FACULDADE PEDRO II INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCAÇÃO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO LOGÍSTICA

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1 FACULDADE PEDRO II INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCAÇÃO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO LOGÍSTICA 5S ADRIANA VIEIRA ARCANJO ANDRADE GIOVANE DA SILVA GUILHERME CHAVES KENYA OLIVEIRA WEVERTON DE OLIVEIRA Professor: Elielson BELO HORIZONTE MARÇO/2015

2 1 SUMÁRIO 1-O que é Implantação do Programa 5S nas Organizações A importância de se aplicar o 5S nas empresas O 5S s e a Logística Referências

3 2 1- O que é 5S? Origem O 5S surgiu nas empresas do Japão, nas décadas de 50 e 60, após a Segunda Guerra Mundial, quando o país vivia a chamada crise de competitividade. O país precisava reestrutura-se, organizar as indústrias e melhorar a produção para ser compatível com o mercado mundial. Depois da guerra, os japoneses receberam orientação de especialistas americanos para o controle da qualidade. O que os americanos faziam bem foi aperfeiçoado no Japão, formando-se o que ficou conhecido como Qualidade no Estilo Japonês, ou Total QualityControl (TQC - Controle da Qualidade Total). É o controle dos processos para assegurar o resultado final, entregando os produtos conforme expectativa do cliente. O papel do 5S é cuidar da base, facilitando o aprendizado e prática de conceitos e ferramentas para a qualidade. Isso inclui cuidar dos ambientes, equipamentos, materiais, métodos, medidas, e especialmente pessoas. Segundo Oliveira (1997 apud PASQUALINI, 2008, p. 9), O Programa dos Cinco Sensos visa à melhoria da nossa qualidade de vida, através da prática de ações consideradas óbvias e que nos possibilitarão mudarmos para melhor a nossa vida em todos os ambientes que frequentamos. Naves (2013) cita que o objetivo do 5S é contribuir para uma gestão mais democrática, na qual a participação e o envolvimento de todos criam um bem-estar no ambiente de trabalho, proporcionando uma melhoria na qualidade dos serviços e facilitando a implantação de outros programas dentro da empresa.

4 3 É possível eliminar o desperdício (tudo o que gera custo extra) em cinco fases, com base no método "5S". Foi um dos fatores para a recuperação de empresas japonesas e a base para a implantação da Qualidade Total naquele país. Os cinco conceitos foram introduzidos no Brasil posteriormente, em 1991, pela Fundação Cristiano Ottoni. Os 5 conceitos são: 1.º S - SEIRI - SENSO DE CLASSIFICAÇÃO CONCEITO: Separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário. Significa utilizar materiais, ferramentas, equipamentos, dados etc. com equilíbrio e bom senso. Onde é realizado o descarte ou realocação de tudo aquilo considerado dispensável para realização das atividades. Os resultados da aplicação do Senso de Utilização são imediatamente evidenciados.

5 4 É essencial saber separar e classificar os objetos e dados úteis dos inúteis da seguinte forma: O que é usado sempre: colocar próximo ao local de trabalho. O que é usado quase sempre: colocar próximo ao local de trabalho. O que é usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local de trabalho. O que é usado raramente, mas necessário: colocar separado, em local determinado. O que for desnecessário: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa espaço. Resultado: Ganho de espaço Facilidade de limpeza e manutenção Melhor controle dos estoques Redução de custos Preparação do ambiente para aplicação dos demais conceitos de 5S. 2.º S - SEITON - SENSO DE ORDEM CONCEITO: O senso de organização pode ser interpretado como a importância de se ter todas as coisas disponíveis de maneira que possam ser acessadas e utilizadas imediatamente. Para isto devem-se fixar padrões e utilizar algumas ferramentas bem simples como painéis, etiquetas, estantes, etc. Tudo deve estar bem próximo do local de uso e cada objeto deve ter seu local específico. Podemos identificar como resultados do senso de organização: Nesta fase é importante: Padronizar as nomenclaturas. Usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão. Guardar objetos diferentes em locais diferentes. Expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio, locais de

6 5 alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc. Determinar o local de armazenamento de cada objeto Onde for possível, eliminar as portas. Não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a locomoção no local; Resultado: Economia de tempo; Facilidade na localização das ferramentas; Redução de pontos inseguros. 3.º S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA CONCEITO: A tradução para a palavra Seiso é limpeza. Este senso define a importância de eliminar a sujeira, resíduos ou mesmo objetos estranhos ou desnecessários ao ambiente. Trata-se de manter o asseio do piso, armários, gavetas, estantes etc. O senso de limpeza pode ir além do aspecto físico, abrangendo também o relacionamento pessoal onde se preserva um ambiente de trabalho onde impere a transparência, honestidade, franqueza e o respeito. Para isto, é importante que as pessoas tenham consciência e habitue-se a: Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para que o próximo a usar encontre-o limpo. Aprender a não sujar e eliminar as causas da sujeira. Definir responsáveis por cada área e sua respectiva função. Manter os equipamentos, ferramentas, etc., sempre na melhor condição de uso possível. Após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado para o próximo utilitário Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando atenção para os cantos e para cima, pois ali se acumula muita sujeira Não jogar lixo ou papel no chão.

7 6 Resultado: Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho. Evita perdas e danos de materiais e produtos. Ambiente saudável e agradável; Redução da possibilidade de acidentes; Melhor conservação de ferramentas e equipamentos; Melhoria no relacionamento interpessoal. 4.º S - SEIKETSU - SENSO DE PADRONIZAÇÃO CONCEITO: O termo SEIKETSU não expressa um movimento de ação como nos 3 primeiros S s, ele representa um estado ou uma consequência. Significa manter o estado dos 3S s, promovendo o consenso de padrões individuais para padrões coletivos. O senso de padronização é traduzido na fixação de padrões de cores, formas, iluminação, localização, placas etc. Como abrange também o conceito de saúde, é importante que seja verificado o estado dos banheiros, refeitórios, salas de trabalho, entre outros, afim de que sejam identificados problemas que afetam a saúde dos colaboradores como os problemas ergonômicos, de iluminação, ventilação etc. Este senso tem como principal finalidade manter os 3 primeiros S (seleção, ordenação e limpeza) de forma que eles não se percam. Podem-se evidenciar como principais resultados da aplicação deste conceito: Ter os três S's previamente implantados. Capacitar pessoas para que avaliem se os conceitos estão sendo aplicados realmente e corretamente. Eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes ou manuseios perigosos. Humanizar o local de trabalho numa convivência harmônica. Difundir material educativo sobre a saúde e higiene. Respeitar os colegas como pessoas e como profissionais.

8 7 Colaborar, sempre que possível, com o trabalho do colega. Cumprir horários. Entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil. Não fumar em locais impróprios, etc. Resultado: Facilidade de localização e identificação dos objetos e ferramentas; Equilíbrio físico e mental; Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc.); 5.º S - SHITSUKE - SENSO DE AUTODISCIPLINA CONCEITO: O cumprimento de regras determinadas, o uso do uniforme, crachá de identificação, ou dos equipamentos de proteção são diversos contratos realizados mutuamente para melhorar as condições e o ambiente de trabalho. Fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito, transformando os 5s's num modo de vida. A última etapa do programa 5S é definida pelo cumprimento e comprometimento pessoal para com as etapas anteriores. Este senso é composto pelos padrões éticos e morais de cada indivíduo. Esta etapa estará sendo de fato executada quando os indivíduos passam a fazer o que precisa ser feito mesmo quando não há a vigilância geralmente feita pela chefia ou quando estendem estes conceitos para a vida pessoal demonstrando seu total envolvimento. Diante de um ambiente autodisciplinado a cerca dos princípios 5S é possível que se tenha: Atitudes importantes: Usar a criatividade no trabalho, nas atividades. Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho. Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas. Treinar o pessoal com paciência e persistência, conscientizando-os para os 5s's. De tempo em tempo aplicar os 5s's para avaliar os avanços.

9 8 Resultado: Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho; Trabalho diário agradável; Melhoria nas relações humanas; Valorização do ser humano; Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos; 2- Implantação do Programa 5S nas Organizações O programa 5s pode ser implantando em qualquer tipo de empresa, órgãos públicos, escolas, associações e até na vida pessoal de cada um. Sua implantação leva a um aumento na produtividade, eficiência, segurança e motivação, além de ser aliado dos requisitos para uma certificação ISO. Para a implantação do programa 5S, é necessário que se faça uma reunião com todos do grupo, explanando o programa, seus objetivos e os benefícios. Os responsáveis pela implantação do 5s em organizações privadas ou publicas devem atentar-se para algumas considerações iniciais tomando como referência a realidade do ambiente, envolvimento 100% das pessoas neste processo, trabalhando inicialmente com as pessoas que estão dispostas e escolher um líder com bom grau de analise crítica. É indicado que se faça um rodízio de lideres, para ajudar a criar um elo maior com a implantação do programa e motivar o grupo a participar, fazendo reuniões periódicas apresentando os resultados, desenvolvendo uma sistemática para premiar os participantes a cada nível alcançado durante todo o processo de implantação, pois isto poderá incentivar os envolvidos. Lembrando que este é um o programa que tem como objetivo eliminar desperdícios de produtos, materiais, tempo e dinheiro aumentando à produtividade e consequentemente a eficiência e eficácia das empresas levando a conquista da qualidade total.

10 9 Embora composto por técnicas simples a implantação do programa deve seguir alguns passos específicos: Sensibilização - É preciso sensibilizar a alta administração para que esta se comprometa com a condução do programa 5S. Definição do gestor ou comitê central - Quando a direção da empresa adota o programa 5S, deve decidir quem irá promovê-lo. O gestor deve ter capacidade de liderança e conhecimento dos conceitos que fazem parte desse programa. É função do gestor: Criar a estrutura para implantar o 5S Elaborar o plano diretor Treinar líderes Promoção integrada do 5S. Anúncio oficial - A direção deve anunciar, para todos os integrantes da organização, a decisão de implantar o 5S. Esse anúncio pode ser feito através de carta aberta ou de uma cerimônia, sempre enfatizando a importância da adoção dos conceitos do 5S na empresa. Treinamento do gestor ou do comitê central - O treinamento pode ser feito através de literatura específica, visitas a outras instituições que já estejam implantando o programa 5S, cursos, etc. Elaboração do plano-diretor - Esse plano deve definir objetivos a serem atingidos, estratégias para atingi-los e meios de verificação. Treinamento da média gerência e facilitadores - Esse treinamento visa um maior compromisso da média gerência com a execução do 5S, assim como treinar pessoas que possam difundir os conceitos do 5S para os demais funcionários. Formação de comitês locais - A função desse comitê é promover o 5S no seu local de trabalho.

11 10 Treinamento de comitês locais para o lançamento do 5S - Com um maior conhecimento sobre o 5S os comitês locais podem orientar e conduzir os colegas de trabalho durante a implantação do programa. Antes do lançamento do programa 5S devem ser elaborados formulários para avaliação de cada etapa do programa. Através desses formulários poderemos visualizar se todas as etapas estão sendo cumpridas e onde há falhas. Cada área onde será implantado o 5S deve ter um diagnóstico inicial, inclusive com registro fotográfico ou filmagem das áreas para comparação do antes e depois do 5S. Feito o diagnóstico, deve ser escolhida uma data para o "Dia da Grande Limpeza", marco inicial para a implantação do 5S. Definida a data devem ser providenciados os seguintes itens: - Áreas para descarte de materiais provenientes do Seiri; - Equipamentos de limpeza, proteção individual, transporte e descarte; O dia do lançamento do 5S deve ser um dia festivo, com eventos tais como: café da manhã ou almoço de confraternização, gincana, palestra, apresentação de grupos culturais, etc. O dia seguinte ao dia do lançamento do 5S é um dia propício para a primeira de uma série de avaliações que deverão ser realizadas visando sempre a melhora contínua do ambiente de trabalho (filosofia Kaizen). 3- A importância de se aplicar o 5S nas empresas As organizações estão sempre buscando aperfeiçoar seus produtos e serviços. E para isso, é importante que se utilize ferramentas eficientes que tragam resultados

12 11 de menores custos, incentivo dos profissionais, eliminação de desperdícios e maior qualidade do produto ou serviço que será ofertado no mercado. A ferramenta 5 S apresenta uma grande importância quando é aplicada em uma organização, uma vez que, é uma ferramenta simples, mas que se for bem gerenciada pode trazer ótimos resultados pelo fato de que: - Criará um ambiente de trabalho inteiramente organizado, fazendo com que os profissionais possam ter um melhor rendimento, eliminando o desperdício de tempo que gastariam para localizar alguma ferramenta ou material para realizarem suas atividades, facilitando o fluxo dos colegas e também de informações necessárias; - A higiene levada a serio, é uma maneira de os profissionais sentirem-se mais a vontade, aumentando além do conforto a segurança dos mesmos; - Quando as rotinas e sinalizações (de alerta ou aviso) são padronizadas para todos que trabalham na organização, facilitará para qualquer profissional da empresa tomar uma atitude quando necessário, facilitando também a comunicação interna, para que não haja desentendimentos; - A aplicação do 5 S, fará com que haja uma maior interação e cooperação dos profissionais da organização, uma vez que, estarão praticando os mesmos hábitos, tendo maior conhecimento da ética da empresa; - E ao padronizar e conscientizar os colaboradores da importância de se cumprir com todas essas obrigações, fará com que eles tenham uma autodisciplina maior, facilitando suas rotinas de trabalho, fazendo com que eles também possam ter uma visão mais crítica, que em determinados momentos podem ser muito importantes, como por exemplo: a identificação de um problema ou defeito de alguma peça em uma linha de produção; - E outro fator importante na aplicação do 5 S, é que essa ferramenta facilita o controle em um todo na organização, uma vez que, ao ter um ambiente limpo, organizado, padronizado, com a circulação eficiente de informações, e conscientização de todos os profissionais, qualquer divergência ou falha na execução das atividades podem ser identificadas com mais rapidez facilitando a correção para não ter danos maiores para a organização.

13 12 4- O 5S s e a Logística Bem, já conceituamos os benefícios da aplicabilidade do programa 5s nas organizações. O objetivo agora e contextualizar a utilização dessa ferramenta na logística. O termo logística é usado a bastante tempo, logo no início das atividades manufatureira (que dão origem ao mundo do trabalho e suas transformações), onde já era possível observar sua aplicação no que diz respeito a estocagem e disposição de matéria prima para produção dos artesões da época. Subdivida em cinco tipos, a logística é nomeada da seguinte maneira: logística de suprimentos, produção, integrada, empresarial e de distribuição. E para aprimorar tais conceitos e elevar sua aplicabilidade foi criada então uma ferramenta administrativa denominada 5s, que fora criada logo após a segunda guerra mundial com intuito de reorganizar a economia japonesa. No Brasil tem se relatos que esse conceito se deu entre os anos 80 e 90. (BALLOU, 2001: 21) Conceitua que, a Logística é um conjunto de atividades funcionais que é repetido muitas vezes ao longo do canal de suprimentos, através dos quais as matérias primas são convertidas em produtos acabados e o valor é adicionado aos olhos do consumidor. Ou seja, a movimentação, transformação, armazenagem, distribuição de materiais, assim como a disposição de arranjos físicos e pessoas fazem parte da logística. Ordenar o processo de transformação de forma eficiente e eficaz fará com que as organizações tenham um produto ou serviço mais competitivo e sua produtividade aumente. Para isso temos então que ordenar nossas atividades de forma a utilizar somente o que é necessário, organizar cada material ou ação de forma lógica a fim de minimizar o desperdício de tempo, manter o ambiente limpo e organizado, fazer com que todas as atividades sejam padronizadas e cuidar para que todo esse processo seja respeitado e se torne contínuo e habitual dentro da organização. E para exemplificar a aplicabilidade do 5s na logística iremos citar um exemplo da montadora de veículos Toyota.

14 13 O sistema Toyota de produção (STP), criado por EijiToyoda e TaiichiOhno na década de 1950, com o STP busca-se, principalmente, a eliminação de desperdícios, e para tal, foram criadas técnicas como: a produção em pequenos lotes, redução de estoques, alto foco na qualidade, manutenção preventiva, entre outras. A produção em pequenos lotes e a redução de estoques incentivam enormemente ações no sentido da redução do tempo. Utilizando o 5 sensos como uma das ferramentas de melhoria no processo fabril Ohno e Toyoda conseguiram mudar os procedimentos para fabricação de carros passando então a serem copiados. A convivência com os cinco sensos apresentados leva os indivíduos a compreenderem melhor o seu papel dentro de uma organização e os torna parte da pirâmide dos resultados alcançados, fazendo nascer à consciência de que é preciso ser disciplinado mesmo quando não há cobranças. Por isso, os Programas de Qualidade têm auxiliado as empresas no processo de melhoria contínua dos produtos ou serviços, principalmente através da mudança cultural, a fim de se obter a vantagem competitiva necessária que será colhida a curto, médio e longo prazo. 5- Referências NATALI, M. Praticando o 5S: na indústria, comércio e vida pessoal. São Paulo: Editora STS, p. RIBEIRO, H. 5S A Base para a Qualidade Total: um roteiro para uma implantação bem sucedida. Salvador: Casa da Qualidade p.

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