Responsável: Gerente de Projetos e TI Revisado em:

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1 Responsável: Revisado em: Abrangência/Aplicação Área de Vendas: Todos os cargos. Área Técnica: Todos os cargos. Serviços Compartilhados: Todos os cargos. Objetivos Estabelecer critérios, responsabilidades, regras e procedimentos aos colaboradores na execução das suas atividades profissionais dentro da metodologia do Programa de Qualidade 5S. Glossário - Seiri: Senso de Utilização e Descarte - Seiton: Senso de Arrumação e Ordenação - Seiso: Senso de Limpeza - Seiketsu: Senso de Saúde e Higiene - Shitsuke: Senso de Autodisciplina Relação de Anexos Anexo 01: Modelo do formulário a ser preenchido pelos Auditores na avaliação do 5S nos departamentos / áreas. Anexo 02: Logotipo Programa de Qualidade 5S AD Corretora de Seguros Ltda. Anexo 03: Material de apresentação do programa 5S. Anexo 04: Modelo do material explicativo do programa 5S. Motivo da revisão Assinatura: Assinatura: Assinatura: Página 1 de 11

2 Responsável: Revisado em: Definições Cada vez mais as organizações buscam se consolidar como referência em qualidade total. Para que isso seja possível, existem diversas ferramentas que podem ser incorporadas no dia a dia dos colaboradores. A partir dessa necessidade, o Comitê Executivo da AD considerou o Programa 5S como a possibilidade mais inteligente e que trará resultados expressivos em médio prazo. Com origem no Japão no início dos anos 50, o programa é assim chamado devido à primeira letra de cinco palavras japonesas: Seiri (utilização), Seiton (ordenação), Seiso (limpeza), Seiketsu (higiene) e Shitsuke (autodisciplina). O programa tem como objetivo mobilizar, motivar e conscientizar toda a empresa para a Qualidade Total, por meio da organização e da disciplina no local de trabalho. A metodologia possibilita desenvolver um planejamento sistemático, permite de imediato maior produtividade, segurança, clima organizacional e motivação dos colaboradores, com consequente melhoria da competitividade organizacional. Os 5 sensos 1. Seiri Senso de Utilização e Descarte Conceito: Separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário. O primeiro passo para colocar ordem no ambiente é separar o útil do inútil. O que realmente é utilizado nas tarefas diárias e aquilo que raramente ou nunca usamos. Essa arrumação começa a dar sentido à filosofia de uma nova cultura. O que não é necessário pode e deve ser descartado, transferido para outro departamento, doado, ou simplesmente jogado fora. Ao iniciar este trabalho as pessoas percebem que a maioria dos objetos ou papéis guardados realmente são sem importância e que estavam simplesmente ocupando espaço que poderia servir para organizar outros materiais. 2. Seiton Senso de Arrumação e Ordenação Conceito: Identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente. Após organizar e separar o útil do inútil é necessário arrumar e ordenar todo o material. Nesta etapa é importante classificar todos os materiais conforme sua necessidade de uso, aqueles usados com maior frequência devem ficar sempre mais acessíveis do que os utilizados raramente. Página 2 de 11

3 Responsável: Revisado em: É importante que todos os materiais e objetos sejam identificados, rotulados e etiquetando para que qualquer pessoa que necessite possa encontrar com facilidade e rapidez. Esta etapa auxilia também a administração do estoque, pois os materiais são identificados com facilidade e se torna mais prático e rápido saber quando está acabando determinado item, evita faltas ou excessos. 3. Seiso Senso de Limpeza Conceito: Manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar. Nada mais importante para a realização de um trabalho do que a limpeza. Um ambiente limpo proporciona segurança, conforto e torna o ambiente mais agradável, tanto para as pessoas que ali trabalham como para as que circulam pela área. Esta etapa consiste na conscientização dos funcionários a não sujarem o ambiente, mas se sujar, limpar. Se cada um contribuir com a limpeza do local de trabalho muitos desperdícios de tempo e dinheiro serão evitados. Usou, limpe e guarde, a dica é simples! 4. Seiketsu Senso de Saúde e Higiene Conceito: Manter um ambiente de trabalho sempre favorável à saúde e higiene. Todos devem cuidar da sua aparência e higiene pessoal, pois transmite a imagem da empresa. Devemos eliminar hábitos de comer e beber no local de trabalho ou fumar, principalmente em ambientes fechados. 5. Shitsuke Senso de Autodisciplina Conceito: Autogestão, cada um se cuidando, adaptando-se às novas realidades de modo que as relações com o ambiente e pessoais sejam recicláveis e sustentáveis de forma saudável. Refere-se à manutenção e revisão dos padrões. Uma vez que os 4Ss anteriores tenham sido estabelecidos, transformam-se numa nova maneira de trabalhar, não permitindo um regresso às antigas práticas. Entretanto, quando surge uma nova melhoria, ou uma nova ferramenta de trabalho, ou a decisão de implantação de novas práticas, pode ser aconselhável a revisão dos quatro princípios anteriores. Página 3 de 11

4 Responsável: Revisado em: Equipe A equipe do programa 5S é formada por colaboradores de áreas e localidades distintas, sendo composto por dois (2) líderes, um (1) consultor/orientador, dois (2) facilitadores, seis (6) auditores permanentes, sendo facultativo o convite para outros colaboradores dependendo da necessidade. Auditoria Os membros do Comitê do 5S devem visitar as áreas diante do cronograma estabelecido e de acordo com o Anexo 01, as áreas devem ser avaliadas. A periodicidade das auditorias é trimestral e a data deve constar no cronograma de auditoria. Neste momento deve ser avaliada a aplicabilidade dos cinco (5) sensos: utilização, organização, limpeza, manutenção e autodisciplina. Também deve constar no cronograma de auditoria a data de apresentação do relatório de feedback. Auditores Os auditores devem ser nomeados pelos membros do comitê do 5S através de reunião e pelo consenso da maioria. O auditor deve ser nomeado conforme sua disponibilidade, conhecimento sobre a área, proximidade com a Área a ser avaliada e localidade. Localidade Sede / Bauru Araçatuba São Paulo Ribeirão Preto Área Serviços Compartilhados (MKT, RH, Adm, Projetos e Finanças) Técnica Secretaria, Filial Bauru e Infra Recepção Pessoas Físicas Diretoria Filial Araçatuba Filial São Paulo/Infra/Garantia/Benefícios Escritório Ribeirão Preto Página 4 de 11

5 Responsável: Revisado em: Objeto da avaliação - Arquivo Físico; - Arquivo virtual; - Armários e gavetas; - Utilização de materiais; - Arrumação e organização dos ambientes/mesas (visual); - Conservação dos equipamentos e mobiliário; - Comprometimento das áreas/pessoas com o programa. Critérios da avaliação / pontuação Critério Pontuação Não cumpre o item avaliado 1 O item é pouco cumprido e necessita de muitas melhorias 2 O item é atendido parcialmente e necessita de algumas melhorias 3 O item é atendido totalmente, não requer observações 4 Relatório de feedback O relatório de feedback deve ser apresentado na data prevista no cronograma de auditoria e nele deve constar as informações listadas abaixo. - Data da avaliação; - Nome do (s) auditores; - Área avaliada; - Responsável (eis) pela área; - Cenário encontrado; - Recomendações; - Prazo da próxima auditoria. Apresentação dos resultados (consolidado) Os resultados devem ser apresentados para o Comitê Executivo, conforme disponibilidade da agenda dos diretores, focando os números e metas alcançadas, bem como informar as ações corretivas para os resultados abaixo do esperado. Página 5 de 11

6 Responsável: Revisado em: Ações corretivas As ações corretivas devem ser discutidas pelo grupo conforme o resultado apresentado e de acordo com a gravidade e urgência do problema. Também deve constar no relatório de apresentação dos resultados a data da próxima auditoria, bem como relato detalhado dos problemas encontrado para auxiliar na próxima avaliação. Divulgação No final de cada avaliação trimestral toda empresa deve ser comunicada, representando através de símbolo o resultado da auditoria de cada departamento como um ranking na intranet e dar destaque para expor os resultados bons e os ruins. Também deve constar a data da próxima avaliação. Forma de apresentação dos resultados na intranet por área: Obs.: Independente das avaliações trimestrais deve-se manter auditorias periódicas, bem como, manter toda empresa informada sobre cada passo do programa e as ações tomadas. Página 6 de 11

7 Responsável: Revisado em: Anexo 01 Página 7 de 11

8 Responsável: Revisado em: Anexo 02 Página 8 de 11

9 Responsável: Revisado em: Anexo 03 Página 9 de 11

10 Responsável: Revisado em: Página 10 de 11

11 Responsável: Revisado em: Anexo 04 Página 11 de 11