FACULDADE DE JAGUARIÚNA

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1 FACULDADE DE JAGUARIÚNA Campus I: (19) Rua Amazonas, 504 Jardim Dom Bosco Campus II: (19) Rod. Adhemar de Barros Km 127 Pista Sul Jaguariúna SP Título do Artigo: Implantação do Programa 5S no Comércio Varejista Everton Luiz da Silva Engenheiro de Produção - Diego Bernardes de Faria Engenheiro de Produção - Maicon Martins Ribeiro Engenheiro de Produção - Professor Orientador Carlos Roses (Engenheiro de Produção - FAJ) Resumo Este artigo apresenta o Programa 5S, e seu potencial de aplicação no setor varejista. Para a realização desta pesquisa, foi avaliada, em um primeiro plano, o próprio Programa 5S, sua estrutura básica de funcionamento, e, em um segundo plano, paralelo a essa avaliação, discorrer sobre as suas aplicações no setor varejista. Essa primeira avaliação abrange desde a origem do método em questão, seus princípios, seu idealizador, e as pessoas que mais se destacaram na disseminação, no meio gerencial, até a descrição completa do método, detalhando cada módulo de aplicação, os envolvidos em cada etapa, e seus possíveis resultados alcançados ao final do ciclo. No fechamento deste artigo, é discutida a aplicação prática do método em questão, assim como, seu potencial de aplicação com alguns sistemas de gestão da qualidade, adotados pelo setor varejista, e também, os resultados avaliados em empresas que utilizam o método Programa 5S em seu sistema de gestão. Concluindo, é apresentada uma análise crítica das dificuldades e das vantagens da implantação, propondo estratégias de implementação do método de melhorias Programa 5S nos sistemas de gestão das empresas. Palavras-chave: Programa 5S, métodos, alto nível de estoque, Implantação do Programa 5S. 1. Introdução Implantação do Programa 5S no Comércio Varejista 1.1. História da Empresa A loja Depósito Brasil Materiais de Construção, é uma empresa familiar de pequeno porte, que foi fundada no ano de 1981, no centro de Mogi Mirim, Estado de São Paulo. A loja enfatiza diversificação em seu cotidiano, ou seja, procura melhorias constantes em seus produtos que são baseados na tradição familiar, onde são vendidos, desde materiais de construção, até utilidades domésticas e presentes para casamento. A empresa Depósito Brasil Materiais de Construção acompanha o desenvolvimento e a evolução do mercado, adaptando - se aos tempos da globalização. No ano de 1998, implantou o departamento de R$1,99, colocando à disposição dos clientes, outros tipos de produtos que, até então, não se encontravam no mercado daquela região. 2. Problemas / Problematização (Hipóteses / Perguntas de Pesquisa / Pressuposto) Como garantir a organização do estoque e aumentar o espaço físico dentro de uma empresa do comércio varejista?

2 3. Relevâncias / Justificativa O novo cenário econômico mundial, com implicações a cada dia mais complexas, como o surgimento do Código de Defesa do Consumidor, leis ambientais e outras regulamentações, e o crescente nível de exigências da sociedade, têm motivado as empresas a reavaliarem suas posturas em relação às partes interessadas. Por isto mesmo, o Programa 5S abrange todos os setores, e visa, basicamente, a adoção de uma nova conduta perante o ambiente e as rotinas de trabalho. O Programa 5S constitui-se num dos instrumentos gerenciais, utilizados para alcançar e manter programas mais avançados de qualidade nas empresas, pois é uma proposta de gerenciamento participativo, na qual, cada colaborador tem a oportunidade de desempenhar sua função, através do estímulo máximo da criatividade, e da delegação de autonomia, com responsabilidade, sobre esta função. A possibilidade da influência de cada colaborador no seu local de trabalho torna-o valorizado e motivado para buscar a sua satisfação e a dos seus clientes. Consequentemente, o foco estará nos resultados positivos para a empresa, os quais acontecem através dos colaboradores que se orgulham do que fazem. Há quem fale que praticar o 5S é praticar bons hábitos ou o bom senso. Apesar dos conceitos simples e práticos, a sua implantação efetiva não constitui uma tarefa simples, pois a mudança de hábitos e atitudes das pessoas será, sem dúvida, atingida. A fase de implantação do Programa precisa ser planejada em todos os passos, para que a mesma tenha a duração esperada, através da incorporação dos conceitos inerentes ao 5S. A comunicação é a principal arma do líder nesse momento. É preciso, por meio da boa comunicação, tornar comuns os objetivos da empresa. Uma idéia deve ser transmitida, compreendida, aceita e executada, gerando resultados Objetivos Melhor aproveitamento dos espaços físicos da empresa: fazer um mapeamento para verificar como poderão ser alocados os produtos na loja, a fim de que os mesmos fiquem visíveis e de fácil acesso ao cliente. Desta forma poderão ser colocados diversos tipos de mercadoria em um determinado espaço, deixando tudo mais organizado para ser encontrado com facilidade. Menor nível de estoque: após alocarmos todas as mercadorias em seus respectivos lugares, iremos fazer um inventário para verificar a quantidade existente de cada tipo de produto, e também, qual a rotatividade de cada um deles, mês a mês. Redução de custos: o gerente poderá realizar suas compras com base em seu estoque, investindo em mercadorias, conforme a demanda, não desperdiçando o seu capital em produtos com alto estoque. Assim poderá fazer investimentos em outros setores da loja. 4. Empresas que praticam o Programa 5S no Brasil No Brasil, muitas empresas vêm desenvolvendo a prática do 5S (algumas usando outras denominações para o programa) com bons resultados, como por exemplo: Rhodia, Ford, Petrobrás, Brahma, Marcopolo, Azaléia, Fiat, SESI, Belgo-Mineira. (RIBEIRO, 1994, p.17)

3 5. Revisão Teórica Não há uma convergência de informações sobre a real origem do 5S. Alguns autores citam que foi criado pelo Dr. Kaoru Ishikawa, Engenheiro Químico japonês e principal pregador dos conceitos de qualidade total naquele país. Esta referência deve-se ao fato de ter sido o Professor Ishikawa o responsável pela criação do CCQ (Círculo de Controle da Qualidade), cujo princípio era popularizar os conceitos de estatística aplicada à qualidade, através de grupos de trabalhos, compostos por funcionários de níveis operacionais. Porém, não existe nenhuma citação nos seus próprios livros sobre esta suposta referência. O Programa 5S teve início na década de 50, pelo Engenheiro japonês Kaoru Ishikawa, com a finalidade de organizar o país após a segunda guerra mundial, período da chamada crise da competitividade. A sigla 5S corresponde às iniciais de cinco palavras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Na década de 80 quando o programa chegou ao Brasil estas palavras foram traduzidos no português, respectivamente, como cinco sensos: Senso de Utilização, Senso de Organização, Senso de Limpeza, Senso de Saúde e Senso de Disciplina. As palavras foram interpretadas como senso, para manter o nome original, com a intenção de proporcionar uma idéia de profunda mudança comportamental, pois é preciso sentir a necessidade de fazer acontecer. Segundo Ribeiro (1994, p. 17), os efeitos do 5S são tão abrangentes que o tornam uma prática fundamental, para a obtenção e consolidação do processo educacional de quaisquer atividades, sendo, sem dúvida, considerado o principal na gestão da qualidade e da produtividade utilizada no Japão. A expressão Cinco S (ou 5 s), é uma ferramenta muito utilizada na área de qualidade e que tem como principal objetivo organizar os postos de trabalho, de forma a aumentar a produtividade e diminuir os desperdícios associados aos processos do negócio. Por suas características e objetivos, constitui um dos primeiros passos para que uma organização possa implantar um processo de gestão total da qualidade. A metodologia 5S é uma ferramenta de trabalho que permite desenvolver um planejamento sistemático de classificação, ordem e limpeza, permitindo assim, de imediato, maior produtividade, segurança, clima organizacional, motivação dos funcionários e, consequente melhoria da competitividade organizacional. Os propósitos da metodologia 5S são de melhorar a eficiência através da destinação adequada de materiais separar o que é necessário, do desnecessário organização, limpeza e identificação de materiais e espaços, e a manutenção e melhoria do próprio 5S Significado dos 5S 1º S - Seiri Senso de Utilização Conceito: separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário. Nesta fase, o trabalho começa a ser colocado em ordem, para que só se utilize o que for realmente necessário e aplicável. Por isso, é importante ter o necessário, na quantidade adequada e controlada, para facilitar as operações. 2º S - Seiton Senso de Arrumação Conceito: Identificar e arrumar o local. O objetivo é identificar e arrumar todos os produtos, para que se tenha uma localização e visualização fáceis.

4 3º S - Seiso Senso de Limpeza Conceito: Manter um ambiente sempre limpo, eliminando e produzindo menos resíduos. Cada funcionário deve saber da importância de estar em um ambiente limpo, e dos benefícios advindos com a máxima limpeza possível. 4º S - Seiketsu Senso de Saúde e Higiene Conceito: Manter um ambiente de trabalho sempre favorável à saúde e à higiene. Higiene é a manutenção da limpeza e da ordem. Quem exige qualidade, cuida também da aparência. 5º S - Shitsuke Senso de Autodisciplina Conceito: fazer dessas atitudes um hábito, transformando os 5s num modo de vida Qualidade Total (QT) Figura 1 Fluxo do Programa 5S A Qualidade Total (QT) é uma filosofia baseada na satisfação de clientes, objetivando atender às exigências e minimizando custos, em bens e serviços, e aumentando a qualidade de seus produtos e serviços. A Qualidade Total, hoje, está presente em todos os continentes. Segundo Campos (1994, p. 2), quem tem qualidade, é aquele que atende perfeitamente, de forma confiável, de forma acessível, de forma segura e no tempo certo, às necessidades do cliente. Atualmente, Qualidade Total é uma das principais estratégias competitivas nas diversas empresas e setores de varejo. 6. Programa 10S O programa 10S é uma proposta que visa reeducar as pessoas, recuperar valores, buscar a melhoria nos ambientes, aumentar a produtividade, não descuidar da saúde e segurança, modernizar as organizações, e, acima de tudo, buscar a conscientização das pessoas para as práticas de cidadania. Inicialmente o Programa 5S, tem-se fortalecido do espírito de equipe, tão difundido para a busca de resultados, levando as pessoas envolvidas a terem mais iniciativa e a participarem efetivamente do dia-a-dia da organização, implementando a melhoria contínua em seus processos. A proposta de implantação dos outros S (de 5 para 10) é justamente conscientizar a todos, de que é possível contribuir com ações diversas, para que se tenha uma sociedade mais digna e justa, que é o S da Responsabilidade Social. O comprometimento das pessoas é fundamental para o sucesso não só profissional, mas também, pessoal e coletivo.

5 As organizações que estiverem interessadas em melhorar seu ambiente de trabalho em todos os aspectos citados anteriormente, poderão iniciar pelos 5S, que é uma espécie de arrumação da casa. Quando as pessoas estiverem adaptadas com o sistema, pode-se acrescentar os outros S. Ou, se preferirem, podem optar por começar, implantando os 10S. Para aquelas organizações, nas quais o programa já foi iniciado, tem-se a opção de implementá-lo, acrescentando os novos S. Qualquer escolha é valida, desde que a alta administração da organização se comprometa, em dar o apoio necessário para o sucesso do programa. Para saber se o programa tem eficácia ou não, é preciso realizar uma avaliação, acompanhando os critérios definidos para cada S. Na avaliação dos 10S, são verificados em torno de 50 itens, com pontuações que variam de 0 a 10, realizada por avaliadores, um da própria área que está sendo avaliada, e outro, externo àquele ambiente de trabalho, sendo que os dois devem ser treinados para executar a avaliação. Esta pode ser realizada a cada três ou seis meses, ou ainda, uma vez por ano. O resultado de cada S é demonstrado através de um gráfico Radar 10S (Figura 2), que deve ser colocado no mural da área avaliada. O objetivo desta ação é para que todos saibam como se encontra a situação dos 10S naquele ambiente de trabalho. Figura 2 Radar 10 S

6 7. Metodologia Como estratégia de pesquisa, a pesquisa-ação pode ser vista como um modo de conceber e de organizar uma pesquisa social de finalidade prática, e que esteja de acordo com as exigências próprias da ação. Esse papel da metodologia consiste também no controle detalhado de cada técnica auxiliar utilizada na pesquisa. (THIOLLENT, 2005) O alto grau de competitividade existente no varejo impulsiona as empresas a buscarem vantagens competitivas possíveis em relação aos seus concorrentes. Dessa forma, a otimização do setor de armazenagem e a administração dos materiais encontram-se entre as principais metas a serem alcançadas pelos gestores, uma vez que, a escolha de um método adequado para estocar os materiais permite: diminuir os custos de operação, melhorar a qualidade dos produtos, verificarem quais os produtos com maior e menor demanda, menos movimentação dos funcionários e de acidentes no trabalho. No entanto, os crescentes números de itens com diferentes padrões de demanda e características específicas aumentam a complexidade na gestão dos materiais, pela necessidade de controle diferenciado. O objetivo deste trabalho é diagnosticar os problemas e propor melhorias no gerenciamento de estoque e armazenagem. A pesquisa foi realizada por observações in loco, onde se pôde observar que o sistema de armazenagem era ineficiente e muitas vezes inadequado, e foram encontrados problemas de acurácia no controle de estoques. Por isso, foi proposta a realização de inventários rotativos, ajustes no sistema de informação, alinhados com treinamentos e boas práticas de armazenagem dos produtos. Nos meses de pesquisas, foi possível observar que, o que falta para esta empresa é a formalização dos processos, ou seja, padronizar os métodos e procedimentos praticados diariamente. Os funcionários do setor não contam com uma documentação, que sirva como guia para as operações que são realizadas no local, os materiais a serem solicitados são mencionados através de uma folha de caderno colocada no balcão. Os próprios funcionários é que decidem, seguir ou não, o que está ali determinado. 8. A implantação do Programa A busca da melhoria contínua para criar um ambiente de trabalho mais agradável, foi um dos fatores importantes para a implantação do programa. A idéia foi bem aceita pelos proprietários, e, após, foi formulado um plano de ação para a execução. Uma das formas de padronizar estas operações de maneira relativamente simples, com pouco custo, e principalmente com um resultado visual, fazendo com que todos que trabalhavam naquele ambiente percebessem as mudanças, foi com a implantação do Programa 5S. O Programa 5S começou através de um roteiro básico, definindo claramente as áreas onde seria implantado. Foram feitas fotografias da situação do antes, para avaliar a evolução do programa. Realizamos o treinamento da equipe envolvida, demonstração prática para esclarecimentos e colaboração com os envolvidos, conforme as etapas de implantação abaixo: a) Definição da amplitude do programa. Visando a manutenção do foco principal e a obtenção de sucesso na implantação, é necessário definir as áreas a serem focadas na primeira etapa, aquelas com maior urgência. Esta definição foi realizada pelo grupo formado por funcionários da empresa, Equipe do TCC e os Administradores do comércio.

7 b) Mapeamento e divisão do comércio. Esta etapa visa à divisão do comércio em células, para que se torne mais fácil o controle da implantação. c) Realização de treinamento e conscientização 5S. Para garantir o bom nível e a confiabilidade do trabalho a ser realizado, é necessário realizar o treinamento e a conscientização dos funcionários. d) Realização e manutenção de registros fotográficos. Com o intuito de garantir um histórico da implantação do 5S no estabelecimento, realiza-se em cada setor o registro de fotos, que serão posteriormente utilizadas nas apresentações dos resultados, e sensibilização dos funcionários nos treinamentos. e) Definição de padrões de identificação e marcações. Visando assegurar o cumprimento do senso de padronização devem-se definir padrões a serem utilizados por todo o estabelecimento, a fim de que se tornem unificadas as identificações de arquivos, pastas, armários, gavetas, etc. f) Programação e execução da semana de lançamento do Programa 5S. Para garantir que todas as atividades planejadas para a Semana de Lançamento do Programa sejam realizadas com sucesso, é necessário definir as áreas de descarte para o Dia D (dia em que se coloca em prática o Programa 5S, a começar pelos três primeiros conceitos: seleção, ordenação e limpeza) Os resultados do Programa 5S, obtidos na Empresa Quantitativos: - Melhoria da qualidade e produtividade (De 15% para 25%); - Redução de tempo de atendimento (De 7 minutos para 2 minutos); - Ganhos de espaço nas instalações (10m); Qualitativos: - Melhor utilização e controle dos recursos da organização; - Melhoria das condições de segurança, meio ambiente, ergonomia e imagem da organização; - Criação de um ambiente mais agradável para se trabalhar; - Maior flexibilidade dos funcionários; - Melhor apresentação dos produtos para os clientes; - Melhoria do layout da empresa.

8 8.2. Avaliação após a Implementação do Programa A tabela 1 apresenta as avaliações dos clientes após a implementação do Programa Itens Avaliados Antes do Programa Após a Implantação Tempo para localização do produto 7 minutos 2 minutos Gastos com produtos em excesso (semanal) R$ 5.650,00 R$ 3.200,00 Grau de satisfação dos funcionários com o ambiente de trabalho Grau de satisfação dos funcionários com a empresa Grau de satisfação dos clientes com a empresa Pesquisa com os clientes sobre o tempo de espera Facilidade de achar produto no estoque P B Área de circulação no estoque P B Identificação dos corredores e passagens RU B Informação e dados do estoque atualizado P E RU R R RU * E: excelente B: bom R: regular RU: ruim P: péssimo 8.3. Layout Organizacional Tabela 1 Pesquisa de Melhoria Neste item, verificamos que é possível aplicar a ferramenta 5S no comércio varejista, conforme pode ser verificado na figura 3 (Antes da Implantação do Programa) e na figura 4 (Após a Implantação do Programa). Na figura 3 observamos estoques empilhados acima de sua capacidade, de forma desordenada, podendo gerar acidentes de trabalho, além de produtos mal dispostos nas prateleiras, dificultando a localização, e desvalorizando a aparência do ambiente para o cliente. Dificuldades na implementação do programa 5S podem existir, devido ao despreparo no gerenciamento de estoque, tanto no visual quanto na otimização. Buscamos sempre mostrar, através de treinamentos específicos, que é possível implantar o programa 5S no comércio varejista, devido à sua metodologia ampla e capacitadora para com os envolvidos. B E B B

9 Figura 3 ( Antes ) Figura 4 ( Depois) 8.4. Análises das Entrevistas Após aplicação do questionário (Figura 5), nos funcionários da empresa verificamos as dificuldades na implantação do programa 5S. Desta forma, constatamos que o 5S é uma filosofia de prática simples e fundamental, porém, difícil de ser mantido. Importante ressaltar que as dificuldades culturais também interferem, e muito. Afirmamos que, para superá-las, é necessário um trabalho contínuo de mudança de comportamento, com palestras, vídeos, sensibilizações, participação e treinamento, pois a causa principal está sempre associada à incompreensão do 5S, à falta de liderança efetiva, e à falta de comunicação adequada da administração para com os seus colaboradores Pontos Negativos na Implantação Figura 5 O programa 5S, caracteriza-se por ser de fácil entendimento. Entretanto, o mesmo não se pode dizer de sua implantação, pois exige e promove mudanças comportamentais nos hábitos e atitudes pessoais.

10 Alguns dos motivos que podem conduzir ao fracasso do Programa 5S são: falta de manutenção do mesmo; a pouca valorização de sua importância na empresa; os funcionários, gradualmente, deixam de questionar sobre o tema, e isso faz com que o programa perca a credibilidade. Também pode ocorrer falta de planejamento das ações para as etapas seguintes. A impossibilidade de reunir todos os funcionários, em muitas situações, é um entrave à condução do programa. Outro fator relevante consiste na difícil quebra de paradigmas, os quais, criados no decorrer da história da organização, provocam uma forte resistência às mudanças. Desta forma o programa deve ser realinhado com palestras, divulgação de resultados, treinamentos, entre outras formas Pontos Positivos na Implantação Maior produtividade, pela redução da perda de tempo procurando por objetos; menor tempo de espera do cliente; maior mix de produtos, pois, só ficam no ambiente, os objetos necessários e ao alcance das mãos; redução de despesas e melhor aproveitamento de materiais; melhoria da qualidade de produtos e serviços; menos acidentes do trabalho; e maior satisfação dos clientes com a loja. 9. Conclusões Finais A Implementação do Programa 5S no comércio varejista, segundo nossos estudos, é possível. No entanto, as empresas do ramo terão que rever seus conceitos e métodos, em relação aos atuais sistemas de gestão, e implantar, em curto prazo, procedimentos de melhorias, uma vez que foram verificadas inúmeras deficiências. No decorrer do processo, aferimos que a perda de lucratividade está relacionada ao desperdício, em diferentes setores, e se acha embutida nos custos gerados por ele, o qual foi enorme na Empresa analisada, principalmente no estoque. O layout apresentava as prateleiras dispostas de maneira inadequada, tornando o ambiente desorganizado e visualmente poluído, fatores que tinham impacto direto no faturamento da loja, pois a dificuldade em localizar algum produto, gera descontentamento, e por consequência a perda do cliente. Uma grande dificuldade foi observada com relação aos empresários: não reconhecerem seus erros no processo de gestão. Nesse contexto, destaca-se a necessidade urgente de que possam olhar sua empresa de fora para dentro, ou seja, sob a ótica dos colaboradores e dos clientes, numa postura de empatia, colocando-se no lugar deles, e até se perguntando: eu seria meu próprio cliente? É preciso que abandonem a visão rotineira de que tudo está muito bem, obrigado, e procurem melhorar e aprimorar o ambiente interno, sempre buscando o bem-estar e a satisfação de suas equipes de trabalho, cujo resultado será a aprovação pelos clientes. A conclusão a que chegamos ao término da execução do Programa, deságua numa única vertente: para que esta empresa seja mais competitiva, necessita, o quanto antes, modificar, ou melhor, quebrar os seus paradigmas culturais. A implantação do Programa 5S denota o movimento das organizações, da posição atual, para uma posição futura desejável, de acordo com o padrão exigente do mercado. Cabe salientar que o passo inicial foi dado, a implantação do 5S, bem como a utilização de cursos de conscientização para colaboradores e empresários, visando mostrar a todos, o desafio de criar um ambiente de mudança comportamental. Desta forma, destaca-se que o Programa 5S é o mais adequado para as empresas de pequeno porte, como o que foi realizado.

11 Pôde-se confirmar, através da pesquisa realizada, que a estruturação de um sistema de qualidade, baseada no programa 5S, viabiliza a implantação de outros programas, os quais poderão vir a modernizar essa empresa, fornecendo a base cultural para a implantação de um Programa de Qualidade Total. O desenvolvimento de estratégias permitirá e conduzirá a uma visão integrada, com foco no futuro, podendo, inclusive, servir de referência a uma diversidade de empresas desse porte, em outras regiões brasileiras. 10. Referência Bibliográfica VERGARA Sylvia Constant Projeto e Relatórios de Pesquisa em Administração, 12ª ed., Editora Atlas, THIOLLENT, Michel Metodologia da Pesquisa Ação, 14ª Ed., editora Cortez, FALCONI, Vicente, TQC Controle Total da Qualidade, 2ª Ed, Minas Gerais: INDG, p. CAMPOS, V.F. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia, 7ª Ed., Belo Horizonte: EDG, 1998, p.276. RIBEIRO, Haroldo 5S Um Roteiro para uma Implantação bem Sucedida, 8ª Ed., Editora Casa, CRAINER, Stuart Grandes Pensadores da Administração, 1ª Ed., Editora Futura, 2000, p.181. CAMPOS, Vicente Falconi TQC Controle da Qualidade Total, 5ª Ed., Editora Edg, UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina, 1996 FRANÇA, Ângela O Programa 5S sem segredos, Editora Epse,

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