Trabalho de Conclusão de Estágio TCE PLANO DE NEGÓCIO PARA A ABERTURA DE UMA DISTRIBUIDORA DE ALIMENTOS REFRIGERADOS

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1 DANIELA Z. JACINTO NASCIMENTO Trabalho de Conclusão de Estágio TCE PLANO DE NEGÓCIO PARA A ABERTURA DE UMA DISTRIBUIDORA DE ALIMENTOS REFRIGERADOS Projeto desenvolvido para o Estágio Supervisionado do Curso de Administração do Centro de Ciências Sociais Aplicadas da Universidade do Vale do Itajaí. ITAJAÍ SC, 2007

2 2 EQUIPE TÉCNICA a) Nome da estagiária Daniela Z. Jacinto Nascimento b) Área de estágio Administração geral c) Orientador de campo Prof. Ciro Renato Rebelo, Msc d) Orientadora de estágio Profª. Attela Jenichen Provesi, Msc e) Responsável pelo Estágio Supervisionado em Administração Prof. Eduardo Krieger da Silva, Msc

3 3 DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA a) Razão social Uni Júnior Orientação Empresarial b) Endereço Rua Uruguai nº. 586 Centro - Itajaí SC c) Setor de desenvolvimento do estágio Uni Junior Orientação Empresarial d) Duração do estágio 200 horas e) Nome e carimbo do orientador de campo f) Carimbo e visto da empresa

4 4 RESUMO Esse trabalho trata-se de um estudo para a elaboração de um plano de negócios visando a implantação de uma distribuidora de alimentos refrigerados nas cidades de Itajaí, Navegantes, Penha, Piçarras, Barra Velha, Araquarí e São Francisco do Sul. A pesquisa teve como objetivo geral elaborar um plano de negocio visando à implantação de uma distribuidora de alimentos refrigerados, e seus objetivos específicos são: Realizar um diagnóstico nas cidades de Itajaí, Navegantes, Penha Piçarras, Barra Velha, Araquarí e São Francisco do Sul; definir o perfil dos clientes; buscar informações importantes para projetar a empresa, tais como concorrentes, máquinas e equipamentos. Para a realização da pesquisa foram utilizados os métodos qualitativos e quantitativos, os dados foram coletados através de uma entrevista com os clientes potenciais observação participante da pesquisadora. Os dados coletados foram analisados e relacionados com os fundamentos teóricos, proporcionando resultados satisfatórios. As respostas das entrevistas apontaram resultados condizentes e assim o plano de negócio é viável apresentando um retorno sobre o investimento em seis meses. É de conhecimento que o ambiente organizacional pode mudar ao longo do tempo, o que vai demandar todo um acompanhamento dos proprietários, mas o plano de negócios ajudará na manutenção do foco do negócio, bem como o aumento das possibilidades do mesmo. Acredita-se que os resultados obtidos aqui registrados permitiram analisar a viabilidade do plano de negócios. PALAVRAS-CHAVE: Administração, empreendedorismo, plano de negócios.

5 5 SUMÁRIO 1. Introdução Problema de Pesquisa Objetivo Geral e Específicos Aspectos Metodológicos Caracterização da Pesquisa Contexto e Participantes da Pesquisa Procedimentos e Instrumentos de Coleta de Dados Tratamento e análise dos dados Fundamentação Teórica Retrospectiva Histórica Aspectos conceituais da Administração Planejamento Organização Direção Controle Áreas da Administração Produção Financeira Marketing Recursos Humanos Empreendedorismo Empreendedorismo no Brasil Plano de Negócio Modelos de Plano de Negócio Desenvolvimento do plano de negócios Caracterização da Uni Júnior Histórico da Uni Júnior Estrutura organizacional Áreas de atuação Serviço Apresentação do plano de negócios Empreendedores...48

6 Os produtos, os serviços e a tecnologia O mercado potencial Elementos de diferenciação Missão Planejamento estratégico Setor Concorrentes Investimentos Resultado e análise da pesquisa Críticas e sugestão Considerações finais...86 Referencias bibliográficas...87 Apêndices...89 Folha das assinaturas...124

7 7 LISTA DE QUADROS TABELAS E GRÁFICOS Quadro 01: Quando nascem as teorias do pensamento administrativo Quadro 02: Decisões no processo de organizar Quadro 03: As fases do controle Quadro 04: Modelo de plano de negócios para pequenas empresas Quadro 05: Esboço de um plano de negócio Quadro 06: Questões-chave para análise ambiental e industrial Quadro 07: Esquema de um plano de marketing Quadro 08: Estrutura da organização.. Quadro 09: Número de check outs Quadro 10: Estrutura da Uni Junior Tabela 01: Relação dos clientes potenciais da FAN Alimentos Tabela 02: Relação dos futuros concorrentes Tabela 03: Relação dos entrevistados por cidade Tabela 04: Referente ao sexo do entrevistado Tabela 05: Referente ao estado civil Tabela 06: Número de dependentes Tabela 07: Quantidade de fornecedores Gráfico 01: Referente ao estado civil Gráfico 02: Faixa etária dos entrevistados Gráfico 03: Número de dependentes Gráfico 04: Grau de escolaridade Gráfico 05: Cargos dos entrevistados Gráfico 06: Tempo de serviço dos entrevistados Gráfico 07: Renda mensal Gráfico 08: Tempo em que a empresa está no mercado Gráfico 09: Quantidade de pessoas que circulam na empresa de segunda a quinta-feira Gráfico 10: Quantidade de pessoas que circulam na empresa de sexta-feira a domingo Gráfico 11: Freqüência de visitas Gráfico 12: Os representantes ligam ou agendam visita Gráfico 13: Melhor dia de visita Gráfico 14: Melhor horário para visita

8 8 Gráfico 15: Os representantes conhecem os produtos Gráfico 16: Forma de pagamento Gráfico 17: Acompanhamento pós-venda Gráfico 18: Cumprimento dos pedidos Gráfico 19: Os fornecedores realizam compra consignada Gráfico 20: Sistema de troca Gráfico 21: Cuidado no ato da entrega Gráfico 22: Condições de entrega Gráfico 23: Classificação do serviço de entrega Gráfico 24: Forma que o vendedor vende seu produto Gráfico 25: Há cotação de preço antes da compra Gráfico 26: Como os fornecedores fazem os pedidos Gráfico 27: Preferência dos clientes Gráfico 28: Prazo de entrega Gráfico 29: Bonificação Gráfico 30: Preferência pela bonificação Gráfico 31: A empresa é fiel a seu fornecedor Gráfico 32: Os fornecedores fazem entrega-extra Gráfico 33: Fornecimento de equipamentos Gráfico 34: Fornecedor possui SAC Gráfico 35: Satisfação com o atendimento

9 9 1. INTRODUÇÃO O mercado de trabalho apresenta grandes desafios para quem inicia uma carreira/profissão, sendo que uma delas é mostrar-se competitivo e disposto a desenvolver talentos por vezes desconhecido do próprio profissional. Identificar e aproveitar as oportunidades que o mercado oferece é um destes desafios. O profissional ao iniciar suas atividades no mercado pode identificar uma oportunidade em empresas já estabelecidas e/ou por vezes identificar oportunidades de trabalho com base na experiência profissional de familiares, conhecidos e/ou sua própria, dando origem a figura do empreendedor. A existência de indivíduos conhecidos como empreendedores é a condição básica para o surgimento dos novos empreendimentos. Estes são os agentes responsáveis pelo desencadeamento e a condução do processo de criação de unidades produtivas. Os empreendedores através de sua ação inovam e desenvolvem o universo empresarial permitindo, que o fluxo e desenvolvimento da economia sejam catalisados. Por uma dificuldade, muitas vezes social e econômica, é difícil conseguir uma colocação no mercado de trabalho que proporcione plena satisfação, considerando questões relacionadas a objetivos de vida e características pessoais. Assim, identificar no negócio próprio uma atividade profissional é o caminho que muitos jovens empreendedores têm trilhado ao concluir seus cursos de graduação. Os empreendedores são responsáveis pelo surgimento de um número cada vez maior de pequenas/micro empresas. São várias as formas de classificar o porte de uma empresa, no Brasil a classificação em micro, médias e grandes empresas são feitas por critérios que são utilizados para identificar o porte de uma empresa, como: volume de faturamento/receita anual, número de empregados, patrimônio, número de estabelecimentos existentes e entre outros. O papel desempenhado pelas micro empresas é fundamental para assegurar o desenvolvimento e a estabilidade da economia na maioria dos países. No Brasil, segundo dados do IBGE, (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística 2007), este segmento da economia é composto por 3,5 milhões de empresas, que representam 98,3% do total de empresas registradas, respondendo por 20,4% do Produto Interno Bruto e por 59,4% da mão-de-obra do país.

10 10 Diante dessa realidade, a ciência da administração apresenta sua contribuição no sentido de orientar e conduzir esses empreendedores, apresentando metodologias que buscam melhorar as chances de um negócio prosperar. O plano de negócios é o primeiro passo, portanto, para iniciar uma atividade profissional a partir do próprio negócio. É um desafio tão grande e/ou maior do que provar sua competência ao disputar uma vaga numa grande empresa, uma vez que o empreendedor estará concorrendo com outras empresas após a implantação e desenvolvimento do seu próprio negócio caso o plano de negócio aponte para situação de viabilidade. Para uma pequena empresa conseguir sobreviver a essa concorrência inerente a todo o mercado, ela precisa estar bem estruturada, com suas metas e objetivos bem definidos, onde planejar, organizar, dirigir e controlar é o melhor caminho a ser seguido. A maneira mais eficaz de abrir uma empresa e não correr o risco de fechá-la mais tarde é fazendo um plano de negócios. Segundo Dornelas (1999) o plano de negócios é um documento que pode indicar ao empreendedor que o empreendimento tem grande potencial de sucesso, mas também pode dar evidências de que o empreendimento é irreal, evitando, com isso os prejuízos decorrentes da formalização de um negócio sem estudos preliminares e sem planejamento. De acordo com os dados do SEBRAE (2007), 49,9% das empresas encerram suas atividades com até dois anos de existência, 56,4% com até três anos e 59,9% com até quatro anos de vida. Aproveitar o plano de negócios pode ser uma vantagem competitiva que poderá representar a sobrevivência da empresa no mercado. Através do plano, pode-se analisar a viabilidade do negócio pretendido, analisar e colocar em prática uma idéia, reduzindo assim, possíveis desperdícios e esforço em um negócio inviável. É um desafio abrir uma empresa, num mercado altamente competitivo, onde vencer é só para quem é realmente o melhor. O micro empresário é um tipo de empreendedor, onde sua característica principal é inovar e assumir riscos. Para Hisrich e Peters (2004), assumir riscos sejam eles financeiros sociais ou psicológicos, fazem parte do processo empresarial. Segundo os mesmos autores, uma ferramenta que pode contribuir para a redução dos riscos, é a elaboração de um plano de negócio, contendo todos os elementos estratégicos internos e externos relevantes para o início do novo negócio. Atualmente, as empresas familiares estão competindo com empresas de grande porte por um espaço no mercado, onde quem vence é quem tem o melhor produto, pelo

11 11 melhor preço e com um serviço diferenciado. O seu concorrente não tem mais tamanho, ele pode ser o seu vizinho, ou então estar no outro lado do mundo. É o chamado pensar grande, mesmo sendo pequeno. 1.1 Problema de pesquisa Considerando-se o plano de negócio como um documento que pode indicar ao empreendedor se o empreendimento idealizado tem potencial de sucesso ou insucesso, o desenvolvimento do presente trabalho buscará descobrir se é viável ou não a abertura de uma distribuidora de alimentos refrigerados nas cidades de Itajaí, Navegantes, Penha, Piçarras, Barra Velha, Araquarí e São Francisco do Sul. Desta forma, com a elaboração do plano de negócios busca-se descobrir: Quais os fatores de sucesso que poderão ser identificados através da elaboração do plano de negócios para a abertura de uma distribuidora de alimentos refrigerados nas cidades de Itajaí, Navegantes, Penha, Piçarras, Barra Velha, Araquarí e São Francisco do Sul? O presente trabalho justifica-se por uma necessidade de conhecer o mercado de atuação da empresa onde pretende-se investir e obter dela um resultado significativo em termos profissionais e competitivos. O trabalho é de grande importância para a acadêmica, porque pretende colocar em prática os conhecimentos adquiridos e desenvolvidos durante o curso de Administração. Para a empresa Uni Júnior Orientação Empresarial, a importância deste trabalho contribui para realização de sua missão e alcance de seus objetivos, que é incentivar a capacidade empreendedora do profissional no âmbito acadêmico. Quanto a viabilidade, este trabalho torna-se viável porque a acadêmica dispõe de recursos financeiros, tempo necessário para o estudo, disponibilidade de ampla bibliografia necessária para o desenvolvimento do projeto também porque a empresa Uni Junior disponibiliza o software Make Money para realização do plano de negócios.

12 12 Este trabalho é inédito, tanto para a Uni Junior, quanto para a universidade, pois não consta nenhum registro de elaboração de um plano de negócios de distribuição de alimentos refrigerados em seus arquivos. 1.2 Objetivo geral e específicos O presente trabalho de estágio tem como objetivo geral elaborar um plano de negócio visando a implantação de uma distribuidora de alimentos refrigerados. Considerando o objetivo geral apresentado acima, definem-se os seguintes objetivos específicos: Realizar um diagnóstico de mercado nas cidades de Itajaí, Navegantes, Penha Piçarras, Barra Velha Araquarí e São Francisco do Sul; Definir o perfil do público-alvo; Buscar informações para projetar a empresa, tais como concorrentes, máquinas e equipamentos; 1.3 Aspectos metodológicos A metodologia consiste em descrever os métodos e técnicas de pesquisa utilizadas na coleta dos dados, justificando a escolha da organização e dos participantes, relatando as etapas, configuração e estruturação da análise dos conteúdos. Na conceituação de Richardson (1999, p. 70), [...] método em pesquisa significa a escolha de procedimentos sistemáticos para a descrição e explicação de fenômenos. O mesmo autor, explica, em uma classificação bastante ampla, que existem dois grandes métodos que são o quantitativo e qualitativo. A escolha do método depende do tipo de estudo que se pretende realizar, da natureza do problema e do nível de aprofundamento que se deseja ter. A definição da área ou população-alvo de estudo são as pessoas pesquisadas, o plano de amostragem é a quantidade de pessoas necessárias para a pesquisa apresentar um resultado válido, o plano e técnica de coleta

13 13 de dados e o plano de análise de dados referem-se aos planos utilizados para obter e, posteriormente, analisar os dados obtidos. Na metodologia os seguintes itens devem ser definidos: método ou delineamento da pesquisa; definição da área ou população-alvo de estudo; plano de amostragem; plano e técnica de coleta de dados e plano de análise de dados (ROESCH, 2005) Caracterização do trabalho de estágio Este trabalho caracteriza-se dentro da metodologia de proposição de planos. Foi constituído um plano de negócios, para apresentar e definir cada passo para a implantação de empresa de distribuição de alimentos refirgerados. Roesch (2005) explana que a proposição de plano é um tipo de consultoria em serviço especializado que busca apresentar propostas de planos ou sistemas para solucionar problemas previamente identificados. Este trabalho é sustentado pela abordagem qualitativa, com informações complementares de caráter quantitativo, por ser a abordagem mais apropriada para este tipo de projeto que visa melhorar a compreensão e a efetividade do plano de negócio. Malhotra (2001, p. 155) define pesquisa qualitativa como metodologia de pesquisa não-estruturada, exploratória, baseada em pequenas amostras, que proporciona insights e compreensão do contexto do problema. Conforme o mesmo autor, a pesquisa qualitativa busca alcançar uma compreensão das razões e motivações subjacentes, envolve um pequeno número de casos, a coleta de dados e feitos de forma não estruturada e análise dos dados é feita através de avaliação de conteúdo. A pesquisa foi complementada com dados de caráter quantitativo que segundo Malhotra (2001), este tipo de pesquisa busca quantificar os dados e generalizar os resultados da amostra para a população alvo que normalmente envolve um grande número de casos representativos. Trata-se de pesquisa estruturada com análise de dados feita por meio de estatística, utilizou-se planilha Excell para construção de gráficos.

14 Contexto e participantes da pesquisa Na explicação de Malhotra (2001) a população é conhecida como a soma de todos os elementos que compartilham algum conjunto de características comuns, onde os parâmetros populacionais são tipicamente numerados, conformando o universo para o propósito do problema de pesquisa. Já a amostra, segundo o mesmo autor, é um conjunto de elementos extraídos da população e selecionados para participação do estudo em questão, nesse trabalho a amostra é representada por 154 estabelecimentos (supermercados, mercearias, panificadoras), distribuídos nas cidades de Itajaí, Navegantes, Penha, Piçarras, Barra Velha, Araquarí e São Francisco do Sul. Para conhecer o número de entrevistados a acadêmica recorreu ao Sintegra ( que apontou a existência de 291 possíveis clientes entre as cidades de Itajaí, Navegantes, Penha, Piçarras, Barra Velha, Araquarí e São Francisco do Sul, onde ele separou os clientes inadimplentes dos adimplentes selecionando-os em uma lista. Foram considerados como participantes da pesquisa: os possíveis clientes, concorrentes e fornecedores, que apesar de não terem sido entrevistados, foram para efeito do plano de negócios identificados Procedimentos e instrumentos de coleta de dados Os dados de interesse deste trabalho foram coletados através de fontes primárias e secundárias. Os dados primários, segundo Malhotra (2001, p. 68) são coletados ou produzidos pelo pesquisador com a finalidade específica de resolver o problema de pesquisa. Os dados secundários, segundo Mattar (1996) são aqueles que já foram coletados com outros propósitos diversos do problema em pauta e estão catalogados a disposição dos interessados. A coleta de dados primários foi realizada por meio de entrevistas com os 154 futuros clientes. A pesquisa de dados secundários foi feita por meio de consultas em sites de pesquisa, dados do SEBRAE e IBGE e entre outras fontes de dados. Dos

15 15 clientes potenciais, o objetivo era conhecer o perfil bem como, qual o nível de satisfação e qualidade dos serviços prestados pelos seus atuais fornecedores. Em uma entrevista existe uma série de fatores que devem ser avaliados para obter o melhor resultado. Entre eles podem-se destacar: a entrevista deve ser planejada sempre delineando o objetivo a ser alcançado; é importante ter um conhecimento prévio do entrevistado; marcá-la com antecedência; criar condições para que o entrevistado sinta-se bem; escolher o entrevistado de acordo com a familiaridade ou a autoridade em relação ao assunto escolhido e fazer uma lista de questões (Cervo; Bervian, 2002). Foi realizado uma entrevista semi estruturada, aplicada com os responsáveis dos estabelecimentos sem agendamento prévio. A pesquisadora realizou as entrevistas no período compreendido de 10 de setembro a 05 de outubro, totalizando 20 dias úteis. Cada entrevista durou em media 15 minutos e era feita sempre com o proprietário do estabelecimento Tratamento e análise dos dados Nesta etapa foram analisados os dados propostos e coletados para execução do presente trabalho. Na pesquisa de caráter qualitativo, o pesquisador, ao encerrar sua coleta de dados, se depara com uma quantidade imensa de notas de pesquisa ou de depoimentos, que se materializaram na forma de textos, os quais terá de organizar para depois interpretar. ( ROESCH, P. 169, 2005) A análise dos dados foi realizada através da analise de conteúdo, que de acordo com Roesch (2005) os procedimentos dessa análise criam indicadores quantitativos. Cabe ao pesquisador interpretar e explicar esses resultados, utilizando teorias relevantes. Roesch (2005) apresenta um roteiro simplificado para realizar análise de conteúdo onde primeiramente se define a unidade de análise (palavra, sentença, tema, parágrafo, texto completo); em seguida, definem-se as categorias. É bom lembrar que a maioria dos procedimentos estatísticos requer categorias mutuamente exclusivas; e com base nas categorias criadas, tentar codificar uma parte do texto.

16 16 No caso do presente trabalho foram levantadas algumas informações a partir das análises das repostas dos entrevistados, quantificando os dados e comparando-os com os dados de fontes secundárias.

17 17 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Elaborar um plano de negócio para a criação de um novo empreendimento é um processo complexo que exige do acadêmico um amplo conhecimento das teorias organizacionais, dos principais conceitos utilizados em administração, bem como de técnicas específicas e modelos utilizados em trabalhos dessa natureza. Para dar o respaldo teórico necessário ao trabalho de pesquisa, é apresentado, uma revisão bibliográfica, visando assegurar a credibilidade e um caráter científico ao trabalho. 2.1 Retrospectiva Histórica No decorrer de sua evolução histórica a Administração apresenta um grande desenvolvimento e renovação constante de seus princípios. O Quadro 01, descrito a seguir, trás uma descrição cronológica das principais Teorias Administrativas. Vale enfatizar que a Administração é dotada como ciência a partir de 1900, ou seja, período Pós-Revolução Industrial. Ano Teorias Administrativas Ênfase 1903 Administração Cientifica Na tarefa 1909 Teoria da Burocracia Na estrutura 1916 Teoria Clássica Na estrutura 1932 Teoria das Relações Humanas Nas pessoas 1947 Teoria Estruturalista Na estrutura 1951 Teoria dos Sistemas No ambiente 1954 Teoria Neoclássica Na estrutura 1957 Teoria Comportamental Nas pessoas 1972 Teoria da Contingência Na tecnologia Quadro 01: Quando nascem as Teorias do Pensamento administrativo Fonte: Adaptação de Chiavenato (2000)

18 18 De acordo com o Quadro 01, verifica-se que durante os cem anos de história foram marcados por mudanças bastante significativas, que objetivaram atender uma tendência social do momento em que essas teorias surgiram. A Teoria Geral da Administração, também conhecida pela sigla TGA ou apenas TA, corresponde a um compêndio das várias visões da gestão empresarial; foi nessa época que a empresa foi institucionalizada, como uma organização, e perdura. A Administração Científica (1903) teve sua ênfase nas tarefas seu principal enfoque foi à racionalização do trabalho no nível operacional, onde Taylor, foi responsável por tornar perfeita a execução de cada tarefa que era executada pelos operários no chão de fábrica. As condições para isso incluiriam desde a absoluta separação das fases de planejamento, concepção e direção das tarefas de execução até o emprego de um determinado tipo de operário. De acordo com Caravelas (1998) a ênfase de Taylor era absolutamente concentrada na tarefa, na racionalização, na redução dos tempos de execução. A Teoria da Burocracia (1909) teve sua ênfase na estrutura, seu maior percussor foi Max Weber, partindo da premissa de que o traço mais relevante da sociedade ocidental, no século XX, era o agrupamento social em organizações, procurou fazer um mapeamento de como se estabelece o poder nessas entidades. Construiu um modelo ideal, no qual as organizações são caracterizadas por cargos formalmente bem definidos, ordem hierárquica com linhas de autoridade e responsabilidade bem delimitadas, seleção de pessoal à base de qualificações técnicas ou profissionais, normas e regulamentos para os atos oficiais, possibilidade de carreira e segurança no cargo. Para Chiavenato (1993) a burocracia é uma forma de organização humana que se baseia na racionalidade, isto é, na adequação dos meios aos objetivos pretendidos, a fim de garantir a máxima eficiência possível no alcance desses objetivos. A Abordagem Clássica (1916) de acordo com Certo (2003, p.25) resultou do primeiro esforço concentrado para desenvolver um conjunto de teorias a respeito da administração. A Abordagem Clássica recomenda que os administradores empenhense continuamente no aumento da eficiência a fim de que a produção cresça. A Teoria Clássica se caracteriza pela ênfase na estrutura que a organização deveria possuir para ser eficiente. A Abordagem Clássica da Administração pode ser dividida em duas áreas distintas, a primeira, a análise da administração de tarefa, consiste principalmente nos estudos de Frederick Taylor, sobre os cargos de

19 19 funcionários dos níveis mais inferiores das empresas. A segunda área, análise da administração de funções está relacionada com a função administrativa como um todo. O principal colaborador dessa categoria foi Henry Fayo. (CERTO, 2003, P.25) A escola das Relações Humanas (1932) teve sua ênfase nas pessoas. De acordo com Chiavenato (1993), a Escola Humanística da Administração nasceu da necessidade de se corrigir a forte tendência a desumanização do trabalho surgida com a aplicação de métodos rigorosos científicos e precisos, aos quais os trabalhadores deviam forçosamente se submeter. A Escola Humanística surgiu com a necessidade de se humanizar e democratizar a administração. Segundo Caravantes (1998, p.55) a escola das Relações Humanas desvendou ao mundo que o homem, o grupo e suas interrelações são vitais para os resultados buscados pelas organizações. Elton Mayo e seus pesquisadores investigaram numa empresa as condições ambientais que aperfeiçoassem a produtividade. A pesquisa ficou conhecida como Experiência de Hawthorne (Chicago - EUA), onde localizava-se a Eletric Company. Foi basicamente um movimento de reação e de oposição a Teoria Clássica da Administração. Descobriu-se que qualquer variação ambiental aumentava a produtividade, então serviu para mostrar que as relações humanas no trabalho eram essenciais para a Administração. A Abordagem Estruturalista (1947) tem sua ênfase na estrutura. O arcabouço teórico constituído até então era insuficiente para fazer em face de todas as dificuldades encontradas na gestão empresarial. Caravantes (1998) explica que a Abordagem Estruturalista pode ser definida como uma tentativa de englobar aspectos importantes da Abordagem Clássica com aspectos relevantes da escola das Relações Humanas. Na Abordagem Sistêmica da organização (1951) com sua ênfase no ambiente, a curiosidade e a necessidade de se verificar a maneira pela qual eram estruturadas as organizações trouxeram contribuições significativas para a busca da eficiência. A fim de avaliar de que maneira os sistemas organizacionais e administrativos eram estruturados e quais mecanismos eram necessários para que funcionasse como o previsto, matemáticos e sociólogos encontraram um ponto comum na investigação de como as organizações funcionavam como sistemas. De acordo com Certo (2003, p.35) a Abordagem Sistêmica da Administração baseia-se na Teoria Geral dos Sistemas. Segundo o mesmo autor a Teoria Geral dos Sistemas integra o conhecimento de vários campos especializados para que se possa compreender melhor o sistema como um todo.

20 20 A Teoria Neoclássica (1954) propõe a valorização do administrador, idealmente um elemento eclético capaz de catalisar fundamentos de outras teorias e visualizar com clareza, na sua ação, as dimensões da eficiência e da eficácia. Conforme sustenta Chiavenato (1993, p. 237), eficácia é uma medida normativa de alcance de resultados, enquanto a eficiência é uma medida normativa da utilização dos recursos nesse processo. Possui sua ênfase na estrutura. Na Abordagem Comportamental (1957) o administrador precisa conhecer os mecanismos motivacionais para poder dirigir adequadamente as pessoas, pois é nela que está a sua ênfase. De acordo com Certo (2003, p. 31) a Abordagem Comportamental da Administração preocupa-se com o aumento da produção por meio de uma maior compreensão de como são as pessoas. A Teoria Motivacional tem como principal característica a preocupação com o comportamento organizacional (pessoas e dinâmica organizacional), enfatizando as ciências do comportamento. Maslow caracterizou a Teoria da Motivação Humana, hierarquizando por importância as necessidades humanas e a conseqüência de uma necessidade insatisfeita. Maslow apresentou uma Teoria da Motivação segundo o qual as necessidades humanas estão organizadas e dispostas em níveis numa hierarquia de importância e de influênciação. Essa hierarquia de necessidades pode ser visualizada como uma pirâmide, na base da pirâmide são as necessidades mais básicas e no topo, as necessidades mais elevadas. (CHIAVENATO, 1993, p. 538) A Teoria da Contingência (1972) enfatiza a tecnologia com seu mais recente estudo integrado da Teoria da Administração; é a mais eclética de todas as teorias da administração, pois além de considerar as contribuições das diversas teorias anteriores, consegue coordenar os princípios básicos da administração como: as tarefas, a estrutura, as pessoas, a tecnologia e o ambiente. De acordo com Certo (2003) esta abordagem está relacionada na premissa de que, embora ainda não exista um modelo ideal para resolver um problema administrativo em todas as empresas, provavelmente existe um método ideal para resolver qualquer problema administrativo em qualquer empresa. Cada organização requer sua própria estrutura organizacional dependendo das características de seu entorno e sua tecnologia. Assim para a Teoria da Contingência, os dois grandes desafios para as organizações modernas são o ambiente e a tecnologia. A partir da Teoria da Contingência, a viável tecnologia passou a assumir um importante papel na Teoria Administrativa.

21 21 As teorias citadas acima, deram origem a cinco variáveis: a tarefa, a estrutura, as pessoas, o ambiente e a tecnologia e, em cada teoria, são explicadas uma ou mais dessas variáveis, dando ênfase a algumas e deixando outras de lado, apesar de existirem muitas teorias e todas apresentarem a sua importância para os dias atuais. 2.2 Aspectos Conceituais da Administração A idéia que se faz de administração, em um primeiro momento, é de um conjunto de normas e regulamentos para disciplinar o cotidiano das organizações até uma ciência que catalisa em torno de si a economia, o avanço tecnológico e o comportamento humano nas organizações. Para Drucker (2001), administração não é apenas administração de empresas, pois ela é pertinente a todos os empreendimentos humanos que reúnem, em uma única organização, pessoas com diferentes conhecimentos e habilidades. É uma nova função social mundial e precisa ser aplicada a todas as instituições. A tarefa da administração é a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transforma-los em ação organizacional por meio do planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos de maneira mais adequada à situação. Assim, a administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcançar objetivos. (CHIAVENATO, 2000, p. 7). No contexto deste trabalho, que consiste na elaboração de um plano de negócio para a criação de uma empresa de distribuição de alimentos refrigerados, são exploradas as principais tarefas da administração, que constituem o processo administrativo voltadas ao planejamento, organização, direção e controle, pois, elaborar um plano de negócio, significa planejar e estudar a viabilidade de uma empresa que ainda não existe. Daft (2005, p. 05) afirma que a administração é o alcance de metas organizacionais de maneira eficaz e eficiente por meio do planejamento, organização, liderança e controle dos recursos organizacionais.

22 22 O planejamento, a organização, a direção e o controle são as quatro funções dos administradores que devem ser realizadas tendo em vista as metas a serem alcançadas e os resultados esperados. Concordando com o autor acima, Chiavenato (2000, p. 05) conceitua administração como: interpretar os objetivos propostos pela organização e transformálos em ação organizacional por meio do planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis, a fim de alcançar tais objetivos de maneira mais eficiente e eficaz. O autor acima também utiliza as quatro funções no conceito de administração e também concilia essas funções ao alcance dos objetivos organizacionais Planejamento Os conceitos e práticas relacionadas ao planejamento têm evoluído ao longo dos anos, saindo da abordagem financeira, vinculada exclusivamente ao orçamento anual até o planejamento estratégico que está intimamente ligado a intensificação do ritmo e da complexidade das mudanças ambientais. De acordo com Chiavenato (2000, p.195) planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcança-los. Segundo o mesmo autor, planejamento representa a primeira função administrativa e serve de base para as demais funções. O empreendedor, antes de decidir, agir e controlar precisa planejar, pois, as organizações bem estruturadas não trabalham na base do improviso. A literatura apresenta três tipos de planejamento de acordo com a estrutura organizacional. O planejamento pode ser estratégico, tático e operacional. Para Oliveira (2005, p.33) o planejamento estratégico pressupõe a necessidade de um processo decisório que ocorrerá antes, durante e depois de sua elaboração e implementação na empresa. O plano de negócio é o planejamento da futura empresa. De acordo com o mesmo autor o planejamento tático é o planejamento feito em nível departamental, suas principais características são: projeção em médio prazo, geralmente para o exercício anual; envolve cada departamento, abrangendo seus

23 23 recursos específicos, e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais; é definido por cada departamento da empresa e o planejamento operacional que é o planejamento feito por cada tarefa ou atividade. Suas principais características são: projeção em curto prazo; envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de metas específicas; é definido pra cada tarefa ou atividade. Para a abertura de um novo negócio, é de fundamental importância o planejamento, pois ele permite ao futuro empreendedor identificar as oportunidades e as ameaças através da análise ambiental e com isso otimizar as vantagens competitivas e avaliar a viabilidade do negócio. O planejamento estratégico, segundo Maximiano (2000, p. 203), [...] é o processo de elaborar uma estratégia (ou plano estratégico), com base na análise do ambiente e nos sistemas internos da organização Para Kotler (2000, p. 86) [...] a principal meta do planejamento estratégico é ajudar a empresa a selecionar e organizar seus negócios de forma a manter-se saudável, mesmo que eventos inesperados afetem de maneira adversa alguns de seus negócios. Para o autor acima citado, na elaboração do planejamento estratégico, primeiro a empresa precisa definir o seu propósito geral, sua missão, visão e valores, depois deve definir os objetivos e metas que irão direcionar toda a empresa e em seguida, deve decidir qual será o portfólio de negócios e produtos e/ou serviços que será melhor para a empresa Organização Para o empreendedor, organizar significa estruturar a nova empresa, dividir a atividade entre pessoas e grupos, distribuir recursos e coordenar atividades. A elaboração de um plano de negócio para a criação de uma empresa envolve a definição do empreendimento, a elaboração de um plano organizacional, a estrutura organizacional, entre outros itens de destaque. Organização não é um fim em si mesma. É um processo que acontece como uma forma de planejamento. Os conceitos básicos na atividade de organizar são analisar, identificar e definir o trabalho a ser feito para a consecução dos objetivos da empresa. É

24 24 necessário desenvolver uma unidade de propósito, divisão do trabalho, um quadro de pessoal e também a estrutura organizacional. (Montana; Charnov, 2003, p. 173). Maximiano (2000) explica o processo de organizar envolve definir como as atividades serão realizadas, por meio da utilização racional dos recursos disponíveis. Segundo o mesmo autor, o processo de organizar envolve três tipos de decisão, conforme pode ser observado no Quadro 2, a seguir: TIPO DE DECISÃO IMPACTO NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Divisão do Trabalho Define o sistema de responsabilidades. Define as responsabilidades dos cargos e departamentos. Sistema de Define o sistema de autoridade. autoridade Define o número de níveis hierárquicos e a amplitude de controle. Define o grau de autonomia dos ocupantes de cargos e dos departamentos. Sistema de Define o sistema de comunicação. comunicação Define como se relacionam os departamentos e o tipo de influência entre eles. Quadro 2 Decisões no processo de organizar. Fonte: Maximiano (2000 p. 267) Direção Direção é a função administrativa que dinamiza e aciona a organização. Está relacionada com a atuação sobre pessoas com a ação. A direção é exercida através da comunicação, liderança e motivação das pessoas. Ao falar de liderança deve-se desconstruir o seu conceito como sendo apenas ligado a postura hierárquica superior. A conceituação de líder, está diretamente relacionada a capacidade de influenciação de uma pessoa sobre outras, não necessariamente estando aquela que influencia em uma posição hierárquica superior. Hersey e Blanchhard (1986) definem liderança como o processo de influenciar as atividades de um individuo ou de um grupo para a consecução de um objetivo numa

25 25 dada situação, então um líder possui capacidade de acionar e manter a motivação dos trabalhadores para o alcance dos objetivos propostos pela organização. A comunicação já é um processo bastante complexo, mas quando explorada sob a perspectiva organizacional o número de variáveis interferentes multiplica-se e algumas ganham uma maior relevância como a cultura da organização e a relação entre o emissor e o receptor, ou como também é comum nas organizações, entre o emissor e os diversos receptores. Ademais com o despontar da era da informação as organizações se vêem no imperativo de se reestruturarem sua comunicação (seja ela interna ou social) adotando um padrão moderno aproximando suas ações e o discurso empresarial, em busca de um patrimônio de caráter simbólico constituído pela imagem, reputação, credibilidade, legitimidade e aceitação. Diante dessa conjunta que envolve a comunicação organizacional emergem os problema de comunicação. Habermas (1989) propõe que os problemas de comunicação surgem por uma situação de fala distorcida onde os participantes do ato comunicativo encontram-se em posições desiguais de poder e conhecimento de informações, onde no âmbito prático encontrar-se-á a complacência das idéias errôneas e falsas opiniões. A direção constitui a terceira função administrativa e vem depois do planejamento e da organização. Definido o planejamento e estabelecida a organização, resta fazer as coisas andarem e acontecerem. Este é o papel da direção: acionar e dinamizar a empresa. A direção está relacionada à ação e tem a ver com as pessoas. Ela está diretamente relacionada à atuação sobre as pessoas. As pessoas precisam ser dinamizadas em seus cargos e funções, treinadas, guiadas e motivadas para alcançarem os resultados que delas se esperam. A função de direção se relaciona à maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados por meio da atividade das pessoas que compõem a organização. De acordo com Chiavenato (2000) a direção é a função administrativa que se refere às relações interpessoais dos administradores e seus subordinados. Para que o planejamento e a organização sejam eficazes, eles precisam ser dinamizados pela orientação a ser dada às pessoas por meio de uma adequada comunicação e habilidade de liderança e de motivação. Dirigir significa interpretar os planos para os outros e dar as instruções sobre como executá-los em direção aos objetivos a atingir. Os diretores dirigem os gerentes, os gerentes dirigem os supervisores, e os supervisores dirigem os funcionários ou operários.

26 Controle O controle é a quarta função administrativa e que depende do planejamento, da organização e da direção para formar o processo administrativo. A finalidade do controle é assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos. A essência do controle reside na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados. O controle consiste fundamentalmente em um processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado. De acordo com Maximiano (2000), controlar consiste em manter um sistema dentro de um padrão de comportamento. O padrão representa o critério de avaliação de desempenho do sistema. A essência do controle reside em verificar se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados. O controle consiste fundamentalmente em um processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado. Como processo, o controle apresenta quatro fases. Enquanto o planejamento abre o processo administrativo, o controle serve de fechamento. A abrangência do controle pode ser em nível global, departamental ou operacional, respectivamente, dentro dos planos estratégico, tático e operacional. De acordo com Chiavenato (2000) controle é um processo cíclico composto de quatro fases: Estabelecimento de Padrões e Critérios: Os padrões representam o desempenho desejado e os critérios representam as normas que guiam as decisões. São balizamentos que proporcionam meios para se estabelecer o que se deverá fazer e qual o desempenho ou resultado a ser aceito como normal e desejável. Constituem os objetivos que o controle deverá assegurar e manter. Exemplo, o custo padrão, os padrões de qualidade, os padrões de volume de produção. Observação do desempenho: para se controlar um desempenho deve-se pelo menos conhecer algo a respeito dele. O processo de controle atua no sentido de ajustar as operações a determinados padrões previamente estabelecidos e funciona de acordo com a informação que recebe. Comparação do Desempenho com o padrão Estabelecido: Toda atividade proporciona algum tipo de variação, erro ou desvio. é importante determinar os limites

27 27 dentro dos quais essa variação poderá ser aceita como normal ou desejável. O Controle separa o que é excepcionalmente para que a correção se concentre unicamente nas exceções ou desvios. Para tanto, o desempenho deve ser comparado com o padrão para se verificar eventuais desvios ou variações. Ação corretiva: O objetivo do controle é manter as operações dentro dos padrões estabelecidos para que os objetivos sejam alcançados da melhor maneira. Assim, as variações, erros ou desvios devem ser corrigidos para que as operações sejam normalizadas. A ação corretiva visa fazer com que aquilo que é feito seja feito exatamente de acordo com o que se pretendia fazer. Quadro 03. As fases do controle Fonte: Adaptação de Chiavenato (2000) 2.3 Áreas da administração Face sua importância, a administração desenvolveu potencialidades vitais à manutenção das empresas no mercado, especialmente as empresas de médio e grande porte. Para compreender e otimizar as diversas funções assumidas pelos administradores, a administração passou a ser vistas sob enfoque de distintas áreas, com destaque para: Produção, Financeira, Marketing e Recursos Humanos.

28 28 Para manterem-se no mercado, as empresas devem apresentar sinergia entre as diferentes áreas administrativas. A excelência administrativa tem importância diretamente proporcional aos desafios do ramo em que a empresa está inserida, portanto, no ramo de distribuição de alimentos refrigerados, desempenhar habilidades administrativas específicas e gerais, são de vital importância para o sucesso da organização, ante aos altos riscos inerentes à atividade, bem como a competência dos concorrentes Produção Toda organização obtém recursos pela comercialização de seus produtos ou serviços, os quais devem atender a crescentes exigências por parte dos consumidores bem como apresentar preços compatíveis com o mercado. Assim, cabe a empresa administrar seus recursos de forma a produzir produtos que atendam as exigências propostas, com custos compatíveis ao mercado em que atuam. Em virtude da variedade de produtos e serviços produzidos pelas empresas, a administração de produção é uma função muito peculiar, não se pode, portanto definir um modelo de organização para a função produção. Drucker (1998) por sua vez, apresenta quatro etapas imprescindíveis ao bom desempenho da administração de produção: Identificar todas as operações necessárias no processo de produção. Organizar racionalmente a seqüência de produção. Analisar cada uma das operações e replanejá-las de modo a conferir maior eficiência. Unificar essas operações. A produção sempre esteve diretamente ligada à existência da empresa e foi responsável pelos primeiros estudos da administração, hoje classificada como administração científica, sendo os seus principais representantes Frederick W. Taylor ( ) e Henry Ford ( ). (DAFT, 2005, p. 31).

29 29 Com o aperfeiçoamento dos estudos em administração e a consciência das inúmeras inferências diretas e indiretas sobre o processo operacional das organizações, foram desenvolvidas as demais áreas administrativas. A industrialização, portanto, sempre teve vínculo direto com a administração de produção e, suas funções sofreram e sofrem drásticas mudanças com o aparecimento e aperfeiçoamento tecnológico, que propicia a diminuição do consumo de mão de obra humana, a qual é gradativamente substituída por modernos equipamentos. A exemplo de países desenvolvidos, muitas empresas têm encontrado novos espaços na prestação de serviço, o que altera a operacionalização da administração de produção, mas não a elimina, visto suas técnicas serem implementadas para a qualificação da prestação de serviços, que requer habilidades extras dos colaboradores Financeira A necessidade de separar os recursos pessoais dos recursos das organizações demorou um pouco para ser compreendida e implementada. Até mesmo nos dias atuais, pequenas organizações ou organizações familiares tendem a confundir estas duas contabilidades. Embora vagamente comentada na teoria científica, a administração financeira teve sua importância efetivamente reconhecida e implementada com a abordagem das organizações burocráticas, um subcampo dentro da perspectiva clássica, apresentada pelo teórico alemão Max Weber. (DAFT, 2005, p.32). Em virtude do alto risco inerente a todo o mercado, bem como da necessidade de transparência nas atividades desenvolvidas, a administração financeira possui singular importância no ramo empresarial. A função Financeira compreende um conjunto de atividades relacionadas com a gestão dos fundos movimentados por todas as áreas da empresa. A administração financeira possui ainda o atributo de controle dos recursos necessários ao bom desempenho das atividades da organização Marketing

30 30 Comumente o Marketing é visto como a arte de vender produtos, mas isto é somente vendas, ou seja, uma das funções da administração de Marketing. O Marketing é tão fundamental à empresa que não pode ser considerado um trabalho da empresa, pois ele compreende todos os processos da empresa, constitui uma dimensão básica da empresa inteira. É ela toda vista pelo prisma de seu resultado final, ou seja, pelo prisma do cliente (DRUCKER, 1998, p. 56). Muitos autores compartilham da opinião da influência direta e/ou indireta do Marketing sobre a organização. O autor Philip Kotler, por sua vez, define o Marketing sob o enfoque da empresa como um processo social por meio do qual pessoas e grupos de pessoas obtêm aquilo de que necessitam e o que desejam com a criação, oferta e livre negociação de produtos e serviços de valor com outros (KOTLER, 2000, p. 30). Assim, além de ser fundamental ao sucesso da empresa, deve presar pela importância social que a empresa possui opinião em voga na atualidade, visto pelos claros sinais de escassez e limitação dos recursos naturais, vitais a sobrevivência humana e da sociedade em geral, ou seja, das organizações como um todo. Esta ideologia é amplamente defendida por renomados autores sendo que, segundo Cobra (1992, p.36), Marketing é mais do que uma forma de sentir o mercado e adaptar produtos e serviços é um compromisso com a busca da melhoria da qualidade de vida das pessoas. Para atingir os objetivos almejados, o marketing utiliza-se de ferramentas denominadas composto de Marketing, das quais se utiliza para criar valor para o cliente e alcançar seus objetivos organizacionais. Conforme o autor citado anteriormente o composto de Marketing é dividido em: Produto: para o marketing, produto compreende bens duráveis, bens transformáveis, bens não-duráveis e também serviços. Influenciam neste quesito a qualidade, características, estilo, marca, embalagem, serviços, garantias, dentre outros. (Cobra, 1992, p. 43) Compreende, basicamente, cinco fases: Fase da criação, introdução, crescimento, maturidade e declínio.

31 31 Preços: a determinação de preço corresponde a importante ferramenta no processo de vendas, pois deverá cobrir as despesas fixas e variáveis da produção e gerar lucro, para manter a produtividade e investir na evolução da empresa. Ao mesmo tempo, a determinação do preço deve considerar o mercado consumidor e a concorrência. Ponto (Distribuição): a qualidade do escoamento e do pondo de comercialização do produto correspondem importante ferramentas a serem observadas pelo Marketing. Para que o processo de distribuir o produto de forma a facilitar a ação do consumidor deva ser considerado como input ao sistema, as informações sobre a política de merchandisisng são basicamente as políticas definidas dos subsistemas do oferecimento e a estratégia que a empresa pretende utilizar para a distribuição de sues produtos. Promoção: os produtos precisam ser divulgados; e o grande objetivo da promocão é afetar o comportamento do consumidor ou usuário. São considerados quatro pontos na determinação da promoção: atenção, interesse, desejo e ação Recursos Humanos Uma das principais responsabilidades do setor de Recursos Humanos consiste em preparar os funcionários, colaboradores, de forma a buscar ou propiciar seu melhoramento contínuo, bem como o desenvolvimento de suas habilidades, para fortalecimento da organização como um todo. Este aperfeiçoamento pode dar-se por intermédio de cursos, desenvolvimento auto-instrucional, bem como das atividades cotidianas. Assim, promover o desenvolvimento pessoal e coletivo das organizações tem ligação direta com a capacidade de assimilar conhecimento por parte de seus colaboradores, bem como, da qualidade dos trabalhos dispostos pela organização através da área de Recursos Humanos. No transcorrer das décadas, a medida que os avanços tecnológicos apareciam, ficava evidenciada a necessidade de habilidades humanas no gerenciamento das organizações com vistas a preparar os colaboradores às tecnologias adquiridas, bem