Contas a Pagar. Guia do Usuário. Financeiro 8.21.B.002

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1 Contas a Pagar Guia do Usuário Financeiro 8.21.B.002

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3 Financeiro INDICE INDICE...3 Bem Vindo ao Módulo de Contas a Pagar Introdução Sobre a MXM Sistemas Quem Somos Implantando o Módulo Contas a Pagar Introdução Cadastro das Tabelas Obrigatórias...8 Cadastros Fornecedores Fornecedor Fornecedor F/J/E Conta Corrente Contábil Documentação Grupo de Cotação Beneficiário Categoria de Trabalhadores Modelo de Rateio de C. de Custo (Financeiro) Contas Correntes Tipo de Títulos Tipo de Cobrança Grupo de Pagamento Centro de Custos Gerenciais Grupo de Contas Correntes Condição de Pagamento Funções Impostos Modelo de Formulários Pré-Impressos Classe de Contribuição do INSS Histórico de Pagamento / Crédito de Conta Etiquetas Feriados Documentação Moedas Cotação de Moedas Empresas...38 Contas a Pagar - Guia do Usuário 3

4 INDICE Plano de Contas Contábeis Plano de Centro de Custos Contábeis Histórico Interferência Acréscimos e Decréscimos Parâmetros Contábeis Relatórios Analíticos Relatórios Sintéticos...49 Processos Manutenção de Títulos Consulta de Títulos Faturamento de Títulos Reparcelamento de Títulos Manutenção de Antecipação de Títulos Manutenção de Tipo de Cobrança de Títulos Programação de Pagamento Baixa de Títulos Baixa de Títulos por Cheque Individual Baixa de Títulos Cheque Único por Fornecedor Baixa de Títulos por Diferentes Formas de Pagamento Baixa de Título não Financeira Baixa de Títulos por Cancelamento Consulta das Baixas Cancelamento das Baixas Emissão de Borderô Emissão de Cheques Administrativos Emissão de Cheques de Baixas Relação de Cheques Emitidos Informação de Antecipações/Devoluções Consulta de Antecipações/Devoluções Extrato de Antecipações/Devoluções Posição Consolidada de Antecipações/Devoluções Prestação de Contas Recolhimento de Impostos Retidos Retenção de Impostos por Processamento...84 Utilitários Efetuar Logon Alteração de Senha Cadastro de Usuários Perfil de Acesso MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

5 4.5. Perfil de Senha Parâmetros do Sistema Parâmetros de Impostos Atualização da Ficha Financeira Liberação do Período Contábil para Digitação Bloqueio do Período Contábil para Digitação Geração de Arquivos para S.R.F Geração de Arquivos para D.C.T.F Manutenção de Títulos sem Crítica de Baixa Manutenção de Títulos sem Críticas Específicas Liberação de Período para Digitação Financeira Bloqueio de Período para Digitaçao Financeira Ativar / Inativar Fornecedor Ativar / Inativar Conta Corrente Relacionamento de Fornecedor / Tipo de Cobrança Relacionamento C. Custo Gerencial e Contábil Relacionamento de Títulos/Nota de Crédito Relatório de Alterações de Alíquotas Configuração do Diretório de FIX Registro de FIX Funções Redirecionadas de FIX Parâmetros de Implementação...110

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7 Financeiro 1 o Bem Vindo ao Módulo de Contas a Pagar 1.1. INTRODUÇÃO O Sistema de Contas a Pagar possibilita o controle de compromissos de despesas de empresas, em diversas moedas, com contabilização automática e atualização dos saldos de contas correntes. São diversas as possibilidades dos títulos e utilização destas classificações na geração de relatórios gerenciais. Os pagos permanecem armazenados e podem ser relacionados na maioria dos relatórios. O controle do I.R. Retido de prestadores de serviço é realizado de forma automática e o sistema possui rotina de geração do DIRF e Informe de Rendimentos. Os relatórios podem ser gerados com valor atualizado de juros e descontos em função dos prazos de vencimento e instrução de cobrança. A emissão de cheques pode ser efetuada na frente, verso, além de efetuar a emissão das cópias. O módulo permite a emissão individual para cada título ou para um grupo de títulos a serem pagos SOBRE A MXM SISTEMAS QUEM SOMOS A MXM Sistemas atua no mercado de informática desde 1990, desenvolvendo, implantando e prestando serviços de consultoria. Nestes anos, temos consolidado uma sólida experiência que propiciou a elaboração de uma metodologia de implantação que tem garantido ótimos resultados. Somada a qualidade de nosso sistema, temos nos destacado de forma acentuada, proporcionando um elevadíssimo grau de satisfação de nossos clientes. Somos uma empresa totalmente comprometida com a satisfação do nosso cliente, sendo assim a nossa preocupação com a atualização e capacitação de novas tecnologias tem sido nossa fonte de confiabilidade e longevidade. É com esta filosofia que desenvolvemos o MXM-Manager, uma poderosa ferramenta de controle e automatização dos processos de sua empresa, servindo de apoio na tomada de decisão empresarial, com informações precisas e imediatas. A MXM Sistemas entende que seu diferencial competitivo está em sua forma de lidar com informações e a sua estratégia de mercado e, respeitando este diferencial, construiu um sistema adequado à suas necessidades. Contas a Pagar - Guia do Usuário 7

8 Bem Vindo ao Módulo de Contas a Pagar 1.3. IMPLANTANDO O MÓDULO CONTAS A PAGAR INTRODUÇÃO Antes de iniciar o uso do módulo de contas a pagar, deve seguir os seguintes passos: Instalação do sistema (executáveis e banco de dados) no servidor. (Tarefa efetuada pela equipe interna da MXM Sistemas ou representante); Cadastramento das tabelas obrigatórias e; Carga dos títulos a pagar anteriores a implantação do sistema CADASTRO DAS TABELAS OBRIGATÓRIAS Antes de iniciar o funcionamento das transações e rotinas do sistema, é necessário que seja efetuado o cadastramento das tabelas obrigatórias. São consideradas obrigatórias as tabelas de: SEQUÊNCIA PROCEDIMENTO CAMINHO 01 Cadastrar Tipo de Título CADASTRO / TIPO DE TÍTULO 02 Cadastrar Tipo de Cobrança CADASTRO / TIPO DE COBRANÇÃ 03 Cadastrar Condição de Pagamento CADASTRO / CONDIÇÕES DE PAGAMENTO 04 Cadastrar Impostos CADASTRO / IMPOSTOS 05 Cadastrar Grupo de Contas Correntes CADASTRO / GRUPO DE CONTAS CORRENTES 06 Efetuar os CADASTROS DO MÓDULO DE TESOURARIA VIDE TABELA 02 ABAIXO 07 Cadastrar Contas Correntes CADASTRO / CONTAS CORRENTES 08 Cadastrar Grupos de Pagamento CADASTRO / GRUPO DE PAGAMENTO 09 Cadastrar Fornecedores CADASTRO / FORNECEDORES Tabela 1 A tabela abaixo mostra os cadastros OBRIGATÓRIOS que deverão ser preenchidos no módulo de Tesouraria. SEQUÊNCIA PROCEDIMENTO CAMINHO 01 Cadastrar Modelo de Fluxo de Caixa CADASTRO / MODELO DE FLUXO DE CAIXA 02 Cadastrar Fluxo de Caixa CADASTRO / FLUXO DE CAIXA 03 Cadastrar Modelos de Cheques CADASTRO / MODELOS DE CHEQUES Tabela 2 Caso o módulo de contabilidade tenha sido adquirido junto com este módulo, o usuário deverá primeiramente efetuar os cadastramentos das tabelas no módulo de contabilidade. Se o usuário adquiriu este módulo sem o sistema de contabilidade deverá efetuar obrigatoriamente o cadastramento das tabelas de: Moedas, Cotação de Moedas, Empresas; Planos de Contas Contábeis; Plano de Centros de Custos Contábeis; Históricos e Interferências. 8 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

9 2 o Cadastros 2.1. FORNECEDORES FORNECEDOR Nesta opção são inseridos os dados cadastrais de pessoas físicas, jurídicas ou estrangeiras que fornecem produtos ou serviços para a empresa. Fig. 1 Cadastro de Fornecedores CAMPO(s) DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO Código Tipo Nome CEP, Logradouro, Número, Complemento, Bairro, Cidade CNPJ/CPF Código identificador para o fornecedor. Escolher: <J>urídica, <F>ísica, <O>utros ou <E>strangeira. Razão social do cliente. Preencher os dados do Fornecedor. Informar CNPJ ou CPF a depender do tipo de Fornecedor escolhido. Cadastro nacional de pessoa jurídica ou cadastro pessoa física. Inscrição Estadual Informar inscrição estadual, se houver. Registro no estado. Inscrição Municipal Informar inscrição estadual, se houver. Registro no município.

10 Cadastros FORNECEDOR F/J/E Assim como no cadastro de fornecedores, nesta opção são inseridos os dados cadastrais de pessoas físicas, jurídicas ou estrangeiras que fornecem produtos ou serviços para a empresa. Esta opção se diferencia do cadastro de fornecedores pela classificação do campo tipo, que neste caso não permite o uso da opção Outros. O uso desta rotina é opcional. Fig. 2 Cadastro de Fornecedores F/J/E CAMPO(s) DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO Código Tipo Nome CEP, Logradouro, Número, Complemento, Bairro, Cidade, U.F, Tel/Fax CNPJ/CPF Informar código identificador para o fornecedor. Escolher: <J>urídica, <F>ísica ou <E>strangeira. Razão social do cliente. Preencher os dados do Fornecedor. Informar CNPJ ou CPF a depender do tipo de Fornecedor escolhido. Cadastro nacional de pessoa jurídica ou cadastro pessoa física. Inscrição Estadual Informar inscrição estadual, se houver. Registro no estado. Inscrição Municipal Informar inscrição estadual, se houver. Registro no município. 10 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

11 CONTA CORRENTE Esta opção permite realizar associação do Fornecedor com a(s) conta(s) corrente(s) do mesmo. Dessa maneira ao realizar pagamento(s) para o Fornecedor selecionado, em DOC por exemplo, que exige que o mesmo seja efetuado em conta de banco diferente é possível utilizar a(s) conta(s) registrada(s) nessa rotina. Fig. 3 Cadastro de Fornecedor Conta Corrente CAMPO(s) DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO Código Código da Conta Conta Principal / Conta no Exterior Banco CEP Endereço, Bairro, Cidade Informar o fornecedor Informar código para identificação da conta. Quando o flag Conta Principal estiver marcado, ao realizar o pagamento em DOC, por exemplo, essa conta será sugerida. Informar o código do banco da conta do fornecedor. Tabela interna UF Informar a Unidade Federativa. Registro no estado. Número da Conta Informar o número da Conta. Registro no município

12 Cadastros CONTÁBIL Nesta rotina é possível associar o Fornecedor com as contas contábeis do mesmo e a conta de adiantamento. Também informamos o grupo de pagamento (tipo de despesa) que o Fornecedor irá onerar. Fig. 4 Cadastro de Fornecedor Contábil Fornecedor Informar o Fornecedor que receberá a parametrização das contas. Cadastro de Fornecedor Empresa Informar a Empresa. Cadastro de Empresa Filial Informar a Filial se houver ou se for desejado criar restrição para a parametrização. Cadastro de Empresa/Filial Moeda Informar a Moeda. Cadastro de Moeda Cta. Contábil Informar a conta contábil de Fornecedor. Cadastro de Plano de Contas Contábeis Cta. Contábil Antecipação Grupo de Pagamento Impostos Informar conta contábil de adiantamento. Informar as despesas que o fornecedor poderá onerar para a empresa. Informar imposto se for necessário realizar a inclusão do mesmo de acordo com o tipo de despesa (grupo de pagamento). Cadastro de Plano de Contas Contábeis Cadastro de Grupo de Pagamento Cadastro de Impostos 12 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

13 DOCUMENTAÇÃO O cadastro de documentação possibilita a inclusão de documentação com prazo de validade. Desta maneira quando o flag Inativa cliente/fornecedor quando validade do documento estiver vencida no cadastro de documentação estiver marcado o usuário será impossibilitado de utilizar este Fornecedor. Fig. 5 Cadastro de Fornecedor Documentação Fornecedor Informar o Fornecedor que receberá a parametrização da documentação. Cadastro de Fornecedor Código Informar o código da documentação. Cadastro de Documentação

14 Cadastros GRUPO DE COTAÇÃO Nesse cadastro é possível realizar vínculo do Fornecedor ao grupo de cotação, tipo de venda (Ex: Material de Escritório) que o mesmo fará. Fig. 6 Cadastro de Fornecedor Grupo de Cotação Fornecedor Informar o Fornecedor que receberá a parametrização do Grupo de Cotação. Cadastro de Fornecedor Grupo Informar o código do grupo de cotação. Cadastro de Grupo de Cotação 14 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

15 2.2. BENEFICIÁRIO Diz-se daquele a quem foi concedido um benefício. Todo aquele que goza de uma vantagem qualquer, concedida por lei ou por outrem, mediante o reconhecimento do respectivo direito; por exemplo, quem recebe o benefício de um seguro, uma doação etc. Contudo, por meio desse cadastro informamos o fornecedor e o beneficiário que irá obter o benefício do registro do título a pagar. O beneficiário, que é incluso no cadastro de fornecedor, é informado na aba Dados Complementares do Processo de Manutenção de Títulos. Fig. 7 Cadastro de Fornecedor Grupo de Cotação Fornecedor Beneficiário Informar o Fornecedor que receberá a parametrização do beneficiário. Informamos o Fornecedor que receberá o benefício. Cadastro de Fornecedor

16 Cadastros 2.3. CATEGORIA DE TRABALHADORES Cadastro onde informamos a função desempenhada pelo Fornecedor Físico. Fig. 8 Cadastro de Categoria de Trabalhadores Código Descrição Código que fará a identificação da Categoria Funcional. Nomenclatura utilizada para identificação da Categoria registrada. 16 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

17 2.4. MODELO DE RATEIO DE C. DE CUSTO (FINANCEIRO) Possibilita um pré-cadastro de rateio de centro de custo. Onde é possível dividir, de acordo com o modelo, os centros de custos pertencentes à divisão do rateio. A soma desse percentual deve equivaler 100%. Fig. 9 Cadastro de Modelo de Rateio de C.Custo (Financeiro) Código Descrição Mod. Plano C. Custo Grid de Itens Código que identificará o Modelo de Rateio de Centro de Custo. Nomenclatura do Rateio de Centro de Custo. Informar o Plano de Centro de Custo que será feito o Rateio. Informar os centros de custos (setores) e o percentual de cada. A soma deve equivaler a 100%.

18 Cadastros 2.5. CONTAS CORRENTES Conta-corrente, também chamada conta bancária, é um procedimento oferecido pelos Bancos onde a pessoa física ou jurídica faz depósito em dinheiro (moeda nacional ou cheque com suficiente provisão de fundos) ou pagamentos. Contudo, o cadastro de conta corrente, possibilita o cadastro da conta por Empresa. Fig. 10 Cadastro de Contas Correntes Campos obrigatórios para a utilização da Conta Corrente no Sistema de Contas a Pagar ABA CONTAS CORRENTES Código Descrição Código que identificará a conta corrente. Nomenclatura da Conta Corrente. Empresa Informar a Empresa da Conta Corrente. Cadastro de Empresa Conta Contábil Informar uma conta de banco analítica. Cadastro de Plano de Contas Contábeis. Grupo da Conta Informar o Grupo da Conta que poderá ser <C>aixa, <B>anco ou <O>utros. As abas Informações Bancárias, Parâmetros e Conciliação Bancária só irão ser carregadas com o Grupo do Tipo Banco. Cadastro de Grupo de Conta Corrente Moeda Informar a Moeda da Conta Corrente. Cadastro de Moeda Fluxo de Caixa Informar <S>im ou <N>ao com respeito a utilização do fluxo de caixa para a conta corrente que está sendo cadastrada. 18 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

19 ABA INFORMAÇÕES ADICIONAIS Conta Corrente Banco Agência UF Informar o código da Conta Corrente Informar o Código do Banco Informação do Código e Descrição da Agência; Unidade Federativa da Agência Bancária

20 Cadastros 2.6. TIPO DE TÍTULOS Define que tipo de integração o título, ou Nota Fiscal irá fazer. Contábil, Fiscal ou as duas integrações ao mesmo tempo. Fig. 11 Cadastro de Tipo de Títulos. CAMPO(s) DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO Código Descrição Código Fiscal Abreviatura Contábil Código do tipo de título. Descrição do tipo de título. Informa o código do tipo de documento fiscal da Secretaria de Fazenda do Estado. Cadastra-se aqui uma abreviatura da descrição do tipo de título. <S> contabiliza a provisão; <N> não contabiliza a provisão. Ex.: Nota Fiscal = NF / Duplicata = DUP 20 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

21 2.7. TIPO DE COBRANÇA Possibilita a geração de boletos bancários com código de barras. Serve também para dizer se será alimentado o fluxo de caixa. E classifica a forma em que a cobrança irá acontecer. Fig. 12 Cadastro de Tipo de Cobrança CAMPO(s) DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO Código Código identificador do tipo de cobrança Descrição Descrição do tipo de cobrança Ex: Carteira, Bancária. Disponível <S>: Se este tipo pertence ao grupo controlado pela tesouraria <N>: Não pertence. Dias de Liquidação Prazo para a liquidação do título cadastrado para este tipo de cobrança Ex.: Nota Fiscal = NF / Duplicata = DUP Portador Nome do banco para cobrança virtual.

22 Cadastros 2.8. GRUPO DE PAGAMENTO Despesa, para a Contabilidade, é o gasto necessário para a obtenção de receita. Estão relacionadas aos valores gastos com a estrutura administrativa e comercial da empresa. Ex: aluguel, salários e encargos, pró-labore, telefone, propaganda, impostos, comissões de vendedores etc. Contudo, por meio do cadastro de Grupo de Pagamento, cadastramos as despesas. Fig. 13 Cadastro de Grupo de Pagamento Código Descrição Código identificador do grupo de pagamento Descrição do tipo de despesa. Código do Modelo de Plano de Contas Plano de Centro de Custo Conta de Fluxo de Caixa Grupo de Pagamento Informação do Plano de Contas. As contas contábeis alimentados no F1-Ajuda da Grid Itens de Grupo estarão de acordo com o Plano de Contas informado nesse campo. Informação do Plano de Centro de Custo. Os Centros de Custos alimentados no F1-Ajuda da Grid Itens de Grupo estarão de acordo com o Plano de Centro de Custo informado nesse campo. Código do Plano de Fluxo de Caixa. As contas de fluxo que serão alimentadas no F1-Ajuda do campo Conta de Fluxo de Caixa estarão de acordo como Código de Fluxo de Caixa informado nesse campo. Código da conta contábil e centro de custo. Os mesmos serão lançados nas movimentações financeiras para este grupo de pagamento. Cadastro de Plano de Contas Cadastro de Plano de Centro de Custo Plano de Fluxo de Caixa Plano de Contas Contábeis 22 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

23 Juros Pagos Código da conta contábil e centro de custo. Os mesmos serão lançados nas movimentações financeiras com juros para este grupo de pagamento. Descontos Obtidos Código da conta contábil e centro de custo. Os mesmos serão lançados nas movimentações financeiras com desconto para este grupo de pagamento. Variação Monetária Código da conta contábil e centro de custo. Os mesmos serão lançados nas movimentações financeiras de variação monetária para este grupo de pagamento. Plano de Contas Contábeis Plano de Contas Contábeis Plano de Contas Contábeis

24 Cadastros 2.9. CENTRO DE CUSTOS GERENCIAIS Tem a finalidade de possibilitar a classificação gerencial de eventos sem a necessidade de controle contábil. O centro de custo gerencial pode ser aplicado no controle de projetos específicos: viagens, férias, congressos, etc. O centro de custo gerencial é informado na aba apropriação do título a pagar. Fig. 14 Cadastro de Centros de Custos Gerenciais Código Descrição Código identificador do Centro de Custo Gerencial. Descrição do Centro de Custo Gerencial GRUPO DE CONTAS CORRENTES 24 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

25 Cadastro que possibilita gravar os grupos de contas correntes que podem ser do tipo: <C>aixa, <B>anco e <O>utros. Esse grupo é informado no momento da criação da conta corrente. Fig. 15 Cadastro de Grupo de Contas Correntes Código Descrição Tipo Código Identificador do Grupo de Conta Corrente. Nomenclatura do Grupo de Conta Corrente. Informar um dos tipos: <C>aixa, <B>anco, <O>utros.

26 Cadastros CONDIÇÃO DE PAGAMENTO Possibilita informamos quais a formas de pagamento da Nota Fiscal, a vista ou a prazo. Nela podemos informar também se há desconto, multa, encargo, de acordo com a data prevista de pagamento. Fig. 16 Cadastro de Condição de Pagamento Cond. Pagamento Tipo de Título Código e Descrição identificadores da Condição de Pagamento. Informação do Tipo de Título. Que será alimentado automaticamente no Título ao informar essa condição de pagamento. Nº de Parcelas Informar a quantidade de parcelas da condição de pagamento que está sendo cadastrada. Dia Fixo de Vencimento Dia útil Parcelas Dias a Venc Tipo Cobr Bonificação, Permanência, Encargo, Multa. Informar Dia Fixo para pagamento. Ao marcar o flag, sistema irá sempre verter a data de vencimento para o próximo dia útil. Impossibilitando que o sistema onere multa ou encargo de atraso de pagamento, se houver. Informação dos dias a vencer quando a condição de pagamento é parcelada. Exemplo: Quando em 3 vezes 30 e 60 dias ou 15 e 30 dias. Informar quando a condição de pagamento houver encargos para quando o pagamento do título for feito em atraso. Cadastro de Tipo de Título Cadastro de Tipo de Cobrança 26 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

27 2.12. FUNÇÕES Cadastro informativo da função específica de determinado contato. A ser informado na aba Contato do Cadastro de Fornecedor. Fig. 17 Cadastro de Funções Código Descrição Código identificador da função. Nomenclatura do cargo desempenhado pelo Contato do Fornecedor.

28 Cadastros IMPOSTOS Possibilita cadastrar impostos que poderão ser contabilizados na provisão ou na baixa do título a pagar ou do título a receber. Fig. 18 Cadastro de Impostos Campos obrigatórios para utilização do imposto no sistema de Contas a Pagar. ABA IMPOSTO Código Plano de Contas Código do Plano de Contas que obterá o imposto. Cadastro de Plano de Contas Código do Imposto Descrição Percentual Código identificador do Imposto. Nomenclatura do Imposto. Percentual que o imposto descontará do título. C. Contábil Credora Informar a conta contábil do imposto relacionado de Crédito. C. Contábil Devedora Informar a conta contábil do imposto relacionado de Débito. Tipo de Imposto Imposto Retido Escolher o tipo de imposto. Ao marcar o flag, sistema possibilitará proceder com o Recolhimento do Imposto. Seja provisionado ou baixado. Cadastro de Plano de Contas Cadastro de Plano de Contas 28 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

29 Contabilizar Base de Cálculo ABA RECOLHIMENTO DE IMPOSTOS RETIDOS Fornecedor Tipo de Título Tipo de Cobrança Escolher <B>aixa ou <P>rovisão. A opção Baixa exibirá as contas dos impostos no Processo de Baixa de Títulos enquanto a opção de Provisão exibirá as contas contábeis do imposto no processo de Manutenção de Títulos. Informar o Fornecedor que receberá os títulos dos impostos recolhidos. Informar o Tipo de Cobrança do título do imposto recolhido. Grupo de Pagamento Informar Grupo de Pagamento do título do imposto recolhido (esse grupo deve estar parametrizado na aba contábil do fornecedor) C. Custo Gerencial Cadastro não obrigatório Forma de Recolhimento Cria Título Cadastro não obrigatório Escolher <Contas a Pagar> ou <Requisição de Pagamento> Local para onde o título de recolhimento será gerado. Cadastro de Fornecedor Cadastro de Tipo de Título Cadastro de Tipo de Cobrança

30 Cadastros MODELO DE FORMULÁRIOS PRÉ-IMPRESSOS Possibilita um pré-cadastro que poderá ser do tipo Boleto Bancário, Duplicata ou Recibo. Fig. 19 Cadastro de Modelo de Formulários Pré-Impressos Tipo Código Escolher: Boleto Bancário, Dupicata, Recibo. Informar Código e Descrição para identificação do modelo de formulário. Espac. Escolher: 1/6 ou 1/8 Nome Campo T Linha Coluna Descrever o nome do campo do modelo. Escolher no F1-Ajuda o campo da tabela referido. Escolher: <A>lfanumérico ou <V>alor Quantidade de linhas. Quantidade de colunas. 30 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

31 2.15. CLASSE DE CONTRIBUIÇÃO DO INSS Utilizado para cálculo de contribuição do INSS para fornecedores de pessoa física. Nesse cadastro é informada por competência e por faixa de valor a alíquota que será utilizada para retenção do imposto de INSS. Fig. 20 Cadastro de Classe de Contribuição do INSS Competência Classe Salário Base Base de Cálculo Alíquota sobre o Salário Base Alíquota sobre o Serviço Informar a data de competência que será levada em consideração para contribuição de INSS. Informar código numérico determinante da classe de contribuição. Salário base que será utilizado para cálculo de contribuição. Percentual de alíquota sobre o salário base. Percentual de alíquota sobre o serviço.

32 Cadastros HISTÓRICO DE PAGAMENTO / CRÉDITO DE CONTA Realiza a inclusão de histórico para pagamento. A ser utilizado no Processo de Emissão do Borderô. Fig. 21 Cadastro de Histórico de Pagamento de Crédito em Conta Código Histórico Informar código que identificará o histórico. Descrição do histórico. 32 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

33 2.17. ETIQUETAS Gera cadastro de etiquetas onde podemos incluir informações especificas da etiqueta, como: Tamanho do Papel, Margem, Tipo (Retrato ou Paisagem), Colunas, Borda e Fonte. Após a gravação do cadastro, informamos o mesmo no parâmetro do Sistema: Código Etiquetas para Fornecedores. Ao solicitar a impressão do cadastro de fornecedor, aba contábil, marca-se o flag etiquetas. Dessa maneira, sistema considerará o registro do cadastro de etiquetas para impressão do relatório. Fig. 22 Cadastro de Etiquetas CAMPO(s) DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO Código Código identificador do modelo de etiqueta. Escolher o tipo de imposto. Descrição Nomenclatura da descrição do modelo. Papel Escolher o formato do papel. A largura e o comprimento serão alimentados conforme o formato do papel escolhido. Tipo Tamanho da Etiqueta Margens Bordas Outros Escolher: Retrato ou Paisagem. Informar o tamanho da etiqueta com relação a folha. Informar dados sobre a margem da página. Marcar os flags caso haja borda na etiqueta. Formatação de fonte, cor e tamanho.

34 Cadastros FERIADOS Possibilita cadastrar Feriados que podem ser fixo (como o dia do trabalhador) ou móvel (como o Carnaval). Uma vez que o feriado é incluído no sistema ao gerar o título, onde o vencimento acarretaria em um dia de feriado, sistema automaticamente altera a data para a primeira data útil após o feriado. Fig. 23 Cadastro de Feriados CAMPO(s) DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO Tipo de Feriado Escolher: Fixo ou Móvel Fixo: É alimentada a máscara / para informar dia e mês. Móvel: É alimentada a máscara / / para informar dia mês e ano do feriado móvel. Data Descrição Informar a data do feriado. Descrever o feriado relacionado. 34 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

35 2.19. DOCUMENTAÇÃO Possibilita a inclusão do cadastro de documentações que podem ser utilizados na aba Documentação do cadastro de Fornecedor ou no Cadastro de Cliente. Fig. 24 Cadastro de Documentação CAMPO(s) DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO Código Descrição Inativa Cliente / Fornecedor Código identificador da documentação. Nomenclatura da documentação. Se o flag estiver marcado e a documentação informada na aba Documentação do Fornecedor ou Cliente estiver vencida, sistema impossibilitará o uso do mesmo para qualquer movimentação.

36 Cadastros MOEDAS Permite a inclusão das moedas da empresa, incluindo: Real, Dólar, Euro, Franco, entre outros. Fig. 25 Cadastro de Moedas CAMPO(s) DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO Moeda Descrição Símbolo Tipo Nome da Moeda Singular ou Plural Código que fará a identificação da Moeda Descrição da Moeda ou Índice. Identificação da Moeda em todo o sistema. Determina qual a modalidade da moeda cadastrada. Para descrição do nome da moeda ou índice que será utilizado em relatórios onde seja exigida a descrição detalhada (por extenso) da moeda. Em alguns relatórios do Sistema será utilizado símbolo ao invés da descrição do sistema. Neste campo é definido se é o cadastramento de uma moeda ou índice. 36 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

37 2.21. COTAÇÃO DE MOEDAS Possibilita informar a cotação da Moeda Estrangeira. Processo principalmente utilizado para realizar procedimentos com o uso do Bi-monetário. Fig. 26 Cadastro de Cotação de Moedas Moeda Informar a Moeda que receberá a cotação. Cadastro de Moedas Data Valor Informar a data. Valor da cotação do dia informado no campo anterior.

38 Cadastros EMPRESAS Possibilita registrar os dados cadastrais da instituição que irá operar com o sistema. Para instituições que utilizam o ERP MXM-Manager, esta tela deve ser considerada como resgate do cadastro único de empresas, comum aos outros módulos. Fig. 27 Cadastro de Empresas OBSERVAÇÃO Nome CEP, Logradouro, Número, Complemento, Bairro, Cidade, U.F, Tel/Fax CNPJ/CPF Inscrição Estadual Razão social da empresa Cadastro nacional de pessoa jurídica ou cadastro de pessoa física. Registro no estado Inscrição Municipal Registro no município Se houver CNAE Código do plano de contas Código do plano de centros de custos Número da Classificação Nacional de Atividades Econômicas Cadastros/Plano de contas contábeis Cadastros/Plano de centros de custos Informações dos dados da empresa. Este cadastro representa o plano de contas utilizado para controle do contribuinte. 38 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

39 OBSERVAÇÃO Responsável Contador Filais Digitar obrigatoriamente o nome do responsável e código do CPF. Digitar obrigatoriamente o nome, CRC, UF e CPF do contador. Preencher razão social, CEP, Logradouro, Número, Complemento, Bairro, Cidade, U.F, Tel/Fax, CNPJ, Inscrição estadual e municipal (se houver) PLANO DE CONTAS CONTÁBEIS Nesta função é feito cadastramento dos planos de contas contábeis. É bom lembrar que estes planos serão vinculados posteriormente a empresas. Para o início do cadastramento é necessário que já tenhamos definido uma máscara para o plano de contas contábeis, dentro modelo de planos de contas. A partir da utilização do modelo iremos cadastrar um plano de contas hierárquico seguindo o conceito de contas sintéticas e analíticas. Fig. 28 Cadastro de Plano de Contas Contábeis

40 Cadastros CAMPO(s) DESCRIÇÃO VALIDADE OBSERVAÇÃO Plano de Contas Código do Modelo de plano de contas que será utilizado para cadastramento do plano. Deve estar previamente cadastrado na função Modelo de Plano de Contas Conta Contábil Código da conta contábil Preencher conforme a máscara da conta contábil no cadastro Modelo de Plano de Contas. Descrição Cód. Alternativo Tipo Natureza da Conta Inativa Conta de Resultado Modelo de Demonstrativo Consolida lançamentos no diário Centro de custo na Contabilização Nomenclatura da Conta Contábil Código Alternativo da Conta Contábil. Não irá respeitar a ordem hierárquica da Conta. Indica se a conta é analítica ou sintética. Identifica se a natureza é devedora ou credora. Opção para Inativar a Conta Contábil. Indicar se a conta contábil é de Resultado. Para indicação de qual linha do Demonstrativo de Resultados, os saldos da conta contábil aparecerão. Opção para consolidação dos lançamentos de uma conta analítica na conta contábil sintética na qual ela está diretamente vinculada. Definir qual é a política de contabilização do centro de custos para conta contábil. Preencher conforme a máscara da conta contábil no cadastro Modelo de Plano de Contas. O sistema permite lançamento somente em contas analíticas. Caso esta opção esteja marcada, o sistema não permite nenhuma movimentação com esta conta. Caso esta opção esteja marcada será aberta uma caixa de diálogo Modelo de Demonstrativo para indicação de qual linha do Demonstrativo de Resultado os saldos daquela irão refletir. Esta opção é disponibilizada caso a conta contábil esteja com a Conta de Resultado Marcada. O<P>cional. Neste caso é opcional informar o centro de custo para conta contábil. <E>specífico. Utilizado para atrelar centros de custos para esta conta contábil. O relacionamento dos centros de custo com a conta contábil é feito através da opção "Relacionamento Contas Contábeis e Centros de Custos Contábeis". <O>brigatório. É obrigatório o preenchimento do centro de custos. <N>ão aceita centro de custos. Sua máscara determina o número de divisões (graus) em que está dividido o plano. A digitação deve respeitar a ordem hierárquica do plano de contas, iniciando com uma conta sintética até chegar ao nível das contas analíticas. Deverá ser informada na função de parâmetros do sistema se utiliza ou não o código alternativo. 40 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

41 CAMPO(s) DESCRIÇÃO VALIDADE OBSERVAÇÃO Projeto na Contabilização Histórico Padrão Definir se será contabilizado ou não a informação de Projetos naquela conta contábil. Possibilita a vinculação de um histórico padrão précadastrado a conta contábil. Tipo de Conversão Qual vai ser a cotação da moeda utilizada para conversão de demonstrações Segunda Moeda Variação Contábil Conta contábil de Contrapartida de Lançamento de Variação Contábil Correção Monetária Indica a segunda moeda em que a conta contábil será controlada. Indicar se a conta possui variação cambial ou não. Indicar as contas contábeis de contra partida (a débito ou a crédito) a ser utilizada quando da apuração da variação cambial. Campo para informação da conta contábil onde serão feitos os lançamentos da correção monetária. Poderão ser utilizados históricos-padrões diferentes para operações de débito e crédito. <I>nicial; <F>inal; <H>istórico; <M>édio; <N>ão converte. Ao informar este campo aparecerá uma opção para indicação de variação cambial ou não. Caso esta opção seja marcada o sistema irá abrir uma caixa de diálogo para informação das contas contábeis de variação cambial. Este campo só aparecerá se a opção variação cambial estiver marcada. Para que esta opção apareça no modelo será necessário informar em parâmetros do sistema que será utilizada a informação de Projetos na Contabilização. Esta informação não é obrigatória. O sistema possue históricos próprios para as contabilizações oriundas de outros módulos.

42 Cadastros PLANO DE CENTRO DE CUSTOS CONTÁBEIS Tem a função de cadastrar os centros de custos associados a cada modelo de plano de centros de custos, e que serão utilizados nos processos do ERP MXM e do SPED. Os Centros de custos deverão ser cadastrados de forma hierárquica, ou seja, deverão ser respeitados os graus de cada um dos centros de custos, tendo que ser cadastrados de forma seqüencial e hierárquica. Ex.: Para um modelo de centro de custos com o formato , deverão ser cadastrados os centros de custos nesta ordem: 1. Matriz 2. Diretoria Administrativa Financeira 3. Financeiro 4. Administrativo 5. Diretoria Técnica 6. Fábrica 7. Controle de Qualidade Não será necessário preenchimento de toda a máscara para que um centro de custo seja encarado como analítico. Caso o usuário necessite que centro de custo tenha um tamanho menor que a máscara definida no modelo, basta que ele preencha até o nível desejado, sendo que neste nível o centro de custo poderá ser analítico. Só recebem lançamentos os centros de custos analíticos. Os centros de custos sintéticos servem como totalizadores dos centros de custos analíticos e de outros centros de custo sintéticos que estão em níveis inferiores a ele. Fig. 29 Cadastro de Plano de Centro de Custos 42 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

43 CAMPO(s) DESCRIÇÃO VALIDADE CADASTRO PRÉVIO OBSERVAÇÃO Modelo de Centro de Custo Código do Modelo de Centro de Custo Cadastro de Modelo de Centro de Custo Código Descrição Tipo Inativo Código do Centro de Custo Descrição do centro de custo seja ele analítico ou sintético. Digite <A> para contas de centro de custo analítica ou <S> para contas de centro de custo sintética. Quando marcado invalida a utilização do centro de custo, mas não exclui do banco de dados. O dado digitado deve respeitar a máscara cadastrada na opção Modelo de Centro de Custo. <A>nalítica <S>intética Deverão ser cadastrados os centros de custos de forma hierárquica. Além disso, o centro de custo analítico não aceita centros de custos vinculados a ele.

44 Cadastros HISTÓRICO Promove a inclusão de históricos no sistema. A serem utilizados nas movimentações de pagamento, recebimento e transferência. Fig. 30 Cadastro de Históricos Código Histórico Código identificador do histórico. Nomenclatura do Histórico. OBS: Ao incluir??? eles poderão ser substituídos pela informação pertinente ao histórico. Exemplo: Pagamento referente ao mês??? Poderá ser substituído por: Pagamento referente ao mês de Fevereiro. 44 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

45 2.26. INTERFERÊNCIA Possibilita que empresas do mesmo grupo realizem movimentações de pagamento e recebimento uma com a outra. Esse procedimento se faz necessário quando uma empresa paga ou recebe pela outra. Isso pode ocorrer diante, por exemplo, de não haver saldo para pagamento da empresa A, contudo utilizo a empresa B para realizar essa movimentação de pagamento ou baixa. Quando a interferência for feita na provisão contabilmente uma empresa deverá a outra. Para que ocorra a interferência é necessário que ambas as empresas possuam plano de contas, plano de centro de custo, plano de fluxo de caixa e parametrização de moedas iguais. Fig. 31 Cadastro de Interferência Empresa A Empresa B Informar a primeira empresa que obterá a parametrização de interferência. Informar a segunda empresa. Cadastro de Empresa. Conta Contábil Informar a conta contábil do mútuo. Cadastro de Plano de Contas Contábeis Grupo de Pagamento Informar conta de despesa. Grupo de Recebimento Informar conta de receita Fluxo de Caixa Empresa A Fluxo de Caixa Empresa B Informar o fluxo de caixa da empresa A. Informar o fluxo de caixa da empresa B. Cadastro de Plano de Fluxo de Caixa.

46 Cadastros ACRÉSCIMOS E DECRÉSCIMOS Tem a função de cadastrar acréscimos ou decréscimos, informados na geração da Nota Fiscal (ou do título a pagar) que podem: gerar tributo ou não, incluir frete ou não, entre outros. A contabilização do acréscimo ou decréscimo na nota irá depender de sua parametrização no próprio cadastro. Fig. 32 Cadastro de Acréscimos e Decréscimos Acréscimo/Decréscimo Código identificador do acréscimo ou decréscimo. Descrição Tipo Calcular rateio por Gera Base Tributável Estoque de Gera Base Tributável Financeiro de Gera Base Tributável Financeiro de Nomenclatura do respectivo. Definir: Acréscimo ou Decréscimo Definir: Valor do Item ou Peso do Item Marcar os flags relacionados aos tributos de estoque que obterá o acréscimo ou decréscimo. Marcar os flags relacionados aos tributos do financeiro. Escolher: IPI, PIS, COFINS e ISS Escolher: Frete. Frete Importação ; Seguro, Seguro Importação, Bonificação ou Outros. 46 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

47 2.28. PARÂMETROS CONTÁBEIS Realiza parametrização de contas contábeis de crédito ou de débito para os acréscimos ou decréscimos. Fig. 33 Cadastro de Parâmetros Contábeis Empresa Informar a empresa que receberá a parametrização. Cadastro Empresa Filial Informar a filial (se houver) Cadastro Empresa/Filial Moeda Informar a moeda. Cadastro Moeda Grupo de Pagamento Grupo de Recebimento Acréscimo/Decréscimo Informar o Acréscimo ou Decréscimo. Preencher esses campos somente se houver necessidade de restrição para o acréscimo ou decréscimo. Conta Débito Informar conta de débito. Plano de Contas Contábeis Centro de Custo Projeto Informar centro de custo. (campo obrigatório somente se a conta contábil estiver como obrigatória) Informar projeto. (campo não obrigatório) Plano de Centro de Custo Conta Crédito Informar conta de crédito. Plano de Contas Contábeis Centro de Custo Projeto Informar centro de custo. (campo obrigatório somente se a conta contábil estiver como obrigatória) Informar projeto. (campo não obrigatório) Plano de Centro de Custo

48 Cadastros RELATÓRIOS ANALÍTICOS Objetiva criar relatórios personalizados detalhados. Fig. 34 Cadastro de Relatórios Analíticos CAMPO(s) DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO Código Título Menu ABA FILTRAGENS Agrupado Por Campos de Filtragem Tipo de Título Classificação Interna ABA COLUNAS ABA TOTAIS Código Identificador do relatório analítico. Descrição do Relatório Analítico. O nome informado nesse campo será o título do relatório no momento da impressão do mesmo. Escolher: Analíticos, Específicos ou Gerenciais. Nessa opção escolhe-se possível(is) agrupamento(s) ao solicitar a impressão do relatório. Informamos quais opções procederão com o filtro das informações no relatório. Informar o status dos tipos de títulos que serão incluídos para filtragem do relatório Marcar as colunas que serão inclusas no relatório personalizado. Corresponde ao totalizador das colunas. I : Intervalo (de até ) C : Conteúdo ( ) A ordem da escolha dessas colunas será a ordem que as mesmas estarão dispostas no relatório impresso. 48 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

49 2.30. RELATÓRIOS SINTÉTICOS Objetiva criar relatórios personalizados gerenciais. Fig. 35 Cadastro de Relatórios Sintéticos CAMPO(s) DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO Código Título Menu ABA FILTRAGENS Agrupado Por Campos de Filtragem Tipo de Título Classificação Interna ABA COLUNAS ABA TOTAIS Código Identificador do relatório analítico. Descrição do Relatório Sintético. O nome informado nesse campo será o título do relatório no momento da impressão do mesmo. Escolher: Sintéticos, Específicos ou Gerenciais. Nessa opção escolhe-se possível(is) agrupamento(s) ao solicitar a impressão do relatório. Informamos quais opções procederão com o filtro das informações no relatório. Informar o status dos tipos de títulos que serão incluídos para filtragem do relatório Marcar as colunas que serão inclusas no relatório personalizado. Corresponde ao totalizador das colunas. I : Intervalo (de até ) C : Conteúdo ( ) A ordem da escolha dessas colunas será a ordem que as mesmas estarão dispostas no relatório impresso.

50 Processos 3 o Processos O processo de Contas a pagar pode ser expresso basicamente conforme o fluxo abaixo. Ao gerar nota fiscal de pagamento a mesma pode ter o objetivo de representar notas a pagar, pode ser oriunda do sistema de Faturamento, bem como pode incluir antecipação ou devolução. Além de representar a contabilização da provisão do título. FATURAMENTO NOTA FISCAL ANTECIPAÇÕES E DEVOLUÇÕES MANUTENÇÃO DE TÍTULOS CONTABILIZAÇÃO RECEBIMENTO DE TÍTULOS EMISSÃO DE TÍTULOS A RECEBER 3.1. MANUTENÇÃO DE TÍTULOS Processo que possibilita o registro de um título a pagar ou despesa. Nele podemos informar o tipo de integração que irá ser feito (Contábil e Fiscal), condição de pagamento, rateio ou não da despesa, acréscimo e (ou) decréscimo, impostos, entre outros. 50 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

51 Fig. 36 Processo de Manutenção de Títulos, Aba Títulos a Pagar Fornecedor Título Doc. Fiscal Status Atual do Título Cond. Pagamento Código Identificador do relatório analítico. Número do Título. (pode ser alfanumérico). Se o parâmetro Nº Automático no título estiver preenchido, sistema alimentará o número do título automaticamente. Informar código para Doc. Fiscal Após a gravação do título demonstrará a situação atual. Condição de pagamento. (campo não obrigatório. Se o mesmo não for preenchido, sistema entenderá que o pagamento será a vista). Cadastro Condição de Pagamento Tipo de Título Determinará a integração com fiscal ou (e) contábil. Cadastro de Tipo de Título Tipo de Cobrança Determinará a integração com a tesouraria. Tipo de Cobrança Empresa Emitente Informar a empresa Emitente da NF. Cadastro Empresa Filial Informar a Filial se houver. Cadastro Empresa/Filial Empresa Pagadora Informar a Empresa Pagadora (quando a mesma for diferente da empresa emitente, sistema exigirá a parametrização de interferência). Emissão, Entrada, Vencimento, Prog. Pagamento Informar Data de Emissão, Entrada, Vencimento e Programação de Pagamento. Moeda Moeda do título. Cadastro Moeda Valor Valor Corrigido Observação Valor da NF ou da despesa. Valor é alimentado após a gravação do título e será acrescido caso haja impostos e diminuído caso haja desconto, por exemplo.

52 Processos Fig. 37 Processo de Manutenção de Títulos, Aba Apropriação OBSERVAÇÃO Grupo de Pagamento Conta Flx. Caixa Mod. Rateio Informar a despesa do título. Fluxo de caixa será alimentado de acordo com o informado no cadastro de grupo de pagamento. Informar caso exista rateio de centro de custo prédeterminado para a despesa. Cadastro de Grupo de Pagamento. Cadastro de Fluxo de Caixa Cadastro de Modelo de Rateio C. de Custos Cadastro de Plano de Centro de Custo Se houver mais de um grupo de pagamento, parametrizado na aba contábil do Fornecedor, o usuário deverá buscar uma das opções no F1-Ajuda. Se o tipo de cobrança não utilizar fluxo de caixa esse campo não será obrigatório. Será obrigatório se a conta contábil do grupo de pagamento estiver parametrizada como tal. Projetos Cadastro de Projetos Será obrigatório se a conta contábil do grupo de pagamento estiver o flag Projeto na Contabilização marcado. Valor Histórico Centro de Custo Gerencial Acréscimo / Decréscimo Será alimentado total de acordo com o rateio. Informar caso haja acréscimo ou decréscimo para a despesa. Cadastro de Centro de Custo Gerencial Cadastro de Acréscimo / Decréscimo 52 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

53 Fig. 38 Processo de Manutenção de Títulos, Aba Dados Complementares OBSERVAÇÃO Aceitar imposto informado Impostos Beneficiário Tipo de Pagto Portador Conta Fornec. ou Cta Beneficiário Identificação Desconto até Vlr Desconto Bonificação Diária Poderão ser incluídos manualmente. Se for acionado o flag Aceitar imposto informado. Até que data será considerado o desconto. Valor do desconto. Multa por Atraso Vlr da multa para pagto feito em atraso. Antecip. / Devol. Cadastro de Impostos. Cadastro de Projetos Conta Corrente Fornecedores. Infor. Antecip. / Devol. Ao marcar o flag, sistema possibilita a inclusão de impostos não parametrizados no grupo de pagamento. Ao informar o beneficiário, sistema alimentará as informações para o campo Conta Beneficiário com as contas cadastradas na aba conta corrente do cadastro de fornecedor (beneficiário). O campo Conta Fornece. alimentará as contas cadastradas na aba conta corrente do cadastro de fornecedor. Numeração de código de barras

54 Processos Fig. 39 Processo de Manutenção de Títulos, Aba Histórico do Título Provisão Baixa Número da Requisição Será alimentado conforme a data de provisionamento do título. O lote identificará a origem do título. Se é do próprio SCP ou se é oriundo de outro sistema. Documento é o número que identifica essa movimentação no SCB. Será alimentado conforme a data da baixa do título. O lote identificará onde o título foi pago. Documento é o número que identifica essa movimentação no SCB. Processos de Requisição de Pagamento aprovadas. Pedido de Compras atendidos. Aprovadores Visualizar Pedido(s) Compras Pagamento Parcial Serão visualizados os aprovadores da requisição ou do pedido. Essa opção permite visualizar o número do pedido de compras que originou a despesa. Ao realizar a baixa parcial do título, sistema alimentará as informações do título parcelado bem como informações de pagamento da parcela. Processo de Pedido de Compras ou Processo de Aprovação dos Mapas. 54 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

55 3.2. CONSULTA DE TÍTULOS Promove a consulta do título a pagar. Fig. 40 Processo de Consulta de Títulos Fig. 41 Processo de Consulta de Títulos, após filtragem

56 Processos 3.3. FATURAMENTO DE TÍTULOS Agrupa vários títulos a pagar em um único título. Dessa forma teríamos apenas um registro a pagar. Podendo o mesmo ser a vista ou parcelado. * Sistema procede com faturamento de título(s) somente por fornecedor. * O tipo de título informado na aba títulos a pagar deve ser diferente do tipo de título do(s) título(s) faturado (manutenção de título) para não haver duplicidade de contabilização. Fig. 42 Processo de Faturamento de Títulos Fornecedor Título Doc. Fiscal Status Atual do Título Cond. Pagamento Fornecedor o qual a empresa possue despesa. Número do Título. (pode ser alfanumérico). Se o parâmetro Nº Automático no título estiver preenchido, sistema alimentará o número do título automaticamente. Informar código para Doc. Fiscal Após a gravação do faturamento demonstrará a situação atual. Condição de pagamento. (campo não obrigatório. Se o mesmo não for preenchido, sistema entenderá que o pagamento será a vista). Cadastro Condição de Pagamento Tipo de Título Determinará a integração com fiscal ou (e) contábil. Cadastro de Tipo de Título Tipo de Cobrança Determinará a integração com a tesouraria. Tipo de Cobrança 56 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

57 Empresa Emitente Informar a empresa Emitente da NF. Cadastro Empresa Filial Informar a Filial se houver. Cadastro Empresa/Filial Empresa Pagadora Emissão, Entrada, Vencto, Prog. Pagto Informar a Empresa Pagadora (quando a mesma for diferente da empresa emitente, sistema exigirá a parametrização de interferência). Informar Data de Emissão, Entrada, Vencimento e Programação de Pagamento. Moeda Moeda do título. Cadastro Moeda Observação Fig. 43 Processo de Faturamento de Títulos, aba Títulos a Faturar Empresa Emitente Informar a empresa Emitente da NF. Cadastro Empresa Tipo de Título Informar o tipo de título em que as NF s foram criadas. Tipo de Título Tipo de Cobrança Informar o tipo de cobrança em que as NF s foram criadas. Tipo de Cobrança Grupo de Pagto Informar despesa utilizada na NF. Grupo de Pagamento. Portador Informar portador. Conta Corrente Emissão, Vencto, Prog. Recebto * Os campos de filtragem da aba Títulos a Faturar não são obrigatórios. * O valor total será alimentado pelo sistema após a filtragem dos títulos que serão faturados.

58 Processos 3.4. REPARCELAMENTO DE TÍTULOS Realiza o parcelamento de títulos oriundos de outros sistemas. Fig. 44 Processo de Reparcelamento de Títulos Fornecedor Informar o Fornecedor que se deseja proceder com a alteração da condição de pagamento. Cadastro de Fornecedor Título Informar o título a ser alterado. Título a Pagar oriundo de outros sistemas. Condição de Pagamento Informar a nova condição de pagamento do mesmo. Cadastro de Condição de Pagamento 58 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

59 3.5. MANUTENÇÃO DE ANTECIPAÇÃO DE TÍTULOS Serve para incluir ou alterar o valor da antecipação de títulos oriundos de outros sistemas. Desde que o valor informado não exceda ao saldo da antecipação do Fornecedor ou que o valor não seja maior do que o valor do título. Fig. 45 Processo de Manutenção de Antecipação de Títulos Fornecedor Informar o Fornecedor que se deseja incluir adiantamento. Cadastro de Fornecedor Título Informar o título a ser inclusa a antecipação. Título a Pagar oriundo de outros sistemas. Valor Valor carregado automaticamente pelo sistema. Antecipação / Devolução Informar antecipação para o título. Processo de Informação de Antecipação/Devolução

60 Processos 3.6. MANUTENÇÃO DE TIPO DE COBRANÇA DE TÍTULOS Quando o usuário deseja realizar alteração do Tipo de Cobrança de um título criado no sistema de Contas a Pagar essa alteração pode ser realizada na própria rotina de Manutenção de Títulos. Contudo, o processo de Manutenção de Tipo de Cobrança de Títulos possibilita alteração do tipo de cobrança de vários títulos ao mesmo tempo. Fig. 46 Processo de Manutenção de Tipo de Cobrança de Títulos Tipo de Cobrança Informamos o novo tipo de cobrança que irão receber os títulos escolhidos. Cadastro de Tipo de Cobrança Grid de título Os títulos serão alimentados na grid após a filtragem. OBS: Após os títulos serem exibidos na grid, marcamos os títulos para alteração do tipo de cobrança. Filtragens Selecionamos por meio dos campos os títulos que serão inclusos na grid de itens. 60 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

61 3.7. PROGRAMAÇÃO DE PAGAMENTO Procede com a alteração da programação de pagamento de n títulos de uma única vez. Fig. 47 Processo de Programação de Pagamento Empresa Informamos o novo tipo de cobrança que irão receber os títulos escolhidos. Cadastro de Empresa Fornecedor(es) Informação do Fornecedor. (campo não obrigatório) Cadastro de Fornecedor Tipo de Título Informação do tipo de título do título origem. (campo não obrigatório) Cadastro de Tipo de Título Período Informação do período da programação de pagamento dos títulos que irão ter essa informação alterada. (campo não obrigatório) Grid Empresa Após os títulos serem exibidos na grid, selecionamos o botão Alterar Datas para informar a nova data de programação de pagamento.

62 Processos 3.8. BAIXA DE TÍTULOS Realiza o pagamento do título a pagar. Nele é possível escolher a forma de pagamento bem como realizar a baixa parceladamente. No entanto, não realiza pagamento para mais de um cheque. Fig. 48 Processo de Baixa de Títulos Conta (B/C) Informação da Conta corrente (campo obrigatório) Cadastro de Conta Corrente Doc. Baixa Data da Baixa Data de Débito Limpar seleção anterior Filtragem Grid de Títulos Valor Pago Parcial Sistema gera a numeração automática ou digita-se manualmente. Informação da data do pagamento. Informação da data do débito. (Ex. Pagamento em Cheque) Quando o flag é marcado, após uma segunda filtragem a primeira filtragem de títulos é apagada. Tela de filtragem que possibilita restrição maior quanto aos títulos que serão carregados na tela. Informação do valor que será efetivamente pago na baixa vigente. Quando o valor pago é menor que o valor do título, ao marcar este flag, sistema cria um título parcelado com o valor restante para completar o total do valor do título. Processo de Manutenção de Títulos 62 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

63 3.9. BAIXA DE TÍTULOS POR CHEQUE INDIVIDUAL Nesse processo realizo pagamento de títulos. Cada título com número de cheque diferente. Fig. 49 Processo de Baixa de Títulos por Cheque individual Conta (B/C) Informação da Conta corrente (campo obrigatório) Cadastro de Conta Corrente Doc. Baixa Data da Baixa Data de Débito Limpar seleção anterior Filtragem Grid de Títulos Valor Pago Parcial Sistema gera a numeração automática ou digita-se manualmente. Informação da data do pagamento. Informação da data do débito. (Ex. Pagamento em Cheque) Quando o flag é marcado, após uma segunda filtragem a primeira filtragem de títulos é apagada. Tela de filtragem que possibilita restrição maior quanto aos títulos que serão carregados na tela. Informação do valor que será efetivamente pago na baixa vigente. Quando o valor pago é menor que o valor do título, ao marcar este flag, sistema cria um título parcelado com o valor restante para completar o total do valor do título. Processo de Manutenção de Títulos

64 Processos N. Deve ser informado <F>ornecedor, <B>anco ou <I>informado. Nominal A Se for informado <F>, sistema alimenta o campo com a informação do fornecedor. Se for informado <B>, sistema alimenta o campo com a informação da descrição da conta corrente. Se for informado <I>, deverá ser informado o nominal do cheque. 64 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

65 3.10. BAIXA DE TÍTULOS CHEQUE ÚNICO POR FORNECEDOR Agrupa um cheque para cada grupo de fornecedor. Exemplo: Se houver 50 NF s obtendo 5 fornecedores diferentes, será gerado 5 cheques diferentes. Cada cheque terá os títulos referentes ao fornecedor. Fig. 50 Processo de Baixa de Títulos Cheque Único por Fornecedor Conta (B/C) Informação da Conta corrente (campo obrigatório) Cadastro de Conta Corrente Doc. Baixa Data da Baixa Sistema gera a numeração automática ou digita-se manualmente. Informação da data do pagamento. Data de Débito Informação da data do débito. (Ex. Pagamento em Cheque) Limpar seleção anterior Filtragem Grid de Títulos Valor Pago Parcial Quando o flag é marcado, após uma segunda filtragem a primeira filtragem de títulos é apagada. Tela de filtragem que possibilita restrição maior quanto aos títulos que serão carregados na tela. Informação do valor que será efetivamente pago na baixa vigente. Quando o valor pago é menor que o valor do título, ao marcar este flag, sistema cria um título parcelado com o valor restante para completar o total do valor do título. Processo de Manutenção de Títulos

66 Processos BAIXA DE TÍTULOS POR DIFERENTES FORMAS DE PAGAMENTO Para cada título pode ser informada uma forma de pagamento diferente. Fig. 51 Processo de Baixa de Títulos por Diferente Formas de Pagamento Conta (B/C) Informação da Conta corrente (campo obrigatório) Conta Corrente Doc. Baixa Data da Baixa Data de Débito Limpar seleção anterior Filtragem Grid de Títulos Valor Pago Parcial Tipo C.C Sistema gera a numeração automática ou digita-se manualmente. Informação da data do pagamento. Informação da data do débito. (Ex. Pagamento em Cheque) Quando o flag é marcado, após uma segunda filtragem a primeira filtragem de títulos é apagada. Tela de filtragem que possibilita restrição maior quanto aos títulos que serão carregados na tela. Informação do valor que será efetivamente pago na baixa vigente. Quando o valor pago é menor que o valor do título, ao marcar este flag, sistema cria um título parcelado com o valor restante para completar o total do valor do título. Informar o tipo de pagamento em que a baixa será feita. A depender do tipo de pagamento escolhido, DOC por exemplo, deverá ser informado conta com banco diferente da conta corrente. Manutenção de Títulos 66 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

67 3.12. BAIXA DE TÍTULO NÃO FINANCEIRA Foi finalizado um pagamento embora não tenha sido gerado estorno e não haja movimentação financeira. Exemplo: Serviço foi realizado, mas não foi satisfatório. Não será cancelado, mas também não será pago. Contudo o título não pode permanecer em aberto. Fig. 52 Processo de Baixa de Títulos Não Financeira Conta (B/C) Informação da Conta corrente (campo obrigatório) Cadastro de Conta Corrente Doc. Baixa Data da Baixa Data de Débito Limpar seleção anterior Filtragem Grid de Títulos Valor Pago Parcial Sistema gera a numeração automática ou digita-se manualmente. Informação da data do pagamento. Informação da data do débito. (Ex. Pagamento em Cheque) Quando o flag é marcado, após uma segunda filtragem a primeira filtragem de títulos é apagada. Tela de filtragem que possibilita restrição maior quanto aos títulos que serão carregados na tela. Informação do valor que será efetivamente pago na baixa vigente. Quando o valor pago é menor que o valor do título, ao marcar este flag, sistema cria um título parcelado com o valor restante para completar o total do valor do título. Processo de Manutenção de Títulos

68 Processos BAIXA DE TÍTULOS POR CANCELAMENTO Cancela a título. O título fica com o status de cancelado e impossibilitado para ser reutilizado. Fig. 53 Processo de Baixa de Títulos por Cancelamento Conta (B/C) Informação da Conta corrente (campo obrigatório) Cadastro de Conta Corrente Doc. Baixa Limpar seleção anterior Filtragem Gerar Estorno Contábil Grid de Títulos Sistema gera a numeração automática ou digita-se manualmente. Quando o flag é marcado, após uma segunda filtragem a primeira filtragem de títulos é apagada. Tela de filtragem que possibilita restrição maior quanto aos títulos que serão carregados na tela. Quando marcado este flag, sistema irá gerar movimentação de estorno contábil. O mesmo poderá ser verificado no relatório do Razão Contábil. Processo de Manutenção de Títulos 68 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

69 3.14. CONSULTA DAS BAIXAS Promove a consulta das Baixas. Fig. 54 Processo de Consulta das Baixas de Títulos OBSERVAÇÃO Conta Corrente Informação da Conta corrente Cadastro de Conta Corrente Lançamentos Financeiros Lançamentos não financeiros Data Movimento Considerar Baixas Financeiras Considerar Baixas não financeiras Código da documentação de lançamento de baixa financeiro. Código da documentação de lançamento de baixa não financeira. Data de Baixa. Possibilita que sejam inclusas movimentações financeiras. Ao marcar o flag, sistema alimenta na filtragem movimentações de baixas não financeiras. As informações da filtragem correspondem a quantidade de títulos que se deseja incluir na consulta. Nenhum desses campos é obrigatório.

70 Processos CANCELAMENTO DAS BAIXAS Cancela a baixa. Dessa maneira o título fica livre para nova(s) movimentação(ões). Fig. 55 Processo de Cancelamento das Baixas Conta (B/C) Informação da Conta corrente (campo obrigatório) Cadastro de Conta Corrente Doc. Baixa Data do Cancelamento Data da Baixa Data Débito Grid de Títulos Sistema gera a numeração automática ou digita-se manualmente. Informar a data de cancelamento do título. O campo será alimentado conforme a data em que o título foi pago. O campo será alimentado conforme a data de débito informada quando o título foi pago. É alimentado de acordo com o número da baixa informado. Processo de Manutenção de Títulos 70 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

71 3.16. EMISSÃO DE BORDERÔ Imprime autorização de pagamento para envio ao banco. Fig. 56 Processo de Emissão de Borderô Conta Informação da Conta corrente (campo obrigatório) Cadastro de Conta Corrente Doc. Baixa Data de Baixa Texto Complementar Agrupar Data Imprime Logotipo Substituir texto padrão pelo texto complementar Informar o documento da Baixa. O campo será alimentado conforme a data em que o título foi pago. Permite a inserção de texto incluído no campo manualmente Ao marcar este flag, sistema agrupa as baixas por data. Ao selecionar essa opção, sistema inclui na emissão do borderô o Logotipo da Empresa. Quando marcamos o flag, sistema exibe na Emissão do borderô o conteúdo informado no campo texto complementar. E não o texto padrão do sistema. Cadastro de Histórico de Pagamento / Crédito em Conta

72 Processos EMISSÃO DE CHEQUES ADMINISTRATIVOS Cheque administrativo é um tipo de cheque emitido pelo próprio banco, que garante o seu pagamento. É usado quando alguém precisa de uma certeza sobre a existência de fundos numa negociação que está sendo feita. Estes cheques são emitidos pelo próprio banco e não pelo correntista. Esta função no sistema serve para gerar um relatório que contém autorização da empresa para o gerente do banco debitar da sua conta corrente os valores que serão necessários para a compra dos cheques. Fig. 57 Processo de Emissão de Cheques Administrativos Conta Informação da Conta corrente (campo obrigatório) Cadastro de Conta Corrente Data de Baixa Doc. Baixa Texto Complementar Imprime Logotipo Informar a Data de Baixa. Informar o Código de documento da Baixa. O conteúdo informado nesse campo será exibido na impressão do relatório. Ao selecionar essa opção, sistema inclui na emissão o Logotipo da Empresa. 72 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

73 3.18. EMISSÃO DE CHEQUES DE BAIXAS Imprimi cheques que não foram impressos no momento do pagamento. Fig. 58 Processo de Emissão de Cheques de Baixas Imprimir apenas o verso Com Pausa Conta Doc. de Baixa Data de Baixa Cheque Inicial Esta opção possibilita a impressão somente do verso do cheque. Informação da Conta corrente (campo obrigatório) Cadastro de Conta Corrente Informar o Código de documento da Baixa. Processo de Baixa de Títulos (com tipo de pagto em CHQ) Informar Data da Baixa. Informar a partir de que folha de cheque será impressa as baixas.

74 Processos RELAÇÃO DE CHEQUES EMITIDOS Relatório contendo os dados do cheque que já foram impressos. Fig. 59 Processo de Cheques Emitidos no Período Empresa Informar a Empresa Cadastro de Empresa Conta(s) Informar a Conta Corrente Cadastro de Conta Corrente Emissão Cheque Mostra Cheques Cancelados Mostra Observação Informar um período de Data de Emissão do Título (Nota Fiscal). Informar intervalo do(s) cheque(s). Ao marcar esse flag, sistema inclui na impressão do relatório os cheques cancelados. Ao marcar este flag, sistema inclui na impressão do relatório a(s) observação(ões) do(s) cheques(s). 74 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

75 3.20. INFORMAÇÃO DE ANTECIPAÇÕES/DEVOLUÇÕES Possibilita gerar adiantamento ou devoluções a fornecedores. Fig. 60 Processo de Informação de Antecipação/Devolução, aba Antecipação/Devolução Fornecedor Documento Informar Fornecedor que obterá saldo antecipado. Cadastro de Fornecedor Gerado pelo sistema ao gravar ou informado pelo usuário manualmente. Conta Corrente Informação da Conta Corrente Cadastro de Conta Corrente Tipo de Pagamento Informar tipo de pagamento Empresa Informar a Empresa Cadastro de Empresa Filial Informar a Filial (se houver). Cadastro de Empresa / Filial Moeda Informar a moeda do adiantamento. Cadastro de Moeda Data Valor Histórico Informar a data do adiantamento. Informar o valor

76 Processos Fig. 61 Processo de Informação de Antecipação/Devolução, aba Antecipação/Devolução CAMPO(s) Grupo de Pagamento Conta Flx. Caixa Mod. Rateio DESCRIÇÃO Informar a despesa que onera a antecipação criada. Fluxo de caixa será alimentado de acordo com o informado no cadastro de grupo de pagamento. Informar caso exista rateio de centro de custo prédeterminado para a despesa. CADASTRO PRÉVIO Cadastro de Grupo de Pagamento Cadastro de Fluxo de Caixa Cadastro de Modelo de Rateio C. de Custos Cadastro de Plano de Centro de Custo Projetos Valor Histórico Centro de Custo Gerencial Será alimentado total de acordo com o rateio. Cadastro de Projetos Cadastro de Centro de Custo Gerencial OBSERVAÇÃO Se houver mais de um grupo de pagamento, parametrizado na aba contábil do Fornecedor, o usuário deverá buscar uma das opções no F1- Ajuda. Será obrigatório se a conta contábil do grupo de pagamento estiver parametrizada como tal. Será obrigatório se a conta contábil do grupo de pagamento estiver o flag Projeto na Contabilização marcado. 76 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

77 3.21. CONSULTA DE ANTECIPAÇÕES/DEVOLUÇÕES Permite a consulta de antecipação. Fig. 62 Processo Consulta de Antecipação/Devolução Fornecedor Documento Informar Fornecedor que se deseja consultar a antecipação. Escolher no F1-Ajuda o número do documento que se deseja consultar ou informar o número manualmente. Cadastro de Fornecedor Todos os outros campos da consulta da antecipação serão alimentados conforme o Código do Fornecedor e número do documento.

78 Processos EXTRATO DE ANTECIPAÇÕES/DEVOLUÇÕES Processo que possibilita a verificação dos valores de entrada, saída e saldo de adiantamento do fornecedor. Fig. 63 Processo de Extrato de Antecipação/Devolução OBSERVAÇÃO Fornecedor UF(s) Informar o Fornecedor que se deseja verificar o saldo. Unidade Federativa Cadastro de Fornecedor Empresa(s) Informar a Empresa Cadastro de Empresa Filial(s) Informar a Filial (se houver) Cadastro de Empresa / Filial Conta(s) Contábil(eis) Centro de Custo Contábil Conta Contábil de adiantamento utilizada. Centro de Custo utilizado no adiantamento. Cadastro de Plano de Contas Cadastro de Plano de Centro de Custo Contábil Projeto(s) Informar projeto. Cadastro de Projeto C. Custo(s) Gerencial(ais) Moeda Antecipação / Devolução Data da Entrada do Título Informar Centro de custo gerencial. Informar a moeda do adiantamento. Informar a data do adiantamento. Informar a data de entrada do título. Cadastro de Centro de Custo Gerencial. Cadastro de Moeda Processo de Informação de Antecipação / Devolução Todos os campos da filtragem do Extrato de Antecipação têm o objetivo de aumentar a restrição de possibilidades no momento da impressão do relatório. Nenhum dos campos dessa rotina é obrigatório. 78 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

79 OBSERVAÇÃO Consolidado de Títulos Antecipação sem Prestação de Contas Fornecedores com saldo em aberto Apresentar coluna: valor calculado Agrupado por Projeto Agrupar por C. Custo Gerencial Quando marcado exibe as informações de antecipação + títulos com antecipação informada. Sistema exibirá os adiantamentos desconsiderando a prestação de contas. O relatório exibirá fornecedores que possuem saldo de adiantamento. O valor é exibida quando a antecipação foi registrada em dólar. Organizará as movimentações por projeto. Organizará as movimentações por centro de custo gerencial. Se o campo moeda não for preenchido, sistema exibirá o valor corrente da movimentação.

80 Processos POSIÇÃO CONSOLIDADA DE ANTECIPAÇÕES/DEVOLUÇÕES Semelhante ao extrato, contudo possui informações resumidas, gerenciais. Fig. 64 Processo Posição Consolidada de Antecipação/Devolução OBSERVAÇÃO Empresa(s) Informar a Empresa Cadastro de Empresa Filial(s) Informar a Filial (se houver) Cadastro de Empresa / Filial Fornecedor (es) Conta(s) Contábil(eis) Período Moeda Listar em Consolidado Por Informar o Fornecedor que se deseja verificar o saldo. Conta Contábil de adiantamento utilizada. Informar o Período. Cadastro de Fornecedor Cadastro de Plano de Contas Informar a moeda do adiantamento. Cadastro de Moeda Informar em que moeda se deseja imprimir o relatório. Escolher: Fornecedor, Empresa, ou Filial. Todos os campos da filtragem da Posição Consolidada das Antecipações/Devoluções têm o objetivo de aumentar a restrição de possibilidades no momento da impressão do relatório. Nenhum dos campos dessa rotina é obrigatório. 80 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

81 3.24. PRESTAÇÃO DE CONTAS Processo que possibilita prestar contas de acordo com o que foi utilizado de saldo antecipado pelo Fornecedor. Exemplos: Valor adiantado 500,00, Fornecedor X utilizou 400,00, realizará a devolução de 100,00. Valor adiantado 500,00, Fornecedor Y utilizou 700,00, será reembolsado com 200,00 Fig. 65 Processo de Prestação de Contas Fornecedor Documento Informar Fornecedor está prestando contas do adiantamento. Cadastro de Fornecedor Empresa Informar a Empresa Cadastro de Empresa Filial Informar a Filial (se houver) Cadastro de Empresa / Filial Data Informar a data do adiantamento. Moeda Informar a moeda do adiantamento. Cadastro de Moeda Histórico ADIANTAMENTOS Documento Valor Saldo Informar o número do documento do adiantamento ou selecionar no F1-Ajuda. O campo valor será alimentado conforme número do documento informado. Será alimentado conforme documento.

82 Processos Despesas Informar o valor da despesa. Devolver/Reembolsar Se o valor da prestação de contas for maior que o valor antecipado o fornecedor terá que ser reembolsado. Se o valor for gasto for menor terá de devolver. CLASSIFICAÇÃO DAS DESPESAS Grupo de Pagamento Informar a despesa, escolher opção no F1-ajuda ou descrever manualmente. Conta Flx. Caixa Fluxo de caixa será alimentado de acordo com o informado no cadastro de grupo de pagamento. C. de Custos Será obrigatório se a conta contábil do grupo de pagamento estiver parametrizada como tal. Projetos Valor Histórico Mod. Rateio INTEGRA TESOURARIA Será obrigatório se a conta contábil do grupo de pagamento estiver o flag Projeto na Contabilização marcado. Informar o valor da prestação de contas. Informar caso exista rateio de centro de custo prédeterminado para a despesa. Cadastro de Grupo de Pagamento Cadastro de Fluxo de Caixa Cadastro de Plano de Centro de Custo Cadastro de Projetos Cadastro de Modelo de Rateio Conta Corrente Informar a Conta Corrente. Cadastro de Conta Corrente. Forma de Pagto INTEGRA CONTAS A PAGAR Informar a Forma de Pagamento. Tipo de Título Informar o tipo de título. Cadastro de Tipo de Título Tp. Cobrança Informar tipo de cobrança Cadastro de Tipo de Cobrança Vencimento Prog. de Pagto C.C. Informar o vencimento do documento. Informar a programação de pagamento. A depender do tipo de pagamento escolhido, DOC por exemplo, deverá ser informado conta com banco diferente da conta corrente. Cadastro Fornecedor, Conta Corrente. 82 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

83 3.25. RECOLHIMENTO DE IMPOSTOS RETIDOS Gera título referente à retenção de impostos para os órgãos competentes. Fig. 66 Processo de Recolhimento de Impostos Retidos Tipo de Imposto Informar o tipo de imposto que se deseja gerar o título. Empresa/Filial Informar a Empresa e (ou) Filial do título. Cadastro de Empresa/Filial Plano de Contas / Imposto Data de Emissão Data de Entrada Títulos Pagos NOVO(s) TÍTULO(s) Filial Emissão Entrada Vencimento Prog. Pagto. Informar o Código do Plano de Contas e o Código do Imposto. Informar data de emissão do título. Informar data de entrada do título. Informar data em que o título foi pago. (Se o título foi apenas provisionado esse campo não precisará ser preenchido.) Informar a filial que irá ser gerado o título de imposto. Informar a Data de Emissão que o mesmo será gerado. Informar a Data de Entrada. Informar Data de Vencimento para o título. Informar programação de pagamento. (quando o título não foi baixado) Cadastro de Plano de Contas e Cadastro de Imposto.

84 Processos RETENÇÃO DE IMPOSTOS POR PROCESSAMENTO Recalcula a retenção de impostos. Fig. 67 Processo de Retenção de Impostos por Processamento Empresa(s) Informar a Empresa Cadastro de Empresa Fornecedor Informar o Fornecedor Cadastro de Fornecedor Tipo de Título Informar o tipo de título Cadastro de Tipo de Título. Data de Entrada Programação de Pagamento Código de Retenção na SRF Dispensar Retenção Drive/Diretório Informar a data de entrada do título. Informar programação de pagamento. Código informado pela receita e incluído no sistema no cadastro de imposto, campo: Código de Retenção na SRF. Informar até que valor sistema não irá calcular os impostos de PIS, COFINS e C.Social. Informar o diretório (local) em que o arquivo será salvo. Cadastro de Imposto. 84 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

85 4 o Utilitários 4.1. EFETUAR LOGON Possibilita a troca de usuário para acessar o sistema, sem que haja necessidade de sair do módulo. Por meio do novo controle de acesso, após o primeiro acesso, sistema mantém as informações do Usuário e Ambiente na tela. Fig. 68 Tela de Logon

86 Utilitários 4.2. ALTERAÇÃO DE SENHA Serve para alterar a senha do usuário que está logado. Fig. 69 Alteração de Senha CAMPO(s) DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO Usuário Senha Nova Senha Confirmação Obrigar alteração na próxima conexão Especificar o usuário. Informar a senha atual. Informar nova senha. Repetir nova senha. Apenas usuários com acesso master podem alterar a senha de outros usuários. 86 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

87 4.3. CADASTRO DE USUÁRIOS Serve para cadastrar novos usuários no sistema. Por meio desse cadastro associamos também o usuário ao perfil de acesso que ele pertence. Fig. 70 Cadastro de Usuário CAMPO(s) DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO Usuário Nome Qualificado na Estrutura Funcional Empresa/Filial Ambientes Especificar o usuário. Informar o nome completo do usuário. Informar do usuário Ao marcar o flag, sistema possibilita que o usuário seja alocado a uma estrutura funcional. Informar Empresa e Filial se for desejado que o usuário tenha direito acesso somente a informações de determinada(s) empresa(s) e(ou) determinadas filiais assinaladas nesse campo. Marcar a(s) opção(ões) de ambiente(s) que o usuário terá acesso. Acessa ao MXM-Manager Esta opção possibilita que o usuário tenha acesso as rotinas do Manager. Perfil de Senha Perfil Informar o perfil de senha. Informar o perfil de acesso que o usuário fará parte.

88 Utilitários 4.4. PERFIL DE ACESSO Serve para definir o nível de acesso das rotinas do módulo para os grupos de usuários. Fig. 71 Perfil de Acesso CAMPO(s) DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO Perfil Descrição Funções do Sistema Propriedade da Função Especificar o nome do perfil de acesso. Nomenclatura para o perfil de acesso. Selecionar os cadastros, processos, relatórios e utilitários que os usuários associados a esse perfil terão acesso. Ao informar o código manualmente ou selecionando o mesmo no F1-Ajuda. Escolher uma dessas opções por rotina marcada em função do Sistema: Consultar Possibilita que o usuário apenas consulte, mas não poderá ter acesso a incluir, alterar ou excluir informações do sistema. Incluir Possibilita acesso a consulta, gravação e alteração. Mas não possibilita exclusão. Excluir Possibilita direito total a rotina: Consulta, gravação, alteração e exclusão. 88 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

89 4.5. PERFIL DE SENHA Possibilita padronizar os usuários associados ao perfil de senha que suas senhas tenham algumas características específicas, como: limite de caracteres, expirar senha, entre outros. Fig. 72 Perfil de Senha CAMPO(s) DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO Perfil Limite Caracteres de Senha Expirar Senha Histórico de Senha Bloquear Usuário Especificar o nome do perfil de senha. Informar mínimo e máximo de caracteres Informar período para que o sistema avise o usuário de atualizar a mesma. Opção que possibilita que o usuário seja bloqueado após determinada quantidade de vezes tentando se conectar ao sistema informando senha inválida.

90 Utilitários 4.6. PARÂMETROS DO SISTEMA Este utilitário tem o objetivo de criar parametrizações e implementações específicas para cada que atenda a clientes específicos. Fig. 73 Parâmetros do Sistema 90 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

91 4.7. PARÂMETROS DE IMPOSTOS Determina para o imposto ISS (Imposto sobre Serviços) um valor como teto mínimo a ser considerado para cálculo de retenção. Exemplo: Foi informado valor R$ 10,00 como teto mínimo para esta função. Ao lançar uma nota fiscal no valor de R$ 9,00 o sistema não irá calcular valor para este imposto. Fig. 74 Parâmetros de Impostos Empresa Informação da Empresa. Cadastro de Empresa Filial Informação da Filia (se houver). Cadastro de Empresa/Filial Dt. Vigência INSS Data de Vigência. Valor da Retenção.

92 Utilitários 4.8. ATUALIZAÇÃO DA FICHA FINANCEIRA Serve para recalcular o saldo das antecipações dos fornecedores existentes no sistema. Fig. 75 Atualização da Ficha Financeira Fornecedor Informação do Fornecedor que obterá o saldo de antecipação recalculado. Cadastro de Fornecedor 92 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

93 4.9. LIBERAÇÃO DO PERÍODO CONTÁBIL PARA DIGITAÇÃO Possibilita a liberação do período contábil no período informado no utilitário. Dessa maneira todas as movimentações financeiras que incluam tipo de título contábil poderão ser feitas nas datas liberadas. Fig. 76 Liberação do Período Contábil para Digitação Empresa Período Informar a Empresa que obterá o período contábil liberado. Informar o período a ser liberado. Cadastro de Empresa O Sistema de Contas a Pagar não permitirá que seja feito nenhuma integração contábil se não houver período contábil liberado.

94 Utilitários BLOQUEIO DO PERÍODO CONTÁBIL PARA DIGITAÇÃO Essa rotina impede o uso de movimentações financeiras no período contábil informado no utilitário. Dessa maneira todas as movimentações financeiras que incluam tipo de título contábil não serão liberadas. Fig. 77 Bloqueio do Período Contábil para Digitação Empresa Período Informar a Empresa que obterá o período contábil bloqueado. Informar o período a ser bloqueado. Cadastro de Empresa 94 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

95 4.11. GERAÇÃO DE ARQUIVOS PARA S.R.F Possibilita gerar arquivos para demonstrações dos registros fiscais da DIRF (Declaração do Imposto de renda retido na fonte). Estes arquivos serão armazenados na máquina do usuário e em seguida importado para o programa validador da receita federal. Fig. 78 Geração de Arquivos para S.R.F Fonte Pagadora Informar a Empresa que irá gerar o arquivo a S.R.F Cadastro de Empresa Fornecedor Informar o Fornecedor. Cadastro de Fornecedor Tipo de Título Informar tipo de título. Cadastro de Tipo de Título Período Drive/Diretório Flags Tipo de Pessoa Dados do Declarante Período a ser considerado para a geração do arquivo. Caminho do Diretório onde será gerado o arquivo. Marcar os flags que realizam o indicativo dos títulos, baixas, e fornecedores que serão levados em consideração para a geração do arquivo a Receita. Escolher: Física e Jurídica, Física e Jurídica. Informar dados do declarante: CPF e Nome.

96 Utilitários GERAÇÃO DE ARQUIVOS PARA D.C.T.F. Possibilita gerar arquivos para demonstrações dos registros fiscais da Declaração de débitos e créditos tributários federais. Estes arquivos serão armazenados na máquina do usuário e em seguida importado para o programa validador da Receita Federal. Fig. 79 Geração de Arquivos para D.C.T.F Fonte Pagadora Informar a Empresa que irá gerar o arquivo a S.R.F Cadastro de Empresa Filtragem Tipo de Pessoa Drive/Diretório Flags Qualificação da Pessoa Jurídica Escolher: Mensal, Trimestral ou Semestral. Escolher: Física e Jurídica, Física e Jurídica. Caminho do Diretório onde será gerado o arquivo. Marcar os flags que realizam o indicativo das movimentações específicas que serão levados em consideração para a geração do arquivo a Receita. Indicar a qualificação da empresa: Financeira, PJ em Geral, Cooperativa de Crédito, Sociedade Cooperativa, dentre outros. 96 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

97 4.13. MANUTENÇÃO DE TÍTULOS SEM CRÍTICA DE BAIXA Por meio desse utilitário é possível proceder com algumas alterações específicas após o título gerado no sistema de contas a pagar ser pago ou baixado. Fig.80 Manutenção de Títulos sem Crítica de Baixa Fornecedor Título Doc. Fiscal, Cond. Pagamento, Tipo de Título, Tipo de Cobrança, Emp. Emitente, Filial, Emp. Pagadora, Data de Emissão, Entrada, Vencimento, Prog. Pagto, Moeda, Valor, Observação APROPRIAÇÃO Grupo de Pagamento Conta Flx. Caixa Mod. Rateio Informar o Fornecedor que possue título pago e deseja-se realizar alteração de algum dado do título. Escolher no F1-Ajuda um título ou digitar manualmente o código da NF. Serão alimentados conforme informação da NF. Cadastro de Fornecedor. Cadastro de Grupo de Pagamento Cadastro de Fluxo de Caixa Cadastro de Modelo de Rateio C. de Custo Cadastro de Centro de Custo Projeto Os campos serão alimentados conforme foi cadastrada a nota. Podendo ser alterado pelo usuário. Cadastro de Projeto

98 Utilitários MANUTENÇÃO DE TÍTULOS SEM CRÍTICAS ESPECÍFICAS Esta função possibilita realizar a alteração de alguns detalhes específicos das notas fiscais emitidas em outros módulos. Fig. 81 Manutenção de Títulos sem Crítica Específica Fornecedor Título Doc. Fiscal, Tipo de Título, Tipo de Cobrança, Data de Emissão, Vencimento, Prog. Pagto, Observação. APROPRIAÇÃO Grupo de Pagamento Conta Flx. Caixa Mod. Rateio Informar o Fornecedor que possue título pago e deseja-se realizar alteração de algum dado do título. Escolher no F1-Ajuda um título ou digitar manualmente o código da NF. Serão alimentados conforme informação da NF. Cadastro de Fornecedor. Cadastro de Grupo de Pagamento Cadastro de Fluxo de Caixa Cadastro de Modelo de Rateio C. de Custo Cadastro de Centro de Custo Projeto Os campos serão alimentados conforme foi cadastrada a nota. Podendo ser alterado pelo usuário. Cadastro de Projeto 98 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

99 4.15. LIBERAÇÃO DE PERÍODO PARA DIGITAÇÃO FINANCEIRA Neste utilitário realiza-se a liberação do período para que possam ser feito movimentações financeiras no contas a pagar ou em outro módulo que integre com este sistema. Fig. 82 Liberação de Período para Digitação Financeira Empresa Período Informar a Empresa que obterá o período financeiro liberado. Informar o período a ser liberado. Cadastro de Empresa

100 Utilitários BLOQUEIO DE PERÍODO PARA DIGITAÇAO FINANCEIRA Neste utilitário realiza-se a bloqueio do período para que seja impossibilitado a efetivação de movimentações financeiras no contas a pagar ou em outro módulo que integre com este sistema. Fig. 83 Bloqueio de Período para Digitação Financeira Empresa Período Informar a Empresa que obterá o período financeiro bloqueado. Informar o período a ser bloqueado. Cadastro de Empresa 100 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

101 4.17. ATIVAR / INATIVAR FORNECEDOR Esta função permite realizar a inativação do Fornecedor. Dessa maneira ao escolher essa opção e gravar, sistema irá impossibilitar o uso deste Fornecedor. Fig. 84 Ativar / Inativar Fornecedor Fornecedor Informar o Fornecedor Cadastro de Fornecedor Status Escolher o status: Ativo, Inativo ou Negativo.

102 Utilitários ATIVAR / INATIVAR CONTA CORRENTE Por meio desse utilitário é possível inativar a Conta corrente do fornecedor. Contudo, a conta escolhida nesse cadastro e gravada não poderá ser utilizada nos processos de pagamento. Fig. 85 Ativar / Inativar Conta Corrente Fornecedor Informar o Fornecedor Cadastro de Fornecedor Conta Informar a conta corrente do Fornecedor. Cadastro de Fornecedor / Conta Corrente Status Escolher o status: Ativo ou Inativo. 102 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

103 4.19. RELACIONAMENTO DE FORNECEDOR / TIPO DE COBRANÇA Ao realizar o relacionamento entre o Fornecedor e Tipo de cobrança nesse cadastro, sempre que for informado esse fornecedor no processo de Manutenção de Títulos o sistema irá sugerir o tipo de cobrança relacionado. Fig. 86 Relacionamento de Fornecedor / Tipo de Cobrança Fornecedor Informar o Fornecedor Cadastro de Fornecedor Tipo de Cobrança Informar o tipo de cobrança que será vinculado ao Fornecedor. Cadastro de Tipo de Cobrança RELACIONAMENTO C. CUSTO GERENCIAL E CONTÁBIL

104 Utilitários Nesse utilitário é feito o relacionamento entre o Centro de Custo Gerencial e Contábil. Dessa maneira sempre que for informado esse C.Custo Contábil no processo de Manutenção de Títulos o sistema irá sugerir o Centro de Custo Gerencial relacionado. Fig. 87 Relacionamento C.Custo Gerencial e Contábil Fornecedor Informar o Fornecedor Cadastro de Fornecedor Centro de Custo Contábil Centro de Custo Gerencial Informar o Centro de Custo Contábil Informar o Centro de Custo Gerencial que será relacionado com o centro de custo contábil. Cadastro de Plano de Contas Cadastro de Centro de Custo Gerencial RELACIONAMENTO DE TÍTULOS/NOTA DE CRÉDITO 104 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

105 O objetivo do utilitário é relacionar a Nota de Crédito para igual ou menor valor do que o título (nota fiscal) original, em seguida, é abatido este Crédito de um saldo devedor de uma possível transação. Exemplo: A Empresa 001 possue uma Despesa para o Fornecedor AQ101. Contudo o Fornecedor possue um débito no mesmo valor para a Empresa. Com isso poderá ser criado um título com o valor negativo (igual ao débito do fornecedor). Então será abatido o valor na realização da Baixa. Para os títulos associados na presente função a baixa deverá ser feita somente no Processo de Baixa não Financeira. Fig. 88 Relacionamento de Títulos/ Nota de Crédito Fornecedor Informar o Fornecedor Cadastro de Fornecedor Título Informar o número do título Processo de Manutenção de Título. Prog. Pagto Será alimentado conforme o título informado. Valor Será alimentado conforme o título informado. Título Débito Informar o título de Débito. Processo de Manutenção de Título RELATÓRIO DE ALTERAÇÕES DE ALÍQUOTAS

106 Utilitários Discrimina quais usuários realizaram alterações nas alíquotas dos cadastros dos impostos ou na aba impostos dos parâmetros de sistema. Fig. 89 Relatório de Alterações de Alíquotas Usuário Informar o usuário Cadastro de Usuário Auditoria em Período de Alteração Escolher: Cadastro de impostos ou Parâmetros do sistema impostos Informar período que se deseja saber alterações feitas nos impostos pelos usuários do sistema CONFIGURAÇÃO DO DIRETÓRIO DE FIX 106 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

107 Esta rotina tem o objetivo de indicar o diretório em que se encontra executável que será instalado o FIX. Fig. 90 Configuração do Diretório de FIX REGISTRO DE FIX

108 Utilitários Possibilita o efetivo registro do FIX. FIX: É a solução de determinado problema ou inclusão de uma implementação em uma versão mais recente e compatível a versão do cliente. Fig. 91 Registro de FIX Sistema Função Nome do Executável Informar o sistema que receberá o FIX. Indicar a função. Localizar no F1-Ajuda ou preencher manualmente. Informar o Local onde o executável se encontra. 108 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.

109 4.25. FUNÇÕES REDIRECIONADAS DE FIX Nesta função é possível realizar o acompanhamento do(s) Fix(s) instalado(s). Fig. 92 Funções Redirecionadas de FIX

110 Utilitários PARÂMETROS DE IMPLEMENTAÇÃO Possibilita a visualização de arquivos em formato pdf que contém a relação de todas as implementações sofridas na presente versão. Fig. 93 Parâmetros de Implementações 110 MXM Sistemas e Serviços de Informática Ltda.