Unidade II TÉCNICAS DE RACIONALIZAÇÃO. Prof. Me. Livaldo dos Santos

Transcrição

1 Unidade II TÉCNICAS DE RACIONALIZAÇÃO DE PROCESSOS Prof. Me. Livaldo dos Santos

2 Objetivos Ferramentas para análise dos processos Etapas do Processo de Racionalização Outras técnicas de apoio à melhoria de processos Melhoria dinâmica dos processos PDCA Seis Sigma MASP Grupos de melhoria da qualidade

3 Ferramentas para análise dos processos Tipos de ferramentas mais comuns: I. Folha de Verificação / Quadro de Indicadores; II. Avaliação dos Registros aplicáveis; III. Brainstorming; IV. Diagrama de Pareto; V. Análise com base no valor agregado VI. Diagrama de Causa-Efeito.

4 Ferramentas para análise dos processos I. Folha de Verificação: Tabela que deve conter os indicadores associados ao processo a ser aperfeiçoado. Indicadores de: Eficiência (tempos, desperdícios, retrabalhos, etc.); Eficácia (lucratividade, resultados); Flexibilidade (atendimento a solicitações especiais). Periodicidade das medições, para cálculo da média, depende dos indicadores acompanhados.

5 Ferramentas para análise dos processos Exemplo: Indicadores mês 1 mês 2 mês 3 mês 4 mês 5 média meta tempo tempo rotatividade 10% 12% 16% 14% 8% 12% 6% produtividade 90% 85% 95% 88% 92% 90% 95%

6 Ferramentas para análise dos processos II. Avaliação dos registros utilizados no processo em questão: Quais podem ser agrupados de forma a reduzir os registros existentes. Retirar dados desnecessários dos registros. Avaliar os dados existentes e os dados necessários para a completementação do registro.

7 Ferramentas para análise dos processos III. Brainstorming Técnica grupal utilizada para a geração da maior quantidade de idéias sobre um dado assunto; Apoia-se no trabalho em grupo e na criatividade; Pode ser aplicado na identificação das causas dos problemas e no desenvolvimento de soluções;

8 Ferramentas para análise dos processos Etapas para a execução do brainstorming: A. Definir claramente a situação - problema (foco): B. Gerar idéias (quantidade): Escolher um membro do grupo para ser o facilitador; Estipular um tempo para a execução dessa fase; Anotar (facilitador) todas as idéias, sem criticar a sua validade; O facilitador deve relatar as idéias até então geradas para que o grupo as entenda melhor.

9 Ferramentas para análise dos processos Etapas para a execução do brainstorming: C. Criticar as idéias (qualidade), com a participação e anuência do grupo: Analisar cada idéia; Excluir as idéias fora de foco ou redundantes. D. Agrupar as idéias: Formar grupos de idéias de acordo com a sua afinidade (o que elas têm em comum).

10 Interatividade São indicadores de processos: I. Tempos de execução; II. Subprocessos; III. Lucratividade; IV.Solicitações Especiais; V. Contas a pagar. a) I; II; III; IV; V. b) I; III; IV. c) I; II; IV; V. d) I; II; IV; e) II; III; IV; V.

11 Ferramentas para análise dos processos IV.Diagrama de Pareto Gráfico de barras que representa ocorrências no processo porcentagem de defeitos por tipo de máquina tempo de execução de cada subprocesso ou tarefa porcentagem de erros por tipo de erro

12 Ferramentas para análise dos processos IV.Diagrama de Pareto Ordenação da maior para a menor Vilfredo Pareto Regra 80/20 poucos, mas vitais, em detrimento dos muitos, mas triviais. Extremamente útil para priorizar Ordenação da Solução de problemas;

13 Ferramentas para análise dos processos CAUSA DE ERROS EM EMPRESAS Qtde % DESINTERESSE 5 20% FALTA COMPETÊNCIA 10 40% FALTA TREINAMENTO 8 32% BAIXA REMUNERAÇÃO 2 8% C T D R

14 Ferramentas para análise dos processos V. Análise com base no valor agregado pela tarefa Utiliza o conceito de tarefa que agrega e não agrega valor; Tarefas que agregam valor: devem ser aperfeiçoadas; Tarefas que não agregam valor: candidatas a serem eliminadas; Aplicação: reduzir o tempo de ciclo de um processo;

15 Ferramentas para análise dos processos V. Análise com base no valor agregado pela tarefa Como fazer: 1. Identificar, no processo, as tarefas que agregam e as que não agregam valor; 2. Elaborar uma tabela contendo: as tarefas do processo os respectivos tempos de execução o tipo de tarefa (agrega/não g agrega g valor);

16 Ferramentas para análise dos processos V. Análise com base no valor agregado pela tarefa Como fazer: 3. Somar os tempos nas colunas agrega/não agrega valor, e calcular as respectivas porcentagens 4. Calcular o potencial de redução do tempo de ciclo do processo possível eliminação das tarefas que não agregam valor;

17 Ferramentas para análise dos processos V. Análise com base no valor agregado pela tarefa Como fazer: Analisar as tarefas que agregam valor buscando identificar oportunidades de aperfeiçoamento, e redução do tempo de execução.

18 Análise com base no valor agregado pela tarefa

19 Análise com base no valor agregado pela tarefa

20 Análise com base no valor agregado pela tarefa Tarefas que agregam valor...44h = 65% Tarefas que não agregam valor...24h = 35% Tempo de ciclo do processo...68h

21 Ferramentas para análise dos processos VI.Diagrama de Causa Efeito (Ishikawa) Como é construído: 1. Identificar as prováveis causas de um problema usando a técnica de brainstorming; 2. Montar o diagrama espinha de peixe: MATERIAL MÉTODO MÃO DE OBRA PROBLEMA MÁQUINA MEDIÇÃO MEIO AMBIENTE

22 Interatividade Para o aperfeiçoamento dos processos, quais das ferramentas aprendidas, devem ser efetivamente utilizadas? I. Brainstorming; II. Quadro de indicadores; III. Avaliação de Registros; IV.Ishikawa; V. Valor Agregado. a) I; II; III; IV; V b) I; III; IV c) II e V d) III; IV;V e) I; II; III; IV

23 Etapas do processo de racionalização Etapa 5: Elaborar o novo processo Elaboração de um novo processo que atenda aos objetivos almejados: Melhoria significativa dos indicadores do desempenho do negócio metas definidas no quadro de verificação

24 Etapas do processo de racionalização Etapa 5: Elaborar o novo processo Essa etapa envolve: a) Desenvolver alternativas de solução para os problemas do processo: Deve-se sempre buscar mais de uma alternativa, a fim de se garantir uma escolha adequada; Sempre que possível, explorar ao máximo as possibilidades de uso da tecnologia da informação.

25 Etapas do processo de racionalização Etapa 5: Elaborar o novo processo b) Avaliar cada alternativa em função de: Objetivos a serem atingidos (indicadores de desempenho); Investimentos necessários e respectivas taxas de retorno (custo x benefício); Tempo de implantação; Aumento ou redução da estrutura organizacional; quadro de pessoal; Pessoas envolvidas - competências; Cultura da empresa (reações às mudanças);

26 Etapas do processo de racionalização Etapa 5: Elaborar o novo processo c) Decidir pela melhor alternativa: Apresentação das alternativas e respectivas avaliações Decisão do comitê diretor do processo de melhoria Defesa daquele que é consenso do grupo de melhoria.

27 Etapas do processo de racionalização Etapa 6: Implantar o novo processo Essa etapa visa colocar o novo processo em operação e envolve: Desenvolver a operação da alternativa escolhida; Preparar a empresa para as mudanças (endomarketing); Qualificar o pessoal; Elaborar os manuais de diretrizes e procedimentos;

28 Etapas do processo de racionalização Etapa 6: Implantar o novo processo Adquirir recursos de hardware e software; Adaptação das instalações; Fazer a operação-teste do novo processo (testar e efetuar os ajustes necessários); Implantar efetivamente o novo processo data para desativar o processo atual Data da implantação efetiva do novo

29 Etapas do processo de racionalização Etapa 7 : Monitorar o processo Envolve a gestão permanente do desempenho do processo; Conforme o caso, poderão ocorrer: Correções na sua operação (por exemplo, regulagem dos equipamentos, treinamento dos operadores); Melhorias pontuais no seu desempenho; Desenvolvimento de um novo processo.

30 Interatividade Dentre os procedimentos que visam o entendimento do funcionamento do Processo alvo do aperfeiçoamento, encontra-se: I. Identificar os processos II. Montar o Fluxograma detalhado III. Analisar o Processo IV. Elaborar o novo processo V. Monitorar o novo processo a) Somente I; II; III estão corretas. b) Somente II e III estão corretas. c) Somente III e IV estão corretas. d) Somente I e II estão corretas. e) Somente II e V estão corretas.

31 Outras técnicas de apoio à melhoria de processos I. Melhoria da dinâmica de processos 1. Eliminação/redução do excesso de burocracia. 2. Eliminação da duplicidade. 3. Avaliação do valor agregado. 4. Simplificação. 5. Redução do tempo de ciclo do processo. 6. Tornar o processo à prova de erros.

32 Outras técnicas de apoio à melhoria de processos I. Melhoria da dinâmica de processos 7. Modernização. 8. Linguagem simples. 9. Padronização/uniformização. 10. Parcerias com os fornecedores, tanto internos quanto externos. 11. Aperfeiçoamento do quadro geral. 12. Automação e/ou mecanização.

33 Outras técnicas de apoio à melhoria de processos Ações necessárias para corrigir problemas 1. Atenção. 2. Vontade. 3. Qualificação em solução de problemas. 4. Análise das falhas. 5. Sistema de acompanhamento. 6. Reconhecimento.

34 Outras técnicas de apoio à melhoria de processos II. PDCA Ferramenta de gerenciamento do processo de aperfeiçoamento (e demais ferramentas)

35 Outras técnicas de apoio à melhoria de processos III. Seis Sigma Consiste na aplicação de métodos estatísticos a processos empresariais Orientado pela meta de eliminação de falhas Maioria das empresas opera no nível 3,3 Sigma equivale a 35 mil defeitos por milhão de oportunidades de haver falhas A empresa 6-Sigma gera apenas 3,4 falhas por milhão.

36 Outras técnicas de apoio à melhoria de processos IV. MASP 1. Identificação do problema; 2. Observação; 3. Análise; 4. Plano de Ação: 5w / 2H; 5. Verificação; 6. Padronização; 7. Conclusão

37 Outras técnicas de apoio à melhoria de processos V. Grupos de Melhoria da Qualidade Regras gerais para reuniões: selecionar projetos sobre os quais o grupo tenha poder decisório; utilizar a metodologia de análise e solução de problemas; utilizar as ferramentas estatísticas e organizacionais para análise e solução de problemas;

38 Outras técnicas de apoio à melhoria de processos V. Grupos de Melhoria da Qualidade Regras gerais para reuniões: usar pauta: toda reunião deve ter uma pauta. Esta pauta deve ser distribuída com antecedência para todos os membros do grupo; concentrar-se na pauta e nos objetivos da reunião; registrar todas as decisões e problemas discutidos nas reuniões em atas.

39 Outras técnicas de apoio à melhoria de processos V. Grupos de Melhoria da Qualidade Regras gerais para reuniões: começar todas as reuniões enunciando claramente o objetivo a ser atingido pelo grupo; dar a todos a oportunidade de participar; falar um de cada vez: evitar conversas paralelas e expressões ou gestos destrutivos;

40 Outras técnicas de apoio à melhoria de processos V. Grupos de Melhoria da Qualidade Regras gerais para reuniões: encerrar todas as reuniões fazendo um resumo do que foi alcançado; começar e terminar a reunião pontualmente na hora marcada Inibe atrasos no futuro Respeito aos pontuais

41 Interatividade Em relação às outras técnicas de racionalização, qual ferramenta pode ser utilizada como a gerenciadora básica das demais técnicas? a) Melhoria Dinâmica de Processos b) PDCA c) Seis Sigma d) MASP e) Grupos de Melhoria da Qualidade

42 ATÉ A PRÓXIMA!