Manual do Sistema "Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro" Editorial Brazil Informatica

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1 Manual do Sistema "Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro" Editorial Brazil Informatica

2 I Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro Conteúdo Part I Novidades Versão Campanha (Mala... Direta/Mailmarketing) 2 2 Suporte Novidades Versão (Vendas) 7 4 Novidades Versão (Contas) 16 Part II Novidades Versão 2.8 (Venda) 20 Part III Novidades Versão 2.8 (Contas) 30

3 Novidades Versão Novidades Versão 2.7 Enter topic text here. 1.1 Campanha (Mala Direta/Mailmarketing) Esta opção permite gerar cartas/etiquetas e enviar com formularios para uma lista de clientes. Opção do Menu: O primeir passo é incluir a campanha, definindo os campo:

4 3 Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro Funções: Indice alfabetico, lista as campanhas cujo nome inicia com a letra escolhida, ou todo quando escolhido a opção "...". Inclui uma nova campanha. Exclui a campanha que está posicionada. Confirma a Inclusão ou alteração efetuada na campanha que está posicionada. Campos:

5 Novidades Versão Nome da Campanha: Informar um nome para a Campanha. Formulario (Carta/Etiqueta/ ): Definir o formuario, o qual será gerado para cada cliente da campanha, este formulario pode ser definido na tela de "Gerador de Relatorios" (Veja Menu Tabelas). Assunto (Quando Campanha via ): Informa a descrição do Assunto que se refere a campanha, este assunto será utilizado quando a campanha for enviada por . Forma de Seleção: Define a forma de selecionar o clientes para a campanha, podendo ser "Clientes/Contatos Cadastrados" ou "Clientes por Pedido" (Apenas clientes que já efetuaram uma compra). Texto Padrão: Texto padrao que pode fazer parte do formulario. Seleção de Clientes: Clique em "Seleciona Clientes" e informe os filtros que lhe forem convenientes:

6 5 Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro Apos executar a pesquisa, a lista de clientes será carregada com todos os clientes selecionados. Pode-se fazer esta seleção quantas vezes for necessario. Nos clientes selecionados, pode também definir clientes que não serão utilizados, basta-se mudar a situação para "Cancelado": Pode-se também exlcuir todos os clientes selecionados que ainda não foram enviados, basta-se clicar no botão "Excluir Não Enviados":

7 Novidades Versão Gerar Campanha Nesta opção você pode gerar a impressão do formulario para todos os clientes da campanha, ou informar uma quantidade de itens (Campo "Itens à Imprimir"). Idem para enviar o formulario por Suporte Nesta Opção você pode solicitar suporte para dividas sobre o sistema, via internet. Opção do Menu: Tela de suporte:

8 7 Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro Para utilizar o suporte é necessario que seu micro esteja conectado a internet. As respostas não são on-line, suas duvidas serão respondidas em até 24hora, pois isso descreva na pergunta o maximo de detalhes possiveis. 1.3 Novidades Versão 2.7 (Vendas) Criado Opção para incluir serviços nos pedidos: Itens(Produtos): produtos/serviços escolhidos para o pedido, com informações de preço, quantidade, desconto, e comissão.

9 Novidades Versão Campos: Escolha do Tipo: Inicialmente deve-se escolher entre Produtos ou Serviços Escolhendo Produtos: Código do Produto : Opção para buscar o produto pelo codigo, é opcional, você pode informa o produto direto no campo "Produto" também. Produto : Define o produto (veja Vendas/Produtos). Pode-se também incluir ou alterar o produto clicando nos botões "Inclui" ou "Altera". Escolhendo Serviços: O sistema muda os campos para: Código do Serviço : Opção para buscar o tipo de serviço pelo codigo, é opcional, você pode informa o serviço direto no campo "Serviço" também. Serviço : Define o tipo de serviço (veja Vendas/Serviços). Pode-se também incluir ou alterar o serviço clicando nos botões "Inclui" ou "Altera". Escolhendo Produtos: Caracteristicas do Produto: Estes são campos personalizados, onde você pode criar as caracteristicas mais apropriadas para o seu tipo de negocio. (Veja Tabela/Caracteristicas Produto). Escolhendo Serviços: O sistema muda os campos para: Detalhes do serviço: Texto livre para descrever o detalhes sobre o serviço. Criado Cadastro de serviços: Utilizada para incluir tipos de serviços. Para acessar este função, use a opção do menu "Vendas", "Serviços"

10 9 Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro Dados do Serviço: Informações basicas sobre o tipo de serviço, Nome, Codigo, Tipo, preço, etc. Funções:

11 Novidades Versão Faz a busca de serviços, com varias opções de filtragem. Indice alfabetico, lista os serviços cujo nome inicia com a letra escolhida, ou todo quando escolhido a opção "...". Inclui um novo serviços. Exclui o serviços que está posicionado. Confirma a Inclusão ou alteração efetuada no serviço que está posicionado. Campos: Nome do Serviço: Define o nome do tipo de serviço, use uma descrição que possa identifica-lo. Código do Serviço: Define um codigo para o tipo de serviço, codigo este que pode facilitar no momento de escolher o serviço na tela de pedidos. Preço de Custo: Informar o preço de custo, quando existir. Margem %: Informar a margem de lucro desejada para o serviço, isso apenas para serviços que tenha o campo "Preço de Custo" preenchido, pode-se deixar este campo em branco, neste caso ele é calcula-do automaticamente apos informar o "Custo Final do Serviço". Custo Final do Serviço: Informar o preço final para o serviço, se a "Margem %" for informada, o sistema calcula automaticamente o "Custo Final do Serviço" ou vice versa. Comissão: Não utilizado. Comissão vendedor: Informar a comissão que é paga ao vendedor, sobre o preço de venda do serviço. Caso não informar a comissão por serviço, pode-se informa este percentual no cadastro de vendedores (Veja Venda/Vendedores). Unidade: Define a unidade do serviço é cobrado, exemplo: Horas. Situação: Defina a situação atual do serviço, pode ser: Ok Suspenso Grupo: Define a que grupo pertence o serviço, utilizado para controle gerencial. Sub-Grupo: Define a que sub-grupo o pertence o serviço, utilizado para controle gerencial. Detalhes: Imagem e texto livre para descrição do serviço.

12 11 Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro Venda: Controle de vendas do serviço, grafico estatistico e números para analise. Novo campo para definir data base de calculo dos vencimentos nos pedidos: Forma Pagamento / Entrega e Totais: define as formas de pagamento, juros, despesas de cobrança, forma de entrega, custos com entrega, e total final do pedido. Data Base Venc. Parcelas: Define a data base de vencimento das parcelas, o sistema utilizara esta data para calcular os vencimentos das parcelas.

13 Novidades Versão Novo Formularios de pedido e cotação: Nova opção para personalização de formularios: Utilizada para definir as Personalizações para os formularios do sistema Para acessar este função, use a opção do menu "Tabelas", "Personaliza Formu.."

14 13 Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro Personalização de Formularios: Nesta tela você define os dados da empresa que serão impressos no cabeçalho dos formularios, define também como você que chamar os formularios de cotação e pedido, e também como será a assinatura dos formularios. Você pode por exemplo mudar o nome de "Cotação de Venda" para 'Orçamento de Venda". Nova opção para cadastro das unidades: Utilizada para definir as Unidades utilizadas nos produtos e serviços

15 Novidades Versão Para acessar este função, use a opção do menu "Tabelas", "Unidades" Unidade: Define o nome das unidades utilizadas nos produtos e serviços. Novas opção para configurar a forma de baixar o estoque por produto:

16 15 Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro Baixa do Estoque Venda quando?: Nesta opção você define em que momento do pedido de venda você quer que o sistema de baixa no estoque, pode ser: Inclui da Cotação : Vai baixar do estoque no momento que for incluido o produto na cotação de venda. Confirmar Pedido : Vai baixar do estoque somente quando o pedido for confirmado. Baixa do Estoque Compra quando?: Nesta opção você define em que momento do pedido de compra você quer que o sistema de some os itens no estoque, pode ser: Inclui da Cotação : Vai somar no estoque no momento que for incluido o produto na cotação de compra. Confirmar Pedido : Vai somar no estoque somente quando o pedido de compra for confirmado.

17 Novidades Versão Novidades Versão 2.7 (Contas) Agora na tela do lançamento existe uma nova opção "Informações Complementares" : Informações Complementares: ( )Permite se seja informado para o lançamento, quem é o cliente ou fornecedor, qual o banco/agencia/conta/numero do cheque ou numero do boleto que se refere o lançamento. o sistema abre a seguinte janela: O lançamento acima se refere a um: Indica se o lançamento está associado a um cliente ou fornecedor (opcional), Informa o tipo de associação do lançamento: Cliente ou Fornecedor. Este: Indica a associação em si, ou seja, o nome do formecedor ou cliente, que deve estar previamente cadastrado no menu "Agenda:Clientes/Contatos". Caso não estejá castrado, pode-se incluir clicando em Sendo um cheque: Espaço para informar o banco/agencia/conta e número do cheque. Sendo um Boleto: Espaço para informar o banco e número do boleto. Novas opções para impressão e envio de nos lançamentos: Imprime formulários como Emite Cheque, Lista de compra, Recibo e Boleto. Estes formulários podem ser criados e alterados na opção "Tabelas/ gerador de relatório". O formulário de recibo e Cheque, antes de imprimir vai abrir a seguinte janela:

18 17 Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro Pode-se modificar os dados e confirmar. Em seguida, dá-se a visualização do formulário: (Recibo) Cheque:

19 Novidades Versão Em seguida, basta clicar no botão com o desenho de uma impressora. Para a impressão do cheque, destaque a folha do talão e regule a impressora para encaixa-la, coloque a folha de cabeça para baixo. Antes de imprimir na folha de cheque faça testes em papel branco para regular a posição, se necessario ajuste as margens na opção do menu "Tabelas/ gerador de relatório". Para Impresão de boleto, veja o captulo "Tabelas/Gerador de relatório" para saber como configuras o boleto bancario. Relatorios de lançamentos por Conta, agora com o sub-total por conta, com detalhes de total de debito e total de credito:

20 19 Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro Nova Opção de Relatorio: "Relação de lançamentos por Cliente/Fornecedor" Relatorios que separa e totaliza os lançamentos feito associados a clientes ou fornecedores: Nova opção para os relatorios de Lançamentos: A opção "Mostra Complementos" faz com que sejam listados no relatório os dados complementares do pagamento ou recebimento, ou seja no Banco/Agencia/Conta/Número do Cheque/Número do

21 Novidades Versão Boleto. Relatorio de Fluxo de caixa, agora com totalização de debitos e creditos: 2 Novidades Versão 2.8 (Venda) 1- Novo recurso no sistema para emissão de nota fiscal. Agora o sistema possibilita de emissão de nota fiscal (Formulario Impresso) Foi criado no menu "Tabelas" uma opção para configuração dos dados para geração de Notas Fiscais: Opção do Menu:

22 21 Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro Na primeira parte "Padrão de Impostos" você define:

23 Novidades Versão 2.8 (Venda) 22 Gera Nota Fiscal para Pedidos Confirmados: Esta opção indica se o sistema vai ou não gerar notas fiscais, caso informado no momento da confirmação do pedido será solicitado as informações para emissão da Nota Fiscal. Alíquota Base para ICMS: Informe o percentual de alíquota mais comum nos produtos que são comercializados. Alíquota Base para IPI: Informe o percentual de alíquota mais comum nos produtos que são comercializados. Incide ICMS sobre o IPI? informe se for comum em seus produtos a incidencia de ICMS sobre o valor do IPI. Classe Fiscal da Operação (Default): Informe a Classe Fiscal da Operação mais comum. Classificação Fiscal dos Produtos (Default): Informe a Classificação Fiscal mais comum de seus produtos. Situação Tributaria dos produtos (Default): Informe a Situação Tributaria mais comum de seus produtos. Alíquota Base para ISS: Informe a alíquota base de calculo de ISS, para notas fiscais de serviços. Quantidade de Produtos por Nota Fiscal: Importante, informe quantos produtos serão impressos em cada nota fiscal, esta informação é utilizada para configuração do lay-out de impressão da nota. Apos modificar os dados é so clicar em Gravar: Na segunda parte "Class.Fiscais Oper." você define: Inclui, Exclui e Grava as Classes Fiscais da Operação, onde é informado uma descrição, a qual será impressa na Nota Fiscal, e também se define qual a Classe mais utilizado, para que o sistema já traga como default na geração da nota fiscal. Na Terceira parte "Class.Fiscais Produtos" você define:

24 23 Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro Inclui, Exclui e Grava as Classificações Fiscais de seus prosutos, onde é informado uma descrição, a qual será impressa na Nota Fiscal, e também se define qual a Classificação mais utilizado, para que o sistema já traga como default na geração da nota fiscal. Na Quarta parte "Naturezas de Operação." você define: Inclui, Exclui e Grava as Naturezas de Operações do seu ramo de negocio, onde é informado uma descrição, a qual será impressa na Nota Fiscal, e também se define qual a Natureza mais utilizado, para que o sistema já traga como default na geração da nota fiscal. Na Quinta parte "Tipo de Nota" você define:

25 Novidades Versão 2.8 (Venda) 24 Inclui, Exclui e Grava os Tipos de Notas Fiscais que podes sem gerados pelo sistema, onde é informado uma descrição, a qual será impressa na Nota Fiscal, e também se define qual o Tipo mais utilizado, para que o sistema já traga como default na geração da nota fiscal. Na Quinta parte "Situação Tributaria" você define: Inclui, Exclui e Grava as Situações Triburarias possivel nos produtos comercializados, onde é informado uma descrição, a qual será impressa na Nota Fiscal, e também se define qual a Situação mais utilizada, para que o sistema já traga como default na geração da nota fiscal. 1.2 No Menu "Vendas" opção "Pedido Rapido" e "Pedidos", foi criado os campos para calculo do valor de IPI e informação do favor do seguro, ambos utilizados na emissão da nota fiscal: Pedidos:

26 25 Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro Pedido Rapido: Valor Seguro: Informar aqui o custo de seguro, caso haja algum. Valor IPI: O sistema vai calcular neste campo o valor do IPI dos produtos, caso estes tenham uma alíquota de IPI cadastrada. 1.3 Agora na confirmação do Pedido, o sistema abre uma tela para confirmação dos dados da nota fisca: Caso o sistema estiver configurado para gerar nota fiscal, o sistema mostra a tela para confirmar os dados da nota fiscal:

27 Novidades Versão 2.8 (Venda) 26 Na tela da nota fiscal, você pode modificar as informações quando necessario, e informar os dados da transportadora Opção para impressão da nota fiscal: Nas opções de impressão existe agora a opção para imprimir um modelo de nota fiscal, logicamente este modelo não vai funcionar com o seu formulario, mas você pode ajusta-lo no menu "Tabelas"/"Formularios do Sistema". Caso tenha dificuldade na configuração, acione o suporte do sistema. A impressão é mais ou menos assim:

28 27 Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro 2- Impressão de Etiquetas de Produtos.

29 Novidades Versão 2.8 (Venda) 28 Pode-se imprimir a etiqueta com ou sem o código de barras. O código de barras e baseado no campo "Codigo" do cadastro do produto. 3- Nova opção para mostrar os ultimos pedidos do cliente, na propria tela do pedido. Mostra os utimos pedidos do cliente informado no campo "Nome do Cliente", assim e possivel ver dados das ultimas compras do cliente.

30 29 Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro 4- Nova opção para mostrar as ultimas compras do produto pelo cliente, na propria tela do pedido/itens. Mostrar os detalhes das ultimas comprar do criente, referente ao produto informado no campo "Produto". 5- Novo relatorio de Produtos, mostrando o estoque e o valor em estoque dos produtos. "Relatorio de Estoque".

31 Novidades Versão 2.8 (Venda) Nova opção para imprimir o logo da empresa nos formularios de pedido e recibo. Pode incluir uma imagem "Logomarca" para que o sistema imprima esta nos formularios. (deve-se responder a pergunta "Imprime Logomarca nos formularios?") 7- Correções: -Opção que permita incluir orçamentos mesmo sem ter estoque, mas não permitir a baixa do pedido sem estoque. -Impressão da forma de entrega nos pedido. -Opção de incluir o mesmo serviço mais de uma vez no pedido, com data de inicio e termino do serviço. -Analise de vendas por produto/serviço", mesmo marcando somente "produtos confirmados", o relatório apresenta também os "pendentes". -Gravação de grupo e subgrupo no produto (Atualizar automaticamente Pedido Rapido.). -Atualizar data da ultimo compra do produto na baixa do pedido de compra. -O cadastro de pedidos Rápido não estava aceitando decimais. -Não estava imprimindo os telefones de clientes nos pedidos. 3 Novidades Versão 2.8 (Contas) 1- Correção da somatoria da fatura de cartão de credito, quando muda um lançamento de uma data para outra. Agora quando alterar a data do lançamento de uma compra do cartão de credito, os saldos das faturas afetadas serão ajustados corretamente.

32 31 Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro 2- Gravação do posicionamento e ajustes de tamanho, feitos nos campos da tela principal (Lista de lançamentos). Agora é possível ajustar o tamanho dos campos da listagem de lançamento, Para ajustar o tamanho, clique entre os títulos dos campos, mantendo o botão do mouse clicado, arraste até o ajuste necessário. Para mudar a posição Clique sobre o titulo do campo, mantendo o botão do mouse clicado, arraste até a posição desejada: Você pode também excluir e incluir campos na lista, para isso clique no botão que fica no inicio do cabeçalho da lista ( ) Ele abre a seguinte janela:

33 Novidades Versão 2.8 (Contas) 32 A lista "Campos Disponíveis", mostra os campos que não estão sendo listados, e a lista "Campos escolhidos para Listar" mostra os campo que estão configurados para aparecer na listagem. Basta clicar sobre a descrição do campo para passar de uma lista para a outra. Depois clicar em "Fechar" para que o sistema assuma a nova configuração. Quando fechar o sistema, toda a configuração é gravada, assim quando entrar novamente os campos já estarão formatados. 3- Possibilidade de visualizar todos os campos do lançamento na lista de lançamentos. Há um novo campo na lista de lançamentos, que mostra outros campos do lançamento que não estão na lista horizontal, ou seja os campos que não aparecem na lista serão mostrados quando clicar em no sinal "+" do campo Outros: " " Desta Forma:

34 33 Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro 4- Nova opção para incluir um novo lançamento, quando o valor do pagamento estiver diferente do valor previsto. No momento da baixa do pagamento, caso o sistema encontre uma diferença entre o valor pago e o valor previsto, mostra a mensagem: Confirmando Sim, o sistema cria um novo lançamento com a diferença. este lançamento pode ser associado a um outro centro de custo. Por exemplo se você esta efetuando o pagamento atrasado, o valor pago pode ser maior pois você não contava com o Juros, informando o valor pago maior, a diferença você pode lançar no centro de custo correspondente ao juros. 5- Correções na tela de tarefas (Menu Agenda). - Correção na Ordem dos campos Inicio e termino da tarefa. - Correção da gravação da tarefa, que não estava ocorrendo. 6- Nova opção na lista de lançamentos para mostrar as demais parcelas do lançamento.

35 Novidades Versão 2.8 (Contas) 34 No novo campo da lista, "Demais", você pode ver as demais parcelas do lançamento, basta clicar no sinal "+". Na lista das parcelas você pode entrar em cada parcela para editar (Duplo Clique sobre a parcela) ou até mesmo efetuar o pagamento ou cancelar o pagamento (clicando em ) Se o lançamento for por período (Mensal,Semestral, anual, etc), você verá os próximos lançamentos. 7- Correções Diversas. -Acesso para campanha quando criado usuários. -Acertos nas alterações de lançamentos parcelados. -Acerto do problema que ocorria quando mudar uma conta de um lançamento com parcelas, estavam duplicando lançamentos. -Relatórios de lançamentos quando exportava para PDF ou HTML não trazia os detalhes. -Aumentado o tamanho da impressão de gráficos.