ORIENTAÇÕES SOBRE O SISTEMA DE CADASTRO DE ALUNOS

Transcrição

1 ORIENTAÇÕES SOBRE O SISTEMA DE CADASTRO DE ALUNOS Elaboração: Lilian Guilhoto Salazar

2 Histórico CETEC Unidade de Ensino Médio e Técnico O Sistema de Cadastro de Alunos do Estado de São Paulo foi instituído pelo Decreto Nº , de 31 de agosto de Deliberação CEE nº 02/00 Dispõe sobre o cadastramento geral dos alunos de educação básica no sistema de ensino do Estado de São Paulo Resolução SE N.º 12, de 8 de fevereiro de 2007 Institui o Sistema de Cadastro de Alunos do Estado de São Paulo como instrumento de coleta de dados do Censo Escolar

3 Realizar os procedimentos de conexão com a PRODESP. Dar duplo clique no ícone Terminal PRODESP. CETEC Unidade de Ensino Médio e Técnico

4 Na tela inicial de conexão com a PRODESP digitar: CICSEDUC [ENTER]

5 Na próxima tela, digitar: EDUC [ENTER] CETEC Unidade de Ensino Médio e Técnico

6 Clicar no CLEAR para limpar a tela CETEC Unidade de Ensino Médio e Técnico

7 Digitar JCAA,008 [ENTER] CETEC Unidade de Ensino Médio e Técnico

8 Digitar o Nome de operador OU a Chave de acesso (com 4 dígitos) encaminhada pela CETEC, assim que disponibilizada pela SEE. CETEC Unidade de Ensino Médio e Técnico

9 No primeiro acesso o sistema irá solicitar que o usuário cadastre uma Chave Secundária, com 8 dígitos.

10 MENU PRINCIPAL

11 Rotina Anual/Semestral CETEC Unidade de Ensino Médio e Técnico Quadro Resumo Coleta de Classes Formação de Classes / Matrícula

12 A partir do MENU PRINCIPAL clicar na opção 15 COLETA DE QUADRO RESUMO E CLASSES e na sequencia clicar na opção 1 COLETAR QUADRO RESUMO

13 Para incluir o quadro da escola pela primeira vez a opção no MENU é a 1. [ENTER] CasoaescolajátenhafeitoaInclusão do Quadro e queira realizar alguma alteração a opção a ser utilizada é a 2 ALTERARQUADRORESUMO

14 Digitar o Código CIE da escola [ENTER]

15 Aescoladeverádigitarparacadasérie, de cada nível de ensino, a quantidade de classes correspondentes. Informar o número de classes para cada série do Ensino Médio, que serão utilizadas no ANO. Informar o número de classes total do Ensino Técnico, que serão utilizadas no SEMESTRE. Informar o número de classes total do Ensino Médio Integrado ao Técnico, que serão utilizadas no ANO.

16 Através desta opção a Unidade irá gerar o número de classes a ser utilizadas no ano/semestre. Com relação a formação de classes, este menu permite que a Unidade possa: Incluir Alterar Excluir Desde que as classes estejam vazias/sem alunos. Consultar

17 Neste MENU, conforme podemos observar, há duas opções que possibilitam a inclusão da coleta de classes: 1 INCLUIR POR NUMERO DA CLASSE Para realizar a coleta de classes através desta opção é necessário que a escola efetue, antes, uma consulta dos números de classes atribuídos a ela. 2 INCLUIR POR ESCOLA Para realizar a coleta de classes através da segunda opção é necessário somente o Código CIE da escola.

18 Informar Código CIE e a quantidade de classes TOTAL que serão utilizadas no semestre. Isso contando classes descentralizadas e as classes pertencentes ao Plano de Expansão.

19 Ao incluir a formação de classes por Escola, aparecerá para o operador do sistema a Unidade sede e as Escolas vinculadas a ETEC pelo Plano de EXPANSÃO e Classes Descentralizadas (caso tenha). O usuário deverá selecionar a Escola e iniciar a formação de classes e assim sucessivamente para cada uma das Escolas.

20 Após serem gerados os números das classes, o usuário deverá acessar as opções: Esta tela traz os números disponíveis para a escola coletar as classes no ano letivo.

21 Digitar um X no número desejado, conforme exemplo. Após a digitação do X teclar [ENTER] Obs.: É imprescindível coletar todas as classes informadas no Quadro Resumo

22 No campo referente ao horário o usuário não deve digitar com a separação dos pontos(:). Deve digitar apenas os quatro dígitos numéricos. Ex: 0700 (e não 07:00) A escola deverá preencher os campos da coleta de classes de acordo com a codificação do Sistema para Turno, Tipo de Ensino, Habilitação, Série, etc. Para isso, basta teclar enter nos campos e a sistema apresentará as tabelas de codificações.

23 No Campo tipo de Ensino o usuário deverá teclar enter para visualizar o código referente ao tipo de ensino da classe. No caso das ETECs para o tipo de Ensino Técnico utilizaremos sempre a opção 23 ED PROFISSIONAL TECNICO CONCOMITANTE e para o tipo de Ensino Técnico Integrado ao Médio a opção: 25 ENSINO MEDIO INTEGRADO ED PROFISSIONAL

24 O mesmo ocorrerá, para selecionar o módulo. CETEC Unidade de Ensino Médio e Técnico

25 Terminada a coleta da classe e estando todos os dados corretos o usuário deverá teclar enter e confirmar com S, que os dados estão corretos.

26 Observe que a primeira classe já foi coletada. Obs. A capacidade física da sala, poderá ser coleta com sobra de vagas. Ex: uma sala com capacidade para 40 alunos pode ser coletada com capacidade para 45.

27 CompletadaacoletadeclassesdaUnidadesede,ousuáriodeveráfazero mesmo procedimento para as demais escolas vinculas pelo Plano de Expansão e Classes Descentralizadas.

28 Observe que o sistema apresentará apenas as classes não coletadas, ou seja,osnúmerosdisponíveisparaa coleta de dados.

29 MATRICULA INFORMATIZADA: A partir do MENU PRINCIPAL, digitar no campo OPÇÃO o número do item. No exemplo, o item ou opção é o 6, que corresponde à MATRICULA INFORMATIZADA [ENTER]

30 Neste primeiro exemplo de matricula, iremos Incluir aluno na classe sem RA (opção ). É fundamental que antes de incluir um aluno sem RA seja feita a consulta para verificar se o aluno já possui cadastro (usar as opções 02.1). Inicialmente indicaremos o número da classe que o aluno deverá ser incluído.

31 Digite os dados do aluno e tecle [ENTER]. O Sistema irá abrir outra parte da ficha do aluno para preenchimento. O usuário deverá completar a digitação e teclar ENTER, conferir os dados e confirmar digitando S. O Sistema irá gerar um RA para o aluno, que o usuário imediatamente visualizará em vermelho no final do cadastro. CETEC Unidade de Ensino Médio e Técnico

32 Na coleta da ficha do aluno, algumas orientações básicas devem ser observadas: Não utilizar acentuação, ç, sinais gráficos; Utilizar sempre um documento oficial como base (RG civil, Certidão de Nascimento etc); Ao preencher os campos: nome do aluno, nome do pai e da mãe não abreviar nenhuma palavra, escrever os nomes completos; No campo sexo, preencher com as letras F ou M; Data de nascimento no formato: xx(dia) / xx (mês) / xxxx (ano). Deve se digitar os dados completos e corretos inclusive com as informações do endereço, RG civil no caso de brasileiro ou RNE (registro nacional de estrangeiro) no caso de aluno estrangeiro. Todo aluno cadastrado no Sistema de Cadastro de alunos recebe uma chave, o R.A. (Registro do Aluno), que é gerado automaticamente pelo Sistema no momento do cadastramento/matrícula do aluno. Essa chave identifica o aluno de forma precisa, facilita sua localização e a manutenção de seus dados (correções de dados cadastrais, matrícula, transferência etc). E hoje é utilizado como chave de identificação do aluno em vários programas sociais, como Programa Ação Jovem, Aprendiz Paulista, etc... O Sistema de Cadastro de Alunos possui mecanismos de bloqueio para impedir que sejam lançados cadastros duplicados. No entanto, isso pode ocorrer se houver erro na digitação; por isso é muito importanteutilizartodas as opções de consulta da ficha do aluno (opção 02.1), antes de efetuar o cadastro da matricula SEM RA (opção 6.3.2). Antes de efetuar o novo cadastramento é importante o máximo de atenção para evitar que erros de digitação venham a gerar mais de um R.A. para o mesmo aluno.

33 Feito a pesquisa do sistema (opção: 2.1) e localizado que o aluno já possui RA, o cadastro fica bem mais simples, basta informar o número da classe e incluir o aluno pelo número do RA.

34 Localizado que o aluno possui matrícula ativa no sistema, antes do Inicio do Ano Letivo: através desta opção o operador desloca o aluno para a turma desejada sem que o sistema realize qualquer registro. Desde que o Tipo de Ensino seja o mesmo. Impressa as listas do diário de classe a opção troca é fechada. IMPORTANTE: O operador deve realizar a opção de troca, com bastante atenção, principalmente com Alunos de OUTRA ESCOLA, para não puxar aluno errado. Certifique seantesusandoasopçõesde Consultas de aluno e matrícula (opções 2.2 ou 2.4).

35 Localizado que o aluno possui matrícula ativa no sistema, após o Inicio do Ano Letivo: Atravésdaconsultada matriculadoaluno(opção2.4.1)aunidadelocalizaaescola (na qual o aluno consta com matricula ativa, no sistema) pelo Código CIE. E, através da opção obtêm os dados da Escola e Diretoria de Ensino Responsável. A SEE solicita que as Unidades de Ensino se comuniquem e solicitem diretamente uma a outra, a baixa por transferência do aluno no sistema. E, somente se não for atendido, solicitar a CETEC para que possa ser encaminhado a SEE, em tempo hábil e a mesma cobrará providencias da Diretoria de Ensino Responsável.

36 Manutenção de Matrículas: CETEC Unidade de Ensino Médio e Técnico O Sistema de Cadastro de Alunos é o espelho da Unidade Escolar, ou seja, reflete a realidade da Escola, portanto deve ser mantido rigorosamente atualizado. Semanalmente a Unidade deve fazer uma manutenção das matriculas, atualizando, a movimentação de alunos como: abandonos, transferências e etc.

37 Para alterar algum dado da ficha do aluno, utilize as opções: (por RA) ou (por classe)

38 O operador escolhe os campos que necessita alterar: Dados Pessoais Endereço Documentos CADASTRODOSALUNOSATUALIZADO: Solicitamos especial atenção da Unidade para que os cadastros dos alunos sejam mantidos rigorosamente atualizados. Caso o aluno já possua RA (ou seja, não foi gerado pela ETEC) a Unidade deve verificar a atualizar o cadastro do aluno no sistema, como por exemplo: endereço, documentos e etc.

39 Esta opção é utilizada para transferência de alunos no ano letivo, sendo: Pela escola de origem (aquela da qual o aluno está saindo) e Pela escola que está recebendo o aluno por transferência. No Sistema, a mudança de turno/turma, dentro da mesma escola (remanejamento), também é realizada através da opção de transferência. Obs.: A Unidade só consegue receber um aluno por transferência, a partir do dia seguinte da data da baixa por transferência da outra turma.

40 Procedimento para Manutenção e Cadastro dos alunos das Novas ETECs e Classes Descentralizadas: No Sistema de Cadastro de Alunos a Escola só existe depois de gerado o Código CIE. O responsável pela Gestão e Acampamento do Sistema de Cadastro de Alunos, na CETEC, verifica no Sistema que o código da Unidade foi gerado e solicita o cadastramento no Nome de Operador e Chave de Acesso ao Sistema. Após a solicitação ser atendida, o responsável irá encaminhar os dados para a Unidade juntamente com o Arquivo e orientações para Instalação do Programa. Conforme comunicado CETEC de 27/02/2009 a ETEC Sede providenciará através da opção a Baixa por transferência dos alunos, no sistema, e a Nova ETEC, de posse dos prontuários, providenciará o cadastro desses alunos, através das opção : Recebidos por Transferência.

41 O sistema também permite registrar o Abandono do aluno no ano letivo. Trancamentos e desistências, também são registrados como abandonos.

42 RECLASSIFICAÇÃO DO ALUNO: O Sistema de Cadastro de Alunos, NÃO disponibiliza a reclassificação de alunos, para os tipos de Ensinos 23 (ED PROFISSIONAL TECNICO CONCOMITANTE) e 25 (ENSINO MEDIO INTEGRADO ED PROFISSIONAL). Portanto para realizar a reclassificação no sistema, a ETEC deverá: Encaminhar uma cópia do Doc 32 (Disponibilizado no site à Supervisão Educacional Área Vida Escolar (CETEC) que dará o parecer favorável para encaminhamento a SEE onde será registrada a Reclassificação.

43 Essa opção deve ser utilizada pela escola para registrar que o aluno teve sua matrícula efetivada e não compareceu.

44 A partir da opção 2 temos disponíveis as principais opções para CONSULTAS: 2.1 FICHA DO ALUNO: Consulta a ficha do aluno por: R.A., Nome fonético, Nome completo, Escola, Mãe, Pai e RG. 2.4 MATRICULA DO ALUNO: Consulta todas as matrículas do aluno. 2.5 CADASTRO DE ESCOLAS: Consulta Escolas, Pelo código CIE, Nome Fonético, Município, etc. 2.8 DADOS GERAIS ESCOLA: Dados Gerenciais da escola podem ser obtidos pelas opções ou CLASSES: Opções de Consulta de quantidade e formação da classe.

45 Para solucionar problemas no Sistema: CETEC Unidade de Ensino Médio e Técnico Confira se está usando a opção adequada; Realize as consultas pertinentes: por exemplo, ao tentar cadastrar um novo aluno consulte a (ficha do aluno), ou para matrículas use a (consulta de matrículas); No caso de realizar alguma operação incorreta (erro), entre em contato com a CETEC para receber orientação de como proceder; No caso de não conseguir realizar alguma operação no Sistema a Unidade deve encaminhar ao responsável na CETEC pela Gestão doprograma ume mail informando: RA do Aluno; Nome Completo; Número da Classe; Número do Aluno na Classe; Data da Matrícula; Motivo da Solicitação (mensagem informada pelo sistema e opção utilizada). Obs.: Alunos com matrícula no EJA, CEES, Ensino de Línguas, Ensino à Distância eouquejá cursaram uma determinada série/módulo e por qualquer motivo desejam cursar novamente,o sistema não permite o cadastro, portanto esses casos devem ser sempre encaminhados para o Gestor do Programa, na CETEC, para encaminhamento a SEE para que a mesma realize o cadastro.

46 Observações Gerais: Em caso de dúvida não crie a solução, busque orientação na CETEC; O Sistema tem várias regras de consistência para garantir a precisão dos dados. Nenhum operador tem a obrigação de conhecer todas elas. Chave secundária expirada, perdida ou esquecida = Nome do responsável na CETEC (Gestão e Acompanhamento do Sistema)= Lilian Guilhoto Salazar Telefone = (11) E mail = lilian@centropaulasouza.sp.gov.br

47 Teclas de atalho: CETEC Unidade de Ensino Médio e Técnico Use a tecla TAB para avançar de um campo a outro; Use a tecla Shift+TAB para retroceder de um campo a outro; Use a tecla Print Screen para capturar a imagem apresentada na tela e colar em outros aplicativos (por exemplo no Word); A tecla F11 retorna para o Menu Inicial; A tecla F8 retorna a mesma opção que estava em uso; A tecla Pause Break retorna uma tela.