PRODUTOS DO COMPONENTE Modelo de Gestão Organizacional Formulado e Regulamentado

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1 PRODUTOS DO COMPONENTE Modelo de Gestão Organizacional Formulado e Regulamentado A estruturação do atual modelo de gestão, caracterizou-se pela necessidade de alinhar permanentemente os órgãos às diretrizes e orientações estratégicas emanadas do Governo. Esse alinhamento envolve desde o arcabouço legal normativo, a compatibilização de processos e instrumentos gerenciais, até a modelagem da arquitetura organizacional dos órgãos e entidades do Poder Executivo, entretanto, faz-se necessário a definição de diretrizes e orientações estratégicas (modelo de gestão organizacional), de metodologias e parâmetros para a adoção de novos arranjos institucionais e de modernos instrumentos de gestão, que fortaleçam os papéis do planejamento, da formulação, da execução e do monitoramento das políticas públicas e conseqüentemente o alcance da efetividade dos programas de governo. Instituir um modelo de gestão organizacional para o Poder Executivo, que estabeleça para a administração pública estadual normas gerais e orientações estratégicas a serem observadas quanto ao papel do Estado e sua forma de atuação, ou seja, que defina até onde o Estado deve atuar (público vs. privado), quais as áreas estratégicas e como atuar (sob a forma centralizada e descentralizada, concentrada e desconcentrada, de parcerias, terceirizada, contratualizada etc.). Estruturar um sistema integrado de gestão organizacional envolvendo o órgão central e os órgãos setoriais, através de uma rede organizacional para suporte técnico e normativo nos órgãos e entidades do Poder Executivo, que 1

2 possibilite a administração atuar, de forma estruturada, consistente e ágil, na modernização da gestão pública estadual; Estabelecer diretrizes específicas, metodologia e parâmetros para dar suporte normativo na criação de órgãos e entidades e na realização de modelagens organizacionais. 1. Avaliação situacional do atual modelo de gestão; 2. Formulação e regulamentação do marco legal do novo modelo de gestão organizacional por Decreto do Chefe do Poder Executivo; 3. Estabelecimento de diretrizes, metodologia e parâmetros do modelo de gestão organizacional; 4. Encaminhamento de projeto de lei à Assembléia Legislativa do Estado para aprovação do marco legal do modelo de gestão organizacional; 5. Estruturação do sistema de gestão organizacional no órgão central e nos órgãos setoriais (criação da rede de suporte técnico e normativo); Início: 2008 Término: 2009 Meta: Modelo de gestão organizacional formulado e regulamentado em até 24 meses. Indicador de Avaliação: Ato de regulamentação publicado Estruturas Organizacionais Avaliadas e Proposições de Melhoria Formuladas e Encaminhadas ao Legislativo para Aprovação A realização de uma ação dessa natureza passa necessariamente pelo estabelecimento de diretrizes, pela criação de uma metodologia de modelagem organizacional, pela definição de parâmetros e critérios, calcados em uma rede de 2

3 suporte técnico e normativo (órgãos central e setoriais) e pela assistência de consultores externos, tudo isso fundamentado em um modelo de gestão organizacional já regulamentado. Esse conjunto de instrumentos técnicos, legais e normativos é que possibilitará a viabilidade técnica para avaliar as estruturas organizacionais e formular proposições de melhorias de fundamental importância para o Poder Executivo. Fazer a reavaliação situacional das estruturas orgânicas dos órgãos e entidades do Poder Executivo, por área de atuação, observando o alinhamento estratégico e operacional, o arcabouço legal e normativo e os macros processos de trabalho; Proceder às modelagens organizacionais, de acordo com a prioridade estabelecida, redesenhando modelos customizados, alinhados e funcionais, que permitam uma atuação mais efetiva no atendimento às demandas sociais e institucionais; Implementar os novos modelos organizacionais, em sua plenitude, inclusive com regimento interno, fazendo o acompanhamento e avaliação contínua e sistemática, propondo, se for o caso, as correções das incompatibilidades e distorções detectadas durante essa fase; Realizar a avaliação final da implementação dos novos modelos organizacionais, certificando o órgão, pela Secretaria de Administração, da perfeita implementação e funcionamento do novo modelo. 1. Diagnóstico situacional do órgão ou entidade, de acordo com a prioridade definida pela alta administração; 3

4 2. Alinhamento estratégico do órgão com a respectiva área de vinculação e com os demais órgãos do estado; 3. Análise dos macros processos e respectivas etapas dos órgãos e entidades; 4. Elaboração da proposta de arquitetura organizacional; 5. Encaminhamento do projeto de lei à apreciação da Assembléia Legislativa do Estado; 6. Implantação da estrutura organizacional, inclusive com regimento interno; 7. Avaliação da estrutura organizacional. Início: 2008 Término: 2010 Meta: 50% das estruturas organizacionais reformuladas em 42 meses. Indicador de Avaliação: Mensagem de encaminhamento ao legislativo para aprovação Marcos Regulatórios de Publicização, Terceirização, Concessão e Parceria Público Privada elaborados e encaminhados ao legislativo para aprovação Nas últimas décadas, especialmente na de 90, com a redefinição do tamanho e papel do Estado nas relações público/privado, ficou caracterizado que caberia ao Poder Público, em qualquer das esferas de governo, seja federal, estadual ou municipal, o papel de promotor, indutor e regulador do desenvolvimento econômico e social, e o responsável por aquelas atividades exclusivas de Estado, ficando para a iniciativa privada a atividade empresarial e a participação nas ações não-exclusivas do poder público. Essa redefinição trouxe para o Poder Público uma responsabilidade ainda maior, pois a partir daí teria que atuar, nas atividades exclusivas justiça, segurança pública, meio-ambiente etc. com mais competência e efetividade, para que os resultados para a sociedade fossem concretizados com resolutividade. Com isso, aquelas atividades que o 4

5 Poder Público vinha também exercitando, e que cabe primordialmente à exploração da iniciativa privada, deveria ser transferida para a exploração desta, ou, quando não possível em sua totalidade, participar e/ou atuar concorrencialmente com o poder público, como no caso da educação, saúde, etc. Para que isso aconteça participação da atividade privada em serviços não exclusivos e exploração de outros mediante parcerias, terceirização, concessão etc., o Poder Público Estadual deve estar preparado técnico e institucionalmente, com a definição clara das regras do jogo para os parceiros interessados. Essas regras devem fazer parte do que chamamos de marco regulatório, que nada mais é do que o regulamento que deve ser seguido pelos interessados no caso das parcerias público-privado, da terceirização de serviços, da publicização e da concessão. Instituir e/ou revisar, no âmbito do Poder Executivo marcos regulatórios, de modo que estabeleça para a administração pública estadual normas gerais e específicas, orientações e procedimentos a serem observados pelos parceiros que contratem ou venham a contratar com o Estado, para a execução de obras ou exploração de serviços ofertados pelo Poder Público Estadual. 1. Levantar a legislação existente; 2. Definir junto aos dirigentes diretrizes para elaboração dos marcos; 3. Encaminhar projeto de lei à consideração da Assembléia Legislativa do Estado; 4. Divulgar marcos regulatórios. Início: 2009 Término:

6 Meta: Marcos Regulatórios encaminhados ao Legislativo em 37 meses. Indicadores de Avaliação: Nº de Marcos Regulatórios encaminhados ao Legislativo/total de Marcos Regulatórios elaborados Sistemática de Gestão da Memória Administrativa Formulada e Implementada A imagem das organizações, aliada à capacidade de gestão, está diretamente ligada à capacidade de sistematização das informações decorrentes dos fatos, processos e estruturas organizacionais que marcam a trajetória do seu ciclo de vida. O registro deste histórico resgata a imagem institucional, a identidade corporativa, dando suporte às ações de gestão administrativa e técnica, registrando a memória administrativa de cada organização. Diagnosticar a situação das informações organizacionais, documentos, arquitetura de bancos de dados e gerenciamento das informações, proporcionando o resgate e a difusão da memória das organizações; Estruturar as informações que dão suporte às atividades dos órgãos públicos; Buscar a gestão do conhecimento acumulado e fontes de referência de informações organizacionais. 1. Levantamento e definição dos tipos de informações que comporão a memória; 2. Definir modelo e metodologia para a gestão da memória; 3. Definir forma de armazenamento/organização e disponibilização das informações da memória. Início: 2009 Término:

7 Meta: 50% dos órgãos com as informações mapeadas e sistematizadas em 18 meses. Indicador de Avaliação:Variação ano atual/ano anterior do nº. de órgãos com registro de dados atualizados sob mudança de denominação, fusões e desmembramentos, alterações de estrutura em geral Processos de Logística Reformulados e Regulamentados A evolução das organizações em termos de modelos estruturais e tecnológicos, tendo as mudanças e o conhecimento como novos paradigmas, tem exigido uma nova postura nos estilos gerenciais. Além disso, temos convicção de que o grande desafio vem sendo a capacidade e a competência diária que os gestores enfrentam para se adaptarem e levarem a todos os níveis hierárquicos e funcionais a incorporação de novos modelos, métodos, técnicas, instrumentos, atitudes e comportamentos necessários a mudanças, inovações e à sobrevivência sadia dos órgãos estaduais. A ênfase na gestão vem da necessidade de aperfeiçoar continuamente os processos pelo aprendizado e inovação permanente. Novos métodos de gestão, novas ferramentas de apoio, novos sistemas de informação, tudo isso representa o esforço por aperfeiçoar a gestão e, conseqüentemente, a redução dos custos de manutenção da máquina administrativa estadual. Reformular os processos referentes à Cadeia de Suprimentos, Serviços Logísticos e Patrimônio de modo a fornecer aos gestores uma ferramenta que os municie de informações para a tomada de decisão, ajudando-os a atuar de forma pró-ativa e a reduzir os custos com a manutenção da máquina administrativa estadual; 7

8 Estruturar a área de Material de modo que as atividades de aquisição, movimentação, armazenagem e distribuição de material possam ser executadas de forma integrada e harmoniosa tornando-se uma cadeia logística, de modo a obter-se um melhor uso dos recursos; Estruturar a área de Patrimônio mobiliário e imobiliário de modo a torná-la mais eficiente, onde a destinação dos bens possa ser voltada para busca do benefício da função social do Estado; Estruturar a área de Serviços de modo a otimizar a utilização dos recursos financeiros nas contratações do Estado. 1. Levantar as atividades e normas existentes e desenhar os atuais fluxos dos processos; 2. Analisar os fluxos atuais e as variáveis que influenciam; 3. Identificar soluções, definir funcionalidades e redesenhar processos; 4. Definir indicadores de desempenho; 5. Elaborar manual de procedimentos (regulamentar). Início: 2009 Término: 2010 Meta: Processos da cadeia de suprimentos, serviços logísticos e patrimônio reformulados e regulamentados em 18 meses. Indicador de Avaliação: Ato de regulamentação publicado 8

9 3.6 - Processos de Logística Implementados Os processos da Cadeia de Suprimentos, Serviços e Patrimônio que foram redesenhados e regulamentados precisam ser implementados para que se possam alcançar os resultados esperados, ou seja, a correta execução dos fluxos, que passarão a ser feito de forma lógica. Isso significa dizer que serão trocadas incertezas por informações que permitirão, através de um processo bem coordenado, minimizar os recursos necessários para a realização das atividades, sem perda de qualidade no atendimento ao cliente final. Objetivo Possibilitar que os fluxos de Material, Serviços e Patrimônio sejam feitos de forma harmoniosa e integrada, com vistas a eficiência e eficácia dos processos e melhor utilização dos recursos disponíveis. Implementar procedimento dos novos processos nos órgãos e entidades da Administração Pública. Início: 2009 Término: 2010 Meta: Processos da Cadeia de Suprimento, Serviços Logísticos e Patrimônio Imobiliário implementados nos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, em 36 (trinta e seis) meses. Indicador de Avaliação: Variação ano atual / ano anterior do gasto médio das aquisições e contratações. 9

10 3.7 - Processo Auditorial de Controle Interno Direcionado às Demandas do Controle Externo Redesenhado e Aperfeiçoado Necessidade de viabilizar a concretização do compromisso do Governo do Estado em promover a melhoria da qualidade dos gastos públicos, mediante a correta aplicação dos recursos públicos, na busca de uma gestão eficiente, eficaz e efetiva. Implementar a integração entre controle Interno e Controle Externo, desenvolvendo mecanismos que facilitem as ações de controle para que se atinja melhores resultados na aplicação dos recursos públicos. 1. Levantar e definir procedimentos de trabalho do Controle Interno e interfaces com o Controle Externo; 2. Definir dados necessários controle; 3. Definir as funcionalidades do sistema informatizado para o Controle Interno e Controle Externo; 4. Elaborar plano de ação conjunta. Início: 2009 Término: 2010 Meta: Processo auditorial do Controle Interno redesenhado e aperfeiçoado em 12 meses. Indicadores de Avaliação: Processo auditorial de Controle Interno redesenhado. 10

11 3.8 - Processo Auditorial de Controle Interno Direcionado às Demandas do Controle Externo Implementado Necessidade de viabilizar a concretização do compromisso do Governo do Estado em promover a melhoria da qualidade dos gastos públicos, mediante a correta aplicação dos recursos públicos, na busca de uma gestão eficiente, eficaz e efetiva. Implementar a integração entre controle Interno e Controle Externo, desenvolvendo mecanismos que facilitem as ações de controle para que se atinja melhores resultados na aplicação dos recursos públicos. 1. Implantar novos procedimentos de integração; 2. Emitir relatórios de auditoria com insumos do Controle Interno e Externo; Início: 2009 Término: 2010 Meta: Processos auditorial implementado em 12 meses. Indicadores de Avaliação: Número de recomendações do Controle Externo cumpridas, verificadas pelo Controle Interno/Total de recomendações do Controle Externo. 11

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