Entendendo o PRINCE2

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1 Entendendo o PRINCE2 Adalcir da Silva Angelo, PMP, PRINCE2 Practitioner & Accredited Trainer Elumini IT & Business Consulting Consultor de Projetos Resumo Este artigo apresenta alguns conceitos chave do PRINCE2, um método de gestão de projetos desenvolvido pelo governo do Reino Unido, e que tem sido utilizado como padrão não só por aquele governo, mas também pelo setor privado de diversos países, em todos os continentes. Apresentando uma visão geral do modelo de processos no qual o método é baseado, além de seus componentes e técnicas, o texto mostra também os benefícios da sua adoção, sugerindo critérios para o sucesso de sua implementação e citando um breve estudo com o PMBOK, que revela, claramente, existência de uma sinergia entre as duas abordagens. O que é PRINCE2? O PRINCE2, ou Project In a Controlled Environment, é um método não proprietário para gerenciamento de projetos. É adaptável a qualquer tipo ou tamanho de projeto e cobre seu ge renciamento, controle e organização. Um projeto PRINCE2 possui as seguintes características: Controle e organização do início ao fim; Regular revisão de progressos baseada nos planos e no business case; Pontos de decisão flexíveis; Gerenciamento efetivo de qual quer desvio do plano; Envolvimento da gerência e das partes interessadas em momentos-chave durante toda a execução do projeto; Um bom canal de comunicação entre o time do projeto e o res tante da organização. O PRINCE2 é de fato um padrão O PRINCE2 foi lançado como um método para gerenciamento de projetos pelo governo britânico em 1996, tendo sido criado em 1989 a partir do PROMPTII, o qual, por sua vez, surgiu em 1975 e foi adotado em 1979 como padrão para gerenciamento dos projetos de sis temas de informação do governo. Hoje, o PRINCE2 vem sendo adotado como padrão para todos os projetos governamentais no Reino Unido e amplamente utilizado pela iniciativa privada não só naquele país, mas também em outros lugares da Europa, África, Oceania e Estados Unidos. Considerado o método de gerenciamento de projetos mais utilizado no mundo, conta com mais de 250 mil profissionais certificados, sendo ainda que

2 cerca de 1500 pessoas prestam, mensalmente, os exames de certifi cação Foudation e Practitioner. Existem mais de 120 centros de treinamento credenciados PRINCE2 pelo mundo, os quais provêem treinamento, em 17 idiomas, de 59 ferramentas de gerenciamento de projetos desenvolvidas com base no Mé todo. No Brasil, a metodologia PRINCE2 já vem sendo utilizada em algumas organizações, e é crescente a procura por informações a respeito do assunto. Benefícios Com a utilização do PRINCE2, a organização tem como benefícios um gerenciamento con trolado das mudanças em termos de investi mento e retorno; um ativo envolvimento dos usuários e das partes interessadas durante todo o ciclo de vida do projeto - o que garante que os produtos atinjam os requisitos de negó cio, funcionais, de ambiente, de serviço e de gerenciamento. A metodologia possui uma abordagem que distingue o gerenciamento do projeto do desenvolvimento dos produtos, de tal forma que pode ser aplicada na elaboração de projetos de qualquer segmento de mercado, desde a construção de um navio até o desenvolvimento de um sistema de informação. Os gerentes de projeto que utilizam o PRINCE2 são capazes de utilizar uma estru tura para delegação, autoridade e comunica ção e ter definidos todos os pontos durante o projeto. Desta forma, todos os riscos serão revistos e analisados e haverá uma sistemática natural para o gerenciamento de riscos. Um Overview do PRINCE2 O PRINCE2 é baseado em oito processos e 45 subprocessos, os quais definem as atividades que serão executadas ao longo do ciclo de vida do projeto. Juntamente com esses, são descritos oito componentes que são como áreas de conhecimento que devem ser aplicadas de acordo com a necessidade, dentro das atividades de cada processo. A figura 1 mostra uma visão da estrutura do PRINCE2. Apesar de não descrever quais ferramentas e técnicas devem ser aplicadas, o manual do PRINCE2 fornece três técnicas que auxiliam no planejamento e controle dos projetos.

3 Figura 1 Processos e componentes PRINCE2 - Baseado no Manual Prince2 Managing a Successful Projects with PRINCE2. Processos Starting up a Project Primeiro processo da metodologia, é iniciado a partir da emissão de um documento denominado Project Mandate, que define, em alto nível, as razões para o projeto. O objetivo desse processo é responder à pergunta: Existe um projeto viável e que traga valor?. Directing a project Processo de responsabilidade do Project Board, constitui um grupo com responsabilidade de dar direcionamento ao projeto, formado por representantes do negócio, usuários e fornecedores. Aqui são tomadas as decisões sobre o andamento do projeto e sobre prováveis exceções ocorridas ao longo do ciclo de vida. Directing a project tem, como princípio, o gerenciamento por exceção, onde o Project Board monitora o projeto via relatórios e controles por intermédio de pontos de decisão prédeterminados. Initiating a project Tem como propósito elaborar os planos que formarão abaseline do projeto e que farão parte do Project Initiating Document (PID), que constitui o contrato entre o Project Manager e o Project Board. Managing Stage Boundaries PRINCE2 recomenda que

4 o projeto seja dividido em estágios. Este processo é executado ao término de cada estágio e tem como objetivos: Garantir ao Project Board que todos os produtos planejados para o estágio foram completados conforme o que foi definido. Prover as informações necessárias para avaliar se o projeto continua viável. Preparar e aprovar o planejamento para o próximo estágio. Listar qualquer lição aprendida no estágio que está terminando. Tratar qualquer exceção ou desvio do planejamento aprovado pelo Project Board. Controlling a Stage este processo descreve as atividades de controle e monitoramento dos estágios do projeto, constituindo o dia-a-dia do gerente do projeto. Aqui, são autorizados os pacotes de trabalho, avaliados os riscos e as solicitações de mudanças e efetuadas as ações corretivas necessárias. Managing Product Delivery O objetivo deste processo é garantir que os produtos planejados serão criados e entregues. PRINCE2 separa o gerenciamento do projeto do desenvolvimento do produto. Este processo constitui a interface com os processos de desenvolvimento dos produtos do projeto existentes na organização como, por exemplo, o RUP (Rational Unified Process) para desenvolvimento de software. Planning Este processo desempenha um papel importante nos outros processos. Associado à técnica product-based planning, sua função é auxiliar no desenvolvimento dos planos necessários para o projeto.

5 Closing a Project o propósito deste processo é realizar o fechamento controlado do projeto. O fechamento pode ser conduzido ao término do projeto, quando este já desenvolveu e entregou todos os produtos propostos ou se, por algum motivo, tornou-se inviável. Componentes Business Case Justifica a existência do projeto. A filosofia-chave por trás do PRINCE2 é a concepção de que o Business Case deve direcionar o projeto. Ao longo do ciclo de vida do projeto, o ele é revisado e validado para garantir que o projeto se mantenha relevante. Um sólido Business Case irá auxiliar no alinhamento do progresso do projeto aos objetivos do negócio, mantendo-o relevante para a organização. Se não existir um Business Case satisfatório, o projeto não deve ser iniciado. Ele é a ferramenta pela qual o Project Board irá monitorar sua viabilidade. Organisation - Provê uma estrutura para o projeto com a definição de papéis e responsabilidades e o relacionamento entre os diversos papéis atuantes no projeto. A figura 10 mostra a estrutura de gerenciamento de projetos PRINCE2. Figura 10 Project Management Structure Baseado no Managing a Successful Projects with PRINCE2. Plans - Disponibiliza um conjunto de planos que podem ser adaptados às características do projeto. O planejamento é vital para o sucesso de um projeto, e o plano deve conter informações detalhadas o suficiente para deixar claros os resultados que se quer alcançar. Controls - Oferece uma série de controles que ajudam na previsão e nas decisões para a resolução de problemas. Nenhum projeto é conduzido 100% de acordo com o plano, sendo comuns desvios em custo, prazo, ou em algum outro indicador. Aqui é aplicado o conceito de tolerância, onde se definem os níveis de tolerância que o projeto pode aceitar. Isso significa que, se a cada verificação de status o projeto estiver dentro da faixa de tolerância, não será preciso nenhuma ação do Project Board,

6 que será acionado somente se houver alguma previsão de que as referidas faixas serão excedidas. Isso é conhecido como gerenciamento por exceção, uma forte característica dos projetos PRINCE2. Management of Risk - Define os momentos-chave onde os riscos devem ser avaliados e revisados, além da abordagem a ser aplicada em sua manutenção. Quality in a Project Environment - Apresenta uma abordagem para o controle de qualidade dos aspectos técnicos e de gerenciamento do projeto durante todo seu ciclo de vida. Configuration Management - Define as funções essenciais e informações necessárias para a gerência de configuração do projeto, garantindo o correto versionamento dos produtos a serem entregues. Constitui uma proteção para os produtos do projeto. Change Control Técnica cujo objetivo é controlar as mudanças do projeto, verificando e validando seus impactos. Técnicas Product-based Planning PRINCE2 tem foco de planejamento nos produtos que o projeto deverá desenvolver e não nas atividades desempenhadas na sua produção. Isso altera a forma de planejar e controlar o projeto. O planejamento e definição do escopo são realizados a partir de uma estrutura denominada PBS (Product Breakdown Structure) muito similar à EAP (Estrutura Analítica de Projeto), na qual o produto final do projeto é quebrado em sub-produtos até o menor nível de sub-produtos identificáveis. A estrutura também ajuda na criação de pacotes de trabalho, que facilitam a distribuição e o controle do trabalho para as equipes de desenvolvimento. Esta técnica provê um framework que pode ser aplicado a qualquer tipo de projeto, disponibilizando uma seqüência lógica para o trabalho a ser realizado. Change Control Technique - Define os passos para o efetivo tratamento das mudanças solicitadas ao longo do projeto. Visa exclusivamente o controle de mudanças nos produtos desenvolvidos pelo projeto (specialist products), e não dos produtos de gerenciamento (management products). Quality Review Technique Constitui um processo estruturado para a revisão de qualidade, que visa garantir que cada produto entregue atinja o seu propósito conforme a sua especificação de qualidade. Implantando o PRINCE2 A chave do sucesso da utilização do PRINCE2 é a sua escalabilidade/adaptabilidade,. É recomendado que cada processo seja implementado a partir da seguinte questão: Quão extensivamente este processo deve ser aplicado para este projeto?. Dessa forma, para um projeto pequeno um processo pode ser menos formal e ser todo desenvolvido em uma reunião, enquanto que para projetos maiores, ou que envolvam maiores impactos para a organização, eles serão extensos e com mais formalidade. Uma boa estratégia é determinar um padrão mínimo (com a definição de uma política) de documentos

7 obrigatórios e opcionais. Na implantação em um ambiente corporativo, devem ser considerados os padrões já existentes, como por exemplo, padrões de qualidade, ferramentas, etc. O PRINCE2 e o PMBOK Existe um alto nível de compatibilidade entre o PRINCE2 e o PMBOK. O segundo constitui uma ampla base de conhecimentos em gerenciamento de projetos, e é fato que toda empresa, desejando gerenciar seus pro jetos de forma a aumentar suas chances de sucesso, deverá levá-lo em consideração. O PRINCE2 é totalmente aderente às boas práticas contidas no PMBOK, sendo em al guns aspectos a sua materi alização. Agregando valor ao projeto, o PRINCE2 : Provê um modelo de processos melhor direcionado ao geren ciamento de um projeto específico. Possui um processo de planejamento mais claro, que permite ao gerente de projetos planejar o esforço para fazer os planos necessários ao projeto. Possui uma estrutura organizacional com papéis e responsabilidades definidas para o time de projeto, especificando quem faz o que e quando. Estabelece a divisão do projeto em está gios, facilitando o gerenciamento e o pla nejamento do projeto. Estabelece checks points com processos detalhados para captura de informação sobre o progresso do projeto. Materializa o controle integrado de mudan ças (subprocesso 4.6 do PMBOK), pro vendo uma detalhada abordagem de con trole de mudanças e gestão de configu ração ao longo do processo de gerencia mento do projeto. Determina processos claros para definição, verifica ção e controle do escopo do projeto, Provê monitoramento e controle de riscos, fatores intrínsecos aos processos de geren ciamento do projeto.

8 Conclusão Gerenciar um projeto é um empreendi mento, por sua natureza, cheio de incertezas e mudanças. Sem uma metodologia definida, todos os envolvidos terão idéias diferentes sobre como o trabalho deverá ser organizado ou como o projeto deverá ser completado. Sem um mé todo, o projeto dificilmente será finalizado dentro das expectativas de custo, tempo e qualidade. E pode-se afirmar que isso é espe cialmente verdade para projetos grandes. PRINCE2 reúne um completo con junto de conceitos e processos de gerencia mento de projetos capazes de endereçar, de forma efetiva, a atividade de gerenciar um projeto. Colocando em prática vários concei tos do PMBOK, e sendo totalmente escalável, o PRINCE2 se adequa a qualquer tipo ou tamanho de projeto, em qualquer tipo de organização e é fator determinante para todos os projetos do governo no Reino Unido. É uma metodologia consistente, baseada em anos de experiência de vários gerentes e equipes de projetos, além de ser de fácil aprendizado e poder ser utilizada gratui tamente. Referências 1. OGC, Office Goverment Commerce; Managing Succesful Projects with PRINCE2. Edição 2005, Publicado por TSO (The Stationery Office). 2. OGC, Office Goverment Commerce; Tailoring PRINCE2. Edição 2004, Publicado por TSO (The Stationery Office). 3. OGC, Office Goverment Commerce; For Successful Project Management: Think PRINCE2. Edição 2007, Publicado por TSO (The Stationery Office). 4. Bentley, Colin. PRINCE2 A Practical Handbook.2º Edição, OGC, Office Goverment Commerce; Web site: 6. PRINCE2 ; Web site : 7. PMI (Project Management Institute); PMBOK Project Management Bod of Knowlodge, 3rd editon. Sobre o Autor: Adalcir da Silva Angelo,PMP, PRINCE2 Practitioner

9 Mini-currículo do autor. Experiência de nove anos em gerenciamento de projetos na área de tecnologia da informa ção, atuando em empresas como Embratel e Souza Cruz; participa do time de revisores do PRINCE2: 2009 project, projeto que tem como objetivo a atualização do PRINCE2. MBA em gerenciamento de projetos pela Fundação Getúlio Vargas e formação em análise de sistemas. Certificado em gerenciamento de projetos pelo Project Management Institute (PMI), em PRINCE2 Practitioner pelo APM Group da Inglaterra. Faz parte do time de consultores da Elumini IT & Business Consulting que vem atuando em projetos nacionais e internacionais utilizando PRINCE2

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