Gestão da qualidade na Biblioteca Monteiro Lobato de Guarulhos

Transcrição

1 Gestão da qualidade na Biblioteca Monteiro Lobato de Guarulhos O Sistema Municipal de Bibliotecas de Guarulhos possui 11 bibliotecas, sendo 11 da Secretaria de Cultura e 1 espaço troca livros. Atendemos anualmente a 350 mil usuários com um acervo de 173 mil. Todo o processo técnico dos livros e documentos é feito na biblioteca central Monteiro Lobato. Há dificuldade para encontrar materiais físicos ou virtuais; desperdício de espaço, tempo e trabalho; falta de padronização nos processos, falta de motivação da equipe e conflitos em execuções. Por isso, e também devido ao acúmulo de documentos e crescentes demandas, é preciso aplicar programas para melhoria qualitativa da gestão. Justificativa O uso das ferramentas da qualidade tem por finalidade a melhoria de determinado processo, serviço ou produto. Os 5S é uma das opções para atingir a qualidade no trabalho. Os 5S (cinco sensos) é uma metodologia aplicada sobre as práticas cotidianas, que possibilitará desde serviços manuais simples organizados até qualidade na autodisciplina da equipe. Os objetivos dos 5S estão ligados não só a qualidade dos produtos ou serviços prestados, mas também com a qualidade de vida da equipe de colaboradores. É uma prática propagada no Japão que ensina bons hábitos, eliminação de desperdícios e perdas. É capaz de modificar o humor, harmonizar o ambiente de trabalho e a maneira da condução das atividades de todos. Essa prática teve início logo após a Segunda Guerra Mundial para combater as sujeiras das fábricas e foi ensinada como princípio educacional para a formação de indivíduos. O 5S é composto de cinco conceitos simples que, em japonês, começam com a letra s : Seiri (Senso de Utilização), Seiton (Senso de Organização), Seiso (Senso de Limpeza), Seiketsu (Senso de Asseio), Shitsuke (disciplina e autodisciplina). A metodologia possibilita desenvolver um planejamento sistemático de classificação, ordem, limpeza, permitindo assim de imediato maior produtividade, segurança, clima organizacional e motivação dos funcionários, com consequente melhoria da competitividade organizacional. Denominação Conceito Objetivo particular Português Japonês Separar os Eliminar do espaço de trabalho o que seja Classificação Seiri desnecessários inútil Organizar o espaço de trabalho de forma Ordem Seiton Situar os necessários eficaz Limpeza Seisō Suprimir os supérfluos Melhorar o nível de limpeza Prevenir o aparecimento de supérfluos e a Normalização Seiketsu Sinalizar anomalias desordem Manutenção Shitsuke Seguir melhorando Incentivar esforços de aprimoramento

2 Objetivo Capacitar a equipe para aplicar os 5S na Biblioteca Central Monteiro Lobato a fim de possibilitar: Eliminação de desperdício; Melhoria das condições de trabalho; Otimização do espaço; Redução de desperdícios de materiais e tempo; Redução de custos; Aumento de produtividade; Criação de um ambiente de trabalho agradável; Mudança de comportamentos e hábitos; Melhoria nas relações humanas; Incentivo à criatividade; Desenvolvimento do espírito de equipe; Desenvolvimento da autodisciplina; Melhoria de layout, fluxo e padronização dos processos; Gestão do serviço de forma flexível; Criação de procedimentos internos; Aumento da confiabilidade dos dados; Administração participativa; Descentralização do conhecimento. Planejamento Com o intuito de viabilizar a implantação do processo de gestão é preciso: 1. Definir local dos encontros; 2. Definir equipe responsável pela organização das reuniões; 3. Compor material impresso explicando a parte teórica (slides); 4. Separar material (p. ex., café, copos, canetas, mascaras, luvas, material de limpeza); 5. Definir a lista de nomes ( e B); 6. Definir espaço reservado para o descarte de equipamentos e documentos; 7. Estratégia de Marketing: fotos e material para divulgação interna (motivar os participantes e registrar todo o processo); 8. Divulgar as informações sobre a reunião (pauta, local e lista dos participantes).

3 Plano de Ação ETAPAS OBJETIVO RECURSOS 1 -Preparação da documentação (slides) -Material de divulgação 2 Apresentação 1ª Reunião -Explicar o que vem a ser os 5s -material para distribuição de conteúdo 3 Apresentação 2ª Reunião -Explicar o que vem a ser os 5s - determinar os espaços -material para distribuição de conteúdo 4 3ª Reunião -Separar as equipes -tirar dúvidas -tirar os chefes das equipes -definir o Dia da Bermuda 5 4ª Reunião -Separar as equipes -tirar dúvidas -tirar os chefes das equipes -definir o Dia da Bermuda 6 5ª Reunião Avaliação da aplicação dos 5S 7 6ª Reunião Avaliação da aplicação dos 5S 8 Chefias das equipes e convidados Divulgação dos resultados

4 PROCEDIMENTO DE PLANEJAMENTO Gerência: PLA /11 UGB: Política: Objetivo: Implantação do programa 5S nas bibliotecas de Guarulhos Meta: Implantar o programa em x bibliotecas até dd/mm/aaaa OU implanta o programaem uma biblioteca piloto até dd/mm/aaaa Métodos Executor Evidência objetiva Data de controle Ação 01 Fotografar os problemas e/ou detalhes Miriam fotos 02/07/12 Ação 02 Treinar as equipes Conceição e Felipe lista de presença 05/07/12 06/07/12 Ação 03 Definir Padronização Comissão (chefes de equipe) Manual de procedimentos Ação 04 Realizar o dia da Bermuda com aplicação dos sensos de Padronização, Arrumação, Organização e Limpeza Todos fotos do antes/depois 20 e 21/07/12 Ação 05 Avaliar a Aplicação Comissão e, posteriormente, todos Checklist 24/07/12 Ação 06 Aplicar Ações Corretivas Comissão Checklist 25 a 28/07/12 Ação 07 Elaborar folha de verificação Comissão Folha de verificação e relatório 30/07/12 Ação 08 Definir layout das UGBs Comissão e Gerência Desenho na folha de verificação 31/07/12 Ação 09 Definir/Convocar gerente e auditores da técnica Gerência Convocação 20/08/12 Ação 10 Implantar limpeza dos 3 minutos Todos Registro do Auditor

5 Data Workshop: Equipe: Aprovação: Referências