Bibliotecária UNICAMP Biblioteca Central Caixa Postal 6136 CEP Campinas-SP /Brasil

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1 O AMBIENTE DE QUALIDADE EM UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO E A APLICAÇÃO DO PROGRAMA 5S Danielle Thiago Ferreira Bibliotecária UNICAMP Biblioteca Central Caixa Postal 6136 CEP Campinas-SP /Brasil danif@unicamp.br danif@lycos.com RESUMO O artigo analisa o Programa 5S de administração, nascido no Japão no final da década de 60, apresentando, a partir desta análise, dicas de como aplicá-lo em um Sistema de Informação. Procura-se demonstrar que é possível, independente de recursos, encontrar soluções originais e consequentemente alcançar um melhoria na prestação dos serviços aos usuários, criando um clima de confiança, responsabilidade e qualidade no local de trabalho. Palavras-chave: Programa 5S, Ambiente de qualidade, Administração de sistemas de informação 1. INTRODUÇÃO 1

2 Percebemos que, atualmente, o desejo de um ambiente de qualidade é uma preocupação cada vez mais frequente entre administradores para atingir certos objetivos das organizações. Estas por sua vez vão desde empresas até Bibliotecas e Centros de informação, e são caracterizadas por ter uma forma diferente de administração, ou seja, com ênfase nas relações humanas. Qualquer tipo de organização, além das bibliotecas e centros de informação, mais do que nunca, estão em busca da qualidade e o programas de qualidade estão aí, para desenvolver na organização este tipo de visão. Pontos comuns encontrados nestes programas de qualidade, estão: no envolvimento de alta prioridade na estratégia das empresas; no envolvimento de todas as divisões e áreas da empresa, maior preocupação com as exigências dos consumidores, também na utilização de indicadores gerenciais, também no maior envolvimento da direção e alta gerencia e no relacionamento mais maduro com os fornecedores. Assim sendo, destacam-se três abordagens como base para os programas da qualidade: Certificação da Qualidade, Gestão da Qualidade Total e o Programa 5S. Nesta análise, retrataremos e comentaremos sobre somente um destes programas de qualidade; o Programa 5S. O 5S nasceu no Japão no final da década de 60 e chegou ao Brasil em 1991, para mobilizar e transformar as pessoas e organizações. Tal programa possui grande nível de importância porque, além de envolver aspectos estratégicos é um sistema educacional revolucionário, que trabalha prática e reflexão. Vemos, então, que o programa 5S tem por finalidade aprimorar o ambiente de qualidade de trabalho, gerar estímulos para relacionamentos mais humanos e melhorar a qualidade de vida dos funcionários. No entanto, as unidades de informação, devido à necessidade de estarem constantemente em mudança, incorporando novas tecnologias e procurando tornaremse cada vez mais atrativas e essenciais para seus usuários, constituem-se ambientes propícios para estas novas formas de gestão. Os dirigentes destas unidades, em sintonia 2

3 com as modificações de paradigmas administrativos que estão se produzindo no mundo, enfrentam o desafio de adequarem-se a tais mudanças, visando à melhoria da qualidade dos serviços que prestam a sua comunidade de usuários. 2. O PROGRAMA 5S Como visto, tal programa foi introduzido no Japão, mais especificamente nas empresas japonesas com o propósito de acabar com o trabalho forçado. E é um conjunto de cinco palavras japonesas que exprimem os princípios fundamentais da organização e que deram origem ao programa 5S: seiri, seiton, seisou, seiketsu e shitsuke, em português, significam: senso de utilização, organização, limpeza, saúde e autodisciplina. A essência dos 5S está na autodisciplina, que vai desde a capacidade de ter iniciativas, a busca do conhecimento de si e do outro, o espírito de equipe, o autodidatismo até a capacidade de almejar melhoria contínua tanto no nível pessoal quanto no organizacional. Pessoas que praticam estes conceitos tornam-se gerentes de si mesmas e são destaque no mercado de trabalho. A prática do 5S, aqui no Brasil, através de relatos de empresas, tem produzido consequências visíveis no aumento da auto-estima, no respeito às pessoas, ao meio ambiente e no crescimento pessoal. Não só as pessoas se sentem melhor, e sim toda a comunidade. O clima da organização também melhora. Trabalhar com mais segurança, manter bons hábitos para a saúde, buscar limpeza e organização, combater desperdícios, ter espírito de equipe, aceitar desafios e ser responsável, são algumas das vantagens que o programa proporciona à organização e às pessoas que fazem parte destas. E para se conquistar tais vantagens, o programa segue os cinco sensos, caracterizados à seguir: 3

4 O senso de utilização, favorece a eliminação do desperdício de inteligência, tempo e matéria-prima. Significa usar os recursos disponíveis, com bom senso e equilíbrio, evitando desatualizações e carências. Todos os funcionários devem identificar e manter no seu lugar os itens verdadeiramente úteis ao seu serviço, enfatizando o objetivo de separar as coisas necessárias das desnecessárias à partir de critérios de estratificação, classificando os objetos segundo a ordem de importância. O senso de organização, facilita o desenvolvimento do primeiro senso, ao diminuir o tempo de busca dos objetos. Implica dispor os recursos de forma sistemática e estabelecer um excelente sistema de comunicação visual para o rápido acesso a eles. Este senso consiste em dar lugar a cada item e colocar cada item em seu lugar, padronizando as nomenclaturas e evitando, assim, mais de uma interpretação para o mesmo objeto. Significa colocar as coisas nos lugares certos ou dispostas de forma correta para que possam ser usadas prontamente. É uma forma de acabar com a procura de objetos. Enfatiza o gerenciamento funcional e permite que se encontre o que se precisa quando se quer. Busca formular regras claras que governem a estratificação, permitindo um lay-out flexível que possa ser alterado, de maneira a impedir a formação de labirintos e assim, aumentar a eficiência. O senso de limpeza, de acordo com todos os autores mencionados, pode ser definido como a eliminação da sujeira sob todos os aspectos, incluindo a boa preservação dos equipamentos, ambiente de trabalho limpo, com agradável sensação de bem-estar e eliminação de estoques desnecessários. Pode ser feita pelos próprios funcionários, cada um tornando-se responsável pela manutenção de seu espaço. A limpeza é considerada uma oportunidade para o monitoramento, inspeção ou reconhecimento do local de trabalho, permitindo descobrir e atacar as causas da sujeira e facilitando, desta forma, a criação de um ambiente impecável. O quarto senso é denominado senso da saúde, higiene ou padronização. Este referese ao estágio alcançado com a prática dos três sensos anteriores, acrescido de hábitos 4

5 rotineiros de higiene, segurança no trabalho e saúde mental. Por isso, excesso de materiais, má ordenação e sujeira são, reconhecidamente, causas de acidentes de trabalho e estresse. Combater essas causas já significa grande iniciativa para conservar a vida da empresa e dos empregados em boas condições. O seiketsu é traduzido como asseio, o que implica conservar a higiene, sem descuidar os estágios de organização, ordem e limpeza alcançados, padronizando hábitos, normas e procedimentos. Enfatiza o gerenciamento visual, a manutenção das condições-padrão, permitindo agir com rapidez. O quinto e último senso, o senso de disciplina, procura a manutenção da nova ordem estabelecida. Implica cumprir rigorosamente as normas e tudo aquilo que for decidido pelo grupo. Considera-se a disciplina como um sinal de respeito aos outros. À medida que as pessoas se mantêm comprometidas com o fiel cumprimento dos padrões técnicos e éticos, é produzida uma evidente melhoria individual e organizacional. Este último senso apregoa a luta permanente para manter e melhorar os quatro sensos anteriores e a capacidade de fazer as coisas como devem ser feitas, demonstrando como, em definitivo, os cinco sensos estão interligados. 3. COMO APLICÁ-LO EM UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO Antes de mais nada, devemos levar em conta que o líder (bibliotecário-chefe, etc.) que irá conduzir tal programa precisa desempenhar um papel empreendedor, e para isso, deve ter a mente aberta às idéias de inovação, mudança e criatividade, visando modificar o ambiente organizacional e melhorar os serviços de informação oferecidos, além de acompanhar toda e qualquer mudança vinda com o surgimento das novas tecnologias e que fazem parte da gestão de uma unidade de informação. Antes da aplicação, é feito um diagnóstico da situação inicial do Sistema, a fim de detectar os principais problemas, suas causas, soluções, conhecer os recursos disponíveis e estabelecer prioridades. Em seguida, torna-se necessário avaliar, informalmente, o nível 5

6 de satisfação dos usuários e funcionários, tomando cuidado com as condições já existentes de cada um, para não traumatizar as pessoas com as mudanças que serão realizadas. No primeiro momento, percebemos que as primeiras ações numa aplicação, são como tivéssemos fazendo uma faxina geral, onde praticam-se os sensos de utilização, ordenação e limpeza, onde também permite-se visualizar os problemas mais sérios. È importante enfatizar mais uma vez que, é preciso mostrar aos funcionários todos os conceitos oferecidos por este programa, entusiasmando-os e sensibilizando-os, para que todos possam, com tal entendimento, colaborar na criação do ambiente de qualidade. Como princípio básico, o senso de utilização é aplicado no que se diz respeito à descartes ou remanejamento de materiais bibliográficos desatualizados e sem uso e também qualquer outro tipo de material, como equipamentos e móveis que estavam esquecidos. Quanto aos materiais bibliográficos, o descarte é feito mediante sempre às opiniões de usuários e outros, para avaliar sua real importância. Com isso ganha-se mais espaço para materiais que realmente são importantes de se ter no acervo de um Centro de informação, reduzindo assim os desperdícios. Analisando o senso de organização (ordenação), tem-se exemplos do que pode ser feito nos Sistemas, como uma mudança de lay-out físico, para se aproveitar melhor o espaço, facilitando a localização de materiais e o controle destes, a locomoção das pessoas e também o próprio ambiente em si, no que diz respeito à iluminação, ao visual, preocupando-se com o bem estar do usuário. Quanto ao senso de limpeza, pode-se de primeiro momento, preocupar-se com a distribuição da coleta de lixo, depois com a limpeza de assoalhos e janelas do ambiente. Também neste instante, pode-se fazer pequenos reparos e reformas no ambiente, como pinturas, troca de piso, etc, lembrando sempre que um ambiente claro, limpo e com bom aspecto atrai muito mais pessoas. 6

7 Quanto ao senso de saúde, algumas medidas tomadas são, o controle dos usuários e dos materiais retirados e a implantação de carteirinhas ou cadastro de usuários. Destacamos neste item também a preocupação com a iluminação, para o bem estar dos funcionários e usuários. Neste mesmo item, outra grande preocupação é quanto a diminuição de acidentes de trabalho e estresse, preservando a saúde física, mental e emocional dos funcionários, incentivando-os a realização de controle médico e a prática de esportes, e dentro do trabalho a melhor distribuição de tarefas e implantar um clima de confiança e solidariedade entre todos. No que se refere ao senso de disciplina, o que deve ser cultivado é a cooperação entre toda a equipe do Sistema, levando-se em conta que todos devem cultivar também bons hábitos no dia a dia, se conscientizando das tarefas que desempenham e da responsabilidade que se dispensa em cada uma delas, desenvolvendo o autocontrole e a autodisciplina. Portanto, depois da aplicação de todo o programa de qualidade, como forma de controle e avaliação, devem ser feitas reuniões com o grupo para melhor integrar a equipe e abrir espaço para as opiniões, assim é mais fácil de saber o que toda a mudança acarretou individualmente a cada funcionário, para daí ter a certeza de que todo este trabalho contribuiu de forma completa na motivação do grupo. 3.1 COMO MANTER E MELHORAR A APLICAÇÃO DO PROGRAMA 5S Além de uma avaliação constante, outras formas de melhorar e manter os 5S em uma organização, tem-se mostrado muito úteis como, o incentivo ao esporte ou campeonato (torneios), o incentivo através de prêmios ou certificados, não só para resultados alcançados, mas também para o esforço da equipe, mostrando o reconhecimento pelo trabalho. Também são importantes a formação de equipes, o diálogo entre gerente e equipe e as reuniões periódicas, o que seria uma forma das pessoas exporem melhorias e 7

8 promoverem cooperação e aprendizagem. Promover concursos e pesquisas também é uma forma de manutenção do programa, pois há o comprometimento das pessoas quando estas geram idéias de melhoria. 3.2 COMO FAZER A AVALIAÇÃO DO PROGRAMA 5S As avaliações do programa 5S são feitas por gerentes, direção ou pessoas devidamente preparadas ou responsáveis pela coordenação ou implantação do programa. São feitas com uma freqüência maior no começo da implantação do programa, diminuindo gradativamente ou assim que as pessoas se habituarem à pratica. Como instrumento de avaliação, são feitas listas de verificação, elaboradas sob medida para que, à partir destas possam ser identificados onde e quando as ações corretivas devem ser aplicadas, para tanto, é incentivado a realização de uma auto-avaliação, antes da avaliação em si. Os resultados da avaliação trazem as sugestões de melhorias, e estes devem ser aplicados somente se trouxerem resultados positivos. Portanto, as avaliações da implantação do programa 5S tem por finalidade além de promover a integração e comunicação das pessoas, também gerar clima de ajuda mútua, identificar possibilidades de melhoria, divulgar realizações pessoais e gerar um ambiente de competição sadia. 4. CONCLUSÃO O que temos de importante a tirar de tal programa é que este não constitui somente o housekeeping (arrumação da casa) no sentido físico e restrito da palavra, e sim vai muito além, porque o que importa é o ambiente da qualidade, onde as pessoas cultivem o 8

9 senso de qualidade, por isso devemos interpretar tal programa, além do seu aspecto dogmático, para assim, construir um verdadeiro ambiente de qualidade. Dizia um diretor de uma certa empresa japonesa que somente quando os empregados se sentirem orgulhosos por terem construído um local de trabalho digno e se dispuseram a melhorá-lo constantemente, ter-se-á compreendido a verdadeira essência do 5S. Pode-se dizer ainda, que antes, durante e depois da aplicação e implantação do programa 5S, existem ainda armas poderosíssimas para se compartilharem objetivos e estabelecer o ambiente da qualidade numa organização, são elas: a motivação, a comunicação, a decisão de mudança, estas por sua vez, consideradas grandes desafios que constituem os degraus para o sucesso da empresa. ABSTRACT The article analyses the Administration s 5S s Program was born in Japan in the last 60s, it presents hints in the co-application in an Information System. It Attempts to demonstrate that is possible, independent of resources, to find original solutions, reaching substantial advances in the services offered to the users and creating an environment of trust, responsability and quality within the organization. Key-words: 5S s Programs; Quality environment; Information system administration 9

10 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1 - SILVA, João Martins de. O ambiente da qualidade na prática 5s. 3. Ed. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, p. 2- SASHKIN, Marshall; KISER, Kenneth J. Gestão da Qualidade total na prática. Rio de Janeiro: Campus, VANTI, Nadia. Ambiente de qualidade em uma biblioteca universitária: aplicação do 5s e de um estilo participativo de administração. Ciência da Informação, v.28, n.3, p , set./dez LOBOS, Julio. O cliente encantado. São Paulo: J. Lobos,

11 5- UMEDA, Masao. TQC e administração de recursos humanos no Japão. Belo Horizonte: UFMG, p. 6- UMEDA, Masao. ISO e TQC, o caminho em busca de G. Q. T. Belo Horizonte: UFMG, p. 7- Projeto GOLA, 5S Como implantar a gestão de ordem, limpeza e arrumação. (Documento eletrônico) 8- Qualidade : evolução dos programas de qualidade, (Documento eletrônico) 9- Housekeeping. (Documento eletrônico) 11