APOSTILA CURSO DE CARTOSOFT E INFORMÁTICA

Transcrição

1 APOSTILA CURSO DE CARTOSOFT E INFORMÁTICA

2 Registro Civil Primeiros Passos: Digite o código da serventia (CNJ) são os seis primeiros números que compõem a matrícula. Parâmetros Globais: São telas de configuração do sistema, são informações que irão auxiliar em todos ou em partes de outros módulos, como por exemplo, configuração dos livros, cadastro de usuários, cadastro de hospitais, profissões. O menu abaixo mostra os Módulos que você poderá acessar No menu Parâmetros você encontra as opções para as telas: Licença de Uso, Configurações do Sistema, Rotinas Especiais e Sair. Dentro destas opções de Tela, vamos destacar agora uma das principais telas que é: Configurações do Sistema, muita atenção nesta tela porque ela irá definir a numeração dos livros e dados do cartório. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 1

3 Obs: Para alteração dos dados clique primeiramente em alterar. NASCIMENTO Nascimento: Como o próprio nome já diz, aqui você irá digitar os registros de nascimento, seja ele um registro novo ou uma segunda via. Para incluir um Registro, clique em Nascimento depois Inclusão, depois em Registro Novo: Esta é e tela de cadastro de Nascimento, aqui você irá informar todos os dados referentes ao registro. A navegação entre os campos pode ser dada através do ENTER, o campo que estiver na cor azul é o campo em questão, veja que temos outras telas dentro de nascimento 1-Pais, 2-Dados Adicionais, 3- Testemunhas e 4 - Anotações Averbações. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 2

4 CADASTRANDO UMA SEGUNDA VIA DE NASCIMENTO Clique em Nascimento/Registro Antigo (2a.Via) Simplificada Nesta tela você irá informar os principais campos de cadastro de uma segunda via inclusive os números de Termo, Livro e Folha. CADASTRANDO UMA SEGUNDA VIA DE NASCIMENTO ESPECIAL Nesta tela você faz um cadastro de 2ª via (Registro Antigo), porém ela contém os mesmos dados do registro novo, isto é, ela é bem mais completa do que a tela de 2ª via simplificada. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 3

5 CADASTRANDO UMA 2ª VIA EM TELA SUPER REDUZIDA Nesta tela você irá cadastrar somente os dados essenciais para pesquisa de um registro. Se preferir pode cadastrar todos os registros antigos nesta tela e complementá-los à medida que for necessário. CADASTRO DE GÊMEOS Gêmeos: Aqui você irá informar quantos gêmeos nasceram, se não for gêmeo coloque letra N= Não. Se for coloque a quantidade Dois, Três... ao informar a quantidade um botãozinho amarelo irá aparecer logo a frente, abrirá uma tela pra você digitar o nome do gêmeo. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 4

6 Uma facilidade incrível que o sistema proporciona no caso de gêmeos é que ao término do cadastro da primeira criança, no nosso exemplo MARINA, o sistema não irá fechar a tela, ele vai inverter os nomes, ou seja a segunda gêmea MARIANA será gêmea de MARINA, você só vai digitar a data de nascimento e a hora, nada mais, o restante dos dados de pais, avós, declarante, serão mantidos. você irá fazer um cadastro de gêmeos ou trigêmeos no mesmo tempo que um registro normal. RELATÓRIO PARA DEFENSORIA PÚBLICA A Lei /09 tornou obrigatória a comunicação de nascimentos sem identificação de paternidade à Defensoria Pública. O Cartosoft oferece duas opções de envio do relatório mensal: manual e eletrônica. Manual: clique em Nascimento Rotinas Especiais Gerar Arquivo para Defensoria Pública - Gerar Relatório Imprimir. Encaminhe para Delegacia Regional a qual pertence seu município. Envio Eletrônico: 1º Passo - o oficial tem que cadastrar o cartório na central de dados no site do Recivil, o endereço é o seguinte: 2 º Passo - clique em Nascimento Rotinas Especiais Gerar Arquivo para Defensoria Pública Gerar Arquivo o sistema vai gerar o arquivo dentro da pasta Defensoria e logo após direcionar para a central de dados. Digite o código de corregedoria e senha clique em Defensoria Pública Enviar Registro Mensal Procurar - Meu Computador Disco Local C: - Cartosoft Defensoria dê dois cliques no arquivo txt enviar arquivo. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 5

7 CASAMENTO CADASTRO DE PROCESSO NOVO Quando você cadastra um Processo Novo de casamento, o sistema irá controlá-lo por um número chamado Nº de Processo. Com ele você imprime toda documentação necessária para montar o processo, declaração de contraentes, testemunhas, Edital... Após dar entrada ao processo, o Oficial afixará os editais, fará a publicação, e enviará os autos ao fórum. Depois da homologação o oficial expedirá a Certidão de habilitação. No dia do casamento, você irá Realizar o casamento, pra que de fato pegue o número do termo, livro B ou B AUX. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 6

8 O cadastro de casamento também conta com as opções de registro antigo 2ª via simplificada, registro especial e da tela super reduzida como no nascimento. RELATÓRIOS A rotina para emissão de relatórios é automática. Os tipos de Relatórios que o sistema oferece são: Termos (Abertura e Encerramentos dos Livros); Relatórios de Comunicação; Emissão do Índice; Casamentos não realizados com mais de 90 dias (casamentos que não foram realizados dentro do prazo estabelecido); Comunicação para próprio Cartório; Comunicação para outros Cartórios; Comunicação para Jornal e Comunicações Impressas. ÓBITO/NATIMORTO CADASTRANDO UM REGISTRO DE ÓBITO Clique em Óbito/Cadastro/Registro Novo, como é feito no cadastro de nascimento, verifique que o sistema não trouxe Termo, Livro e Folha, isto será mostrado no final do cadastro. Vamos destacar algumas particularidades do cadastro de óbito. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 7

9 Esta é e tela de cadastro de Óbito, aqui você irá informar todos os dados referente ao registro. A navegação entre os campos pode ser dada através do ENTER, o campo que estiver na cor azul é o campo em questão, veja que temos outras telas dentro de óbito: 1-Dados do Óbito, 2- Dados Adicionais 3- Declarante 4 Os Pais 5- Documentos 6- Comunicações e 7- Averbação/Anotação. O cadastro de óbito também conta com as opções de registro antigo 2ª via simplificada, registro especial e da tela super reduzida como no nascimento. NATIMORTO RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 8

10 Para cadastrar um Natimorto você deve seguir os mesmos passos do cadastro de Óbito diferença é que a tela com os dados pessoais não precisa ser preenchida. RELATÓRIOS 1. Ministério da Guerra RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 9

11 O Relatório Ministério da Guerra, você pesquisa por data de registro ou número de termo, temos dois tipos de impressão: Relatório e Ofício. Selecione o que desejar e imprime. 2. T.R.E. O relatório do TRE você também pesquisa por data do registro ou número do termo, já o tipo de relatório podem ser: Vários registros por folha, Ofício três registros por folha, Ofício dois registros por folha e Ofício um registro por folha. 3. Administração Fazendária RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 10

12 Relatório de pessoas que deixaram bens, a pesquisa é feita da mesma forma e para a impressão temos dois tipos de relatórios: Resumido e Completo. 4. Gerando arquivo para INSS As estatísticas mensais para o INSS são geradas em um arquivo, para acessar entre em: Óbito/Rotinas Especiais/Gera arquivo para SISOBI. Digite a Data de Registro Inicial e Final, depois a Competência da Referência e logo em seguida o sistema vai sugerir o nome do arquivo com base na competência da referência que você informar. ( Anote o nome deste arquivo para você importar pra o sistema SISOBI) Após geração do arquivo você já pode seguir os passos de importação para o SISOBI, no item B.3) Importar arquivos de óbitos no manual informa passo a passo de como executar esta tarefa. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 11

13 5. DETRAN A Lei obrigou o envio ao Detran-MG de relação de registros de óbitos para fins de cancelamento da Carteira Nacional de Habilitação. As formas de envio são as mesmas da Defensoria. Manual: clique em Óbito Rotinas Especiais Gerar Arquivo para DETRAN - Gerar Relatório Imprimir. Encaminhe para Delegacia Regional a qual pertence seu município. Envio Eletrônico: 1º Passo - o oficial tem que cadastrar o cartório na central de dados no site do Recivil, o endereço é o seguinte: 2 º Passo - clique em Óbito Rotinas Especiais Gerar Arquivo para Defensoria Pública Gerar Arquivo o sistema vai gerar o arquivo dentro da pasta Detran e logo após direcionar para a central de dados. Digite o código de corregedoria e senha clique em Detran Enviar Registro Mensal Procurar - Meu Computador Disco Local C: - Cartosoft Detran dê dois cliques no arquivo txt enviar arquivo. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 12

14 GERANDO UMA ANOTAÇÃO OU AVERBAÇÃO Clique no menu Movimentos/Averbação/Anotação/Criar Nova Anotação e Averbação Texto Livre: Nesta tela você pode digitar qualquer anotação ou averbação, diretamente no registro, sem passar pela tela que faz averbações. Averbações pelo Sistema: Existem duas partes importantes nesta tela que é a Relação das Averbações e o Texto a Averbação propriamente dita, nesta tela irá mostrar a relação das averbações, para que ela seja impressa nas certidões, basta você clicar no quadradinho ao lado da averbação. TERMOS DE ABERTURA E ENCERRAMENTO RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 13

15 Para emitir os termos de abertura e encerramentos dos livros basta digitar os dados necessários e clicar em imprimir. ÍNDICE Permite emitir índice de Nascimento, Casamento, Edital ou Óbito. COMUNICAÇÕES O sistema gera as seguintes comunicações: 1. Comunicação Para o Próprio Cartório 2. Comunicação Para Outros Cartórios 3. Comunicação para Jornal (casamento) 4. Comunicações Impressas Você ainda pode emitir um relatório para conferir as comunicações enviadas. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 14

16 PARÂMETROS GLOBAIS 1. Gerando uma nova senha Primeiro Passo: Clique primeiro em Parâmetros Globais e depois em Licença de Uso. Segundo Passo: Clicar em informar nova senha. Terceiro Passo: Informar ao atendente o seu identificador, senha atual e a data limite do sistema. Quarto Passo: Digitar a nova senha informada pelo atendente no campo referente à mesma. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 15

17 2. Gerando arquivos para o IBGE Como é de conhecimento de todos os cartórios, a cada 3 meses deverá ser informado ao IBGE os registros de nascimento, casamento e óbitos. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 16

18 3. Sistema de auditoria: acompanhe as principais ações No que diz respeito à segurança, o Cartosoft, armazena as principais ações feitas pelo usuário, a todo instante, a cada ação de inclusão, alteração, e impressão, o sistema, grava o nome do usuário, a hora e o computador usado para fazer determinada ação. O primeiro passo é selecionar a Data Inicial e Final inclusive informando a hora, depois o módulo, seguido pela classificação e logo em seguida clique em localizar, e verifique que o sistema vai mostrar na seqüência que os atos foram acontecendo. 4. Relatório dos Atos Gratuitos Sem necessidade de contar os atos gratuitos, a serem enviados à corregedoria, você poderá gerar o relatório de forma simples e fácil. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 17

19 5. Importa Dados É uma maneira de trazer dados de um computador que não esteja ligado à rede interna do cartório. Ex: Caso necessite fazer um registro de óbito fora do cartório, em outro computador, pode fazê-lo depois basta importar os dados para o computador do cartório. Máquina de Origem: Clique em C:\Cartosoft\BancodeDados copie os arquivos desejados: NA, CA, OB e FI; Máquina de Destino: 1 - Clique em C:\Cartosoft\Import 2 - Cole os arquivos copiados da máquina de origem dentro da pasta Import; 3 Execute o Cartosoft, clique em parâmetros globais/ rotinas especiais/ importa dados; 4 Clique em importar dados e marque os arquivos desejados; 5 Clique em importar. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 18

20 6. Relatório dos Recolhimentos (DAP) Nesta tela você emite um relatório dos recolhimentos devidos à Comissão Gestora, em função dos Atos pagos praticados pelos Registradores e Notários do Estado de Minas Gerais. Clique em: Parâmetros Globais Rotinas Especiais Relatórios dos Recolhimentos (DAP). Digite o mês e ano e clique em imprimir. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 19

21 7. Limpa Registros Bloqueados para Consulta: Ao pesquisar um registro e aparecer a seguinte mensagem: Registro aberto em outro computador clique em: Parâmetros Globais Rotinas Especiais Limpa registros bloqueados para consulta Sim Ok. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 20

22 DIGITALIZAÇÃO (Nascimento, Casamento e Óbito) Para digitalizar um documento ou uma folha do registro abra um cadastro de nascimento na tela de registro completa 1 - clique em digitalizar; 2 Digitalizar imagem; 3 Selecionar; Aguarde. Aceitar; Aguarde... RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 21

23 EDITOR DE MODELOS Vamos aqui neste tópico destacar algumas funções e explicar melhor o que é o Editor de Modelos. Pois bem, todo e qualquer documento a ser impresso, passa pelo editor de modelos. Com ele você pode CRIAR, ALTERAR suas certidões, livros, petições, da maneira que você achar melhor, o sistema tem já alguns prontos, mas são básicos e pode até servir como impresso definitivo pra sua serventia. Além de ser bem parecido com o editor de texto Word, o editor do cartosoft tem uma função especial onde ficam gravados os campos que compõe o sistema. Quando precisar colocar um campo do sistema você clica em ::Cartosoft:: depois Lista Campos: RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 22

24 Nesta tela você encontra todos os campos, Nascimento, Casamento e Óbito do sistema, inclusive está organizado por tipo de informação, Dados dos Pais, Dados do Declarante e também algumas funções auxiliares, para selecionar o campo basta clicar no quadradinho ao lado do nome do campo e logo em seguida no botão Incluir Campo. 1. Cadastro de Lote de Selos SELOS DE FISCALIZAÇÃO O Sistema é que irá informar os selos a serem colados na certidão, para isso você deverá cadastrar o lote de selos e com base nos dados que você informar, irá gerar a quantidade exata de selos do lote: Entre no menu Movimentos, Selos, Lote de Selos: RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 23

25 Nesta tela você vai informar os dados que vêem impresso na capa do impresso que você recebe da Casa da Moeda, clique no botão INCLUIR e digite os dados: Nro.do Pedido: Na capa do lote Série: somente as três letras Nro.Inicial: Nro. Final: Tipo: Padrão, Isento, Arquivamento, Certidão. Situação: Ativo, Cancelado ou Completado. Data Cadastro: A data da inclusão do Lote Ao confirmar o sistema irá criar os selos propriamente ditos e durante este processo uma tela vai abrir com uma barra de progressão, à medida que o sistema for gerando os selos a barra vai chegando até o fim: no nosso exemplo acima o sistema irá criar 1000 selos pagos. 2. Consultando Selos Entre no menu Movimentos/Selos/Consultas/Geral RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 24

26 Consultando os selos usados pela data de ativação Marque a Opção Data de Ativação, digite a data inicial e final, logo depois em Pesquisar, verifique que no nosso exemplo acima o selo ABC00001 foi usado no ato 120 que é uma Certidão de Nascimento e logo abaixo mostrando o registro, que é o Livro 002 A folha 011 V registrado em 24/10/2005. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 25

27 3. Registrando Atos Clique no Menu Movimentos/Selos/Registra Ato Ao registrar um ato você deverá atentar aos seguintes dados: Ato: Selecione o Ato individualmente ou um Grupo, como os valores, e a quantidade de selos estão gravados nos atos o sistema irá selecionar a quantidade de selos necessária. Dados do Registro: Os dados do registro que recebeu o ato; Somente Dae: Será lançado o valor somente no DAE; Somente Selo: Será consumido a quantidade de selos necessária; DAE e Selo: Será feito lançamento no DAE e também haverá consumação de Selo; RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 26

28 4. Consultando Estoque de Selos Clique em Movimentos/Selos/Consultas/Consulta Estoque Nesta tela você terá uma visão apurada da situação dos seus selos, e verificar o momento certo de fazer o pedido. Além de acompanhar o movimento dos atos. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 27

29 LIVRO E Emancipação Interdição - Ausência Para incluir uma Emancipação, clique em Livro E, Cadastro, Emancipação Cadastrando uma Emancipação: clique em inserir ou aperte a tecla F2, digite todos os dados e clique em confirmar ou aperte a tecla F6. Para localizar um registro de Emancipação clique em Pesquisar ou aperte a tecla F8 do teclado. A pesquisa pode ser feita de duas formas: 1) pelo nome: digite o nome e clique em pesquisar; 2) por letra: digite qualquer letra e selecione qualquer posição como no exemplo acima, pois assim o sistema buscará todos os nomes que contenham a letra em questão, clique em pesquisar. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 28

30 Para imprimir um registro de Emancipação: 1) selecione o nome desejado abra a tela de cadastro e clique em imprimir ou aperte a tecla F9; 2) Selecione o modelo desejado na pasta impressão de modelos e clique em Imprimir; RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 29

31 DIGITALIZAÇÃO DE UM DOCUMENTO Para digitalizar um documento na: Emancipação, Interdição ou Ausência 1 Clique em Digitalizar Documento; 2 Digitalizar imagem; 3 Selecionar; Aguarde Aceitar; Aguarde RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 30

32 REGISTRA ATO Para registrar um ato clique em Registra Ato RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 31

33 Digite o código na caixa ou clique no botão ao lado para escolher o ato; Selecione o ato desejado e aperte a tecla enter; Clique em: 1 - confirmar; 2 - Sim; 3 - Ok; 4 Ok; RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 32

34 Clique em retornar. Após o cadastro do ato o selo aparece na tela de cadastro, veja abaixo. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 33

35 INTERDIÇÃO AUSÊNCIA A inclusão, pesquisa, registra ato, digitalização, impressão de Interdição e Ausência é feita da mesma forma da Emancipação RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 34

36 DIGITALIZAÇÃO DE LIVROS OBS.: Nesta opção digitalize somente os livros. Clique em parâmetros globais rotinas especiais Digitalizar Documento. Aqui você pode digitalizar todos os livros (Nascimento Casamento Óbito e Livro E). 1- Informar termo, livro, folha, nome da pessoa; 2- Selecione o módulo; 3- Clique em digitalizar imagem RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 35

37 ATIVA ATOS Esta função é para registros de atos de termos que não estejam cadastrados no sistema. Clique em: Registra Atos clique na opção desejada: Atos de Registro Civil ou Atos de Notas selecione o ato preencha termo livro folha data do registro e confirme. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 36

38 Gerador de Matrícula Esse é mais um recurso que o sistema oferece para gerar o número de matrícula para registros que não estão cadastrados no sistema, registros do Livro E, registros de outra serventia (acervo incorporado). Clique em: Gerador de Matrícula - preencha todos os campos gerar matrícula clique com o botão direito do mouse em cima da matrícula gerada cole no documento desejado. RECIVIL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Página 37