APOSTILA Plano de Auditoria

Transcrição

1 APOSTILA Plano de Auditoria

2 Apostila criada para o desenvolvimento do projeto 5S, da Universidade Federal do Pampa, tendo como objetivo auxiliar na aplicação da ferramenta nos laboratórios e demais locais pertinentes da própria Universidade. SABEDRA, Carlos; PACHECO, Carolina; TEIXEIRA, Hellen; BARROGGI, Laura; GOMES, Lincoln; NUNES, Maurício; POLLA, Paolla; BRESOLIN, Sidonia. Apostila 5S. Universidade Federal do Pampa: Bagé, 2016.

3 5S 5S é um programa da Qualidade Total que trata dos sensos de utilização, organização, limpeza, higiene e ordem mantida, com o intuito de gerar uma mudança no ambiente de trabalho. Esta mudança acarreta em bons resultados para a organização, ou seja, a mesma combate os desperdícios; os funcionários trabalham com mais saúde e segurança e; o ambiente de trabalho passa a se tornar um local limpo e organizado. Além disto, os desperdícios geram preços altos, tornando a vida de cada um mais cara. No entanto, a mudança não ocorre somente no ambiente de trabalho físico em si e sim, no comportamento das pessoas que estão inseridas neste local, proporcionando total reorganização do ambiente através da eliminação de materiais obsoletos, identificação dos materiais, execução constante de limpeza no local de trabalho e construção de um ambiente que proporcione saúde física e mental e manutenção da ordem implantada.

4 SUMÁRIO 1 SIGNIFICADO Como fazer? APLICAÇÃO Fundamentos para uma boa auditoria de 5s EXEMPLOS PRÁTICOS... 13

5 1 SIGNIFICADO São as auditorias que garantem um cenário de progresso do 5S. Trata-se de uma estratégia de manutenção pré-datada de acordo com a meta estabelecida e, posteriormente uma cobrança de resultados. É necessário que o auditor seja imparcial ao ambiente de aplicação, para facilitar a visão de desvios do objetivo. O plano de auditoria funciona como uma agenda, com base no programa de auditoria, onde serão detalhados os processos a serem auditados, ou seja, os dias, os horários, entre outras informações específicas de cada auditoria. Nesta etapa o envolvimento e capacitação da liderança devem estar à disposição desde a primeira fase do processo. Uma estratégia errada pode causar transtornos e desentendimentos na equipe. Se na ocorrência de visita surpresa o líder não estiver capacitado para facilitar o entendimento da equipe com relação ao programa, poderá haver desconfiança entre chefes e auditados, fato que prejudicaria o próprio 5S e a meta estabelecida. Uma pessoa educada, treinada, saudável e valorizada é uma pessoa com alto potencial de produtividade. Se, além disso, ela encontrar um ambiente de trabalho sadio, calmo, limpo e seguro, provavelmente terá alta produtividade. 1.1 Como fazer? Não há regra ou questionário padrão de auditoria, é preciso estar de acordo com a realidade do ambiente a ser auditado e definir critérios de avaliação. Para os critérios de avaliação, primeiramente é criado um questionário com os fatores relevantes em cada S, e, posteriormente com essas informações em forma de planilha, serão elaborados planos de ação. Os dados coletados servirão para avaliar o que está crítico a ser mudado e/ou melhorado, e as variáveis que implicam a execução da melhoria. Também pode ser feito uma estatística para avaliar os altos e baixos das variáveis encontradas, através de um controle estatístico do processo e, se necessário um treinamento (palestras, minicursos) para os auditados. Sabendo o que se tem a melhorar, poder ser estabelecido prazos, e os resultados podem apresentar simbologias de recompensa como: estrelinhas e selos prêmios. O auditor deve criar um clima agradável e descontraído entre as equipes. A proximidade entre a equipe e o auditor é de extrema importância nesta etapa para que haja confiabilidade e interesse dos

6 auditados com o processo de melhoria. O auditor deve ser objetivo e estar ciente que receberá críticas. Portanto, é necessário boa relação com pessoas, ser ético e dominar bem o quesito a ser implantado. Em suma a auditoria permitirá o controle e avaliação, ou seja, se as atividades realizadas estão de acordo com as ações planejadas. Fonte: RIBEIRO (2013) A figura acima demonstra bem as etapas necessárias para desenvolver-se o Plano de Auditoria de determinada instituição. Desta forma observamos que: A primeira etapa constitui-se da CAPACITAÇÃO DOS AUDITORES, onde uma vez escolhidos os membros que auditarão os ambientes de cada Equipe 5S, estes devem ver questões como: forma correta de preenchimento dos formulários de auditoria, como analisar e identificar os pontos críticos, como proceder durante momento da auditoria, caráter das perguntas realizadas durante entrevista com membros da Equipe 5S. O treinamento deve ser dado por profissional capacitado e já com experiência no programa e realização de auditorias. Na segunda etapa ocorre o PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS, que representa a forma, métodos, controles, instrumentos para serem utilizados no processo. Por fim, a responsabilidade do planejamento é deixada a cargo do comitê de auditoria, e precisam ser discutidas todas as possíveis variáveis com as pessoas chaves da equipe, onde todos os membros necessitam das informações do trabalho que será realizado.

7 Para que o planejamento feito possa ser colocado em prática respeitando aos prazos acertados com a empresa. A terceira etapa é o momento da AUDITORIA, onde o auditor colocará em prática os conhecimentos adquiridos durante seu treinamento e planos de ações desenvolvidas no momento do planejamento. É importante que o auditor seja pontual (quando a auditoria for programada), se porte de forma adequada à situação (não repreender nenhum integrante da equipe ou fazer comentários negativos, não construtivos), bem como se vista adequadamente e destine integralmente sua atenção ao momento destinado. É importante frisar que ferramentas como tirar fotos, fazer vídeos, realizar entrevistas e conversas informais também podem ser utilizadas para laudo final. O FEEDBACK PARA O AUDITADO, é a quarta etapa a ser realizada. Nesta, o auditor retorna suas impressões enquanto realizava a auditoria, apresentando pontos de cada senso que devem ser melhorados para futura reavaliação. Este feedback é dado ao gestor da equipe, e é o momento de ser claro e objetivo com o mesmo. Elogios e incentivos também devem ser dados ao gestor (esta atitude encorajará o gestor para seguir o programa com sua equipe). A ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO, quinta etapa, deve conter todas as informações (anotações, impressões, avaliações) feitas pelo auditor no momento da auditoria; A pontuação dada a cada senso deve estar bem explicitada seu porquê, levantando os pontos onde houveram descontos e o que deve ser feito para repará-los. O auditor deve realizar esta atividade, uma vez que é o mais apto a detalhar toda a atividade realizada. Estes relatórios são arquivados a fim de manter histórico do avanço de cada equipe no programa. A sexta etapa constitui-se da DIVULGAÇÃO DE RESULTADOS. Os dados e resultado da auditoria realizada é divulgada publicamente dentro da instituição, tornando assim o processo transparente para ambas as partes (coordenadores do projeto dão visibilidade aos trabalho desenvolvidos e equipes coordenadas criam ambiente de auto superação a cada etapa vencida). Os resultados impactam diretamente na disponibilidade, rendimento e eficiência dos setores que participam do programa, uma vez que suas rotinas são melhoradas continuamente. Esta é realizada pelos coordenadores do projeto, junto ao auditor.

8 As etapas subsequentes, sétima e oitava respectivamente, ELABORAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO PELAS ÁREAS e MELHORIAS, são de responsabilidade dos gestores e facilitadores junto às suas equipes. Onde os mesmos analisarão os pontos apontados pelo auditor, estudarão práticas e desenvolverão padrões para aprimorá-los (melhorias realizadas).

9 2 APLICAÇÃO O conhecimento é essencial para realizar uma auditoria eficiente, conhecer as atividades e operações da entidade é fundamental para um bom resultado. Se o auditor sabe dos processos que a empresa pratica, poderá estudar melhor seus procedimentos, e aplicar testes específicos de acordo com as circunstâncias (ATTIE, 2000, p ), desta forma, os seguintes aspectos auxiliam no conhecimento prévio das atividades: - Controles Organizacionais: Os controles organizacionais fazem com que o auditor possa ter melhor entendimento sobre os processos e operações da empresa, como também analisar a função de cada empregado, e as decisões tomadas que podem determinar o rumo das atividades da entidade. - Controles Gerais da Atividade: Uma das formas que auxiliam o auditor a investigar os controles sobre as operações são os controles gerais da atividade, dessa forma o auditor tem a informação de como a empresa distribui responsabilidades e delega autoridade, descobrindo qual o grau de responsabilidade das pessoas que tem o controle sobre as atividades, esse muitas vezes é o ponto principal da auditoria. - Controle dos Sistemas de Informações: O auditor precisa que as informações analisadas por ele sejam de qualidade, propiciando melhor desenvoltura no trabalho a ser realizado, caso não haja essas informações o auditor estenderá o processo para investigar possíveis problemas, desconhecidos pelos responsáveis de cada área. - Controles Internos Contábeis: Esse método identifica os procedimentos de controle utilizados para haver uma correta segregação de funções, e de controles adequados sobre o processamento das transações. A confiabilidade sobre a exatidão e a veracidade das transações é necessária para ter um bom sistema. - Princípios e Métodos de Contabilidade: Serve para a avaliação do auditor, sobre os princípios e métodos utilizados pela contabilidade da empresa, analisando a exatidão e consistência dos mesmos. Os principais objetivos a serem atingidos são os seguintes (ALMEIDA, 1996, p. 123): Adquirir conhecimento sobre a natureza das operações, dos negócios e forma de organização da empresa; Planejar maior volume de horas nas auditorias preliminares; Obter maior cooperação do pessoal da empresa; Determinar a natureza, amplitude e datas dos testes de auditoria;

10 Identificar previamente problemas relacionados com contabilidade, auditoria e impostos. As auditorias de 5S têm normalmente um ou mais dos seguintes objetivos: Medir o padrão atual de 5S para posteriormente avaliar a sua evolução; Verificar o padrão atual de 5S para comparar à meta estabelecida; Servir como ferramenta de promoção contínua do 5S; Comparar a evolução do processo de 5S por toda a organização; Servir como feedback para avaliação do plano de implantação ou dos planos de ação; Verificar o estágio de consolidação da implantação do 5S. Estas auditorias podem ser de rotina ou provocadas por mudanças significativas no ambiente de trabalho e são feitas por profissionais devidamente qualificados para auditorias de 5S (auditores de 5S) e que não têm relação direta com as áreas auditadas. Uma diferença básica entre auditorias de 5S e auditorias de normas é que normalmente não há necessidade da área auditada em 5S definir prazos para a correção dos problemas levantados pelo auditor, isto é, na auditoria seguinte, o auditor utilizará os registros da anterior como referência, mas não se limitará apenas na avaliação destes registros, os problemas anteriores serão simplesmente relatados na nova auditoria, cabendo ao responsável pela área justificar para o seu líder e não para o auditor. 2.1 Fundamentos para uma boa auditoria de 5s Normalmente os problemas encontrados nas auditorias de 5S são provocados por falta de domínio dos conceitos por parte dos auditores, ou seja, quando os auditores de 5S não foram treinados ou receberam um treinamento deficiente, tendem a cometer falhas na interpretação adequada dos conceitos, criando uma imagem negativa para os auditados. A falha mais frequente é a preocupação com a formatação e a estética do ambiente, em vez da preocupação com a sua funcionalidade e o respeito às características e as individualidades. Em uma auditoria de 5S, nada se pode concluir sem que antes tenha uma argumentação do auditado. O 5S não é preconceituoso, ou vaidoso. O 5S é, simplesmente, funcional. A Tabela

11 a seguir apresenta vários exemplos que demonstram as falhas mais frequentes na interpretação dos conceitos do 5S. PROBLEMA APARENTE APONTADO PELO AUDITOR 5S Recursos velhos e\ou antigos Algo feio Papel espalhado na mesa Falta de identificação ou sinalização Sujeira momentânea e em locais de difícil acesso Roupa suja Misturar problemas de conservação com sujeira Falta de padrão dos móveis Avaliar aspecto de segurança em um dos S s COMENTÁRIOS Não é problema se é utilizado e está em boas condições de uso (cumpre plenamente as funções). Atenção, não confundir antigo com antiquado. Feio para quem? 5S não se preocupa com estética mas sim funcionalidade. Não é problema se está sendo utilizado ou é de fácil acesso ao usuário. Não é problema se a sinalização não facilitaria em nada o acesso ao possível recurso\ambiente. Não é problema quando está intrínseca à atividade ou que não gera riscos ao ambiente exposto e está incluída num período definido para limpeza. Não é problema do SEISO, mas sim do SEIKETSU (caso o motivo fosse relaxamento). De acordo com definições do pensamento 5S, problemas na conservação são atribuídos ao SEIRI e com sujeira com SEISO. Não é problema desde que cada móvel seja adequado à sua função, incluindo aspectos ergonômicos. Na prática, todos os sensos estão relacionado com segurança, custo, qualidade, meio ambiente e outras

12 Auditor que utiliza sistema onde quantifica os problemas, sem qualificá-los. Fonte: Adaptado de PDCA (2016) ferramentas gerenciais. A área é penalizada apenas pela quantidade dos problemas, sem levar em conta a sua criticidade.

13 3 EXEMPLOS PRÁTICOS Para auditar o Programa elaboram-se listas de verificação para cada S, contendo os quesitos a serem avaliados (em pontos) e seus respectivos pesos. Checklists são utilizados para implementar e acompanhar a evolução do Programa com a execução de auditorias periódicas. Para gerenciar o Programa 5S utiliza-se a metodologia PDCA e a partir dos resultados obtidos na avaliação, elabora-se um plano de ação corretivo e preventivo do Programa 5S. Fonte: Adaptado de Duarte (2001, 2005 e 2006)

14 REFERÊNCIAS ABRANTES, José. PROGRAMA 8S. Rio de Janeiro: Interciência, ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: Um Curso Moderno e Completo. São Paulo: Atlas, 1996 ATTIE, Willian. Auditoria: Conceitos e Aplicações. 3ª Ed. São Paulo: Atlas, 2000 AUDITORIAS. Disponível em: < Acesso em: 30 de maio de OLIVEIRA, Luiz Martins de; FILHO, André Diniz; ALVES, Paulo Sávio Lopes de Gama e GOMES, Marliete Bezerra. Curso Básico de Auditoria. 2ª Ed. São Paulo: Atlas, RIBEIRO, Haroldo. A Certificação 5S: Como formar a Cultura e atingir a Excelência do 5S na Empresa. São Caetano do Sul: PDCA Editora, 2013.