Como a comunicação interna nas empresas viabiliza o home-office

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1 Como a comunicação interna nas empresas viabiliza o home-office ebook Guias completos e gratuitos

2 Índice 1. Introdução 2. Que tipo de empresa pode apostar no home-office 3. Por que é importante criar um ponto de encontro virtual 4. Como implantar uma ferramenta de comunicação interna que viabilize o home-office 5. Conclusão ebook Guias completos e gratuitos 02

3 1. Introdução Para muitos brasileiros, ir ao trabalho significa ligar o computador da sala e começar a produzir. Afinal, com a tecnologia que temos hoje, não é preciso ir até a sede de uma organização para executar suas tarefas. Basta estar conectado à internet e entregar o que é necessário. O homeoffice fica cada vez mais forte nas empresas do nosso País. Segundo dados divulgados em 2013 pela Business School São Paulo, publicados nesta reportagem da Folha de São Paulo, o Brasil tem mais de 10 milhões de trabalhadores que atuam em regime de home-office, principalmente nas áreas de tecnologia, comunicação e vendas. Ou seja: segundo estes dados, 5% da população brasileira trabalha longe da empresa. Com tantas pessoas trabalhando desse jeito, é preciso pensar em formas de integrá-las ao resto do corpo funcional, acompanhar seu trabalho e enviar a elas informações relevantes sobre a empresa. Para isso, é fundamental ter uma boa estrutura de comunicação interna, capaz de conectá-las com toda a organização. Ferramentas como as redes sociais corporativas funcionam muito bem em instituições que desejam criar um ponto de encontro virtual para os colaboradores, seja trabalhando na sede ou via tele trabalho. Se você busca uma solução assim, esse e-book pode ajudá-lo. 10 milhões trabalham em home office 5% da população Neste material educativo, separamos as principais orientações para empresas que desejam usar a comunicação interna para viabilizar o tele trabalho. Nos capítulos abaixo, apontamos que tipo de empresa pode apostar no home-office sem medo, por que é importante criar um ponto de encontro virtual para todos os colaboradores e como você pode implantar uma rede social corporativa para integrar quem trabalha via tele trabalho com o resto do corpo funcional. Ao final deste e-book, esperamos que você veja algumas das vantagens do home-office e como uma boa comunicação interna pode melhorar o desempenho dos colaboradores que atuam neste regime. Obrigado pelo download e boa leitura! ebook Guias completos e gratuitos 03

4 2. Que tipo de empresa pode apostar no home-office E por que tantas pessoas têm optado por trabalhar de casa ou longe da sede da organização? Podemos apontar alguns motivos principais: Flexibilização: para muitos colaboradores, a possibilidade de trabalhar de casa torna a experiência profissional mais agradável. Afinal, trabalhar dentro da sua própria residência pode ser muito aconchegante. Além disso, as horas perdidas em congestionamentos no trânsito, gastos com transporte até o trabalho e alimentação fora de casa deixam de fazer parte da vida do colaborador. Redução de custos: pense que, ao recrutar colaboradores pelo regime de home-office, não é preciso investir em infraestrutura de uma sede ou filial. Se o objetivo da empresa é cortar gastos, o tele trabalho pode ajudar. Recrutamento que transpõe distâncias: com o tele trabalho, não é preciso recrutar pessoas que estejam, necessariamente, próximas da sua empresa. Se o profissional ideal está a quilômetros de distância, ele pode trabalhar para você via internet. ebook Guias completos e gratuitos 04

5 O home-office é vantajoso, mas não se aplica a todas as empresas. Elas precisam ter alguns requisitos para que o tele trabalho não se transforme em uma armadilha para a inovação e a produtividade: Empresas altamente conectadas à Web: parece básico, mas existem casos de empresas que não conheciam suas limitações técnicas até começarem a ter trabalhadores em home-office. Verifique se sua organização tem acesso fácil à internet (e se a conexão tem qualidade minimamente satisfatória). Empresas que tratam a inovação como valor: Pelo fato de serem mais abertas às experiências novas para aprimorar seus produtos e serviços, as empresas inovadoras podem também ser mais suscetíveis a ter uma relação mais flexível com os empregados, até porque essa flexibilidade alimenta o processo inovador. Empresas com comunicação interna estruturada, mesmo que seja simples: este é o pré-requisito mais crítico para organizações que desejam contar com tele trabalho. Não adianta investir em profissionais em home-office sem ter uma estrutura adequada de diálogo e troca de ideias, seja para conversas informais ou para repassar informações oficiais da empresa. Se a sua organização ainda não tem uma comunicação interna estruturada, recomendamos a leitura do nosso e-book sobre planejamento de comunicação interna. ebook Guias completos e gratuitos 05

6 3. Por que é importante criar um ponto de encontro virtual Como falamos acima, a estrutura de comunicação interna é essencial para viabilizar o home-office em qualquer empresa. Sua principal função é integrar todos os colaboradores - independente de trabalhar em casa ou na sede da empresa. E uma das maneiras mais práticas que permitem essa integração é criando um ponto de encontro virtual para todos os colegas. Certas ferramentas permitem criar um espaço comum para os colaboradores algo mais integrado que um institucional, por exemplo. Ali, eles poderão trocar ideias, discutir aspectos importantes de um projeto e compartilhar documentos necessários para o trabalho. Sempre que um funcionário quiser informações sobre a empresa, aquele canal estará disponível para uso. Há um pré-requisito essencial para que esse ponto de encontro exista: ele precisa estar online. Pode estar hospedado em um servidor da empresa situação recorrente em instituições com intranets ou disponível em um servidor na nuvem, como uma rede social corporativa. Em ambos os casos, é fundamental que o acesso seja feito de forma segura pela web, por uma página de login, da forma mais fácil e acessível. Neste espaço, o colaborador em home-office precisa ter acesso a três níveis diferentes de informação: Diálogo privado: a plataforma deve permitir a troca de ideias entre duas ou mais pessoas de forma privada e rápida. Para esse tipo de conversa, empresas mais modernas usam os microblogs e mensageiros instantâneos que estão incorporados às redes sociais corporativas. Informação oficial da empresa: para um colaborador longe da sede da empresa, fica ainda mais difícil ficar por dentro de dados oficiais, como escalas de trabalho, prazos de férias e regras internas. Por isso, é muito importante que um canal de comunicação otimizado para homeoffice contenha um perfil oficial da empresa. Lá, o colaborador encontrará as informações necessárias e um meio de contato mais ágil com os colaboradores. Informações de grupos e departamentos: quem trabalha em home-office deve ter um canal de diálogo com os grupos de trabalho e departamentos em que está inserido. Se ele está participando de um projeto específico, por exemplo, a ferramenta de comunicação interna precisa viabilizar um contato rápido entre todos os envolvidos. ebook Guias completos e gratuitos 06

7 Na nossa experiência neste setor, observamos que as redes sociais corporativas têm funcionado bem nestes três níveis de informação. Elas funcionam como um site de relacionamentos, tal qual Facebook e Twitter, mas são totalmente controláveis e direcionadas para a comunicação interna da sua empresa. Essa ferramenta viabiliza o diálogo privado (com um bom mensageiro instantâneo), o canal oficial (com os perfis corporativos) e a conversa entre departamentos (com a criação de grupos de pessoas). As redes sociais corporativas também ajudam os gestores no acompanhamento das atividades feitas por trabalhadores em home-office. Afinal, estes colaboradores estão longe da empresa e nem sempre é possível saber o andamento das ações em que estão envolvidos. Com uma ferramenta de comunicação interna rápida e bem estruturada, é possível pedir atualizações sobre o andamento de uma atividade (com a ajuda do mensageiro instantâneo que vem junto com a rede, por exemplo). Além disso, é possível criar grupos para cada projeto especial e acompanhar, em cada um deles, como estão as discussões e os trabalhos. ebook Guias completos e gratuitos 07

8 4. Como implantar uma ferramenta de comunicação interna que viabilize o home-office Se você deseja usar uma rede social corporativa para incrementar a qualidade do trabalho em home-office, não precisa temer o processo de adoção da ferramenta. É possível implantá-la de forma gradativa e planejada. Abaixo, fizemos um passo-a-passo para implantar a solução de comunicação interna: a) Destacar pessoa(s) da equipe para o projeto: geralmente, profissionais ligados às áreas de marketing e gestão de pessoas têm mais afinidade com esse tipo de ferramenta. Vale a pena destacar uma ou mais pessoas para liderar esse projeto. b) Verifique o número de colaboradores em home-office e em quais projetos / departamentos eles estão. Verifique também aqueles que estão na sede da empresa trabalhando nesse mesmo projeto. Se o número for inexpressivo, talvez valha a pena implantar a rede social corporativa em outro setor que possa testá-la também. c) Faça um beta test da rede social corporativa no projeto / departamento com mais profissionais em home-office: comece com um grupo menor e acompanhe de perto o processo. No início, é possível identificar falhas e problemas da ferramenta. d) Administre um perfil oficial com dados básicos: o canal oficial deve ter informações relevantes para todos os colaboradores - inclusive quem está em home-office. e) Valide com os funcionários e veja se a ferramenta está compensando: quem está em home-office se sente mais integrado agora? E os outros colaboradores, realmente aproveitaram o ponto de encontro virtual? Valide essas questões com a sua equipe antes de implantar a rede social corporativa em mais departamentos. Com esse passo a passo, você começa a beneficiar os departamentos com mais colaboradores em home-office. Para levar a rede aos demais funcionários, sugerimos a leitura do e-book 7 Segredos para uma implantação eficaz, material em que compilamos dicas para começar um projeto de comunicação interna mais moderno com a ajuda de uma rede social corporativa. ebook Guias completos e gratuitos 08

9 5. Conclusão Uma empresa preparada para o home-office pode contar com colaboradores engajados e bem preparados, mesmo que eles estejam bem longe da sua sede. E se você der a eles uma plataforma eficaz de comunicação, criando um ponto de encontro virtual, eles irão produzir mais e podem sentir maior integração com o restante da equipe. Esperamos que, com esse e-book, você consiga implantar uma rede social corporativa e crie esse canal efetivo de diálogo com os colaboradores em home-office. Se você ainda tiver dúvidas ou dificuldades neste processo, entre em contato com nossa equipe; podemos ajudá-lo a colocar esse projeto no ar. Também temos mais materiais educativos sobre comunicação interna e vários posts no nosso blog sobre o assunto. Se você quiser experimentar uma rede social corporativa que funcione bem para funcionários em home-office, teste a nossa ferramenta, o SocialBase. Ela contém os recursos mencionados neste e-book e pode ajudar a sua empresa a se comunicar melhor com os colaboradores. Se tiver interesse, entre em contato conosco. Obrigado pela leitura e até a próxima! ebook Guias completos e gratuitos 09

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