ANEXO I MEMORIAL DESCRITIVO PROJETO BÁSICO. Projeto de Gestão e Consultoria para o Programa RH-Folh@ SEÇÃO I. Índice

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1 ANEXO I MEMORIAL DESCRITIVO PROJETO BÁSICO Projeto de Gestão e Consultoria para o Programa RH-Folh@ SEÇÃO I Índice ANEXO I MEMORIAL DESCRITIVO... 1 PROJETO BÁSICO... 1 PROJETO DE GESTÃO E CONSULTORIA PARA O PROGRAMA RH-FOLH@... 1 SEÇÃO I CONTEXTO OBJETIVO E JUSTIFICATIVA DO PROJETO OBJETIVO DA CONTRATAÇÃO JUSTIFICATIVA ORGANIZAÇÃO ATUAL E RECURSOS DO PROGRAMA VISÃO GERAL DA ESTRUTURA DO PROGRAMA ORGANOGRAMA SUGERIDO FRENTES DE TRABALHO FUNCIONALIDADES DE GESTÃO DE RH Mapa funcional Estimativa preliminar de esforço MACRO CRONOGRAMA ATUAL Visão geral Fases evolutivas de implantação RECURSOS PRÓPRIOS ALOCADOS Recursos internos Recursos de fábrica de software Recursos totais ESCOPO DOS SERVIÇOS GESTÃO DO PROGRAMA Entendimento do modelo de gestão atual do Programa RH-Folh@ Entendimento da situação de cada frente de trabalho Definição do Plano de Gestão Integrada Preparação do Portal de Gestão Execução dos processos de Planejamento e Controle Execução dos processos de Comunicação GESTÃO DA MUDANÇA Gestão da Mudança SERVIÇOS DE CONSULTORIA Modelagem de Processos Arquitetura Definição de Requisitos, Métricas e Estimativas... 22

2 Modelagem Funcional e de Dados Processos de Teste RECURSOS HUMANOS QUADRO SUMÁRIO DE PRODUTOS, PERFIS DE RECURSOS E FERRAMENTAS ALOCAÇÃO POR RECURSO PERFIS DOS RECURSOS NÍVEL DOS RECURSOS CARACTERÍSTICAS DAS FERRAMENTAS PRODUTOS E SERVIÇOS PRODUTOS SERVIÇOS CONTÍNUOS AMBIENTE TECNOLÓGICO AMBIENTE DE DESENVOLVIMENTO E TESTES AMBIENTE DE GERENCIAMENTO DO PROGRAMA LOCAL DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS CONSIDERAÇÕES GERAIS... 39

3 1. Contexto A Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, na busca constante por maior eficiência na gestão das despesas de pessoal do Estado, por maior qualidade na gestão dos recursos humanos e pela melhoria dos serviços e das informações prestadas aos servidores públicos, está liderando o desenvolvimento e implantação de uma solução para Gestão Unificada e Integrada de Administração de Recursos Humanos e de Folha de Pagamento para o Estado de São Paulo, denominada Programa RH-Folh@. Esta iniciativa conta com a participação da Secretaria de Gestão Pública, através da UCRH-Unidade Central de Recursos Humanos, da Prodesp, através da Diretoria de Desenvolvimento de Sistemas, do DDPE-Departamento de Despesas de Pessoal do Estado e do DTI-Departamento de Tecnologia da Informação. Os principais objetivos a serem alcançados com a implementação da solução são: a) Proporcionar a gestão de forma integrada de recursos humanos, atribuindo maior confiabilidade aos dados cadastrais, pessoais e funcionais, dos servidores públicos e militares, bem como sistematizar atos normativos da legislação de recursos humanos; b) Atender as necessidades de gestão e planejamento estratégico relativo a pessoal, no âmbito da administração direta e autarquias; c) Racionalizar e padronizar os processos da área de recursos humanos, diminuindo custos e aumentando a eficiência e eficácia; d) Proporcionar aos órgãos de recursos humanos controle mais eficiente e eficaz de seus quadros, permitindo o cumprimento de dispositivos legais com maior segurança e rapidez; e) Valorizar, requalificar e realocar os servidores públicos e militares de forma a aumentar sua produtividade e satisfação no trabalho; f) Propiciar aos servidores públicos e militares mecanismos mais eficazes e eficientes na obtenção de informações, vantagens e benefícios; g) Permitir a geração de informações gerenciais com vistas a subsidiar os processos decisórios da gestão de RH e da Folha de Pagamento; h) Efetuar os cálculos da Folha de Pagamento, inclusive os retroativos de quaisquer alterações funcionais e financeiras, de forma automática, sem interferência manual; i) Minimizar interações manuais para a manutenção da Solução, decorrentes de alterações de legislações e judiciais; j) Controlar os gastos com a folha de pagamento dos servidores públicos e militares, evitando erros e omissões nos valores a pagar; k) Permitir a realização de auditoria permanente na folha de pagamento integrada de servidores públicos e militares. Adicionalmente aos objetivos descritos acima, a solução de RH e Folha de Pagamento para o Estado de São Paulo deve considerar alguns aspectos importantes destacados a seguir: grande quantidade de tratamentos de dados e cálculos específicos para o Estado de São Paulo, já implementadas no sistema atual de Folha de Pagamento fornecido pela Prodesp; alto volume de pessoas e pagamentos tratados pelo sistema atual de Folha; estruturas gerais e específicas de gestão de recursos humanos para atender às

4 diversas secretarias e autarquias; além da grande quantidade e frequência de criação e alteração de regras estabelecidas pela legislação e por decisões judiciais. Para atender aos objetivos e características da solução, apresentando resultados no menor prazo possível e de forma progressiva, sem colocar em risco o processo de pagamento aos servidores, foi adotada a abordagem de desenvolvimento interno de sistemas. A especificação funcional da solução de RH e Folha é de responsabilidade da SEFAZ-DDPE e da SGP-UCRH. A liderança técnica para implementação dos módulos do Sistema de Gestão de RH é da SEFAZ-DTI com participação da Prodesp, que deverá assumir a manutenção dos módulos quando entrarem em produção. Nas fases iniciais de implantação da solução será utilizado o sistema atual de Folha de Pagamento, SDPE, mantido pela Prodesp, que está passando por um processo de reestruturação e simplificação através da implantação de novas rotinas de cálculo e da exclusão das funções específicas de Gestão de RH. Para viabilizar a utilização dos novos módulos de Gestão de RH em desenvolvimento, em conjunto com o SDPE, está sendo construída uma camada de integração para troca de informações entre os dois sistemas. Após a implementação do SDPE reestruturado e da conclusão da etapa de definição de requisitos de um novo sistema de Folha, a SEFAZ tomará a decisão de iniciar ou não o desenvolvimento de um novo sistema a partir da análise do atendimento dos requisitos pelo sistema reestruturado. A SEFAZ, a SGP e a Prodesp têm o conhecimento funcional e técnico para implementar a solução utilizando recursos próprios e de parceiros, porém, para atingir os objetivos dentro dos prazos desejados foi identificada a necessidade de contratar uma empresa externa com expertise em gestão de projetos complexos e que envolvem sistemas de informação. A empresa contratada para o projeto de Gestão do Programa RH-Folh@ deverá prover suporte metodológico para a gestão, através de métodos e ferramentas de comprovada utilização alinhados às melhores práticas de mercado. Deverá atuar de forma independente em relação às Secretarias e empresas envolvidas no Programa RH-Folh@, sendo capaz de planejar e coordenar os esforços de cada grupo de trabalho em direção aos objetivos do Programa, auxiliando a SEFAZ nas atividades de planejamento, acompanhamento e controle do Programa. Um componente importante em empreendimentos do porte do Programa RH- Folh@ é o gerenciamento das mudanças organizacionais, de processos e de funções trazidas pelos novos sistemas e modelos operacionais. A empresa contratada para atuar na gestão do Programa também deverá fornecer serviços, métodos e ferramentas para a efetiva gestão das mudanças, preparando a organização para absorver as transformações e obter os resultados esperados no menor prazo possível. Além dos serviços de gestão do Programa e de gestão de mudanças, são requeridos serviços de consultoria em áreas chave para o desenvolvimento da solução. Profissionais especializados atuarão na orientação e suporte para a SEFAZ nos temas de

5 Revisão de Processos, Arquitetura de Sistemas, Modelagem Funcional, Construção e Testes de sistemas de informação. 2. Objetivo e Justificativa do projeto 2.1. Objetivo da contratação Prover serviços especializados de apoio à gestão do Programa RH-Folh@, através da utilização de metodologias comprovadas para gestão de projetos, gestão de programas, gestão da mudança, revisão de processos de Gestão de RH e de Folha de Pagamento. Adicionalmente, fornecer serviços de consultoria para suporte às atividades de arquitetura de sistemas, definição de requisitos, modelagem funcional, planejamento do desenvolvimento, planejamento da implantação e processos de definição e execução de testes dos sistemas. Os profissionais alocados para a prestação dos serviços deverão possuir experiência na aplicação das metodologias em projetos com porte e complexidade semelhantes ao do Programa RH-Folh@ Justificativa A SEFAZ, a SGP e a Prodesp possuem, em conjunto, os conhecimentos necessários para definir as funcionalidades de um sistema integrado de Gestão de RH e Folha de Pagamento que atenda às características específicas do Estado de São Paulo e, também disponibilizam ambientes tecnológicos adequados. Dada a complexidade e o tamanho do projeto a ser executado, é necessária a contratação de serviços especializados de gestão e de consultoria para alcançar os objetivos definidos. O Programa RH-Folh@ tem várias frentes de trabalho atuando em paralelo, lideradas pela SGP-UCRH, SEFAZ-DDPE, SEFAZ-DTI e Prodesp, com participação de membros de outras secretarias e de empresas contratadas. Para coordenar e gerenciar adequadamente os esforços dos diversos participantes envolvidos em direção aos objetivos comuns do Programa, faz-se necessária a contratação de empresa externa, que não faça parte das empresas envolvidas, com experiência comprovada em gestão de projetos complexos que envolvem mudanças organizacionais e a implementação de sistemas de informação. Empreendimentos deste porte requerem a utilização de metodologias e ferramentas de gestão robustas e de comprovada utilização no mercado a serem trazidas por empresa especializada. Para viabilizar a utilização dos novos módulos de Gestão de RH em desenvolvimento, em conjunto com o SDPE, está sendo construída uma camada de integração para troca de informações entre os dois sistemas. A mobilização das pessoas que participam da execução do Programa e daquelas que serão afetadas pelas mudanças de processos e sistemas é item fundamental para o sucesso. A empresa contratada deverá atuar neste tema através da aplicação de metodologia e processos de comunicação e gestão de mudança. A frente de trabalho de especificação funcional do Programa irá identificar necessidades de alterações organizacionais, de processos e de funções exercidas pelos usuários do novo sistema. A equipe do Programa RH-Folh@ precisa de recursos

6 adicionais especializados, com experiência em rotinas e sistemas de RH, para auxiliar na revisão de processos e de organização. O novo sistema deverá ser construído de forma a atender princípios de qualidade técnica, como por exemplo, escalabilidade e manutenibilidade. Serviços de consultoria em Arquitetura de Sistemas auxiliarão às equipes de desenvolvimento a estruturar o sistema para cumprir estes requisitos, atendendo às necessidades atuais e permitindo o crescimento em número de usuários e de dados sem perda de estabilidade e de desempenho. Um item crítico para viabilizar o planejamento de recursos e definir a estratégia de implantação em fases evolutivas é o processo de coleta de requisitos e modelagem funcional, aliado a definição e apuração de métricas de desempenho de construção do sistema. As equipes do Programa contarão com apoio de consultoria e de técnicas apropriadas para revisar e ajustar os processos adotados atualmente para mapeamento de requisitos e elaboração de estimativas de esforço de desenvolvimento. Com base em experiências internas e em informações de mercado é possível afirmar que estratégias inadequadas para definir e executar testes de sistemas, bem como a alocação insuficiente de recursos técnicos e funcionais para os testes, têm sido causas frequentes de baixa qualidade e de atraso na entrega de sistemas. O Programa RH-Folh@ deseja contar com recursos e ferramentas especializadas para garantir um processo eficaz de testes e homologação dos sistemas.

7 3. Organização atual e recursos do programa 3.1. Visão geral da estrutura do Programa A empresa contratada atuará junto às frentes de trabalho já em andamento, porém, revisando o modelo de gestão adotado e definindo um Plano de Gestão Integrado que deverá ser executado ao longo do período do Programa. Para melhor entendimento da organização atual e da abrangência dos serviços de gestão e consultoria, detalhados neste documento, o quadro abaixo apresenta uma visão geral das frentes de trabalho e seus responsáveis. Programa RH-Folh@ Gestão do Programa Gestão da Mudança Sistema de Gestão de RH Camada de Integração Modernização Folha SDPE Nova Folha Definição Funcional Arquitetura Técnica Definição Funcional Definição Funcional Especificação Técnica Especificação Migração Especificação Técnica Especificação Técnica Construção Especificação Interfaces Construção Construção Testes / Homologação Construção Testes / Homologação Testes / Homologação Treinamento Testes / Homologação Treinamento Treinamento Implantação Implantação Implantação Implantação Especialistas Serviços de Consultoria para Gestão do Programa Especialistas em áreas de conhecimento: RH, Folha, Arquitetura Técnica, Desenvolvimento (exceto técnicos em Mainframe) SEFAZ / SGP / Prodesp e empresas contratadas

8 3.2. Organograma sugerido A estrutura organizacional para o Programa apresentada abaixo deverá ser analisada pela empresa contratada para prover os serviços de gestão e consultoria. Esta deverá promover as alterações de estrutura e responsabilidades que melhor atendam aos objetivos do Programa RH-Folh@. Áreas externas ao Programa Usuários (Setoriais RH) DTI Produção DTI Segurança Prodesp Arquitetura / Produção Comitê Executivo Gestão do Programa Patrocinador Diretoria Executiva: SEFAZ, SGP e Prodesp SEFAZ SGP Contratada Contratada Suporte PMO SEFAZ Contratada Especificação de Gestão de RH SGP UCRH SEFAZ DDPE SEFAZ DTI Prodesp Setoriais RH Desenvolvimento de Gestão de RH SEFAZ DTI Prodesp Migração / Integração RH x Folha SEFAZ DTI Prodesp Modernização Folha SDPE Prodesp SEFAZ DDPE 3.3. Frentes de trabalho A seguir é apresentada uma breve descrição das frentes de trabalho definidas para o Programa RH-Folh@ que contarão com suporte metodológico, planejamento, gestão e consultoria da empresa contratada. Definição Funcional do Sistema de Gestão de RH e de Folha de Pagamento Equipe formada por usuários e especialistas em processos e funções para gestão de recursos humanos do Estado de São Paulo e para gestão e processamento da Folha de Pagamento. Responsável pelas definições dos requisitos e funcionalidades a serem implementadas nos sistemas, bem como das mudanças em processos e operações. Liderada pela SGP-UCRH (Unidade Central de Recursos Humanos) e SEFAZ-DDPE (Departamento de Pagamentos do Estado). Sistema de Gestão de RH Grupo técnico responsável pela especificação técnica, construção, testes, suporte ao treinamento e a implantação do sistema de Gestão de RH, sob liderança da SEFAZ- DTI (Departamento de Tecnologia da Informação).

9 A Prodesp deve contar com recursos participando ativamente desta frente para garantir que novos conceitos do sistema de Gestão de RH sejam tratados pela Folha atual e pela Nova Folha a ser desenvolvida, bem como para facilitar o processo de transição dos módulos de Gestão de RH em produção para a equipe de manutenção da Prodesp. Modernização da Folha - SDPE Equipe da Prodesp responsável pela reformulação da estrutura de cálculo do sistema de Folha de Pagamento atual denominado SDPE, pela simplificação do sistema através da desativação gradativa das funções de Gestão de RH e pela construção de rotinas de troca de informações com os módulos de Gestão de RH. A estratégia de integração ou de incorporação, pelo sistema SDPE, da Folha de Pagamentos das Autarquias está em fase de análise e deverá ser detalhada durante a gestão do Programa. Camada de Integração Sob liderança da SEFAZ-DTI e da Prodesp, este grupo é responsável por definir e construir a solução técnica de integração de informações entre os sistemas de Gestão de RH e SDPE, pelo mapeamento das informações a serem migradas e integradas junto aos líderes das frentes de RH e Modernização. Nova Folha Grupo técnico responsável pela especificação técnica, construção, testes, suporte ao treinamento e a implantação do novo sistema de Folha de Pagamento, no mesmo ambiente tecnológico da Gestão de RH. Ao longo do Programa RH-Folh@ a SEFAZ decidirá sobre a necessidade de desenvolvimento um novo sistema de Folha. Para tomar esta decisão a SEFAZ efetuará uma análise da situação do sistema SDPE reestruturado frente aos requisitos definidos na etapa Requisitos Nova Folha do macro cronograma atual. Os serviços de gestão e consultoria para a Nova Folha não fazem parte do escopo desta contratação. Testes Integrados e Homologação Equipe especializada em processos e ferramentas de testes de sistemas responsável por executar testes de cada sistema individualmente bem como pelos testes integrados da solução de RH e Folha. Responsável também pela condução dos testes de homologação da solução junto aos usuários. A definição do plano de testes, plano de homologação e plano de treinamento será de responsabilidade dos líderes de cada projeto ou frente de trabalho. Esta frente será liderada pela SEFAZ-DTI contado com apoio de serviços de consultoria em testes de sistemas.

10 Serviços de Gestão e Consultoria Serviços de Gestão do Programa, Gestão da Mudança e Serviços de Consultoria a serem prestados pela empresa contratada, detalhados neste documento Funcionalidades de Gestão de RH Mapa funcional O Mapa Funcional a seguir apresenta uma visão funcional de alto nível do Sistema de Gestão de RH obtida por meio de análise de documentos existentes sobre os processos e funções e por meio de entrevistas com especialistas. Este mapa poderá ser alterado ao longo da execução do Programa. Mapa funcional da Gestão de RH com visão da dependência entre funcionalidades e indicação de priorização para implantação: Estr. Organ. Quadro Função de serviço público Cargo Atos Oficiais Decisão Judicial Provimento / Exercício Bloqueio / Desbloqueio Certificação Ocupacional Interrupção / Suspensão contrato Alt. Local Exercício /Trabalho Disponibilidade Afastamento Frequência Substituição eventual Contagem de Tempo Férias Benefícios Vantagens Bônus Ascensão funcional Prêmio Classe Pessoa Origem Externa Extra Vínculo Complement. Aposentadoria Licença Sindicância e Processo Administrativo Designação Vacância Readaptação Varal * Remoção QM/QAE Abandono de cargo Licença Prêmio Aposentadoria Automatizar (Estrutural de RH) Legenda Implementar c/ regras SDPE (Eventos complementares) Envia dados para o SDPE Postergar Acumulação remunerada Atribuição de Aula Funcionalidades específicas da Sec. Educação A empresa de Gestão e Consultoria contratada terá acesso ao mapa funcional detalhado, com mais de 300 funcionalidades, ao mapa preliminar de processos, com cerca de 15(quinze) processos principais, bem como às especificações existentes Estimativa preliminar de esforço Estudos iniciais foram efetuados para estimar o esforço de especificação e desenvolvimento do sistema de Gestão de RH. Após o mapeamento da estrutura funcional em alto nível foram definidas métricas de esforço para a produção de artefatos de software (Exemplos: horas necessárias para a construção de telas e módulos de consistência). Em seguida foram atribuídos artefatos de software para cada

11 funcionalidade totalizando um esforço de desenvolvimento (especificação, construção e testes unitários) de horas. Este volume de horas será utilizado como valor base para a gestão do desenvolvimento, mesmo considerando que na fase em que foi elaborado este estudo de esforço é possível ocorrer uma variação estimada entre -40% e +100%. A empresa de gestão e consultoria contratada deverá acompanhar a evolução das métricas e efetuar uma gestão rigorosa de requisitos e de alterações de escopo, a partir deste valor base, buscando sempre a redução do volume estimado Macro cronograma atual Visão geral As fases e etapas previstas neste macro-cronograma, com abrangência de três anos, serão revisadas e atualizadas ao longo do Programa, podendo ser incluídas ou alteradas atividades e etapas. A empresa contratada deverá planejar os recursos suficientes para executar as atividades de suporte à gestão integrada das frentes de trabalho, executar as atividades de consultoria e suporte metodológico, produzindo os produtos descritos neste documento e de acordo com o macro cronograma abaixo, ao longo do período de contratação. Macro cronograma de referência Semestre 1 Semestre 2 Semestre 1 Semestre 2 Semestre 1 Semestre 2 Semestre 1 Gestão e Consultoria Gestão do Programa Gestão da Mudança Serviços de Consultoria Especificação RH Desenvolvimento & Testes RH Gestão de RH Capacitação Homologação integrada Implantação Bloco Funcional 1 Paralelo RH - Bloco 1 Evolução & Manutenção RH Especif., Desenv. e Testes do Bloco Funcional 2 de RH Modernização de Folha SDPE Folha de Pagamento Implantação Novo Cálculo Definição Requisitos Nova Folha Avaliação de Requisitos x SDPE Trilha Auditoria Nova Contabilidade Novo Cálculo Decisão sobre Nova Folha Integrações Desenvolvimento Integração Migrações & Integrações Sistema ou Módulo em Produção Sistemas atuais Sistemas novos O planejamento da CONTRATADA deve se basear no anexo Anexo IA -Projeto de Suporte ao Planejamento e Arquitetura do Programa RH-Folh@, podendo contemplara ajustes, conforme necessário, desde que em comum acordo com a CONTRATANTE.

12 Fases evolutivas de implantação O escopo de cada fase apresentada neste macro cronograma está sendo detalhado pelas equipes da SEFAZ, SGP e Prodesp, podendo assim ser alterado antes da contratação dos serviços para este projeto de Gestão e Consultoria. Eventuais alterações no escopo de cada fase, antes da contratação, não devem alterar a quantidade de recursos e prazo de alocação previstos neste documento. Durante a execução dos serviços a empresa contratada deve atuar efetivamente no apoio às definições da estratégia do Programa e na revisão do escopo de cada fase, sugerindo ações e detalhando o planejamento no sentido de maximizar os benefícios e minimizar os riscos de cada implantação. RH - Bloco Funcional 1 A abordagem para a primeira fase de implantação do sistema de Gestão de RH, no aspecto funcional, é iniciar com o bloco de funcionalidades que foi considerado pelos usuários como essencial para início de operação do sistema em conjunto com a Folha. O objetivo será iniciar o sistema com as funções estruturais e as que trazem maior valor para os usuários, indicadas no Mapa Funcional com a cor verde, e também com as demais funcionalidades indicadas em azul. As funcionalidades indicadas em azul no Mapa Funcional poderão ser implementadas com as mesmas regras existentes no sistema SDPE para as funções similares de entrada de dados de RH. O planejamento atual prevê a utilização de documentação produzida em iniciativas anteriores, reduzindo o esforço de especificação, o que será avaliado em uma atividade de prova de conceito. A especificação e desenvolvimento do primeiro bloco funcional leva em consideração os requisitos para atendimento das funções corporativas de RH da Administração Centralizada, incluindo a Secretaria da Educação, e também das Autarquias. RH Bloco Funcional 2 Nesta fase serão especificadas, desenvolvidas e implantadas as funcionalidades indicadas no Mapa Funcional em vermelho. A partir desta fase também serão analisadas melhorias nas funções que foram implantadas com regras equivalentes às existentes no sistema SDPE, além da adição de mecanimos e funções com objetivo de aumentar o nível de automação dos processos executados pelos usuários. Reestruturação do Cálculo e Simplificação do SDPE O principal resultado da reestruturação do sistema SDPE é a nova rotina de cálculo com registro e tratamento de eventos históricos que possibilitem efetuar cálculos retroativos de forma automatizada.

13 Também será implementada a parametrização das fórmulas e informações permitindo a manutenção das alterações de cálculos através de parâmetros, operados pelos próprios usuários, ou com apoio de técnicos de TI, sem a necessidade de alterar códigos dos programas. As rotinas de entradas de dados equivalentes àquelas implementadas nos módulos de Gestão de RH serão desligadas gradativamente do sistema. Nova Folha Funcionalidades de cálculo, processamento e geração de produtos de Folha de Pagamento a serem definidas na etapa de Definição de Requisitos da Nova Folha. Migrações e Integrações Desenvolvimento e implantação das rotinas de migração de dados, a partir do SDPE, necessárias para o início de operação do sistema de Gestão de RH. Detalhamento e implantação de eventuais rotinas de integração com sistemas particulares de RH existentes (Educação, Autarquias e Fazenda), caso seja necessária a integração para manter funções específicas destas entidades. As tecnologias para comunicação e troca de informações entre os ambientes já estão disponíveis e em utilização pela Prodesp e pelo DTI em outros sistemas. Adoção do sistema A estratégia de capacitação, bem de implantação ( rollout ) para as Secretarias e Autarquias será detalhada ao longo do Programa a partir da evolução do desenvolvimento, do conhecimento dos sistemas e dos modelos de integração.

14 3.6. Recursos próprios alocados Recursos internos A SEFAZ, a SGP e a Prodesp designaram recursos próprios com dedicação exclusiva ao Programa. A quantidade de recursos atual e planejada está representada no organograma abaixo: Áreas externas ao Programa Usuários (Setoriais RH) DTI Produção Alocados sob demanda Comitê Executivo Área Qtd. Recursos DTI Segurança Prodesp Arquitetura / Prod. Gestão do Programa UCRH 1 DDPE 1 DTI 1 Suporte PMO Área Qtd. Recursos DTI 1 Especificação de Gestão de RH Desenvolvimento de Gestão de RH Migração / Integração RH x Folha Modernização Folha SDPE Área Qtd. Recursos Área Qtd. Recursos Área Qtd. Recursos Área Qtd. Recursos UCRH 3 DTI 5 DTI 3 PRODESP 13 DDPE 2 PRODESP 11 PRODESP 1 DDPE 2 PRODESP 2 RH Setorial Recursos de fábrica de software O desenvolvimento do sistema de Gestão de RH, sob liderança do DTI, conta com recursos de empresas contratadas para efetuar a construção dos programas em regime de Fábrica de Software. De acordo com estimativas preliminares de esforço de especificação, construção, testes e gestão técnica, que deverão ser refinadas com apoio da empresa contratada, foi elaborado o quadro de recursos abaixo. Embora a empresa contratada para os serviços de gestão e consultoria não fará a gestão direta dos recursos de Fábrica, deverá atuar no apoio ao DTI para utilização dos métodos e ferramentas mais eficientes para a gestão, planejamento e controle de prazos e de qualidade das entregas, desde a etapa de especificação funcional até construção e testes.

15 Recursos totais Estimativa preliminar de recursos totais para o desenvolvimento da Gestão de RH incluindo recursos próprios e de Fábrica de Software: Detalhamento da quantidade de recursos internos e de Fábrica de Software como base em estimativas preliminares de esforço de especificação e desenvolvimento: O planejamento dos recursos necessários para a Modernização da Folha SDPE será de responsabilidade de elaboração da empresa executora (Prodesp). A consultoria contratada fará o acompanhamento do subprojeto da Modernização da Folha junto à Prodesp, com o apontamento (reporte para o comitê executivo) de eventuais atrasos ou riscos, conforme detalhado no item 4.1 deste memorial descritivo. Levando-se em conta todas as frentes de trabalho representadas no organograma do Programa, a quantidade de recursos internos e contratados pela SEFAZ, SGP e Prodesp para efetuar atividades de gestão e execução é de cerca de 60 pessoas envolvidas em tempo integral ou parcial, totalizando cerca de horas.

16 4. Escopo dos serviços Este capítulo apresenta os serviços a serem executados e os produtos a serem gerados durante o período do projeto de Gestão e Consultoria do Programa RH-Folh@ Gestão do Programa Entendimento do modelo de gestão atual do Programa RH-Folh@ Objetivo Nesta etapa a empresa contratada deverá tomar conhecimento do modelo de gestão adotado compreendendo a estrutura organizacional, os papéis e responsabilidades, os processos e ferramentas de gerenciamento e a dinâmica de planejamento, controle e comunicação utilizados até o momento. Atividades As principais atividades previstas para esta etapa são: Analisar organograma atual, papéis e responsabilidades Analisar processos e ferramentas de gestão utilizados Analisar os planos existentes para Gestão de Escopo, Qualidade, Riscos, Prazo e Comunicação Produtos Principais produtos a entregar: Relatório de entendimento do Modelo de Gestão atual indicando os principais pontos a serem alterados Entendimento da situação de cada frente de trabalho Objetivo Obter a situação atual das frentes de trabalho e projetos pertencentes ao Programa RH-Folh@ junto a cada um de seus líderes identificando o progresso atual, produtos gerados, plano de trabalho, principais pendências e riscos. Atividades As principais atividades previstas para esta etapa são: Entrevistar lideranças do Programa Entrevistar líderes das frentes de trabalho Avaliar planos de trabalho e cronogramas Analisar relatórios de gerenciamento existentes (progresso, riscos e outros)

17 Produtos Principais produtos a entregar: Relatório de entendimento da situação atual de cada projeto com principais pontos de atenção Definição do Plano de Gestão Integrada Objetivo Elaborar o novo Plano de Gestão Integrada que estabelecerá o modelo de governança, os processos e ferramentas a serem utilizados pela gestão integrada do Programa e pelas lideranças das frentes de trabalho. Atividades As principais atividades previstas para esta etapa são: Elaborar Organograma do Programa definindo papéis e responsabilidades Elaborar Plano de Gestão de Mudanças de Escopo Elaborar Plano de Gestão de Qualidade Elaborar Plano de Gestão de Riscos Elaborar Plano de Gestão de Prazo Elaborar Plano de Comunicação Confirmar equipe de gestão integrada do Programa Elaborar cronograma de trabalho da equipe de gestão integrada Produtos Principais produtos a entregar: Plano de Gestão Integrada com capítulos específicos para cada um dos planos previstos nas atividades Preparação do Portal de Gestão Objetivo Preparar ambiente de gestão do projeto que proporcione maior agilidade e precisão no planejamento e controle das atividades e produtos das frentes de trabalho, através da utilização de ferramentas automatizadas e integradas. O ferramental a ser utilizado, fornecido pela SEFAZ, é composto pelos seguintes produtos da Microsoft: Sharepoint, TFS e EPM. Os principais itens de gestão a implementar são: Gestão de Documentos e Processo de Governança do repositório, Gestão de Indicadores de planejamento e progresso, Gestão do Ciclo de Vida de aplicações com foco na gestão de requisitos e nos resultados de testes, além de Fluxos de Alertas e Aprovações para situações específicas. Os indicadores de desempenho serão definidos pela gestão do Programa devendo incluir no mínimo 14(quatorze) dos itens a seguir a serem escolhidos pela contratante: avanço das especificações funcionais, alterações aprovadas na etapa de especificação, avanço de construção, não conformidade de testes, alterações aprovadas após construção

18 (retrabalho), avanço de testes, avanço de homologação, não conformidades na homologação, índice de desempenho de prazos (SPI-Schedule Performance Index), esforço mensal de horas técnicas (desenho e construção), produtividade de recursos, participação em treinamentos, comunicações efetuadas, evolução quantitativa de riscos, evolução qualitativa de riscos, resolução de pendências, evolução de testes de integração de sistemas, satisfação do usuário final na homologação, solicitações de alterações legais, solicitações de alterações rejeitadas ou postergadas. Atividades As principais atividades previstas para esta etapa são: Obter indicadores de planejamento a serem controlados pelo EPM junto aos times de projeto Configurar o software EPM Prover orientações de utilização do EPM para os líderes das frentes de trabalho Configurar o Sharepoint para publicação dos indicadores obtidos do EPM Definir metodologias e modelos a serem configurados no TFS para Gestão do Ciclo de Vida de Aplicações junto aos times de desenvolvimento Configurar modelos no TFS Configurar itens a serem rastreados no TFS para publicação no Sharepoint Definir indicadores e ações que devem disparar avisos e pedidos de aprovações a participantes do Programa Configurar fluxo de alertas e aprovações (Workflow) no Sharepoint Definir tipos de documentos e estrutura a ser armazenada no Sharepoint Definir Modelo de Governança do ambiente de gestão Acompanhamento da implantação e operação do ambiente Produtos Principais produtos a entregar: Portal do Sharepoint configurado para publicar: o Documentos do projeto o Informações e indicadores do planejamento e controle do Programa obtidas do EPM o Informações e indicadores do Ciclo de Vida das Aplicações obtidas do TFS Fluxo de avisos e alertas configurado no sharepoint Documento de Modelo de Governança do ambiente de gestão Relatórios de acompanhamento de atividades de implantação e operação do ambiente de gestão

19 Objetivo Execução dos processos de Planejamento e Controle Executar o planejamento e controle integrado das atividades das frentes de trabalho pertencentes ao Programa RH-Folh@ de acordo com os processos estabelecidos pelo Plano de Gestão Integrada. Atividades As principais atividades previstas para esta etapa são: Realizar reunião semanal com líderes das frentes de trabalho para atualização de cada cronograma, identificação de pendências, problemas e riscos. Acompanhar o progresso da geração de artefatos para as frentes em que há desenvolvimento de software. Auxiliar a revisão mensal do Plano de Recursos das frentes de trabalho. Orientar o processo processo de avaliação, aprovação e análise de impacto de mudanças de escopo envolvendo os recursos necessários Produtos Principais produtos a entregar: Cronograma atualizado semanalmente para cada frente de trabalho Cronograma integrado do Programa Plano de Recursos atualizado mensalmente Relatórios de Alterações de Requisitos e Escopo das frentes de trabalho Relatórios de progresso de desenvolvimento de software Execução dos processos de Comunicação Objetivo Comunicar às lideranças do Programa RH-Folh@ a situação corrente e ações necessárias para minimizar impactos nos objetivos de prazo e qualidade estabelecidos. Comunicar periodicamente o planejamento e os resultados alcançados para os participantes e outros interessados no Programa. Atividades As principais atividades previstas para esta etapa são: Elaborar e apresentar semanalmente Relatório de Acompanhamento Gerencial do Programa com indicação de progresso, resultados, pendências, riscos e ações de correção necessárias. Elaborar e apresentar mensalmente Relatório de Acompanhamento Executivo do Programa com indicação de progresso, resultados, pendências, riscos e ações de correção necessárias. Elaborar e apresentar a cada três meses a situação do projeto para os participantes do projeto e áreas relacionadas (Ex: áreas usuárias, administração)

20 Produtos Principais produtos a entregar: Relatórios de Acompanhamento Gerencial Relatórios de Acompanhamento Executivo Atas das reuniões de acompanhamento gerenciais e executivas Relatórios ou material de apresentação de reuniões de comunicação aos participantes 4.2. Gestão da Mudança Gestão da Mudança Objetivo Apoiar a SEFAZ e a SGP nas ações de preparação da organização para as alterações organizacionais, de processos e sistemas trazidas pelo Programa RH-Folh@, minimizando os riscos e impactos operacionais durante a implementação das mudanças. Atividades As principais atividades previstas para esta etapa são: Identificar de impactos organizacionais da nova solução Executar atividades de conscientização da organização Identificar junto aos líderes as necessidades de capacitação da organização Coordenar as atividades de planejamento e execução da capacitação solicitando a alocação dos recursos necessários da organização Definir junto às lideranças a Estratégia de Gestão de Mudanças Produtos Principais produtos a entregar: Análise dos Impactos Organizacionais e Plano de Ação Entendimento das expectativas e plano de ação para engajamento dos principais Stakeholders Estratégia de Ações de Mudança Plano de Comunicação abrangendo as partes interessadas chaves e os servidores públicos podendo abranger cerca de (setecentos mil) Estratégia de Treinamento Preliminar Relatórios de execução e acompanhamento de atividades de conscientização, comunicação, engajamento e análise de clima organizacional Planos de Treinamento para aproximadamente (trinta mil) Relatórios de execução e acompanhamento de atividades de treinamento

21 Objetivo 4.3. Serviços de Consultoria Modelagem de Processos Prover suporte às atividades de revisão de processos a serem executadas pelo Grupo de Definição Funcional, através da definição de técnicas de mapeamento e de revisão de processos, auxílio na elaboração dos documentos e verificação de qualidade dos produtos gerados. Atividades As principais atividades previstas para esta etapa são: Definir técnicas de revisão e mapeamento de processos a serem utilizadas pelo Programa RH-Folh@ Prover suporte a documentação dos processos atuais Documentar estruturas e métricas utilizadas nos processos atuais Prover suporte ao desenho novos processos Prover suporte ao desenho de processos relativos a integração entre sistemas novos e legados Produtos Principais produtos a entregar: Guia de orientação para revisão e documentação de processos Relatórios de suporte a documentação de processos atuais Organograma das áreas envolvidas Relatórios de suporte às atividades de desenho dos novos processos de negócio Relatórios de suporte às atividades de desenho de processos que envolvem integração entre sistemas Arquitetura Objetivo Auxiliar os líderes técnicos das frentes de trabalho de desenvolvimento da Gestão de RH, da Camada de Integração e da Nova Folha, na elaboração e implementação de Arquiteturas de Sistemas e de Integração que atendam aos requisitos técnicos e funcionais, necessários para a operação inicial do sistema de forma estável e para o crescimento de usuários e funcionalidades. Atividades As principais atividades previstas para esta etapa são: Levantar componentes da Arquitetura de Desenvolvimento, de Execução On-Line e Batch Identificar artefatos e documentos distribuídos para equipes descentralizadas ou Fábricas de Software Identificar componentes da Arquitetura de Integração Definir critérios de qualidade arquitetônica para a solução

22 Prover suporte à elaboração e construção dos componentes de arquitetura através da disseminação de técnicas, do acompanhamento e da verificação de qualidade dos produtos gerados Suporte às atividades de Prova de Conceito da solução de integração entre os ambientes.net e Mainframe Suporte às atividades de testes de desempenho da aplicação com relação a volume de dados processados e acessos simultâneos Produtos Principais produtos a entregar: Desenho da Arquitetura Geral de Desenvolvimento com principais componentes e diretrizes Desenho da Arquitetura Geral de Execução com principais componentes e diretrizes Desenho da Arquitetura de Integração com principais componentes e diretrizes Guia de boas práticas e critérios de qualidade arquitetônica Relatórios de planejamento e acompanhamento de Provas de Conceito e Testes de Desempenho da Arquitetura Relatórios de acompanhamento, orientação e verificação de qualidade Definição de Requisitos, Métricas e Estimativas Objetivo Prover suporte metodógico, orientação e verificação de qualidade para que as definições de requisitos dos sistemas atendam a princípios de simplificação, que sejam escritas com completeza e clareza e que possam ser classificadas por critérios de priorização. Aplicar métodos de especificaçao e de estimativas de esforço permitindo que as equipes de desenvolvimento possam planejar as atividades e os recursos de forma evolutiva a partir das definições de requisitos e das métricas de esforço para geração dos artefatos de software. Atividades As principais atividades previstas para esta etapa são: Levantar processo atual de especificação de requisitos funcionais e técnicos Definir critérios de priorização de requisitos Gerar documento guia do processo de especificação funcional e técnica com base em metodologias comprovadas (preferencialmente para método de desenvolvimento ágil) Auxiliar as frentes de especificação e de desenvolvimento na elaboração dos documentos de requisitos Efetuar verificação de qualidade dos documentos gerados Definir métricas de estimativa de esforço de desenvolvimento para geração de artefatos em ambiente Microsoft.Net a partir dos requisitos

23 Acompanhar o desempenho das equipes de desenvolvimento ajustando as métricas conforme necessário Auxiliar as equipes de desenvolvimento na elaboração de estimativas de esforço, recursos e prazo de desenvolvimento com base nas métricas definidas e apuradas Produtos Principais produtos a entregar: Documento Guia do Processo de Definição de Requisitos funcionais e técnicos Modelo de Inventário de Requisitos Modelo de Planejamento e Priorização da implementação dos requisitos Definição de métricas a utilizar para cálculo de esforço de desenvolvimento Modelo de Plano de Recursos Relatórios de acompanhamento, orientação e verificação de qualidade Modelagem Funcional e de Dados Objetivo Apoiar as equipes de especificação e desenvolvimento da Gestão de RH e da Nova Folha na utilização de técnicas de Arquitetura Funcional e de Arquitetura de Dados que orientarão o desenvolvimento dos sistemas e das bases de dados. As Arquiteturas Funcional e de Dados devem promover o alinhamento das funções aos processos de negócio, possibilitar a visão geral das funcionalidades do sistema nos estágios iniciais do desenvolvimento, estabelecer as fronteiras entre grupos funcionais, definir as entidades de dados globais do sistema e sua utilização pelos grupos funcionais. Atividades As principais atividades previstas para esta etapa são: Suporte à identificação dos Domínios Funcionais do Sistema Suporte às atividades de identificação ds Macro-Processos associados aos Domínios Funcionais Suporte à definição dos principais Grupos Funcionais para cada Domínio Funcional Suporte à definição das principais Entidades de Dados e principais atributos Suporte ao mapeamento da utilização dos dados pelos grupos funcionais Produtos Principais produtos a entregar: Relatório de acompanhamento da elaboração da Arquitetura Funcional identificando os Domínios e Grupos Funcionais Relatório de acompanhamento da elaboração da Arquitetura de Dados com as principais entidades e atributos do sistema

24 Relatório de acompanhamento da elaboração do Mapa de utilização de Dados x Funções Objetivo Processos de Teste Revisar, sugerir e acompanhar a aplicação de métodos para testes de sistemas que permitam obter a qualidade esperada dos produtos de software sob um processo eficaz de gestão e execução. O processo e as ferramentas definidas devem privilegiar a definição e o planejamento dos testes no início do ciclo de desenvolvimento e promover a automação contínua tornando os ciclos de testes mais eficientes. Atividades As principais atividades previstas para esta etapa são: Definir processo de planejamento, definição e execução de testes unitários e integrados Definir modelo de especificação de testes e coleta de evidências Definir processo de automação de testes utilizando ferramentas existentes (MS-TFS) Definir modelo de publicação e acompanhamento de resultados de testes Apoiar os times de desenvolvimento no planejamento e execução dos testes Apoiar os times de homologação no planejamento e execução dos testes de homologação Produtos Principais produtos a entregar: Documento de processo de planejamento, definição e execução de testes unitários e integrados Documento de processo de planejamento, definição e execução de homologação Modelo de especificação de testes e coleta de evidências Relatórios de acompanhamento, orientação e verificação de qualidade. A modernização do sistema atual de Folha de Pagamento SDPE está sendo efetuada no ambiente mainframe. Este trabalho é liderado pela Prodesp e não contará com apoio de consultoria desta contratação na parte de testes.

25 5. Recursos humanos e ferramentas Este capítulo apresenta os perfis e nível profissional exigido para os recursos humanos a serem alocados pela empresa contratada para a execução das atividades e para a geração dos produtos, além de uma base de referência para a quantidade de profissionais Quadro sumário de produtos, perfis de recursos e ferramentas O quadro abaixo mostra quais são os perfis de recursos e ferramentas necessárias para cada tipo de serviço de gestão e consultoria a ser prestado nas diversas fases e etapas do Programa. A descrição das ferramentas é apresentada no próximo capítulo. Tipo de serviço Gestão do Programa Gestão de Mudança Modelagem de Processos Arquitetura Definição de Requisitos, Métricas e Estimativas Produtos principais a serem gerados -Plano de Gestão Integrada -Cronogramas -Planos de Recursos -Relatórios de Alterações de Escopo -Relatórios de Progresso -Log de Ações e Riscos -Atas -Eventos de Comunicação -Ambiente de Gestão -Impacto Organizacional e Plano de Ação -Plano de Engajamento -Estratégia de Ações de Mudança -Plano de Comunicação -Estratégia de Treinamento -Documentação de processos atuais -Organograma das áreas -Desenho de processos -Processos de Integração - Arquitetura de Desenvolvimento -Arquitetura de Execução -Arquitetura de Integração -Guia de qualidade arquitetônica -Relatórios de qualidade -Relatórios de Provas de Conceito e Testes de Desempenho Arquitetura -Guia de Definição de Requisitos -Modelo de Inventário de Perfil dos recursos da empresa contratada -Gerente de Programa -Gerente de PMO -Analista de Planejamento -Consultor Microsoft Sharepoint & CM -Consultor Microsoft ALM -Consultor Microsoft EPM -Gerente de Mudança -Analista de Mudança -Analista de Mudança Jr -Gerente de Negócios -Arquiteto de Aplicações -Arquiteto Técnico MS.Net -Arquiteto Funcional -Analista de Requisitos Ferramentas da empresa contratada -Metodologia de Gestão de Projetos -Microsoft Project e EPM (*) -Microsoft Sharepoint (*) -Microsoft TFS (*) -Metodologia de Gestão de Mudança -Modelo de Referência de Processos de RH e Folha -Metodologia de Arquitetura de Sistemas -Ferramenta de Avaliação de Qualidade de Arquitetura -Metodologia para especificação de requisitos funcionais e técnicos

26 Modelagem Funcional e de Dados Processos de Teste Requisitos -Modelo de Planejamento e Priorização -Definição de métricas -Modelo de Plano de Recursos -Arquitetura Funcional -Arquitetura de Dados -Mapa de utilização de Dados x Funções -Processo de planejamento, definição e execução de testes unitários e integrados -Plano de Qualidade de Testes -Modelo de especificação de testes e coleta de evidências -Gerente de Negócios -Arquiteto Funcional -Analista Funcional -Arquiteto de Dados -Arquiteto de Testes -Analista de Testes -Ferramenta verificadora de qualidade especificação -Ferramenta automatizada para estimativa de esforço de desenvolvimento -Base histórica de métricas de desenvolvimento -Modelo de Referência Funcional de RH e Folha -Modelo de Referência de Dados -Metodologia de Testes de Sistemas (*) Ferramentas fornecidas pela SEFAZ

27 5.2. Alocação por recurso O quadro abaixo apresenta uma base de referência à quantidade de recursos necessários para o Programa, sendo que cada empresa proponente será responsável pelo dimensionamento de recursos para atender o escopo solicitado. Tipo de serviço suportado Gestão do Programa Gestão de Mudança Modelagem de Processos Arquitetura Modelagem Funcional e de Dados; Requisitos Processos de Teste Documentação Perfil dos recursos da empresa contratada -Gerente de Programa -Gerente de PMO -Analista de Planejamento -Consultor Microsoft -Gerente de Mudança -Analista de Mudança -Analista de Mudança Jr Quantidade Meses Fases do Macro Cronograma Gestão do Programa (Frentes de -36 Trabalho) -3 (Sharepoint, -2, 6, 12 EPM, ALM) Gestão de Mudança -Gerente de Negócios -1-6 Especificação RH -Arquiteto de Aplicações -Arquiteto Técnico MS.Net -Gerente de Negócios -Arquiteto Funcional -Arquiteto de Dados -Analista Funcional -Analista de Requisitos -Arquiteto de Testes -Analista de Testes -Analista de documentação (RH, Migração e Integração) -4 ( Consultoria, RH, Folha, Integração) Especificação RH Evolução RH Requisitos Nova Folha Especificação RH Evolução RH Requisitos Nova Folha Testes Homologação Paralelo -36 Gestão do Programa Serviços de Consultoria

28 5.3. Perfis dos recursos Este item traz uma breve descrição dos perfis sugeridos para os recursos que serão alocados ao Programa em atividades de suporte à gestão, suporte metodológico e de qualidade. Gerente de Programa Experiência em gestão de projetos e programas complexos, com diversas frentes de trabalho e projetos em paralelo, contemplando o desenvolvimento e implantação de sistemas de informação, para empresas ou instituições de grande porte. Deve possuir Certificação em Gestão de Projetos (PMP-Project Manager Profesional) vigente, emitida pelo PMI-Project Management Institute. Gerente de PMO (Escritório de Projetos) Conhecimento de técnicas e métodos de gestão alinhados com as práticas definidas pelo PMI-Project Management Institute, com aplicação comprovada em projetos e empresas de grande porte. Deve possuir Certificação em Gestão de Projetos (PMP-Project Manager Profesional) vigente, emitida pelo PMI-Project Management Institute. Analista de Planejamento Deve possuir conhecimentos de técnicas de planejamento e controle, habilidade de relacionamento com lideranças funcionais, técnicas e domínio da ferramenta MS- Project.. Consultor Microsoft Sharepoint & CM Conhecimento específico em Microsoft Sharepoint e Content Management (GED- Gestão Eletronica de Documentos), capaz de elaborar as integrações, configurar os repositórios de documentos, relatórios gerenciais e modelo de governança do ambiente. Capaz de implementar os fluxos de avisos e alertas e o processo de gestão eletronica dos documentos. Consultor Microsoft ALM Conhecimento específico em TFS e Microsoft Sharepoint. Capaz de elaborar as integrações, configurar os modelos de acordo com a metodologia de desenvolvimento adotada, configurar os itens a serem rastreados e apresentados no Sharepoint. Deverá prover suporte periódico ao longo do Programa.