Almoxarifado SEF. Manual do Usuário Versão 1.3. União Sul Brasileira da IASD. Departamento de TI 01/01/2008

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1 2008 Almoxarifado SEF Manual do Usuário Versão 1.3 União Sul Brasileira da IASD Departamento de TI 01/01/2008

2 SUMÁRIO SEF - Almoxarifado Introdução... 3 Cadastro da Entidade/Loja... 3 Menu Almoxarifado... 5 Cadastro de produtos... 5 Cadastro de fornecedores... 5 Cadastro de departamentos... 6 Pedido de Compra... 6 Entrada de Mercadorias... 6 Pedido de Materiais... 7 Devoluções... 8 Cancelamento da venda... 8 Emissão de Comprovantes Almoxarifado... 9 Relatórios... 9 Contabilização

3 Introdução SEF - Almoxarifado O Sistema de Almoxarifado tem por finalidade auxiliar na administração de estoques de produtos de uso contínuo e comum aos diversos setores da igreja, atendendo departamentos internos e funcionários, mediante cadastro, na solicitação de materiais mantidos em estoque. Usa a estrutura pronta do SEF para os cadastros de clientes e produtos, bem como para pedidos de compra e saída de materiais para uso interno. Para emissão de pedidos o sistema grava no banco como se fosse uma nota fiscal, mas emite um cupom de saída (não fiscal) para o requerente. Cadastro da Entidade/Loja Para começar a trabalhar com o almoxarifado, você deve saber em que entidade e departamento o estoque de almoxarifado fará o controle. Os mesmo devem estar previamente cadastrados no sistema contábil (controladoria ou AASI). 1. Entre no SEF com a opção CADASTRAR NOVA LOJA 2. O sistema ira abrir a tela de loja para cadastro. 3. Se você não tem usuário cadastrado para usar o sistema, fale com a informática para providenciar o acesso. 4. Na tela Adicionar loja, digite o código da entidade e depto. que deseja incluir. 5. Aperte OK, a tela ira fechar para continuar o cadastro. Na tela da Loja complete os dados que estao em branco, principalmente o CNPJ/ Inscrição Estadual. 3

4 Para cadastrar o CNPJ/Inscrição aperte o Botão Abrir tela Insc. Estadual Informe a Inscrição Estadual neste campo. Se for isento tecle ALT+I O Cliente Loja é o cliente que a Loja usará para emitir notas para o próprio estabelecimento. Salvar as informações. Fechar o sistema para poder entrar novamente com a nova loja. 6. Entrar na tela de Parâmetros Globais e cadastrar a Loja do Almoxarifado. 7. Ainda na mesma tela, na aba Bancos informar o nome do banco da Contabilidade e o nome do servidor. Para o APS fazer o mesmo conforme exemplo abaixo. 4

5 Menu Almoxarifado Para as funções principais do Almoxarifado foi criado um Menu próprio para isto, com as opções de cadastros de produtos, fornecedores, departamentos (clientes). Pedido de compra e Nota fiscal de entrada das mercadorias no estoque. Pedido de materiais (saída) e emissão do comprovante de saída. SEF - Almoxarifado Cadastro de produtos O cadastro de produtos mostra a mesma tela de produtos do SEF porem com alguns campos escondidos, por não terem relevância para o cadastro de materiais de almoxarifado. O processo de cadastro é o mesmo. Aperte o botão + para inserir um novo produto. Uma tela de pesquisa é aberta para o usuário procurar o produto, para ver se ele já existe. Preencha os demais campos e salve. Observe que o campo GRUPO já vem como padrão Material de Consumo, mas nada impede de ser alterado para outro grupo de produtos. Cadastro de fornecedores O cadastro de fornecedores é importante seu preenchimento para não ter surpresas depois. Cadastre os campos de endereço, CNPJ e Inscrição e principalmente o código do fornecedor no Controladoria. Dados como telefones são importantes, mas não são obrigatórios. 5

6 Cadastro de departamentos O cadastro de Departamentos na realidade é uma tela para cadastrar o Cliente do tipo departamento interno. Você informa a descrição do departamento e os campos entidade, código do departamento, conta contábil e conta corrente do controladoria. Nota: Os clientes funcionários não precisam ser cadastrados no Sistema. Seu cadastro é aromático quando a pessoa faz sua primeira compra. Veja mais sobre isto em Pedido de Materiais. Pedido de Compra Para registrar a compra de materiais no sistema é preciso fazer o pedido para o fornecedor. Nesta tela os produtos devem ser informados na grade ou através do leitor de código de barras, para fazer isto aperte F4. Se quiser informar a quantidade e preço na seqüência, marque a opção Informar quantidade e preço a cada item. Caso você não marque, poderá informar o preço e a quantidade no final, depois de ter passado todos os produtos. Entrada de Mercadorias Esta tela serve para cadastrar a NF enviada pelo Fornecedor. Deve ser cadastrada sem faltar nenhum dado. A natureza de operação neste tipo de Nota para almoxarifado sempre será 1556/2556 COMPRA DE MATERIAL PARA USO OU CONSUMO, mas em alguns casos pode ser 1407/2407 COMPRA DE MATERIAL PARA USO OU CONSUMO COM REG. DE SUB. TRIBUT. Após informa de qual fornecedor você deve apertar o botão Pedidos para poder escolher os pedidos disponíveis daquele fornecedor, autorizados e que ainda não tem uma nota fiscal correspondente. A Primeira vez que for gravado o sistema irá atualizar o estoque. As outras alterações que poderão ocorrer só atualizarão o registro na NF e não mais o estoque. 6

7 No final de tudo você deve Verificar a Nota Fiscal para saber se os dados estão consistentes, isto é, se a soma dos itens está igual aos valores dos dotais de cada campo. Pedido de Materiais Para dar saída dos materiais do almoxarifado você deve fazer um pedido. Este pedido devidamente autorizado aparece na lista de emissão de comprovante de saída. Para cadastrar um NOVO pedido aperte o botão + Abrirá uma tela pra escolher o cliente que está solicitando o pedido que poderá ser um depto. interno ou um funcionário. Na lista aparecem os Departamentos que foram cadastrados no sistema e todos os funcionários ativos do sistema APS (folha de pagamento). No campo pesquisar informe parte do nome e clique no ok ao lado ou tecle ENTER. Se aparecer mais de um registro na grade abaixo então tecle seta para baixo até encontrar e tecle ENTER, ou clique duas vezes no registro. Se o cliente escolhido for um funcionário que ainda não esta na tabela cliente, então o funcionário é cadastrado automaticamente como cliente do sistema. Não é preciso cadastrar clientes do tipo Funcionários no Almoxarifado, pois como já disse, isto é feito automático quando você escolhe um que ainda não esteja cadastrado. A Natureza de operação é automática (5557) informada, mas pode ser alterada escolhendo na lista. O sistema não trás o preço da tabela de preço, usa o custo médio do estoque. Para tanto o custo médio deverá estar correto. Ele é calculado na entrada do produto em estoque. Informe os itens na grade ou através do leitor (F4). Salvar o pedido e depois imprimir o comprovante. 7

8 Devoluções Na lista de Natureza de Operação aparecem as seguintes opções: 5557/6557 TRANSFERÊNCIA DE MATERIAL PARA USO OU CONSUMO Saída da mercadoria venda 1557/2557 TRANSFERÊNCIA DE MATERIAL PARA USO OU CONSUMO (devolução da saída ( venda ) por transferência) Para fazer devolução de compra use as Naturezas abaixo, na tela de PEDIDO de SAIDA para emitir no formulário Grande. 5413/6413 DEVOLUÇAO DE COMPRA DE MATERIAL PARA USO OU CONSUMO SUB. TRIBUT. 5556/6556 DEVOLUÇAO DE COMPRA DE MATERIAL PARA USO OU CONSUMO Cancelamento da venda Para cancelar a saída por transferência, entre na tela de Nota Fiscal de Saída, pesquise e apertar o botão cancelar. Para fazer o cancelamento é importante ter o cupom em mãos e carimbar/escrever a palavra CANCELADO. Isto se o documento não foi contabilizado. Para documentos já contabilizados use o processo de devolução de transferência. 8

9 Emissão de Comprovantes Almoxarifado Para emitir o comprovante é preciso ter uma impressora ligada a saída paralela (LPT1) da máquina, não importa a marca do equipamento. Os teste foram feitos com uma impressora térmica da Bematech de 48 columas, modelo MP 2100 TH. Os pedidos autorizados e ainda não emitidos serão mostrados nesta tela. Poderão ser marcados um ou vários pedidos à emitir. Depois de marcados clique no botão Imprimir. Ao marcar um pedido você poderá ver os dados dele clicando no botão pedido Relatórios Existem dois relatórios específicos para o controle de almoxarifado, mas os outros relatórios do sistema também podem ser acessados se necessário. Relatório de Estoque mostra os produtos com as quantidades e valores de custo. Relatório de Saída - Débitos mostra as saídas por requerente, no período escolhido. 9

10 Contabilização A contabilização dos débitos na conta corrente dos funcionários ou dos departamentos são feitos por este interface. Só mostras nesta tela os Cupons Emitidos com a CFOPs 1557,2557,5557 e São transferências de saída ( venda de material) e de Entrada ( Devolução de Material) feitas para e pelo cliente (Funcionário ou Departamento). As Compras de material serão contabilizadas pelo Interface Padrão abaixo. As CFOPs neste devem ser 1556, 2556, 1407 e Importante: As etapas para contabilização (com as contas) devem estar criadas para o ano corrente. Para criar as etapas entre no menu Cadastro/Tabelas Corporativas/Etapas de Contabilização. Aperte o botão com [ + ] em Vermelho, informe o ano para gerar as etpas. 10