MANUAL DO USUÁRIO AFFINCO NF

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1 MANUAL DO USUÁRIO AFFINCO NF Tela de login do sistema:... 2 Tela inicial:... 2 Cadastro da empresa:... 3 Alterando logotipo da empresa:... 4 Cadastro de clientes:... 5 Cadastro de pessoa física:... 5 Cadastro de pessoa jurídica:... 6 Outras opções:... 7 Cadastro de produtos:... 8 Inserindo novo produto:... 8 Aba ICMS... 9 Aba IPI Aba PIS Aba COFINS Outras opções: Cadastro de transportadoras: Emissão de NF-e: Cabeçalho da nota: Inserindo itens na nota: Transmitindo NF-e (Certificado A1) Transmitindo NF-e (Certificado A3) Emissão de NFC-e: Cabeçalho NFC-e Inserindo itens: Transmitindo NFC-e (Certificado A1) Transmitindo NFC-e (Certificado A3) Outras rotinas: Ajuda para emitir NF-e: Cancelamento de NF-e: Carta de correção: Importação de dados do sistema do governo: Instalação do ASSINA NF (certificado em cartão):... 27

2 Logout (saindo do sistema): AFFINCO NF O AFFINCO NF permite a emissão de NF-e e NFC-e de forma simples, rápida e de qualquer lugar. Ele roda com certificado digital A1 (arquivo) e A3 (cartão). Para a utilização do certificado A3 é necessário a instalação de um arquivo da PROSIS Informática, o ASSINA NF. Tela de login do sistema: Informe usuário e senha e clique em login Opcional: assinalar a opção de lembrar, para não ser necessário informar novamente as informações ao acessar o sistema. Tela inicial: Assim que o sistema for aberto, na parte superior do mesmo, será exibido a seguinte barra para navegação entre as diferentes funções do sistema. Emitir NF-e: emissão de nota fiscal eletrônica (modelo 55); Emitir NFC-e: emissão de nota fiscal eletrônica ao consumidor (modelo 65); Clientes: permite cadastrar e alterar clientes; Produtos: permite cadastrar e alterar produtos; Transportadoras: permite cadastro e alteração de transportadoras; Relatórios: emissão de relatórios cadastrais e de movimentações já realizadas.

3 Cadastro da empresa: Este cadastro contém as informações da empresa. Aqui devem ser informados os seguites campos: código (Padrão1), filial: (Padrão1), razão social, nome fantasia, CNPJ, inscrição estadual, CNAE, inscrição municipal (se houver), IESUB (inscrição estatual subsidiaria), logradouro, número, complemento, bairro, CEP, série padrão, número de nota padrão, estado, país, cidade, RT (regime tributário), ambiente de emissão DANFE (produção ou homologação), tipo de certificado para emissão de NF-e (A1 ou A3), envio de automático para cliente após emissão de NF-e, CNPJ operadora cartão, e o logotipo da empresa.

4 Alterando logotipo da empresa: Ao clicar no botão alterar logotipo, a tela acima será exibida, basta selecionar o arquivo de imagem e salvar. IMPORTANTE: o arquivo deve ser com extensão JPG, e ter no máximo um tamanho de 500 Kb.

5 Cadastro de clientes: Este cadastro permite a inclusão de novos clientes, tanto pessoas físicas quanto jurídicas. Para emitir uma NF-e, o cliente deve ser previamente cadastrado. Cadastro de pessoa física: No cadastro de pessoa física, devem ser informados os seguintes campos: nome da pessoa, CPF, indicador de IE, (se houver), logradouro, número, complemento, bairro, CEP, telefone, estado, município e país. Após, clicar em adicionar cliente, ele será adicionado para a lista de clientes existentes no sistema.

6 Cadastro de pessoa jurídica: No cadastro de pessoa jurídica, devem ser informados os seguintes campos: nome da pessoa, CNPJ, indicador de IE, (se houver), logradouro, número, complemento, bairro, CEP, telefone, estado, município e país. Após, clicar em adicionar cliente, ele será adicionado para a lista de clientes existentes no sistema.

7 Outras opções: Na parte inferior do cadastro, o sistema mostra a lista de clientes cadastrados, você pode alterar ou excluir as informações dos mesmos através dos botões apagar e editar.

8 Cadastro de produtos: Inserindo novo produto: O cadastro de produtos é obrigatório para a emissão da nota fiscal eletrônica e também para a nota fiscal ao consumidor. Ao clicar em "produtos" será exibida uma tela já com o código informado (o sistema controla a sequencia de numeração), para cadastrar um novo produto, apenas prossiga informando os dados necessários: descrição, código de barras (opcional), Ex tipi, gênero, NCM (pode ser o número ou pode ser pesquisado através da descrição da nomenclatura), CEST (caso tenha substituição tributária), informações quanto ao valor do item (se ele compõe ou não o valor da nota), unidade de medida, valor unitário, informações de frete, seguro e outros (se houver).

9 Aba ICMS Na aba ICMS serão preenchidas as informações referente a tributação do produto para teste de imposto. Este cadastro irá variar de acordo com o produto.

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11 Aba IPI Na aba IPI serão preenchidas as informações referente a tributação do produto para teste de imposto. Este cadastro irá variar de acordo com o produto.

12 Aba PIS Na aba PIS serão preenchidas as informações referente a tributação do produto para teste de imposto. Este cadastro irá variar de acordo com o produto.

13 Aba COFINS Na aba COFINS serão preenchidas as informações referente a tributação do produto para teste de imposto. Este cadastro irá variar de acordo com o produto. Pelo fato de PIS e COFINS terem o mesmo código, o sistema irá puxar as informações da aba anterior.

14 Outras opções: Na parte inferior do cadastro, o sistema mostra a lista de produtos cadastrados, você pode alterar ou excluir as informações dos mesmos através dos botões apagar e editar. Cadastro de transportadoras: Este cadastro é necessário sempre que a mercadoria da nota fiscal eletrônica for transportada por terceiros. Neste caso deve ser cadastrado o tipo de pessoa (física ou jurídica), nome, inscrição estadual, logradouro, cidade, estado e o valor do serviço prestado pela mesma.

15 Emissão de NF-e: Cabeçalho da nota: Para emitir uma nota fiscal eletrônica tanto de entrada quanto de saída, os campos abaixo precisam ser informados com atenção: Cliente: selecionar cliente já cadastrado no sistema ou clicar em "+Adicionar Cliente" para incluí-lo na lista. Tipo da nota: entrada ou saída. Série da nota: informar a série padrão para emissão de NF-e. Natureza da operação: o sistema irá trazer por padrão a descrição Venda, mas é um campo que é possível digitar a descrição que o usuário deseja como operação. Transportadora: selecionar transportadora da nota, se houver, para cadastrar uma nova, clique em "+ Adicionar Transportadora". Data de saída/ entrada: data e hora de saída da nota, o sistema já trará horário atual como padrão. Forma de pagamento: selecionar qual será o tipo de pagamento: à vista, a prazo ou outros. Modelo: campo não permite alteração, vinculado ao modelo 55 de nota fiscal eletrônica. Destino: informação quanto ao tipo de operação (interna, interestadual ou comércio exterior).

16 Ind. Final: Finalidade: finalidade de emissão de nota fiscal, podendo ser selecionado as opções: normal, ajuste, retorno ou complementar. Tipo: tipo de emissão de nota, o sistema trará a opção de "emissão normal" como padrão, mas pode ser alterado para contingência ou contingência offline. Tipo de pagamento: informar o tipo de pagamento que o cliente irá fazer. ** No caso de nota de EXPORTAÇÃO, o sistema irá abrir os campos Estado de saída, Local de exportação e Local de despacho para serem preenchidos:

17 Na parte inferior da tela de emissão de NF-e o sistema exibe as últimas notas que foram feitas e as respectivas situação de cada uma delas. Inserindo itens na nota: Após preencher todos estes itens clique em "+ Adicionar Nota" e o cabeçalho da mesma será criado e estará pronto para a digitação dos itens que fazem parte da mesma. Será exibido na lateral direita os seguintes ícones, com as seguintes funções:

18 Clique no ícone para inserir itens na nota, nesta tela informe os seguintes campos, conforme descritivo: Produto: selecione produto previamente cadastrado no sistema, caso não esteja cadastrado, clicar em "+" ao lado do produto para criar item no sistema. Preço: o sistema trará o valor baseado no cadastro, permitindo alteração se necessário. Natureza de operação: informar operação (CFOP específica para a operação) para movimentação que está sendo feita. Quantidade: quantidades de itens que estão sendo movimentados. Desconto: desconto no item, caso cadastrado no produto, irá trazer automaticamente. Frete: valor de frete para o produto, caso cadastrado no produto, irá trazer automaticamente. Outros valores: valores adicionais para o item, caso cadastrado no produto, irá trazer automaticamente. Após isso clique em "adicionar item". Adicione todos os itens da nota fiscal eletrônica através desta tela, sempre iniciando a digitação de um novo item após te-lo adicionado na nota. Os itens irão ficar aparecendo em uma lista abaixo, conforme imagem abaixo, neste parte é possível a alteração de um item já adicionado a nota (editar) ou a exclusão do mesmo (apagar).

19 . Após isso clique no seguinte botão para voltar a nota. Transmitindo NF-e (Certificado A1) Após cadastrar todos os itens da nota e voltar para a mesma, o sistema irá exibir um novo item em verde na lateral direita, basta clicar em transmitir nota A1 e o sistema irá transmitir a mesma ao SEFAZ. Transmitindo NF-e (Certificado A3) Atenção: a emissão de notas com o Certificado A3 somente funciona com o aplicativo ASSINA NF da PROSIS instalado no computador. Após cadastrar todos os itens da nota, o sistema irá exibir um novo item na lateral direita, clique em Gerar XML e aguarde enquanto o aplicativo ASSINA NF, instalado no computador assina a nota. Após, o ícone verde para transmissão estará disponível.

20 Emissão de NFC-e: Cabeçalho NFC-e Para criar uma nova nota ao consumidor serão necessários preencher os seguintes itens: Cliente: selecionar cliente já cadastrado no sistema ou informar o CPF. Forma de pagamento: selecionar qual será o tipo de pagamento: à vista, a prazo ou outros. Tipo: tipo de emissão de nota, o sistema trará a opção de "emissão normal" como padrão, mas pode ser trocado para contingência ou contingência offline. Tipo de pagamento: informar o tipo de pagamento que o cliente irá fazer. Série da nota: informar a série padrão para emissão de NFC-e. Inserindo itens:

21 Após preencher todos estes itens clique em "+ Adicionar Nota" e o cabeçalho do mesmo será criado e estará pronto para a digitação dos itens. Será exibido na lateral direita os seguintes ícones, com as seguintes funções: Clique no ícone para inserir itens, nesta tela informe os seguintes campos, conforme descritivo:

22 Produto: selecione produto previamente cadastrado no sistema, caso não esteja cadastrado, clicar em "+" ao lado do produto para criar item no sistema. Preço: o sistema trará o valor baseado no cadastro, permitindo alteração se necessário. Natureza de operação: informar operação (CFOP específica para a operação) para movimentação que está sendo feita. Quantidade: quantidades de itens que estão sendo movimentados. Desconto: desconto no item, caso cadastrado no produto, irá trazer automaticamente. Frete: valor de frete para o produto, caso cadastrado no produto, irá trazer automaticamente. Outros valores: valores adicionais para o item, caso cadastrado no produto, irá trazer automaticamente. Após isso clique em "adicionar item". Adicione todos os itens da nota através desta tela, sempre iniciando a digitação de um novo item após te-lo adicionado a nota. Após isso clique no seguinte botão para voltar a nota: Transmitindo NFC-e (Certificado A1) Após cadastrar todos os itens da nota e voltar para a mesma, o sistema irá exibir um novo item em verde na lateral direita, basta clicar em transmitir nota A1 e o sistema irá transmitir a mesma ao SEFAZ. Transmitindo NFC-e (Certificado A3) Atenção: a emissão de notas com o Certificado A3 somente funciona com o aplicativo ASSINA NF da PROSIS instalado no computador. Após cadastrar todos os itens da nota e voltar para a mesma, o sistema irá exibir um novo item na lateral direita, basta clicar em gerar XML e o sistema irá transmitir a mesma ao SEFAZ.

23 Outras rotinas: Ajuda para emitir NF-e: O sistema disponibiliza de um botão Ajuda dentro da tela de emisão de NF-e (após a NF-e ter sido gravada) para auxiliar nos botões laterais de atalho. Ao clicar sobre este botão de ajuda, os ícones na lateral direita exibirão a função de cada um deles. Cancelamento de NF-e: Caso seja necessário cancelar a nota fiscal eletrônica por motivo de erro ou inconsistências de informações, será necessário ir no menu Opções e clicar em CC e Cancelamento

24 Ao clicar, será exibido uma lista com as notas atuais que estão com o status de transmitidas. Exemplo abaixo: Clique no icone em vermelho Cancelar Nota e será exibido uma tela para a digitação da justificativa para o cancelamento desta nota. Escreva o motivo do cancelamento da nota fiscal eletrônica e clique em Enviar Cancelamento ** Justificativa precisa ter no mínimo 15 caracteres para ser considerada válida. Carta de correção: Caso algum item na nota fiscal emitida tenha saído incorreto, o sistema permite a opção de fazer carta de correção para essa NF-e. Itens que podem ser corrigidos através da carta de correção: Natureza de Operação (CFOP), desde que não mude a natureza dos impostos.

25 Códigos Fiscais Código de Situação Tributária, desde que não sejam alterados valores fiscais. Data da emissão ou de Saída, desde que não seja alterado o período de apuração do ICMS. Peso, volume, acondicionamento, etc. Dados do Transportador Endereço do Destinatário, desde que não seja na sua totalidade. Razão Social do Destinatário, desde que não seja alterado por completo. Omissão ou erro na fundamentação legal que amparou a saída com algum benefício fiscal, ou operação que contemple a sua necessidade (dados adicionais). O que NÃO pode ser corrigido pela carta de correção de NF-e: Data de emissão, quando esta alterar o período de apuração do ICMS. Valores fiscais. Destaque de impostos. Descrição da mercadoria que altere a alíquota do imposto. Mudança completa do nome do emitente ou destinatário. Qualquer outra alteração de dados que modifiquem o total da nota ou o valor do imposto Quaisquer outros dados que alterem o cálculo ou a operação do imposto. Para fazer a Carta de Correção da nota fiscal eletrônica, será necessário ir no menu Opções e pós clicar em CC e Cancelamento. Na tela exibida conterá as notas fiscais emitidas, clique na opção de Carta de correção.

26 Digite o texto a ser corrigido na carta e após isso Adicione Carta. Importação de dados do sistema do governo: O AFFINCO NF disponibiliza da importação de dados do sistema do governo (emissor gratuito de nota fiscal eletrônica). Através de arquivos em formato TXT é possível importar clientes, produtos e transportadoras. Após ter gerado os arquivos TXT (no sistema do governo) e dentro do AFFINCO NF, na barra de menu, em Opções > Importar dados. Após clicar nessa opção, a seguinte tela será exibida:

27 Clique sobre a opção que deseja importar, e a tela para selecionar o arquivo será aberta. Basta clicar em selecionar arquivo, localizá-lo no computador e clicar em importar. Isso vale para clientes, produtos e transportadoras. Instalação do ASSINA NF (certificado em cartão): O ASSINA NF é necessário para todos os clientes que utilizam o certificado digital em cartão A3 (físico). Após a instalação, o ASSINA NF está programado para ser aberto automaticamente. Ele precisa estar sempre aberto para que possa ser emitida uma nota. 1) Para baixar o instalador do arquivo ASSINA, entre dentro de opções e clique dentro de Assina NF. 2) Baixe o arquivo que será exibido na tela:

28 3) Instale o arquivo que foi baixado segundo as instruções abaixo: Nesta tela clique em avançar ; Clique em avançar novamente;

29 Clique em Instalar para que a instalação seja iniciada; Após a intalação a seguinte tela será exibida. Clique em concluir e o ASSINA NF estará pronto para uso.

30 Será criado um ícone na área de trabalho (desktop) da máquina, dê um duplo clique no ícone e será exibida a tela de configuração do assina. Duplo clique no ícone Aqui nesta tela é preciso preencher as configurações padrão que a PROSIS irá informar. Após, clique em SALVAR e ele estará configurado e pronto para uso (essa configuração precisa ser feita apenas uma vez).

31 Logout (saindo do sistema): Para fechar o sistema, basta clicar no canto superior direito, onde é exibido o usuário que foi logado no sistema, e então será exibido a opção de sair.