Título do Case: Mudança Cultural com Treinamento e Acompanhamento da Implantação do Programa 5S. Categoria: Projeto Externo

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1 Título do Case: Mudança Cultural com Treinamento e Acompanhamento da Implantação do Programa 5S. Categoria: Projeto Externo Resumo: O Programa 5S se baseia em cinco sensos com a finalidade de garantir a qualidade e bem-estar no ambiente. O primeiro é o Senso da Utilização e consiste em separar o que é útil e o que não se utiliza mais, descartando o que não for útil. O segundo é o Senso da Organização, que é organizar as coisas úteis, separando um local apropriado para elas. O terceiro é o Senso da Limpeza, em que tudo é limpo. O quarto é o Senso do Bem-Estar que consiste no asseio e boa relação entre os colaboradores e por último, o Senso da Auto-Disciplina que é o senso que irá garantir a continuidade do programa. Mudar a rotina ou a cultura das pessoas é extremamente difícil e para que o Programa 5S se consolide é necessário motivar e conversar todo instante com os envolvidos no projeto, a fim de mostrá-los a importância do programa e que se aplicado e mantido, os resultados beneficiarão cada um e com isso, o ambiente organizacional será mais agradável e organizado, contribuindo para a produtividade e bem-estar. Introdução: Todo ser humano tem uma característica típica que é a resistência às mudanças. As pessoas se acostumam com a vida que estão levando e quando se deparam com algo novo, demoram muito para aceitar e/ou adaptar-se. O projeto de Treinamento e Acompanhamento da Implantação do Programa 5S tem como finalidade organizar uma empresa para que se tenha um ambiente mais agradável e limpo e isso envolve trabalhar com as pessoas e conscientizá-las de que as mudanças serão benéficas para elas mesmas. O Programa 5S é baseado em cinco simples sensos que têm como finalidade garantir a qualidade e bem-estar no ambiente de trabalho. O primeiro senso é chamado de Senso da Utilização e consiste em separar o que é útil e o que não se utiliza mais na empresa, descartando os materiais, equipamentos e documentos que não são úteis. O segundo é o Senso da Organização, depois de mantido só o que for útil é a vez de organizar essas coisas colocando etiquetas e separando um local apropriado para cada coisa. Depois, é aplicado o Senso da Limpeza, que se baseia em limpar toda a empresa e o importante não é limpar sempre, é não sujar. O quarto senso é o Senso do Bem-Estar que consiste no asseio, na boa relação e na motivação dos colaboradores e por último se aplica o Senso da Auto-Disciplina que é o senso que irá garantir a manutenção e continuidade do programa na organização. Cada senso só acontece depois que o anterior for aplicado. Desenvolvimento: O cliente da Empresa Junior, ao perceber que sua empresa estava muito desorganizada e os colaboradores sem disciplina, tentou implantar o Programa 5S na organização por conta própria, através da conscientização dos colaboradores, cartazes distribuídos por toda a empresa com mensagens de organização e uma cobrança constante. Porém, o programa não foi incorporado pelos eles e a empresa continuou desorganizada. Dessa forma, o cliente viu a necessidade de contratar uma empresa especializada a fim de solucionar o problema. Portanto, entrou em contato através do

2 site, foi realizada pela Empresa Junior uma visita técnica para conhecer sua empresa e as necessidades dela e a partir disso foi elaborada uma proposta de projeto de Treinamento e Acompanhamento da Implantação do Programa 5S, que foi aceita. Para elaboração da proposta assim como para precificá-la e para auxiliar a equipe de projeto foi feito um cronograma com todas as atividades a serem desempenhadas durante o projeto. O cronograma seguido pela equipe continha as seguintes atividades: primeiramente foi feita a apresentação da equipe de projeto para todos os colaboradores da empresa, como uma forma de explicar com maior detalhamento o que seria o projeto e para obter uma maior proximidade com os envolvidos no projeto. Neste momento, foi percebida a pouca receptividade dos colaboradores e como forma de evitar que tal situação viesse a interferir negativamente o resultado do projeto, a equipe buscava a todo instante motivar e aproximar o máximo deles. Foi explicado à alta direção que a sua participação e exemplo era de extrema importância para que os colaboradores também se engajassem no projeto. Depois foi feita a coleta de dados através de registro fotográfico e conversa com cada colaborador para saber se tinha alguma sugestão de mudança, além disso, foi disponibilizada uma Caixa de Sugestões para que os colaboradores tivessem liberdade para expor suas idéias ou algum comentário que fosse relevante para a equipe de projeto. Ainda foi definido o coordenador do programa, que seria o principal responsável pela manutenção do Programa 5S logo após a finalização do projeto. A equipe, a cada visita que realizava, procurava ter conversas de interesse dos colaboradores e mostrar a importância da implantação do Programa 5S como forma de melhorar o dia-a-dia deles próprios. Para divulgação do coordenador do programa e para aumentar sua motivação com o novo cargo, foi feita uma festinha com todos e o cliente fez um depoimento a fim de que todos se engajassem ao projeto. Feito isso, todos da empresa foram treinados quanto ao Programa 5S, foi entregue uma apostila explicativa sobre os sensos, bem simples e com muitas figuras para que os colaboradores pudessem entender e assimilar bem. Novamente foram mostrados os benefícios que poderiam ser alcançados caso o projeto fosse mantido após sua finalização e o mais importante também era passar aos colaboradores que o resultado dependia do envolvimento de cada um, os sensos tinham que ser utilizados não só para ajudar o outro, mas para ajudar a si próprio e se cada um pensasse dessa forma, todos estariam colaborando para a melhoria da qualidade do ambiente. A etapa seguinte consistiu em elaborar planos de ação com as respectivas mudanças que seriam implantadas no Dia D (período reservado para a implantação dos três primeiros sensos: utilização, organização e limpeza), assim como definir o responsável por cada área da empresa, que teve a aprovação da alta direção. Ainda nessa etapa foi realizado o treinamento do auditor interno, um colaborador da empresa cliente, e fornecido ao auditor modelos de: relatório de auditoria, lista de verificação a ser utilizada durante a realização das auditorias e planos de ação para que cada responsável os elaborassem. Foram ainda confeccionadas pela equipe de projeto uma apostila com termos de auditoria e uma apresentação aos colaboradores. A etapa seguinte foi a execução do Dia D, o dia em que é feito o descarte de materiais não úteis, organização dos itens necessários e, em seguida, limpeza de toda a empresa. Nessa etapa foi importante deixar que os próprios colaboradores fizessem as mudanças pré-estabelecidas como forma de entenderem que era mais fácil não desorganizar ao invés de ter que reorganizar os materiais e para que eles fizessem as mudanças da melhor forma que achavam; a equipe de projeto ficou auxiliando e monitorando o andamento das atividades.

3 Por último, foi feita a etapa de acompanhamento em que a equipe de projeto acompanhava e verificava as auditorias feitas pelo coordenador do programa, o auditor interno. Na primeira auditoria realizada pelo auditor interno foi constatado que o mesmo ainda tinha algumas dúvidas pendentes. Então, a equipe de projeto, em outra visita, fez uma auditoria e ele apenas acompanhou para que as suas dúvidas pudessem ser sanadas e, em seguida, realizou outra auditoria da forma correta. A cada auditoria acompanhada, a equipe confeccionava relatórios a respeito, os quais, ao final do projeto, foram englobados no Relatório de Conclusão de Auditorias e entregues ao cliente para que pudesse seguir o andamento das auditorias. Para finalização do projeto, foi feita novamente uma apresentação para todos colaboradores com a explicação de cada senso, os benefícios a serem alcançados e fotos com o antes e depois do Dia D na empresa, além de um Relatório Final contendo todo o desenvolvimento do projeto, como informação e suporte para o cliente continuar com a manutenção do programa mesmo após a finalização do projeto. Conclusão: Por se tratar de um projeto que envolve a mudança cultural das pessoas, o seu resultado não é tão simples de ser percebido. Porém, ao longo do projeto, as mudanças foram rápidas e perceptíveis. O cliente relatou que começou a fazer reuniões semanais com os colaboradores, dando oportunidade para os mesmos exporem suas opiniões e insatisfações, assim possibilitando a realização de planos de ação, proporcionando melhorias e deixando-os mais motivados na realização de suas atividades. O Dia D proporcionou melhorias significativas como: o ambiente mais claro e amplo. Os colaboradores, ao final do projeto, deram várias sugestões do que poderia ser ainda modificado e algumas das melhorias promovidas estão nas fotos em anexo. A apresentação feita para encerrar o projeto foi bem satisfatória, uma vez que todos os colaboradores participaram expondo sua opinião sobre o que foi desenvolvido e falaram da importância da consultoria. O cliente fez um depoimento dizendo que gostou muito do resultado do projeto e que, tanto a empresa quanto os colaboradores, mostravam modificações significativas e, logo após o término desse projeto, foi fechada pelo mesmo uma nova proposta de outro serviço oferecido pela Empresa Junior, mostrando sua confiança e satisfação com o trabalho da EJ. A nova equipe de projeto relatou que os colaboradores procuram manter o que foi feito no projeto de 5S e estão bem satisfeitos e motivados com o novo projeto, uma vez que já perceberam a importância de uma consultoria e os resultados obtidos no projeto anterior. Como foi dito na reunião de encerramento com os colaboradores da empresa, a equipe de projeto apenas deu um passo inicial e cabe a eles manterem o que foi proposto. A semente foi plantada. Comentários: O nível de instrução dos colaboradores da empresa onde foi realizada a consultoria era um risco ao qual a equipe de projeto estava sujeita, uma vez que o entendimento dos objetivos do projeto poderiam não ficar tão claros, a princípio, dificultando na implementação da cultura. Sugere-se, portanto, em casos semelhantes uma aproximação muito forte dos colaboradores, seja por dinâmicas, apresentações constantes dos objetivos e conversas informais, visando sempre a motivação deles. Essa foi a forma como a equipe de projeto conquistou a confiança dos mesmos durante sua realização e fez com que a cultura se mantivesse implementada de fato na empresa ao término do projeto.

4 ANEXO 1 Fotos da empresa antes do projeto

5 ANEXO 2 Fotos da empresa depois do projeto

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