Bioquímicos, Assistentes Técnicos, Supervisora Administrativa, Auxiliares administrativos e Supervisora da Colheita do LAC-HNSC.

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1 POP L46 Página 1 de 9 1. Objetivo Estabelecer procedimento para solicitação de nova colheita de amostras nos casos de não conformidades, na ausência de material biológico para realização dos exames e para confirmação de resultados de exames. 2. Aplicabilidade Bioquímicos, Assistentes Técnicos, Supervisora Administrativa, Auxiliares administrativos e Supervisora da Colheita do LAC-HNSC. 3. Definição de termos N/A 4. Descrição A necessidade de nova colheita de material para realização de um exame pode ocorrer como medida de segurança para confirmação de um resultado, ou como consequência de uma falha em alguma etapa do processo analítico ou pré-analítico, que impede o aproveitamento da amostra original. Cabe, portanto, ao bioquímico da área técnica do exame em questão: - Avaliar a necessidade de repetição do exame para confirmação de resultado; - Avaliar e definir a inviabilidade de uma amostra, para execução de determinado exame, com a maior brevidade possível, a partir da entrada da mesma (triagem) na área técnica. É imprescindível otimizar o fluxo de solicitação de nova coleta a fim de reduzir o tempo entre a primeira colheita propriamente dita e a nova colheita realizada para que o atraso na emissão do laudo e, conseqüente atraso na conduta clínica sejam mínimos. 4.1 Procedimento As solicitações de novas colheitas são feitas através do SIL PLERES: solicitar em PLERES rotina diária nova coleta solicitação de nova coleta escrever o n o do pleres (vide anexo 1). Após solicitação automaticamente é gerado um mapa de nova coleta, o qual deverá ser impresso. Verificar a localização atual do paciente na data da solicitação da nova coleta e corrigir no campo adequado do mapa de nova coleta quando houver alteração (passando

2 POP L46 Página 2 de 9 um risco sobre o campo original e escrevendo a localização correta) para que seja dado o encaminhamento correto conforme o local em que o paciente se encontre na data da solicitação da nova coleta. As solicitações referentes a exames de carga viral do HIV e CD4/CD8 provenientes de Canoas, Novo Hamburgo, Sapiranga e Campo Bom são os únicos casos que não requerem checagem da localização do paciente no momento da sua emissão, pois terão sempre o mesmo encaminhamento. Para os pacientes da emergência e internados no HNSC ou HCC os mapas de novas coletas gerados pelo PLERES devem ser depositadas no local específico pré-estabelecido no registro geral ou entregues ao auxiliar administrativo do registro geral, o qual providencia a impressão das etiquetas necessárias e encaminha para a coleta. Para os pacientes de ambulatório (HNSC, HCC, ICD), postos de saúde comunitária e pacientes de Programa de Assistência Domiciliar (PAD), os mapas de nova coleta devem ser depositadas na caixa própria para este fim, localizada junto à Supervisão de Colheita para o encaminhamento do contato com o paciente mediante a pesquisa no Pleres e/ou prontuário do telefone do paciente, ou o ramal do setor de origem do mesmo, este responsabilizando-se pelo contato para a informação. Caso não se consiga contato com o paciente, este será notificado sobre a nova colheita no momento da consulta médica. A caixa de novas coletas deve estar devidamente identificada como exclusiva para coletas do Instituto da Criança com Diabetes, das Unidades do Serviço de Saúde Comunitária, e de outros pacientes de AMBULATÓRIO do HNSC e HCC que no ato da solicitação da nova coleta não estejam internados nem na Emergência). Para os exames de carga viral e CD4 oriundos dos municípios de Canoas, Novo Hamburgo, Sapiranga e Campo Bom o mapa de nova coleta é impressa pelo bioquímico do Setor de Imunologia e entregue ao auxiliar administrativo encarregado do SISCEL para que este proceda o encaminhamento da nova coleta a estas origens. Novas coletas do HCR, HF e UPA : o bioquímico deve ligar diretamente para a unidade coletora e comunicar a nova coleta, informando o novo número do PLERES gerado para esta nova coleta, ou seja, amostra filho ( caso contrário pode ser usado equivocadamente o número da amostra pai, que não corresponde à nova coleta e sim amostra original).

3 POP L46 Página 3 de 9 O fluxograma abaixo reporta as situações acima descritas: SOLICITAÇÃO DE Verificar ORIGEM da amostra CV-HIV e CD4/CD8 provenientes de Novo Hamburgo, Campo Bom, Sapiranga e Canoas OUTRA origem Funcionário administrativo responsável pelo SISCEL Verificar no PLERES/ prontuário a "localização" do paciente no momento da solicitação Pacientes internados no HNSC ou HCC e da Emergência Funcionário administrativo do registro de pacientes Pacientes do SSC, PAD, ICD e de ambulatório do HNSC e HCC Supervisora da Colheita Fêmina UPA e HCR Bioquímico do Setor comunica com Pleres Filho Quando se tratar de nova coleta da nova coleta: Fazer contato telefônico com o médico e solicitar que este solicite nova requisição do material. Justificar dizendo que nosso sistema não permite solicitação de 3 coletas seguidas. Encaminhar para Supervisora administrativa os dados: número do Pleres, nome do paciente e exames para que seja cancelado esta amostra no prontuário (caso contrário o médico não consegue fazer nova requisição). No Pleres o bioquímico deverá trocar para o status falta material e no Libera deverá cancelar o exame. 4.2 Razões mais frequentes para solicitação de novas colheitas Amostras Inadequadas - amostras colhidas em frascos ou tubos errados - amostras mal identificadas - amostras sem identificação - amostras coaguladas, congeladas, hemolisadas, lipêmicas, contaminadas

4 POP L46 Página 4 de 9 - volume inadequado de amostra - amostra insuficiente para análise - material impróprio para análise - jejum, horário ou dia da colheita não respeitados - tempo prolongado no envio das amostras ao laboratório - tubos quebrados Demais razões técnicas estão descritas nos POPs de cada setor Ausência de Material Biológico - falta de material biológico ( quando não enviado ao laboratório) - amostras extraviadas no setor técnico Confirmação de resultados - resultados incompatíveis com a vida - resultados duvidosos ou inconclusivos 5 Anexos Anexo 1- Procedimento para solicitação de nova colheita 6 Referências bibliográficas N/A Anexo 1- Procedimento para solicitação de nova colheita 1. Em Rotina Diária clicar em Nova Coleta e selecionar Solicitação de Nova Coleta.

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6 POP L46 Página 6 de 9 2. Digitar o nº do PLERES do paciente e marcar a caixa com relatório.

7 POP L46 Página 7 de 9 3. Na janela do paciente, clicar no exame para o qual se deseja solicitar nova coleta. Em seguida, clicar em seleção

8 POP L46 Página 8 de 9 4. Selecionar o motivo da nova Coleta e clicar em ok.

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