.0 [54] Rildo F Santos (@rildosan) rildo.santos@etecnologia.com.br 9

10 (Tarefa) Definir Business Case: Partes Interessadas: - Patrocinador: Aprova o Business Case e autoriza o financiamento - Especialista: Ajuda na estimativa dos benefícios de negócio esperados da nova solução. - Especialista técnico: Ajuda na estimativa de projeções de custos para a tecnologia necessária para suportar a nova solução. Gerente de Projeto: Participa no desenvolvimento das estimativas de tempo e custo e pode desenvolver um plano de projeto preliminar ou estrutura analítica do projeto junto à equipe. O gerente do projeto usará o business case como uma entrada para termo de abertura do projeto. Saída: Business Case: Apresenta as informações necessárias para apoiar, ou não, a decisão para investir e ir adiante com o projeto da solução proposta. AN V 3.0 [54] Rildo F Santos (@rildosan) rildo.santos@etecnologia.com.br