7Segredos para uma implantação eficaz

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1 7Segredos para uma implantação eficaz

2 ÍNDICE 1. Introdução 2. Objetivo do ebook 3. 7 Dicas para Implantação 3.1 Comunique os benefícios do uso, logo no início 3.2 SaaS ou licenciamento: pese os prós e contras, antes de decidir 3.3 Defina de antemão o que será considerado sucesso 3.4 Estruture uma equipe de suporte 3.5 Discuta e defina diretrizes de uso 3.6 Faça um evento de lançamento 3.7 Identifique, monitore e reduza obstáculos 4. Conclusão

3 1. Introdução Depois de refletir sobre as vantagens e desvantagens de implantar uma rede social corporativa e de conhecer alguns aspectos importantes que devem ser levados em consideração no processo de adoção da ferramenta, muitos gestores reforçam sua convicção sobre a importância de se ter uma rede social nas suas empresas. Então, surge um grande desafio: como garantir que o projeto de implantação se torne um sucesso concreto? Não há uma receita fechada e certeira para chegar a esse objetivo, mas alguns ingredientes são conhecidos e podem ajudar de forma significativa para se chegar ao resultado ideal. Neste caso, o sucesso depende de um planejamento abrangente, que foque não só na implantação de uma nova tecnologia, mas também no aspecto humano da mudança cultural na corporação REDE SOCIAL CORPORATIVA: 7 segredos para uma implantação ebook 2012 Guias completos e gratuitos 3

4 2. Objetivo do ebook Ter êxito com o uso de uma rede social corporativa depende de diversos aspectos, alguns deles anteriores a sua implantação de fato, assim como já mostramos em outras publicações. Este 3º ebook é direcionado àqueles que decidiram implantar o programa e querem ter dicas fundamentais sobre o que fazer para ter sucesso com ele. REDE SOCIAL CORPORATIVA: 7 segredos para uma implantação ebook 2012 Guias completos e gratuitos 4

5 3. 7 Dicas para Implantação Eficaz 3.1 COMUNIQUE OS BENEFÍCIOS DO USO, LOGO NO INÍCIO No processo de inserção da ferramenta, possivelmente haverá alguma insegurança por parte de alguns usuários, principalmente se não estiver claro o que a empresa espera com essa ação e de que modo ela irá ocorrer. Deve-se esclarecer como ela irá influenciar no dia-a-dia da corporação, quais são seus benefícios e como será seu uso. 3.2 SAAS ou LICENCIAMENTO: PESE OS PRÓS E CONTRAS, ANTES DE SE DECIDIR Definir o modelo de negócio ideal para a implantação da rede social corporativa também é importante. O SaaS (Software as a Service) é um aluguel de software, segundo o qual o cliente paga um valor mensal pelo serviço. Neste caso, o software/aplicação e o banco de dados fica hospedado no data-center do fornecedor. A outra opção é a LU (Licença de Uso), em que o cliente compra uma licença do software/aplicativo e instala tanto a aplicação, como o banco de dados em data-center próprio. Se a empresa optar pelo modelo SaaS, estará sempre usando a versão mais atual do software, sem custo adicional e não precisará investir em infraestrutura de hardware para suportar a aplicação, pois o banco de dados e demais informações que estarão hospedadas no fornecedor. Caso opte pelo modelo de LU, a empresa adquire o software e terá que investir em infraestrutura, além de pagar um valor adicional de garantia para manter a versão atualizada, tornando-se responsável pela disponibilidade da aplicação junto aos usuários. Geralmente, o modelo de LU é mais caro do que o modelo SaaS. REDE SOCIAL CORPORATIVA: 7 segredos para uma implantação ebook 2012 Guias completos e gratuitos 5

6 3.3 DEFINA DE ANTEMÃO O QUE SERÁ CONSIDERADO SUCESSO Antes de qualquer coisa, é importante definir: o que a organização considera como uma implantação bem-sucedida? Em nossa opinião, o sucesso vem no estabelecimento de métricas factíveis, mas completamente alinhadas aos objetivos estratégicos da organização. O sucesso na implantação de uma rede social corporativa está intimamente vinculado ao atingimento de metas e objetivos estratégicos que a empresa determina ao adotar a ferramenta. Entre os objetivos podem constar, por exemplo, melhorar a comunicação interna, apoiar a equipe de vendas, apoiar a equipe de suporte, integrar filiais, entre outros. Um ponto fundamental que deve ser definido para garantir o sucesso na implantação da rede social corporativa é o seu propósito, ou seja, quais são as suas vantagens e quais são os objetivos que a empresa almeja alcançar com essa nova tecnologia. Igualmente importante é garantir que os usuários entendam tanto esses objetivos, quanto as vantagens da rede. Definir e esclarecer os objetivos: Deixe claro aos funcionários como essa nova plataforma irá fortalecer a missão, os valores e a visão da empresa e de que forma ela dará suporte para que os funcionários atinjam os objetivos estratégicos da empresa. Também é fundamental que os colaboradores entendam a vantagem de se usar a ferramenta nas ações do dia-a-dia. Estabelecer as métricas de sucesso com antecedência. Para desenhar uma estratégia certeira e alcançar os objetivos da empresa, é necessário haver um modo de medir o sucesso, ou seja, apontar as conquistas e fornecer informações que possam auxiliar no ajuste de táticas e estratégias. REDE SOCIAL CORPORATIVA: 7 segredos para uma implantação ebook 2012 Guias completos e gratuitos 6

7 3.4. ESTRUTURE UMA EQUIPE DE SUPORTE O sucesso da ferramenta também depende da abertura que empresa e seus colaboradores apresentam para as inovações, assim como da infraestrutura tecnológica disponível na empresa. É importante garantir que haja suporte técnico capaz de monitorar o uso da rede social e sanar qualquer dúvida ou problema. O envolvimento de alguns setores-chave também pode ajudar a garantir o sucesso na adoção de uma rede social corporativa. Entre eles, é possível destacar um diretor de negócios e um profissional da TI. Ou seja, alguém que aja quase de forma diplomática e outro que, juntamente com sua equipe de técnicos, possa dar suporte especializado aos colaboradores leigos. A área de Recursos Humanos também deve participar desse processo, especialmente por se tratar de uma ferramenta que envolve diretamente as pessoas e que muda a cultura organizacional da empresa. Aconselha-se que a área de Comunicação Interna também seja envolvida, de modo a reforçar o código de conduta pré-definido e criar mecanismos para lembrar as regras e incentivar a participação. Além disso, forme uma coalização com membros de diferentes grupos empresariais para defender a nova ferramenta e seus propósitos. Para isso, é necessário identificar profissionais influentes e carismáticos, que ajudem a motivar a adoção. Esses parceiros devem ser executivos de diferentes setores da empresa e também funcionários de diferentes cargos, que podem incentivar o uso da ferramenta informalmente. REDE SOCIAL CORPORATIVA: 7 segredos para uma implantação ebook 2012 Guias completos e gratuitos 7

8 3.5. Discuta e defina diretrizes de uso As organizações precisam estabelecer uma política razoável para as redes sociais corporativas que explique as responsabilidades dos funcionários e as ramificações de suas ações. Esse código deve ser claro, conciso e didático. A empresa também pode estabelecer as medidas que poderão ser utilizadas, quando a ferramenta for usada inapropriadamente. É importante ser flexível e revisar a política, caso necessário, reeducando os funcionários sobre as novidades. Decidir o que abranger em uma política envolve uma série de decisões que devem ser orientadas aos possíveis riscos para o negócio e para o valor agregado. Uma política para mídias sociais vai muito além de questões de segurança e produtividade; também afeta marca, reputação, leis, cultura corporativa e valores, tanto pessoais, como da empresa FAÇA UM EVENTO DE LANÇAMENTO Faça um lançamento oficial para construir expectativa e apresentar os próximos passos da implantação. Um evento com esse objetivo deve focar na apresentação, na dinâmica de uso, de modo a incentivar a adoção e definir o comportamento desejado pela empresa. Também é importante realizar eventos de reforço para introduzir a plataforma a novos usuários, lembrar aos usuários antigos sobre as vantagens do seu uso e aumentar o engajamento, para: Aproveitar seus líderes para promover a ferramenta e atrair novos usuários. Uma rede bem estabelecida de contatos incentiva a comunicação em todos os sentidos. A gama de experts deve abranger tanto executivos, como outros funcionários em cargos variados. Conectar pessoas com diferentes níveis de conhecimento sobre a ferramenta. A comunicação entre elas irá facilitar no reconhecimento e usabilidade. Transformar os usuários de modo a fazer um usuário comum se tornar um usuário avançado e um usuário avançado, em expert. Nesse caso, é importante ter um suporte sempre à disposição. REDE SOCIAL CORPORATIVA: 7 segredos para uma implantação ebook 2012 Guias completos e gratuitos 8

9 3.7. IDENTIFIQUE, MONITORE E REDUZA OS OBSTÁCULOS A caminhada para se atingir o sucesso na implantação de uma rede social corporativa pode apresentar algumas dificuldades, parte delas ligadas diretamente à cultura organizacional da empresa. Há algumas corporações que podem não se interessar muito pelo perfil transparente e democrático dessa ferramenta e isso pode dificultar sua adesão. Da mesma forma ocorre, se a empresa for pouco aberta às inovações. Se o conceito e as vantagens do uso dessa ferramenta não forem de conhecimento de todos, também pode haver resistência para sua adoção. Confira algumas dicas para driblar as possíveis dificuldades: Reduza os obstáculos para a adoção Identifique grupos e usuários que terão maior benefício com o uso da ferramenta. Com isso, você poderá encontrar os profissionais que estão mais abertos a nova tecnologia e prontos para o usá-la e incentivar seu uso, vestindo a camisa da corporação em relação a rede social corporativa. Permita que todos os usuários utilizem a ferramenta. É possível focar em casos específicos, mas a adoção voluntária pode incentivar a adoção em cadeia. Também é importante integrar, na medida do possível, ferramentas já existentes para reduzir as dificuldades de adoção. Dissemine informações relevantes sobre a ferramenta, de modo a mostrar rapidamente o valor dela aos possíveis usuários. A ferramenta terá a importância referente às informações conhecidas pelos seus usuários. Forneça treinamento direcionado. Seus usuários apresentam diferentes níveis de entendimento, portanto, apontar as necessidades específicas e as informações corretas pode aumentar o grau de adoção. Aprenda com os usuários Acompanhe os usuários para identificar novos casos de uso e melhores práticas. Cada organização é única, com objetivos e posturas únicas, que devem ser levadas em consideração. Manter contato com os usuários da sua empresa pode ser importante para diferentes usos da rede social corporativa, que podem ser aplicados a outros níveis da corporação. Ajuste sua estratégia no decorrer do processo. Estabelecer métricas específicas de sucesso é crucial para visualizar se os objetivos estão sendo atingidos. Se algo não está funcionando, é necessário que haja flexibilidade para adequar o processos, com base no que se está aprendendo. É importante destacar também que a organização em si não é algo estático. Eventualmente, são apresentados novos objetivos, desafios e novos usuários. É preciso que haja flexibilidade para monitorar, reavaliar e reagir. REDE SOCIAL CORPORATIVA: 7 segredos para uma implantação ebook 2012 Guias completos e gratuitos 9

10 Conclusão Este ebook trouxe uma série de sugestões, com o objetivo de auxiliar as empresas que já optaram por adotar as redes sociais corporativas a alcançar seus objetivos e obter sucesso na implantação e uso. O primeiro segredo para o sucesso está intimamente relacionado com uma boa comunicação. A empresa deve deixar claro aos funcionários as seguintes questões: o que a empresa almeja com a adoção dessa nova ferramenta? De que forma ela irá beneficiar o dia-a-dia do usuário? Como ocorrerá o processo de implantação? O segundo segredo compete aos responsáveis pelas decisões no processo de adoção. Ter claro qual é o modelo de negócio ideal para a empresa (SaaS ou LU) e no que isso irá implicar posteriormente, para manutenção e acompanhamento, é muito importante. Para afirmar se a rede social corporativa foi implantada com sucesso ou não, é preciso antes, definir o que a empresa considera como sucesso, conceito que deve estar vinculado ao atingimento de metas e objetivos estratégicos ao adotar a ferramenta. O quarto segredo está relacionado aos funcionários. A empresa precisa estruturar uma equipe de suporte, principalmente, na área de TI, para garantir suporte técnico capaz de monitorar o uso da rede social e sanar qualquer dúvida ou problema, mas também diretores de negócios e colaboradores de setores-chave, como Comunicação e RH. Definir as políticas de uso é o segredo número cinco. As corporações precisam estabelecer diretrizes que expliquem as responsabilidades dos funcionários e as suas ações, por meio de um código claro, conciso e didático. REDE SOCIAL CORPORATIVA: 7 segredos para uma implantação ebook 2012 Guias completos e gratuitos 10

11 Conclusão Registrar o lançamento da rede social corporativa, por meio de algum evento diferenciado e também registrar as possíveis modificações em seu uso, no decorrer do tempo, faz parte do sexto segredo. Essas ações chamam a atenção do colaborador, incentivam a adesão e o uso e também servem para apresentar as políticas de uso. Já o último segredo consiste em reduzir obstáculos, ação que pode ser facilitada com o alinhamento entre as noções e expectativas dos funcionários e as da empresa, com a adoção da rede social corporativa. Qual é a estratégia da empresa e quem pode ajudar nesse processo? Com essas dicas simples, esperamos auxiliar para que a implantação da rede na sua empresa seja um sucesso. Para mais informações, acesse: REDE SOCIAL CORPORATIVA: 7 segredos para uma implantação ebook 2012 Guias completos e gratuitos 11

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