Um modelo de implantação do Programa 5S e sua aplicação no ambiente de trabalho de um grupo universitário

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1 Um modelo de implantação do Programa 5S e sua aplicação no ambiente de trabalho de um grupo universitário Christina Perpétuo Magalhães (UFV) christina.magalhaes@ufv.br Raphaela Real Isaac Piuzana (UFV) raphaela.piuzana@ufv.br Marcos Fernandes de Castro Rodrigues (UFV) marcos.fernandes@ufv.br Resumo: Este trabalho tem por objetivo apresentar um modelo de implantação do Programa 5S, a apresentação de itens propostos para o cumprimento de cada etapa e a sua aplicação em um grupo universitário. Após a contextualização do presente trabalho, é feita uma explicação da metodologia em geral, e também de cada um dos sensos. Posteriormente, é apresentado o modelo, a aplicação e os resultados do 5S. O artigo é concluído com vista no programa, no modelo proposto e nos resultados obtidos. Palavras-chave: Equipe; Pesquisa; Programa 5S. 1. Introdução Empresas, órgão públicos, grupos de trabalho e diversos tipos de organizações buscam por formas de aumentar o seu potencial competitivo, com o propósito de obterem destaque dentro de sua área de atuação. No entanto, essas organizações enfrentam dificuldades para propor, implementar e mensurar soluções para os problemas que interferem no bom desempenho dos processos de trabalho. Diante disso, as ferramentas da qualidade foram desenvolvidas para se obter maior controle e adequação dos processos, no intuito de aumentar o desempenho das atividades e operações, robustecer o gerenciamento dos resultados, fomentar o processo decisório e realizar melhorias dentro de um ambiente organizacional. Juran (1991) se refere à Qualidade como o conjunto das atividades através das quais atingimos a adequação ao uso. A melhoria dos processos, bem como o cumprimento de metas e a obtenção de resultados almejados, decorrentes da aplicação sistemática de ferramentas da qualidade, exigem das organizações um elevado nível de monitoramento, controle, organização e comprometimento da equipe de trabalho. Portanto, o sucesso das práticas de qualidade está intimamente relacionado às mudanças comportamentais das pessoas que compõem a organização, no sentido de estimulá-las a adotarem práticas e rotinas que contribuam para a melhoria contínua dos processos e do ambiente de trabalho. O Programa 5S tem sido implementado em diversos tipos de organizações com o intuito de proporcionar um ambiente de trabalho mais adequado ao desenvolvimento da cultura da qualidade, pautada na conscientização e transformação comportamental das pessoas. Nesse sentido, esse artigo apresenta as ações desenvolvidas para o planejamento e 1

2 implementação do Programa 5S na Equipe Skywards de Aerodesign da Universidade Federal de Viçosa (UFV). A Equipe Skywards é um grupo de 28 estudantes coordenados por um professor, que tem por objetivo desenvolver e confeccionar uma aeronave de pequeno porte para participar de uma competição nacional. Para atingir o seu objetivo, a equipe desenvolve atividades de planejamento, montagem, teste, compras, dentre outras, e conta com um espaço reduzido para a realização de todas as atividades. Diante deste contexto, a gerência da Qualidade da equipe implantou práticas do Programa 5S, com o intuito de melhorar a organização do ambiente de trabalho, estimular a cultura da qualidade nos membros da equipe e melhorar o desempenho do grupo na competição nacional. O trabalho foi desenvolvido durante um período de três meses de intervenção, e contou com o apoio do Departamento de Engenharia de Produção e Mecânica da UFV (DEP). Este trabalho apresenta o modelo do Programa 5S que foi desenvolvido e implementado pela Equipe Skywards de Aerodesign da UFV, incluindo as etapas que foram executadas, as dificuldades verificadas e os resultados obtidos. Concluiu-se que o Programa 5S contribuiu de forma positiva para melhoria do ambiente de trabalho, o aumento da motivação e empenho da equipe na realização das tarefas e a conscientização de todos quanto ao papel fundamental que cada um possui na melhoria contínua. 2. O Programa 5S A Qualidade, dentro de uma organização, impacta no aperfeiçoamento de resultados por meio de melhores formas e práticas em que os trabalhos são realizados e também por intermédio da medição, análise e melhorias baseada em indicadores desses trabalhos. É ainda essencial, tratar o conceito de melhoria contínua em paralelo aos princípios do Programa 5S, que visa o progresso gradual, na vida em geral (pessoal, familiar, social e no trabalho). Pode ser visto como um processo diário, cujo propósito vai além do aumento da produtividade, fomentando a motivação e bem estar das pessoas, redução do retrabalho e ações corretivas. O Programa 5S, ferramenta da qualidade, foi implantado pela primeira vez em uma empresa brasileira no começo da década de 90. Apesar de ser uma filosofia japonesa, ela tem sido adotada por vários tipos de organizações de diversos lugares, e pode ser útil até mesmo no dia a dia das pessoas. Sua aplicação visa à mudança de hábitos de todos os membros de uma organização, independente do setor em que atuam, com relação à organização, limpeza e ordem no local de trabalho, melhorando, assim, a eficiência e eficácia no trabalho. O programa consiste em 5 sensos: Utilização, Ordenação, Limpeza, Padronização e Autodisciplina. O Programa 5S influencia de maneira positiva uma organização, as pessoas e o ambiente, potencializando a melhoria da Qualidade. Tal programa muda o comportamento e as atitudes das pessoas pelo envolvimento e comprometimento que surgem com a implantação e manutenção dessas ações, segundo pesquisa conduzida por Godoy et al (2001). De acordo com Paladini (2000), ele pode ser considerado como um sistema organizador, mobilizador e transformador de pessoas e organizações. Campos (1992) nos coloca que o Programa 5S, visa mudar a maneira de pensar das pessoas, na direção de um melhor comportamento, para toda a vida. 2

3 Os 5 sensos são descritos a seguir: 1º Senso - SEIRI (Utilização, Arrumação, Organização, Seleção) O primeiro senso, o de Utilização, consiste em identificar e separar tudo aquilo que é necessário e desnecessário, descartando ou dando a devida destinação ao que não for útil para o ambiente e exercício das atividades. Devem ser eliminados não apenas materiais considerados desnecessários, mas também tarefas que dificultam o bom funcionamento das atividades. É necessário combater o hábito natural do ser humano de "guardar" as coisas, ou seja, é preciso identificar o porquê dos excessos de materiais, adotando medidas preventivas de forma a evitar o acúmulo de materiais desnecessários, de acordo com Lapa (1998). 2º Senso - SEITON (Ordenação, Classificação, Sistematização) O senso de Ordenação tem como principal objetivo identificar todos os itens necessários, organizando-os em locais definidos e de fácil localização. Segundo Osada (1992), para facilitar a ordenação, é preciso seguir três regras simples: determinar um lugar específico para cada objeto, definir como guardá-lo e obedecer às regras de arrumação. Com relação a este senso, deve-se levar em consideração a função do material, o seu tipo, a frequência em que o mesmo é utilizado, a facilidade que se espera para encontrá-lo e outros parâmetros considerados relevantes para a ordenação do ambiente de trabalho. 3º Senso - SEISOU (Limpeza, Zelo) Ter senso de Limpeza é eliminar a sujeira ou objetos estranhos para manter limpo o ambiente e também manter dados e informações atualizados. O mais importante desse senso não é o ato de limpar em si, mas sim o ato de evitar que o ambiente tenha que ser limpo, bloqueando as causas. É importante que cada pessoa participe e entenda a importância de não sujar. 4º Senso - SEIKETSU (Padronização, Integridade, Saúde, Asseio, Higiene) O senso de Padronização consiste basicamente em padronizar procedimentos, hábitos e normas de modo que sejam mantidos os três primeiros S anteriores, mantendo a higiene e a limpeza. De acordo com Hirano (1996), esta etapa pode ser alcançada seguindo as recomendações: Não permitir itens desnecessários (separação, Seiri); Não permitir bagunça (ordenação, Seiton); Não deixar sujeira (limpeza, Seisou). Consiste em criar condições favoráveis à saúde física e mental, fazendo com que todos se sintam bem no ambiente de trabalho para, assim, ter um grupo formado por pessoas bem dispostas. É preciso garantir um ambiente não agressivo e livre de agentes poluentes, manter boas condições sanitárias nas áreas comuns, zelar pela higiene pessoal e cuidar para que as informações e comunicados sejam de fácil leitura e compreensão. 5º Senso - SHITSUKE (Autodisciplina, Integridade) No senso de Autodisciplina, busca-se ter membros da equipe habituados a seguir os procedimentos operacionais, éticos e padrões estabelecidos pela organização, no entanto conscientes da necessidade de um constante aperfeiçoamento de todos no ambiente de trabalho. É importante que seu desenvolvimento seja resultante do exercício da disciplina inteligente, que é a demonstração de respeito a si próprio e aos outros. 3

4 A partir de uma visão sistêmica, tem-se que junto à realização do primeiro senso, deve-se contar com uma limpeza geral do local, para que a etapa do segundo senso possa ser realizada. Na etapa do segundo senso, é necessário direcionar os esforços a ordenar tudo o que foi considerado útil no primeiro senso. Na terceira etapa do método, deve-se executar a limpeza, garantindo que a ordenação da etapa precedente não tenha sido modificada. Já o quarto senso deve ser alcançado a partir das boas práticas dos três primeiros sensos, garantindo que os procedimentos, hábitos e normas estejam sendo cumpridos. Por fim, o quinto senso deve ser capaz de garantir que todas as etapas anteriores sejam mantidas. 3. Metodologia A abordagem metodológica adotada neste trabalho diz respeito a uma pesquisa-ação proposta por membros do setor da Qualidade do grupo facilitadores do método, na realidade da Equipe Skywards. Thiollent (1985), afirma que esta é um tipo de pesquisa social que é concebida e realizada em estreita associação com uma ação ou com a resolução de um problema coletivo e no qual os pesquisadores e os participantes representativos da situação da realidade a ser investigada estão envolvidos de modo cooperativo e participativo. No que tange a implantação da metodologia do 5S na equipe, a fase primordial consistiu na análise e diagnóstico da situação atual do grupo, na qual foram identificados problemas com relação à organização do ambiente de trabalho como um todo, e identificou-se a necessidade de serem vivenciadas melhorias neste quesito. Desta forma, o Programa 5S foi apontado, como um projeto viável a ser desenvolvido, capaz de proporcionar, em curto prazo, resultados consideráveis. A pesquisa se deu a partir de conversas formais e informais com alguns membros, principalmente pertencentes à área técnica do projeto, sendo que os principais relatos estavam na demora em encontrar materiais, equipamentos e ferramentas no local de trabalho, além de que a dificuldade em manter o espaço físico organizado e limpo, conferia aos integrantes condições de trabalho insatisfatórias. Contou-se também com a observação direta e participativa com relação à atual situação do grupo, durante as reuniões e as atividades de planejamento e desenvolvimento da aeronave. Como ponto crítico para o desenvolvimento das atividades da metodologia proposta, foi avaliado como essencial a dedicação por parte dos facilitadores na busca por conhecimento e adequação da teoria à prática. Assim, são apresentadas as etapas para um modelo de implantação do Programa 5S, e sua aplicação no ambiente de trabalho do grupo universitário. 4. Resultados e Discussões 4.1 A Equipe Skywards A Equipe Skywards de Aerodesign é composta por um professor orientador e estudantes de Engenharia Mecânica, Engenharia de Produção, Engenharia Elétrica e Física da UFV. Anualmente, o grupo realiza um projeto de construção de uma aeronave a fim de viabilizar a participação da Equipe na Competição SAE Aerodesign Brasil. O objetivo central do grupo é de promover o desenvolvimento da equipe, inserindo nela procedimentos, tanto técnicos quanto de gestão, a fim de atingir padrões de qualidade para projetar, produzir e realizar o voo de uma aeronave radiocontrolada, dentro dos requisitos de segurança, eficiência 4

5 Atividades estrutural, estabilidade de voo e desempenho, visando segurança operacional e melhores pontuações, seguindo os requisitos existentes no regulamento da competição. O objetivo do setor da Qualidade da Equipe Skywards, cujos membros agiram como facilitadores da metodologia 5S no grupo, é manter e melhorar continuamente as condições de planejamento e de desenvolvimento da aeronave em todos os setores do grupo, por meio de métodos de organização e padronização, e a partir de melhorias na gestão do conhecimento. Deste modo, a implantação do Programa 5S está alinhada a este objetivo e ao objetivo central da equipe, tendo em vista que a cultura do 5S visa à mudança para melhoria de hábitos, transformando para melhor as atitudes e comportamentos das pessoas com relação ao ambiente de trabalho, o que pode contribuir diretamente para melhorar as condições de planejamento e de desenvolvimento do projeto, tanto nos aspectos físicos como organizacionais. A metodologia 5S pode também ser considerada como a base para as demais atividades a serem desenvolvidas pelo setor da Qualidade dentro do grupo. A equipe conta com um espaço limitado no 1º piso para o desenvolvimento das atividades (montagem, transporte de materiais, confecção de componentes, corte, colagem), que é composto por duas mesas e duas estantes, além de caixas e um pequeno armário para armazenar ferramentas necessárias para a construção. O 2º piso, cujo acesso é a partir de uma pequena escada a partir do 1º piso, é uma área mais reduzida, utilizada para armazenar materiais de maior porte. A organização do local de trabalho é imprescindível para o bom andamento das atividades, principalmente devido à falta de espaço, o que faz com que o Programa 5S, portanto, seja necessário para a melhoria do desempenho da equipe. 4.2 Modelo para implantação do Programa 5S A FIGURA 1 expõe as fases propostas para a implantação e consolidação da metodologia 5S, e também os aspectos para efetivação de cada fase. A seguir, são comentadas as atividades propostas para cada etapa e como as mesmas foram inseridas na realidade da Equipe Skywards. As etapas de Planejamento, Conscientização e Implantação foram desempenhadas durante um período de 3 meses de intervenção, e propõe-se para as etapas de Melhorias e Consolidação, um período de 3 meses. Fases Planejamento Conscientização Implantação Melhorias Consolidação Definição objetivo; Estudo do tema; do Interação do grupo ao projeto; Criação do Plano de Ação. Análise inicial do ambiente; Divulgação informal; Divulgação formal; Formação de um grupo de apoio. Avaliação do local de trabalho; Preparação para o Dia da Grande Limpeza; Dia da Grande Limpeza; Definição padrões. de Lista de medidas e métodos; Melhoria contínua. FIGURA 1 Modelo proposto para implantação do Programa 5S. Formulação Manual Programa; Determinação auditorias; Definição Calendário 5S. do do das do 5

6 Planejamento O planejamento é a fase de preparação dos facilitadores e do grupo para os próximos estágios, e da programação do trabalho a ser desenvolvido. Definição do objetivo Após o diagnóstico inicial supracitado, deve-se inicialmente definir o objetivo da implantação para nortear todos os esforços relacionados ao desenvolvimento da metodologia. No caso da Equipe Skywards, foi definido que o objetivo central a se alcançar com o Programa 5S seria a conscientização dos membros, com a finalidade de melhorar a cada vez mais a organização do ambiente de trabalho. Estudo do tema O estudo detalhado do tema também se mostra essencial para que as abordagens teóricas possam ser bem entendidas e adaptadas à cultura, ao tipo de gestão e aos processos, que serão afetados pela aplicação do programa. Assim, os facilitadores devem realizar um estudo do assunto, que pode ser feito por meio de pesquisas na internet, em literaturas e periódicos, e também contando com a orientação de professores e alunos com experiência no conteúdo. Interação do grupo ao projeto Nesta etapa, é importante que as lideranças diretas e indiretas da organização sejam integradas ao projeto, para conhecerem seus benefícios e se comprometerem em auxiliar nas ações necessárias no decorrer das atividades. Todos os membros do grupo também devem ser informados e sensibilizados do trabalho planejado e dos benefícios previstos. Esta atividade pode acontecer até mesmo nas reuniões do grupo, assim como se deu no presente caso. Criação do Plano de Ação Por fim, o Plano de Ação pode ser elaborado, contendo todas as atividades subsequentes consideradas necessárias para a conscientização, implantação, melhorias e consolidação da metodologia, as ações para cada atividade, o modo com que cada uma será realizada, o prazo, quem serão os responsáveis e a situação de cada uma (Pendente, Em Execução ou Concluída). No grupo em estudo, foi necessário adaptar as atividades e datas levando em consideração a disponibilidade de horários dos integrantes, o tempo com que as atividades precisavam ser finalizadas, os recursos financeiros e o local. Conscientização A conscientização consiste na sensibilização de todos os envolvidos de que o trabalho está sendo desenvolvido para melhorar a performance do grupo e que os donos do 5S e responsáveis pelo sucesso do programa, são os próprios integrantes. Análise inicial do ambiente Para direcionar a conscientização dos envolvidos, é importante constatar observações pertinentes. O diagnóstico pode ser feito por meio de avaliações da forma de realização do trabalho, do próprio local de trabalho e de como os membros se sentem com relação ao ambiente. Além de conversas informais e observações, pode ser elaborado um questionário virtual ou impresso, com perguntas simples e objetivas, associadas à metodologia 5S, a como os membros avaliam sua disciplina com relação ao ambiente de trabalho e também com relação ao interesse de cada um sobre o programa. Um modelo de Questionário Inicial do Programa 5S é apresentado na TABELA A1, ANEXO A. Nesta etapa foi possível notar que a maioria dos membros tinha um conhecimento prévio no assunto, e se consideravam dispostos a colaborar com a implantação do programa. 6

7 Divulgação informal Nesta fase, a divulgação informal ou nomear o programa de uma forma diferente, também possuem uma importante colocação, tendo em vista que pela simplicidade, pode ser uma ferramenta eficaz para desmistificar o programa e buscar a conscientização de forma natural. Devem ser ratificadas as vantagens da metodologia e a necessidade de todos aderirem à ideia. Constatou-se que esta é uma atividade que pode acontecer durante todas as etapas do modelo, tendo em vista sua simplicidade e que as atividades de conscientização devem ser recorrentes. Divulgação formal A apresentação e sensibilização do tema de maneira mais evidente, também são importantes para garantir que todos serão integrados ao projeto. Podem ser utilizados recursos como slides, cartilhas explicativas e dinâmicas específicas. Devido à necessidade imediata da organização do local, esta etapa aconteceu após o Dia da Grande Limpeza, etapa da fase de implantação, o que pode ter dificultado a integração e conhecimento de todos, do trabalho. Formação de um grupo de apoio Dentro do contexto de conscientização, é também essencial a definição de uma equipe para fomentar as atividades do programa por toda a organização e zelar pelo cumprimento das mesmas, visto que os colaboradores que trabalham com a implantação, devem ter a função apenas de facilitar e orientar a todos. Como ponto falho nesta etapa de aplicação, foi definido apenas um membro do grupo que se mostrou engajado com o tema, para acompanhar as atividades, o que pode não ter sido muito eficaz se comparado à interferência que uma equipe maior poderia proporcionar. Implantação A implantação sugere um marco para que a metodologia possa se tornar, com o tempo, uma realidade no meio em que é inserida. Avaliação do local de trabalho Devem-se definir os limites físicos a se desenvolver melhorias, que no caso do presente estudo, consistia somente na sala de construção, área de trabalho rotineira do grupo. A avaliação do espaço físico que será envolvido pela metodologia, pode ser feito com base nas premissas dos 4 primeiros sensos. Neste contexto, foi realizada uma avaliação do local de trabalho, identificando os pontos críticos, o que possibilitou um melhor direcionamento para as etapas subsequentes. O resultado da avaliação é apresentado na TABELA A2, ANEXO A. Preparação para o Dia da Grande Limpeza Deve haver uma preparação para a organização do ambiente de trabalho, para que o mesmo possa acontecer de forma organizada. Foram providenciados sacolas de lixo grandes para facilitar o descarte, etiquetas para melhorar a ordenação e materiais para facilitar a limpeza do ambiente, assim como suprimentos e objetos de proteção, como luvas e máscaras, para os participantes da atividade. Nesta fase, devido às limitações do espaço físico e de data, foi preciso restringir o número de pessoas para participar deste momento. No entanto, o ideal é envolver a todos nesta atividade do programa, para haver uma maior valorização do trabalho realizado. Dia da Grande Limpeza A organização propriamente dita pode ser intitulada como o Dia da Grande Limpeza. Esta etapa sugere um marco na implantação do Programa 5S, e deve envolver se possível, todos os integrantes. Durante este dia, aconteceu a organização do local 7

8 com relação aos 4 primeiros sensos, e o envolvimento dos membros participantes foi imprescindível para que as diretrizes de melhorias fossem ser traçadas. Conforme mencionado anteriormente, a divulgação formal da metodologia, etapa da conscientização, aconteceu após o Dia D, e além de dar ênfase para a conscientização quanto ao programa, foi apresentado o que já havia sido feito até então por meio de uma comparação do ambiente físico de trabalho, antes e após o Dia D e, ao final, foi reservado um espaço para sugestões, onde os integrantes puderam expor ideias de melhorias para o ambiente de trabalho, sentindo a importância que cada um exerce com relação ao trabalho do grupo. Definição de padrões Durante esta fase, devem ser definidos meios para garantir que a cultura continuará sendo vivenciada pelos integrantes. Como maneiras de padronizar o trabalho que já havia sido desenvolvido, foi reforçada a importância da autodisciplina com relação aos sensos; propôs-se também a ideia dos 15 minutos do 5S, que consiste em um tempo, ao final de cada dia de construção, para se dedicar às tarefas do programa e manter a organização, sendo afixada na sala de trabalho a importância desta atitude para o desenvolvimento do avião; e, propôs-se ainda, uma escala semanal de limpeza, organizada pelo setor de Gestão de Pessoas, para garantir a manutenção da limpeza com mais rigor. Melhorias A fase de melhorias consiste no aprimoramento das fases predecessoras, com a finalidade de corrigir falhas e facilitar a consolidação do programa. Lista de medidas e métodos Com base nas sugestões do grupo e em observações durante as fases de planejamento, conscientização e implantação, pode ser criada uma lista de materiais e medidas possíveis de serem providenciados, para melhorar o que foi organizado durante as três primeiras fases, em relação aos 5 sensos: utilização, ordenação, limpeza, padronização e autodisciplina. No caso da Equipe Skywards, foi elaborada uma lista de materiais e medidas auxiliares. Alguns itens presentes nesta lista são: identificação dos materiais armazenados em caixas; a estruturação do layout da sala de trabalho; a elaboração de manuais para as máquinas. Para a efetivação desta atividade, estão sendo levados em consideração os recursos financeiros e as prioridades de trabalho atuais do grupo. Melhoria contínua É de grande importância definir um meio para que a melhoria contínua seja prezada pelas próximas gestões da organização. Para motivar os incentivos, a inovação, motivação e a melhoria contínua no programa, foi desenvolvido, por um dos membros do setor da Qualidade, um trabalho capaz de orientar as futuras gestões na aplicação da ferramenta PDCA em itens avaliados como deficiências ou com possibilidade de melhoria no Programa 5S, após a consolidação. Neste caso, os problemas devem ser identificados, e deve-se partir para a elaboração de um plano com o propósito de sanar o mesmo. Após a execução do Plano de Ação, deve então ser checada a eficiência da correção do item levantado, ou seja, se os objetivos propostos estão sendo alcançados. No caso da correção ser considerada eficaz, o item corrigido pode ser padronizado. Caso contrário, se faz necessário agir corretivamente e elaborar um novo plano para correção do item identificado como falho. 8

9 Consolidação A consolidação consiste na definição de meios para a continuidade das atividades ligadas ao Programa 5S. Formulação do Manual do Programa A fim de garantir que o programa seja aplicado de forma clara, eficiente e eficaz, pode-se criar um Manual do Programa, em forma de um documento que sirva como registro e gestão do conhecimento com relação às diretrizes de cada senso, considerando as peculiaridades do meio em que for aplicado. Determinação das auditorias Assim, pode ser criado um Sistema de Auditoria 5S, definindo as formas pelas quais o programa será auditado sejam elas qualitativas por meio de observações e/ou quantitativas por meio de questionários com base no Manual e, também, determinando a frequência dessas auditorias. A partir de então, poderá ser utilizado o trabalho guia da aplicação da ferramenta PDCA, criado na etapa de melhorias, em itens específicos avaliados como deficiências e com possibilidade de mudança no Programa 5S. Além disso, este será um meio para medir a eficiência e evolução do programa na equipe. Definição do Calendário 5S Pode ser criado um calendário para prevenir que a alta rotatividade de integrantes não interfira no desenvolvimento da organização com relação à metodologia dos 5 sensos, orientando os responsáveis por acompanhar o programa nas atividades e datas de realização. Assim, espera-se que tais ações de intervenção, contemplem a consolidação do Programa 5S na Equipe Skywards de Aerodesign. 4.3 Resultados obtidos Com base nos conceitos estudados no referencial teórico, após a leitura de artigos sobre a implantação do Programa 5S, foi possível concluir que tal programa é primordial para a mudança comportamental e a otimização do trabalho da equipe. Com base na aplicação do modelo proposto, foram obtidos resultados positivos. No entanto, durante as fases do programa, ocorrem certas dificuldades que devem ser superadas, visando à melhoria contínua. Antes da implantação, além de vários materiais vencidos, existiam muitos objetos que não tinham utilidade para a equipe e ocupavam muito do já limitado espaço da sala. Os objetos/materiais sem utilidade foram, então, separados por alguns membros da equipe e descartados, liberando espaço para aqueles necessários. Os materiais se encontravam com baixo nível de ordenação, sem um local certo para cada um. Após o Dia D, foi possível observar uma melhora significativa na organização da sala, com a identificação através de etiquetas dos locais aonde os materiais devem ser guardados, o que permitiu que os membros da equipe encontrassem os objetos mais rapidamente durante a construção. Alguns comentários, dos próprios membros no ambiente de trabalho, relacionavam esta nova facilidade à metodologia 5S. Não era um hábito do grupo realizar a limpeza do local de trabalho, havia muita poeira nas estantes, nos materiais e na mesa e também lixo espalhado pelo chão. No Dia D, alguns membros se reuniram para realizar a limpeza. A escala da limpeza semanal apenas não foi cumprida na semana final da primeira etapa de construção. Neste quesito, foi notado que as 9

10 atitudes com relação aos 5 sensos decrescem em período de intenso trabalho, mas ainda assim foi possível identificar, por meio de observação direta, a atenção de vários participantes com relação à organização e ao programa. É preciso ainda trabalhar mais na conscientização dos membros, durante a etapa de melhorias, no que diz respeito à filosofia de não sujar. Havia poucas evidências de meios de padronização. Durante o Dia D, foram definidos locais para afixar partes de aeronaves de anos anteriores e também um quadro encontrado no dia da organização. O descarte foi facilitado por sacolas adequadas e uma lixeira mais espaçosa. Também foram disponibilizados e alocados materiais de limpeza. A FIGURA 2 mostra a organização da sala de trabalho do grupo, antes e após o Dia da Grande Limpeza. FIGURA 2 Ambiente de trabalho, antes e após o Dia D. Uma dificuldade encontrada durante a implantação do programa está relacionada à conscientização dos membros da equipe quanto à importância do 5S como um programa que vai além da limpeza, visando a autodisciplina. Para enfrentar essa dificuldade, é preciso apresentar aos integrantes os bons resultados que foram obtidos em pouco tempo, mostrando que é possível melhorar ainda mais, além de criar outras maneiras de motivá-los com o tema, como, por exemplo, um programa de recompensa ao membro que mais se destacar nas tarefas. Foram distribuídos indicadores de qualidade na fase de planejamento e após a fase de implantação, para um mesmo grupo de 8 representantes, cujo participaram das atividades de construção do projeto no ano anterior, e da construção do protótipo no projeto do ano vigente. As respostas foram enumeradas entre 0 e 4 para medir o quanto os membros concordam com cada uma das 20 alternativas que constam na TABELA 1 e as médias obtidas foram representadas na TABELA 2. TABELA 1 Questionário de indicadores de Qualidade. 1) O espaço da salinha é bem utilizado 11) O ambiente de trabalho é limpo 2) Não são encontrados materiais desnecessários no 12) Há uma boa manutenção da arrumação, ordenação local e limpeza 3) Os objetos no ambiente têm boas condições de uso 13) O ambiente é saudável e seguro 4) O local está sem excesso ou falta de materiais 14) Tenho o hábito de descartar os materiais que não tem mais utilização, no local adequado 5) É fácil identificar e localizar os materiais para 15) Tenho o hábito de colocar o material que utilizei construção no lugar onde encontrei 6) As máquinas têm manual para uso 16) Tenho o hábito de limpar o que sujei 7) Os objetos de uso pessoal ficam em local adequado 17) Tenho o hábito de cumprir escalas de trabalho com assiduidade 8) Os materiais de limpeza estão disponíveis 18) Estou me sentindo bem com relação ao ambiente (vassoura, panos, produtos de limpeza, outros) de trabalho 9) As lixeiras estão bem organizadas e identificadas 19) Sinto que minha opinião é ouvida pelo grupo 10

11 10) Os materiais de trabalho são limpos (máquinas, materiais de construção, prateleiras, outros) TABELA 2 Resultados dos indicadores. 20) O trabalho em equipe é muito bem realizado Comparando as respostas, é possível perceber, como resultado da implantação, uma melhora. E hoje a organização do ambiente de trabalho é considerada como o principal resultado do 5S na equipe. 5. Conclusões No que diz respeito ao Programa 5S, foi possível observar, também, melhorias no cotidiano das pessoas, afirmando-se como uma ferramenta simples e de amplas aplicações. Existem diversos fatores capazes de dificultar o sucesso do programa, tais como a dificuldade em se romper paradigmas, a falta de motivação que pode haver no grupo, a ausência de acompanhamento das atividades e as limitações de recursos em geral. Portanto, o tema deve ser introduzido de forma simples e motivadora, e para que o mesmo seja mantido, o monitoramento dos resultados e o planejamento de melhorias com base na realidade, devem ser frequentes dentro da organização. O modelo apresentado tem estrutura simples e de fácil aplicação para grupos universitários, podendo também ser adaptado a organizações de diferentes tipos e portes. Todavia, deve-se perceber que a metodologia em pauta não decorre da limpeza por si só neste caso, a mesma seria apenas um episódio temporário. O Programa 5S deve ocorrer principalmente no âmbito da conscientização das pessoas ligadas ao trabalho, para que a cultura de bons hábitos seja disseminada entre os colaboradores, preservada ao longo dos anos e melhorada continuamente. Assim, em uma equipe de trabalho, faz-se necessário o envolvimento de todos nas atividades relacionadas à metodologia em questão, para que seja compreendida a verdadeira essência do programa, e para que a melhoria do local de trabalho aconteça através da conscientização dos envolvidos. Durante a aplicação do modelo, notou-se que o principal limitador de determinadas atividades foi o tempo e a incompatibilidade de horários, o que pode ter afetado alguns resultados. Entretanto, foi possível compreender a contribuição da metodologia para mudanças positivas no comportamento dos integrantes do grupo e para uma maior organização no local de trabalho, que ainda que não sejam tão expressivas, foram de grande importância para o desenvolvimento das atividades recentes da equipe. Foram desenvolvidos hábitos e rotinas capazes de fomentar a manutenção e melhoria dos resultados do Programa 5S, e consequentemente, o bem estar e a produtividade da Equipe Skywards de Aerodesign. 11

12 4 SENSOS Referências BALDISSERA, A. Pesquisa-Ação: Uma metodologia do conhecer e do agir coletivo. Sociedade em Debate, Pelotas, 7(2):5-25, Agosto/2001. BORBA, M. de; MATSUMOTO, E. H.; MICHELUTTI, F.; CASTRO, R. B. de; LANGHAMMER, T. T. Elaboração de um modelo de implantação do Programa 5S e sua aplicação em uma montadora de bicicleta. XVII Simpósio de Engenharia de Produção SIMPEP, Bauru (SP), GRYNA, Frank M. Treinamento para Qualidade. In: JURAN, J. M.; GRYNA, Frank, M. Juran Controle da Qualidade Handbook, Vol. II. São Paulo, NUNES, C. E. de C. B.; ALVES, I. B. S. Implantação do Programa 5S no departamento pessoal de uma empresa de segurança privada (Estudo de Caso). XXVIII Encontro Nacional de Engenharia de Produção ENEGEP, Rio de Janeiro (RJ), SILVA, C. E. da. Implantação de um PROGRAMA 5S. XXIII Encontro Nacional de Engenharia de Produção ENEGEP, Ouro Preto (MG), SILVA, M. Z. e; MELO, L. F. de. Uma solução para organização: Programa 5S. XXX Encontro Nacional de Engenharia de Produção ENEGEP, São Carlos (SP), ANEXO A Tabelas Instrutivas TABELA A1 Questionário Inicial do Programa 5S. 1 - Você conhece ou já ouviu falar sobre a Metodologia 5S? a) SIM b) NÃO 2 - Caso você conheça, acredita adotar hábitos compatíveis com o Programa 5S no ambiente de trabalho? a) SIM b) NÃO 3 - Com relação àquilo que você encontrou ou utilizou e acredita não ter mais utilidade, você: a) Continua na dúvida e deixa no lugar em que encontrou ou usou b) Descarta sem pensar duas vezes c) Analisa se o material ainda terá utilidade para definir se deve descartá-lo 4 - Com relação àquilo que você não está utilizando mais, você: a) Deixa no mesmo lugar e espera que alguém o retire b) Afasta de sua área, deixando em qualquer outro lugar, para não perder tempo c) Devolve ao local de origem, mesmo que isto tome certo tempo 5 - Com relação à sujeira gerada por alguma atividade, você: a) Deixa para que em algum momento seja limpado por alguém b) Passa a sujeira para outro lugar c) Faz a limpeza e deixa o ambiente limpo, para a realização das próximas atividades 6 - Você estaria disposto a contribuir para a implantação da Metodologia na Sala de Construção? a) Sim, e estaria disposto (a) a ajudar no que precisar para a implantação b) Contribuiria apenas com relação aos deveres de todos com relação à metodologia c) Não estou disposto a contribuir Utilização Ordenação Limpeza Padronização TABELA A2 Pontos críticos identificados. Espaço geral e dentro dos compartimentos mal utilizado; Materiais desnecessários; Existência de materiais vencidos; Entulho de lixo. Materiais e ferramentas desorganizados, em locais de difícil acesso durante a construção; Escassez de identificação dos materiais; Mesa desorganizada. Lixo espalhado pelo chão; Muita sujeira no ambiente em geral; Mesa, prateleiras, máquinas e materiais empoeirados. Falta de material para limpeza e de segurança; Lixeira cheia; Máquinas sem manuais; Caixas de papel úmidas; Fios mal alocados. 12