GUIA PRÁTICO DO PROGRAMA 5S

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1 Avalie o Nível da Gestão 5S em sua Área de Trabalho Itens Avaliados 01. Existem objetos e recursos sem serventia na sua área de trabalho? 02. Existe desperdício observável, de qualquer espécie, em sua área de trabalho? Sim Não GUIA PRÁTICO DO PROGRAMA 5S 03. Existem objetos de uso pessoal na sua área de trabalho? 04. O local está arrumado, mantendo um lugar para cada item. Cada coisa em seu lugar? 05. A identificação e disposição dos equipamentos, objetos, quadros de avisos e gestão a vista, utensílios, armários, arquivos e prateleiras de seu posto de trabalho está adequada às necessidades funcionais? 06. O estado das paredes, tetos, pisos e tubulações de sua área está conservado. Não apresentam manchas nem falhas? Visualmente sua área de trabalho está limpa, não havendo poeira ou sujeira de qualquer espécie? 07. Os recursos (equipamentos, utensílios, máquinas, ferramentas, aparelhos, adornos e mobiliários) existentes estão conservados, limpos, sem qualquer tipo de sujeira? 08. Existe uma sistemática de limpeza estabelecida para sua área de trabalho? 09. Sua condição de asseio e higiene pessoal está adequada: uniforme limpo, crachá de identificação, cabelo, barba, etc? 10. Os requisitos de segurança estão adequados? As instalações prediais (elétricas, hidráulicas, telefônicas, gás, etc.) do local estão em perfeito estado de funcionamento, atendendo aos requisitos de segurança? Seu nível de Gestão 5S De 0 a 3: Você não cuida do 5S. De 4 a 6: Você ainda tem muito que fazer. De 7 a 9: Você já está chegando lá. 10: Parabéns! Você está comprometido com o 5S.

2 GUIA PRÁTICO DO PROGRAMA 5S Este Guia Prático do Programa 5S é uma construção coletiva elaborada pela Comissão de Produtividade do Conselho, com o objetivo de facilitar o acesso à informação sobre o assunto. A implantação do Programa 5S é a preparação do ambiente físico e comportamental para o desenvolvimento da Qualidade Total e pretende melhorar as condições de trabalho. Antes de começar, é preciso uma ampla faxina no sentido físico e mental, para então, ser incorporado no comportamento diário. ONDE ENCONTRAR? Em nossa Rede, na pasta Corporativo/Sistema de Gestão de Pessoas. O PROGRAMA 5S O 5S é uma ferramenta de trabalho de origem japonesa que permite desenvolver um planejamento sistemático de classificação, ordem e limpeza, para o aumento da produtividade, da segurança, melhoria do clima organizacional, da motivação dos funcionários e, consequentemente, da competitividade da empresa. O programa propõe uma mudança de hábitos e de cultura organizacional baseado em cinco sensos: + SEIRI: SENSO UTILIZAÇÃO - Selecionar os documentos, materiais, equipamentos necessários dos desnecessários, visando a utilização racional. SEITON: SENSO DE ORGANIZAÇÃO - Efetuar a arrumação dos objetos, materiais e informações úteis, de maneira funcional, possibilitando acesso rápido e fácil. 2 MESNSAGEM No início pode parecer difícil, mas à medida em que percebemos os ganhos e melhorias obtidas pela implantação do programa, a mudança acontece naturalmente. O programa 5S deve ser compromisso e ter a participação de todos, sem exceção. Ele será auditado com o propósito de buscar constantemente a melhoria, a educação, a disciplina e o alcance dos benefícios. Podemos entender a prática do 5S como incorporar bons hábitos. Apesar da simplicidade dos conceitos e da facilidade de aplicação na prática, sua implantação efetiva é profunda e exige esforço e persistência. Essa prática pode ser aplicada no trabalho, em casa ou na vida pessoal, dependendo exclusivamente da decisão de cada um e da vontade de mudar! É fazer do 5S uma filosofia de vida, buscando a qualidade de vida no trabalho e demais ambientes. Esse programa nunca para de se desenvolver, dessa forma contamos com o seu entusiasmo, motivação e compromisso. Sempre! SEISO: SENSO DE LIMPEZA - Limpar é eliminar a sujeira inspecionando para descobrir e atacar as fontes de problemas. SEIKETSU: SENSO DE HIGIENE - Eliminar fatores que possam atuar negativamente sobre os indivíduos no ambiente de trabalho. SHITSUKE: SENSO DE DISCIPLINA - Conscientizar as pessoas da necessidade de buscar o autodesenvolvimento e consolidar as melhorias alcançadas com a prática dos 4S anteriores. OS DEZ MANDAMENTOS DOS 5S I. Ficarei com o estritamente necessário. II. Definirei um lugar para cada coisa. III. Manterei cada coisa no seu lugar. IV. Manterei tudo limpo e em condições de uso. V. Combaterei as causas de sujeira. VI. Identificarei toda situação de risco. VII. Trabalharei com segurança. VIII. Questionarei toda norma ou padrão até entendê-lo. IX. Procurarei formas de melhorar meu trabalho. X. Honrarei todos os compromissos. 3

3 SEIRI - SENSO UTILIZAÇÃO Tenha Só o necessário, na quantidade certa O conceito chave é a utilidade: deixe o local de trabalho com materiais que você vai utilizar no momento e na quantidade certa. O que não serve, atrapalha. O QUE FAZER? pergunte-se quando eu uso? Analise tudo que está no local de trabalho e verifique a utilidade de cada coisa. Separe o que é necessário do que não é, e adeqúe os estoques às necessidades diárias. Deixe o local de trabalho com materiais que você vai utilizar no momento e na quantidade certa. O que não serve, atrapalha. Mantenha o estritamente necessário e descarte o que não é necessário. Como posso DESCARTAR? Trocando, vendendo, recuperando, enviando ao amoxarifado, colocando no lixo, etc. Libera e promove a utilização mais racional de espaço; Elimina desperdícios e diminuir custos; Elimina o excesso de ferramentas, armários, estantes, documentos de validade limitada; Elimina dados de controle ultrapassados; Elimina itens fora de uso e sucata; Facilita a comunicação e a circulação das pessoas; Diminui risco de acidentes; Diminui o tempo de procura de documentos e materiais; Evita área de bagunça ; Facilita o controle da carga. IMPORTANTE: Observe todos os locais, não deixe escapar nada: objetos, máquinas, móveis, papeis desatualizados e sem utilização. Depois de remover as coisas consideradas inúteis, verifique se não é útil para outra pessoa ou Setor. Inicie pela sua mesa e armário. Mexa em cada arquivo, pasta, jornal físico e no computador. Procure, a princípio, reduzir, descartando o máximo possível. Desfaça-se das velhas versões de manuais, procedimentos e catálogos. Livre-se de todas as versões desatualizadas e cópias de itens. Use o computador, imprima o mínimo necessário. MODELO: Uma forma de selecionar é retirando todos os objetos do ambiente, classificando e retornando somente aqueles realmente necessários, armazenando-os de acordo com sua freqüência de uso. 4 Ao identificar os excessos e/ou desperdícios, estamos, também, preocupados em identificar "o porquê do excesso" de modo que medidas preventivas possam ser adotadas para evitar que o acúmulo destes excessos volte a ocorrer. Você pode fazer na sua casa: identifique o que não lhe serve mais e doe, pode ser útil a alguém! O meio ambiente agradece! 5

4 SHITSUKE - SENSO DE DISCIPLINA O sucesso é a consequência do nosso comprometimento O conceito chave é disciplina: este conceito se refere, também, ao caráter do indivíduo que deve ser honrado, educado e manter bons hábitos. O objetivo é consolidar os princípios básicos dos Sensos de Utilização, Ordenação, Limpeza e Saúde, tornando habituais tais procedimentos no ambiente de trabalho. COMO QUE FAZER? Treinamento, repetição, insistência, persistência. Critica construtiva. Seja claro e objetivo na comunicação e nos procedimentos. COMPROMETIMENTO com o serviço, com os companheiros e consigo mesmo. Reduz a necessidade de controle; Consolida o trabalho em equipe; Promove o desenvolvimento pessoal; Melhoria contínua da empresa e pessoal; Melhora a disciplina e a ética; Melhora a qualidade de vida; Melhora na comunicação; Cultiva bons hábitos; Previne perdas oriundas de processos não padronizados; Fortalece o trabalho em equipe, com método e maior segurança e qualidade; Conscientiza sobre a responsabilidade de cada um em todas as tarefas com a delegação de responsabilidades; Garante o serviço dentro dos requisitos de qualidade. Torne a disciplina um hábito. Comprometa-se e lembre-se que a ética vem em primeiro lugar. Elogie sempre, porém seja sincero e objetivo. Acompanhe o processo criticando se necessário. Respeite as normas e procedimentos Mude a maneira de falar e encarar a vida, agindo proativamente. Ao invés de dizer: Não vai dar certo. Diga: Vamos tentar, nós temos condições de alcançar. Tenha educação, paciência e responsabilidade. Seja cordial ao atender ao telefone e diga sempre seu nome, o nome da empresa, e cumprimente o interlocutor. Por exemplo: CRA-ES, João, Boa Tarde! Coloque-se no lugar do outro. A prática do impor a disciplina a si mesmo é uma das grandes vitórias do homem, contra si mesmo. Nós somos aquilo que fazemos repetidamente. Excelência, então, não é um modo de agir, mas um hábito. Aristóteles 12 Se fizermos sempre as mesmas coisas Obteremos sempre os mesmos resultados. Então, mude! 13

5 SEITON- SENSO DE ORGANIZAÇÃO Use o bom senso O conceito chave é a simplificação: os materiais devem ser colocados em locais de fácil acesso e de maneira que seja simples verificar quando estão fora de lugar. Ordenar é a consequência natural de arrumar aquilo que se utiliza: é preciso organizar e ordenar o que ficou. O QUE FAZER? Após a seleção é preciso dispor o material de acordo com a freqüência de uso e devem ser colocados em locais de fácil acesso e de maneira que seja simples verificar quando estão fora de lugar. Escolha o lugar certo de cada item, conforme exemplificado na tabela abaixo: IDENTIFICAÇÃO Se é usado diariamente Se é usado semanalmente Se é usado mensalmente Se é usado anualmente Se não é necessário PROVIDÊNCIAS Colocar no próprio local de trabalho Colocar próximo ao local de trabalho Colocar no almoxarifado Colocar no arquivo inativo Descartar, disponibilizar Maior controle sobre mesa e menos tempo na procura de documentos; T Os outros podem encontrar documentos quando você estiver fora; Ser um bom exemplo; Rapidez e facilidade na busca de documentos ou objetos; Controle sobre o que cada funcionário utiliza; Melhora no fluxo de pessoas e materiais; Diminui acidentes, já que o ambiente ficará mais organizado; Facilita a comunicação entre todos. IMPORTANTE: Utilize sempre o bom senso, escreva de forma clara, concisa e evite nomear qualquer coisa como diversos. A identificação deve seguir ao padrão descrito nos modelos para identificação de armários, gavetas, manuais, objetos sobre a mesa, pastas, etc. Procure saber quais são e onde encontrar. Adéque dimensões quando necessário. Reorganize as gavetas, colocando-as em ordem, agrupando, jogando fora e redistribuindo itens. Objetos de uso freqüente devem ficar próximos. Limite seus itens pessoais em uma gaveta (de preferência a última).leve objetos pessoais em excesso para casa. Organize seus pensamentos, tenha apenas uma agenda para anotações, lembretes e separe atividades diárias de projetos de longo prazo. Coloque qualquer trabalho a fazer na superfície da mesa para processamento imediato. O objetivo é a capacidade de encontrar coisas quando precisa delas e ter sempre um local de trabalho limpo. Se tiver uma caixa de saída, limpe-a pelo menos uma vez ao dia. 6 A padronização é importante para uniformizar os processos da instituição, simplifica e evita que um objeto tenha vários nomes. Portanto, é fundamental identificar cada item para facilitar sua localização e manuseio de forma clara e evitando a poluição visual. A falta de organização também faz com que a quantidade de trabalho que se tem a fazer pareça maior do que realmente é. (Odette Pollar) 7

6 SEIKETSU - SENSO DE HIGIENE Quem não cuida de si, não pode prestar serviço de qualidade O conceito chave é saúde: promovendo a higiene no local de trabalho e pessoal. Esse é um senso que também busca a higiene mental: é necessário um bom clima de trabalho, com conforto, segurança e relações saudáveis entre todos os setores da empresa/instituição, para que os cinco sensos possam ser plenamente desenvolvidos. COMO QUE FAZER? Mantenha os três primeiros sensos em mente: Utilização, Organização e Limpeza. Cuide-se: faça exames periódicos e exercícios físicos. Educação alimentar. Estimule a confiança, a amizade e a solidariedade. Melhoria na qualidade de vida, do ambiente, da qualidade e da produtividade do trabalho; Mantém sempre em bom estado de uso pontos críticos como banheiros, copas, corredores, escadas e elevadores; Cumprimento dos procedimentos operacionais; Promove a higiene mental estimulando a constante auto-análise e buscando aperfeiçoamento; Concretiza a gestão participativa; Melhora o entrosamento entre funcionários e gestores; Confirma/reavalia os valores da instituição. IMPORTANTE: TENHA ORGULHO DO QUE FAZ. VALORIZE-SE, SUA PARTICIPAÇÃO É IMPORTANTE NO PROCESSO O QUE É MOTIVAÇÃO? Não é algo que devemos buscar externamente, fora de nós. Estar motivado é um exercício diário. É testar e reformular os nossos planos, idéias, metas, nos conhecer melhor... É sair em busca do que nos impulsiona. Fale com as pessoas e não das pessoas. Faça o seu descarte mental. Tenha plantas no seu ambiente de trabalho e torne o ambiente mais agradável. Estabeleça desafios. Supere-se. Preocupe-se com a imagem que você passa: 10 O Programa 5S é o primeiro passo para projetos mais audaciosos, como a certificação das normas ISO, por exemplo. O ser humano só cresce quando recebe um desafio superior a sua capacidade atual. 11

7 SEISO- SENSO DE LIMPEZA O mais importante é manter limpo e não sujar O conceito chave é higiene: é importante que cada um, após utilizar determinado instrumento de medição, veículo, máquina ou ferramenta deixe-os nas melhores condições de uso possível. Devemos limpar a área de trabalho e também investigar as rotinas que geram sujeira, tentando modificá-las. Todos os agentes que agridem o meio-ambiente podem ser englobados como sujeira (iluminação deficiente, mal cheiro, ruídos, pouca ventilação, poeira, etc). O QUE FAZER? EM TRÊS ETAPAS Limpeza macro Limpeza do ambiente Limpeza local Tratar dos locais de trabalhos e locais específicos Limpeza micro Nos objetos e ferramentas Satisfação das pessoas por trabalharem em ambiente limpo com melhoria de imagem interna e externa do local de trabalho. Bem estar quanto à saúde física e mental com ambiente mais agradável e sadio. Maior controle e segurança sobre o estado equipamentos, ferramentas e máquinas. Elimina e desperdícios, ao se usar materiais e equipamentos da maneira correta. Melhoria e preservação dos equipamentos e maior vida útil. Elimina as causas de sujeira. IMPORTANTE: Cada um é responsável pela limpeza de sua área, postos de trabalho ou sala e, de si MESMO. Material de limpeza deve estar disponível a todos. Estabeleça locais próprios para o lixo e estude a melhor forma de retirá-lo. Combata as FONTES DE SUJEIRA. Meio limpo não existe, conserve limpos mesas, gavetas, armários, e limpe o material usado antes de guardar. Estabeleça horário e rotina para que todos façam suas limpezas durante 3 a 5 minutos diários. Eduque-se para não sujar. Todos devem ser capazes de conhecer completamente o seu trabalho. Elabore listas de verificação de todos os pontos do trabalho que mereçam atenção especial durante a limpeza. 8 A prática do Seiso inclui identificar e corrigir as causas de sujeira, não desperdiçar materiais; não forçar equipamentos; deixar banheiros e outros recintos em ordem após o uso. Agora que você já tirou tudo que era desnecessário e deixou tudo em ordem, é preciso manter assim. Mais importante que limpar é não sujar. 9

8 Ao identificar os excessos e/ou desperdícios, estamos, também, preocupados em identificar "o porquê do excesso" de modo que medidas preventivas possam ser adotadas para evitar que o acúmulo destes excessos volte a ocorrer. VOCÊ PRATICA O 5S? Leia, reflita e responda ao quis abaixo refletindo com que freqüência pratica os preceitos do 5s e confira os resultados no final. Use os seguintes critérios: (1) Quase nunca (2) Às vezes (3) Quase sempre (4) Sempre ( ) Mantenho uma lista atualizada de coisas a fazer usando algum critério de prioridade. ( ) Comparo, ao final do dia, o planejado com o executado. ( ) Estou consciente dos hábitos pessoais que gostaria de mudar. ( ) Anoto todas boas idéias que tenho. ( ) Mantenho somente coisas necessárias no meu local de trabalho. ( ) Pratico hábitos saudáveis para manter minha saúde física e mental. ( ) Sou um indivíduo paciente e persistente em tudo que faço. ( ) Gosto de trabalhar em equipe. ( ) Sou bom ouvinte. ( ) Mantenho minha mesa limpa e organizada. ( ) Sou capaz de perdoar um erro meu. ( ) Sou capaz de perdoar um erro de outra pessoa. ( ) Critico em particular e elogio publicamente. ( ) Coloco-me no lugar do outro. ( ) Sou um criador e propagador da qualidade de vida. TOTAL ( ) AVALIAÇÃO Acima de 50 pontos: Você pode melhorar sozinho, pois é um agente consciente da própria história. Entre 40 e 50 pontos: Você está no caminho certo, mas pode melhorar. Entre 30 e 40 pontos: Você precisa se esforçar um pouco mais. Abaixo de 30 pontos: Você precisa de um 5S radical. CONCLUSÃO Somente quando os integrantes se sentirem orgulhosos por terem construído um local de trabalho digno e se dispuserem a melhorá -lo continuamente ter-se-á compreendido a verdadeira essência dos 5S