A Prática da Gestão do Conhecimento em uma Empresa Brasileira

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1 A Prática da Gestão do Conhecimento em uma Empresa Brasileira José Renato S. Santiago Junior

2 Cenário Atual As empresas gastam parte significativa de seu tempo no planejamento e desenvolvimento de atividades, sem se aterem ao fato de que muitas delas já foram executadas anteriormente. O uso adequado desta experiência pode trazer maior qualidade aos seus projetos e conseqüentemente aos seus produtos.

3 Objetivos Gestão do Conhecimento Estruturar o conhecimento de forma a utilizá-lo nas atividades operacionais e no desenvolvimento de novos projetos e produtos. Garantir o uso da experiência que a empresa possui e a sua utilização como instrumento de aprendizado para todos na empresa, não possibilitando que fique restrita a um grupo de profissionais.

4 Gestão do Conhecimento Etapas desenvolvidas 1. Definição dos conhecimentos para as atividades da empresa; 2. Disseminação e Resgate das Competências e dos Conhecimentos; 3. Desenvolvimento de Sistema para Gestão do Conhecimento; 4. Criação de Política de Incentivo ao Registro e Disseminação.

5 Metodologia Utilizada 1ª Etapa Definição dos conhecimentos para as atividades da empresa: 1. Levantar os conhecimentos necessários para o desenvolvimento das atividades executadas na empresa; 2. Definir o grau de importância dos conhecimentos; 3. Associar os conhecimentos com as responsabilidades de cada área da empresa; 4. Relacionar os conhecimentos com as competências necessárias para os projetos da empresa; 5. Executar Plano de Capacitação para o desenvolvimento e aquisição dos conhecimentos.

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7 Gestão do Conhecimento Etapas desenvolvidas 1. Definição dos conhecimentos para as atividades da empresa; 2. Disseminação e Resgate das Competências e dos Conhecimentos; 3. Desenvolvimento de Sistema para Gestão do Conhecimento; 4. Criação de Política de Incentivo ao Registro e Disseminação.

8 Metodologia Utilizada 2ª Etapa Disseminação e Resgate das Competências e dos Conhecimentos: 1. Estabelecer diretrizes para o desenvolvimento dos processos de disseminação; 2. Desenvolver o papel de Multiplicador; 3. Criar sistema de acompanhamento e avaliação dos processos de disseminação; 4. Resgatar os conhecimentos utilizados em projetos desenvolvidos anteriormente; 5. Identificar profissionais que possam ser agentes voltados para a criação e resgate de conhecimentos importantes aos projetos das empresa.

9 Gestão do Conhecimento Etapas desenvolvidas 1. Definição dos conhecimentos para as atividades da empresa; 2. Disseminação e Resgate das Competências e dos Conhecimentos; 3. Desenvolvimento de Sistema para Gestão do Conhecimento; 4. Criação de Política de Incentivo ao Registro e Disseminação.

10 Metodologia Utilizada 3ª Etapa Desenvolvimento de Sistema para Gestão do Conhecimento: 1. Facilitar a busca e o uso dos conhecimentos identificados, levantados e registrados pelos colaboradores da empresa; 2. Criar modelos para registro de conhecimentos práticos; 3. Localizar profissionais possuidores de conhecimentos relevantes para a organização - Mapeamento; 4. Desenvolver Sistema de Tecnologia voltado para a disseminação de informações e conhecimentos; 5. Integrar e colocar em contato os profissionais que trabalham em diferentes áreas mas que podem trocar experiências e conhecimentos importantes.

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12 1 Profissionais Seniores contribuem, através de suas experiências e conhecimentos adquiridos anteriormente, analisando o andamento atual dos projetos e das atividades desenvolvidas pela empresa.

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15 2 Há o registro de todas as metodologias e procedimentos que possam vir a ser utilizados no desenvolvimento das atividades da empresa. Estes registros consistem em análises técnicas, de custos, sobre o planejamento de tempo, sobre qualidade alcançada e lições aprendidas.

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17 3 Os trabalhos e relatórios desenvolvidos por empresas de consultoria são registrados e disseminados para todas as áreas da empresa. Tal ação resulta em redução na contratação de consultores e, conseqüentemente, nos custos envolvidos.

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21 4 O colaborador da empresa que registra conhecimentos, recebe o título de Consultor Interno. Este profissional passa a ser referência e fonte de consulta de assuntos sobre os quais é conhecedor, desta forma, ganha destaque na empresa.

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24 5 As visitas técnicas, realizadas pelos profissionais da empresas, são devidamente registradas e divulgadas para todas as áreas da empresa. Desta maneira todos têm acesso aos conhecimentos e informações obtidas durante a realização destas.

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26 6 Entende-se que registrar o sucesso é conveniente, sendo desafiador o registro de eventuais fracassos. O registro de erros cometidos é uma das principais formas de incentivo para a busca de conhecimentos que possam evitar que eles voltem a ocorrer.

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28 7 As experiências adquiridas, nos projetos e nas atividades desenvolvidas anteriormente devem ser registradas e estarem disponíveis para a consulta. Isto poderá trazer reduções no tempo de execução, nos custos de desenvolvimento e nos riscos envolvidos.

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30 8 Os colaboradores podem realizar seus registros de diversas maneiras, independentemente da boa qualidade, ou não, destes. Eles podem ser feitos através de relatórios explicativos, informações históricas, vídeos explicativos e acervos fotográficos.

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33 9 Os profissionais operacionais devem ter acesso a formatos e modelos de registros que permitam que seus conhecimentos sejam explicitados de forma fácil. Estes modelos servem para evitar o constrangimento deles em incentivar o registro e a disseminação.

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35 10 A realização de eventos presenciais é de vital importância para estimular a troca de experiências entre os colaboradores e incentivar o contato pessoal. A conversa face a face é o meio mais valioso e importante para a disseminação de conhecimentos.

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37 11 Atividades estratégicas da empresa devem ser tratadas com cuidado redobrado. Os registros delas são muito importantes para a empresa e sua disseminação deve ocorrer de forma rápida e sigilosa de acordo com o grau de envolvimento dos profissionais.

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40 12 As propostas técnico comerciais desenvolvidas pela empresa são registradas, tão logo sejam entregues para os processos de concorrência. Isto facilita o trabalho e reduz substancialmente o tempo gasto no desenvolvimento de novas propostas comerciais.

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43 13 As novas tecnologias e processos inovadores estudados e/ou implementados na empresa são registrados e ficam disponíveis para consulta, no intuito de facilitar a implantação delas e reduzir custos devido a utilização de novas práticas mundiais, muitas vezes, ainda inéditas.

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46 14 São registrados todos os eventos e seminários sobre atividades relacionadas com a empresa. Todos os profissionais que participam destes eventos, pela empresa, devem registrar tudo aquilo que foi visto. Posteriormente são realizadas apresentações sobre eles.

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49 15 As informações sobre fornecedores são registradas e podem ser consultadas por todas as área da empresa. Dentre elas, informações sobre serviços e produtos, sobre os contratos vigentes e histórico das performances técnicas de cada um deles.

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54 16 Todas as informações sobre os equipamentos utilizados pela empresa são registrados. Dentre elas, dados sobre produtividade de cada um deles, recursos necessários para instalação e operação, manuais de manutenção preventiva e planos de inspeção.

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59 Gestão do Conhecimento Etapas desenvolvidas 1. Definição dos conhecimentos para as atividades da empresa; 2. Disseminação e Resgate das Competências e dos Conhecimentos; 3. Desenvolvimento de Sistema para Gestão do Conhecimento; 4. Criação de Política de Incentivo ao Registro e Disseminação.

60 Metodologia Utilizada 4ª Etapa Criação de Política de Incentivo ao Registro e Disseminação: 1. Estudar questões motivacionais junto aos colaboradores da empresa; 2. Criar e realizar eventos presenciais que incentivem a participação dos colaboradores, possibilitem uma maior integração entre eles e o mapeamento de profissionais; 3. Elaborar uma estratégia de incentivo que possa envolver as equipes e as pessoas que possuem conhecimentos; 4. Definir prêmio voltado para o incentivo ao registro e disseminação de conhecimentos; 5. Apresentar e disseminar os conceitos relacionados ao incentivo do registro.

61 1 É de vital importância a divulgação dos nomes de todos os colaboradores que se dispõem a registrar e disseminar seus conhecimentos aos demais colegas. Esta divulgação deve considerar todos os níveis hierárquicos e não estar restrita a um grupo de profissionais.

62 2 Todo colaborador que registra e dissemina seus conhecimentos deve ser reconhecido e passar a ser referência e ponto de consulta para o desenvolvimento de soluções e para atuar em novos projetos que exigem tal especialidade.

63 3 Disseminar os Conhecimentos registrados mais consultados no aplicativo utilizado para disseminação de conhecimentos. Este ranking destaca os nomes dos autores de cada conhecimento registrado.

64 4 Os colaboradores devem ser estimulados a realizar apresentações sobre assuntos relacionados com as atividades da empresa.

65 5 Com o objetivo de incentivar o desenvolvimento de novas tecnologias e processos de inovação deve ser desenvolvidos Incentivos (ex: Sistema de Premiação).

66 6 Todos os novos conhecimentos registrados devem divulgados e disseminados para todos os funcionários da organização.

67 7 Sempre que um colaborador registra algum conhecimento, é importante o envio de mensagens com comentários sobre o conteúdo registrado. Além disso, informá-lo sobre quanto o seu conhecimento está sendo consultado e quais os resultados que ele tem gerado.

68 Contatos

69 A Prática da Gestão do Conhecimento em uma Empresa Brasileira José Renato S. Santiago Junior

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