BitNota Eletrônica Gerenciador para Nota Fiscal Eletrônica 2.0 Manual Versão 1.0

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1 BitNota Eletrônica Gerenciador para Nota Fiscal Eletrônica 2.0 Manual Versão 1.0

2 Conteúdo 1. A Quem se Destina o BitNota Eletrônica 2. Requisitos Mínimos para o funcionamento do programa 3. Como Funciona o programa 4. Configurações iniciais 5. Cadastros do BitNota Eletrônica 6. Funções da Nota Eletrônica 6.1 Gerando e Enviando uma NFe 6.2 Imprimindo o DANFE 6.3 Enviando por a NFe 6.4 Alterando e Excluindo uma NFe não aceita 6.5 Cancelando uma NFe aceita 6.6 Inutilizando Números 6.7 Consultar o Cadastro de um destinatário no SEFAZ 6.8 Conferir o Status dos Serviços do SEFAZ 6.9 Validar um XML 7. Relatórios do sistema 8. Adquirindo uma licença de uso do BitNota Eletrônica 9. Informações e Suporte para o BitNota Eletrônica 10. Termos e Condições de Uso do BitNota Eletrônica

3 1. A Quem se Destina o BitNota Eletrônica Este programa foi desenvolvido para as empresas que são obrigadas a emissão de notas fiscais eletrônicas. Ele funciona independente do ramo ou atividade da empresa, bem como para qualquer regime tributário que a mesma esteja enquadrada. Com o BitNota Eletrônica o emissor poderá realizar todas as funções da Nota Eletrônica (Envio, Consultas, Impressão do DANFE, Cancelamento de NFe, Inutilizações de Números) além de várias funções adicionais (Envio das Notas por , Consulta de destinatários no SEFAZ, Validação de XML), que visam agilizar e tornar mais amplo o controle da NFe.

4 2. Requisitos Mínimos para o funcionamento do programa Os requisitos mínimos para o usuário fazer o uso do BitNota Eletrônica são: Possuir um certificado digital (Modelo A1 ou A3) para a assinatura digital das Notas Eletrônicas; Sistema Operacional Windows XP ou posterior; Conexão com internet;

5 3. Como Funciona o programa O programa BitNota Eletrônica tem como objetivo o rápido e fácil envio das Notas Eletrônicas para o SEFAZ. Ele realiza todas as funções da Nota Eletrônica. Envio, Impressão do DANFE, Cancelamento da NFe, Inutilização de Números. As Notas podem geradas no programa podem ser transmitidas para o SEFAZ no momento da gravação da mesma ou posteriormente. Todas as NFe que Não forem autorizadas podem ser totalmente alteradas ou excluídas. Todos os cálculos de tributação de impostos, frete, e totais da Nota são calculados de forma AUTOMÁTICA pelo programa. Após as autorizações das Notas Eletrônicas, o usuário poderá enviar por a mesma diretamente pelo programa. Também mesmo após a autorização da NFe pode ser feito o seu cancelamento, respeitando o prazo para o mesmo. Existem Relatórios que permitem um acompanhamento e controle das Eletrônicas, dos Clientes e Itens Cadastrados.

6 4. Configurações iniciais Antes de realizar qualquer operação no BitNota Eletrônica é necessário fazer as configurações do programa. É obrigatório o preenchimento da aba Dados Emitente e Dados Nota Eletrônica. A aba Dados é opcional. Entre no Menu - Sistema / Configurações do Emitente A imagem acima está mostrando a aba Dados Emitente. É necessário o preenchimento de todos os dados (com exceção de Insc. Est Subst. Tributário, Insc Municipal e CNAE), para que o programa funciona corretamente. Depois deverá ser trocado a aba de configuração para Dados Nota Eletrônica, conforme a imagem abaixo.

7 Nesta tela, são os dados da Nota Eletrônica específicos para o emitente. Todos os campos são obrigatórios, com exceção do % Pis, % Cofins, e Alíq. Crédito do Simples. Caso o usuário deseja fazer o envio automático da NFe por , deve ser trocado para a aba Dados , imagem abaixo, e realizar também o seu preenchimento.

8 5. Cadastros do BitNota Eletrônica Antes de realizar o envio de uma NFe os Itens e os Clientes deverão ser cadastrados no sistema. 5.1 Cadastro de Itens A manutenção dos itens deverá ser acessada pelo Menu Cadastros Itens. Os itens poderão ser incluídos, alterados e excluídos por esta tela. Também caso desejado podem ser consultados, utilizando a opção de Filtro e Pesquisa. Na inclusão de um item, (imagem abaixo) devem ser preenchidos todos os campos de forma corretamente, para evitar ter rejeições na hora de fazer uma NFe. Para emitentes enquadrados no regime Simples Nacional (Configurado no Menu Sistema Cadastro de Emitentes Dados Nota Eletrônica), a forma de tributação dos itens é baseado no CSOSN (Cód. De Situação de Operação no Simples Nacional). Para os outros casos a tributação é baseada na Situação Tributária. A tributação dos itens possui uma validação, habilitando os campos de Cálculo conforme forem selecionados a Situação Tributária ou o CSOSN.

9 5.2 Cadastro de Clientes A manutenção dos clientes, acessado pelo Menu Cadastros Clientes. Também pode ser realizadas inclusões, exclusões e consulta dos clientes.

10 Para a inclusão dos clientes, é necessário o preenchimento de todos os campos existentes, para evitar rejeições na hora de fazer a NFe. 5.3 Cadastro de Transportadoras A manutenção das Transportadoras pode ser acessada pelo Menu Cadastros Transportadoras. Também pode ser realizadas inclusões, exclusões e consulta das transportadoras. Para incluir uma transportadora no momento de gerar uma NFe, é obrigatório que a mesma esteja previamente cadastrada no sistema. Todos os campos da tela são obrigatórios.

11 6. Funções da Nota Eletrônica 6.1 Gerando e Enviando uma NFe Para gerar uma NFe, deve ser acessado o Menu Faturamento Notas. Através desta tela o usuário poderá incluir uma NFe, alterar e excluir uma NFe (desde que esta não esteja autorizada), e consultar as mesmas. Na inclusão de uma nota (imagem abaixo), o usuário deverá informar todos os dados da nota. Ao serem informados os itens, frete, seguro, os totais da nota irão sendo calculados de forma automática. Caso seja uma nota a prazo, podem ser configurados os vencimentos das parcelas da Nota, através do F4. Caso o usuário deseja informar o transportador da nota, deve ser feito pelo F9. Após terminar a nota, a mesma deve ser finalizada no F12.

12 Existem 2 formas de envio das NFe. Após finalizar a mesma aparecerá uma caixa de diálogo pedindo o envio. Caso optado por NÂO na mesma, a NFE pode ser enviada depois, clicando no botão NFE da manutenção das notas. Quando uma Nota for escolhida para ser enviada, aparecerá a tela conforme imagem abaixo. Se o usuário clicar no botão enviar, e Nota será enviada ao SEFAZ e em seguida virá o retorno na Tela. Se a Nota for válida, poderá ser impresso o seu DANFE e até mandar por a mesma. Caso esteja com algum erro, a Nota pode ser Alterada, e reenviada após a correção.

13 6.2 Imprimindo o DANFE Após a Nota ser autorizada, o usuário poderá fazer a Impressão do DANFE após o envio, e posteriormente em qualquer data. A reimpressão do DANFE pode ser acessada através de 2 lugares. Em Menu Faturamento - Notas, selecionando a NFE, e depois clicando no botão NFE. Ou também pode ser acessada através do Menu Faturamento Serviços da NFE, clicando no botão Imprimir Danfe, e após selecionada a NFe a ser impressa.

14 6.3 Enviando por a NFe Após a Nota ser autorizada, o usuário poderá fazer o envio da mesma por logo após a sua autorização, e também posteriormente em qualquer data. Para utilizar esta função, deve estar configurado os dados do emitente, através do Menu Sistema Cadastro do Emitente, aba Dados . O envio do pode ser acessado por 2 lugares. Em Menu Faturamento - Notas, selecionando a NFE, e depois clicando no botão NFE. Ou também pode ser acessada através do Menu Faturamento Serviços da NFE, clicando no botão Enviar E- mail.

15 6.4 Alterando e Excluindo uma NFe não aceita Qualquer Nota que ainda não foi aceita pelo SEFAZ, pode ser alterada para fazer o seu reenvio, ou simplesmente excluída. O acesso é feito pelo Menu Faturamento - Notas, nos botões Alterar e Excluir. 6.5 Cancelando uma NFe aceita Para efetuar o cancelamento de uma NFe já aceita pelo SEFAZ, deve ser acessado Menu Faturamento Serviços da NFe, clicando no botão Cancela NFE. Será solicitada uma justificativa de no mínimo 15 caracteres para o cancelamento. Para que o cancelamento seja permitido, deve ser respeitado o prazo máximo permitido pelo SEFAZ de destino para o cancelamento da mesma. 6.6 Inutilizando Números Para efetuar a inutilização de números, deve ser acessado o Menu Faturamento Serviços da NFe, clicando no botão Inutiliza Números.

16 Para que a inutilização seja realizada, devem ser preenchidos todos os campos acima. Este operação é irreversível, qualquer número dentro da faixa escolhida não poderá ser mais utilizado. 6.7 Consultar o Cadastro de um destinatário no SEFAZ Para realizar a Consulta do Cadastro do Destinatário, o usuário deverá acessar o Menu Faturamento Serviços da NFe, clicando no botão Consultar Cadastro. Devem ser informados o UF e o CNPJ a ser consultado, e após os dados da consulta serão exibidos na tela. 6.8 Conferir o Status dos Serviços do SEFAZ Para conferir o Status dos Serviços e servidores da NFe, o usuário deverá acessar o Menu Faturamento Serviços da NFe, clicando no botão Status SEFAZ. Serão exibidos na tela os dados do atual serviço e o ambiente (Produção / Homologação) consultado. Devem ser informados o UF e o CNPJ a ser consultado, e após os dados da consulta serão exibidos na tela. 6.9 Validar um XML

17 O sistema realiza também a validação de qualquer XML de NFe que está salvo no computador. Esta opção deve ser acessada pelo Menu Faturamento Serviços da NFe, clicando no botão Valida XML. Após localizado o arquivo XML, o programa realiza a validação do mesmo e exibe os resultados na tela. 7. Relatórios do sistema

18 O sistema possui relatórios de Clientes, Itens e de Notas Eletrônica, para um melhor controle e acompanhamento dos dados. 7.1 Relatório de Clientes Acessado pelo Menu Relatórios Clientes exibe as informações dos clientes cadastrados do sistema. Possui filtros e ordenações diferentes para geração do mesmo para facilitar a seleção e forma dos dados desejados. 7.2 Relatório de Itens Acessado pelo Menu Relatórios Itens, exibe as informações dos itens cadastrados do sistema. Também possui filtros e ordenações diferentes para geração do mesmo para facilitar a seleção e forma dos dados desejados.

19 7.3 Relatório de Notas Acessado pelo Menu Relatórios Notas, exibe as informações das NFe geradas e autorizadas pelo sistema. Possui filtros e ordenações diferentes para sua geração para facilitar a seleção e forma dos dados desejados.

20 8. Adquirindo uma licença de uso do BitNota Eletrônica Após a instalação do BitNota Eletrônica você tem 15 dias para testá-lo. Todos os recursos e funções do programa estarão disponíveis neste período, e você poderá fazer todos os testes, solicitar suporte gratuito, bem como fazer Notas em Ambiente de Homologação ou Produção normalmente, mas após os 15 dias não será mais possível fazer Notas Eletrônicas. As informações para o Registro bem como valores do BitNota Eletrônica e outras informações importantes estão no menu principal do programa, em Registro.

21 9. Informações e Suporte para o BitNota Eletrônica Qualquer informação ou suporte que precisar, por favor contate a Bitshop Informática pelo fone (54) ou envie um para guilherme@bitshop.com.br.

22 10. Termos e Condições de Uso do BitNota Eletrônica Fazendo uso do Software BitNota Eletrônica você automaticamente estará concordando com os seguintes termos: Este programa é protegido pela Lei de Direitos Autorais e pela Lei do Software. Qualquer Cópia ou Distribuição Indevida é considerada Crime e as conseqüências estão previstas em Lei; O software BitNota Eletrônica foi desenvolvido sobre o Manual de Integração 4.0 disponibilizado pelo SEFAZ. Qualquer alteração obrigatória neste Manual deverá ser refletida em uma nova versão deste programa. Os valores destas atualizações para os usuários registrados ficarão a cargo da Bitshop Informática Ltda; Todas as Atualizações a serem desenvolvidas no BitNota Eletrônica, exceto as citadas no item anterior, ficarão à critério da Bitshop Informática Ltda. Os valores dessas Atualizações também serão definidos pela Bitshop Informática Ltda; Este software se comunica com os servidores de Homologação e Produção do SEFAZ, ficando a cargo do usuário a total responsabilidade pelos dados enviados e para qual servidor foram enviados os dados; Todo o suporte, bem como dúvidas relativas ao BitNota Eletrônica serão dadas únicas e exclusivamente via ou telefone, de forma Gratuita; A Bitshop Informática Ltda não será responsável por quaisquer dados, diretos ou indiretos, perda de informações decorrentes do uso do BitNota Eletrônica, ainda que a Bitshop Informática Ltda tenha sido alertada.