MÓDULO 16 Programa 5S da Qualidade

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1 MÓDULO 16 Programa 5S da Qualidade Desenvolvido no Japão, pós Segunda Guerra Mundial, o Programa 5S (conhecido também como Housekeeping) era um método utilizado pelos pais para ensinar a seus filhos os princípios educacionais que levarão até a fase adulta. Mas apesar de ter sido idealizado para difundir princípios educacionais, o Programa 5s é uma importante ferramenta para a implantação e a consolidação da Gestão da Qualidade Total, pois se trata de um ciclo, onde as ações sempre estão se renovando devido a constante busca pela qualidade. Mesmo tendo surgido no extremo oriente do planeta, a sua essência percorre o mundo e está presente em qualquer nação, sociedade, família ou pessoa que tenha bons hábitos, que zele pela higiene, pela segurança, pelo bem-estar e tenha sensatez e respeito para com o próximo. O Programa 5S, sob o ponto de vista do trabalho, é um método voltado para administrar mudanças comportamentais na organização, fundamentado no envolvimento e consciência das pessoas, que através das suas ações cria um ambiente propício para uma melhor qualidade de vida pessoal e profissional. O termo 5S refere-se a cinco palavras em japonês que começam com a letra S e sintetizam as cinco etapas do programa, mas em português a expressão que melhor traduz a letra S é senso, que segundo Aurélio Buarque de Holanda significa faculdade de apreciar, julgar e entender. As palavras japonesas que deram origem ao Programa 5S são: seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. Que ao serem traduzidas para o português se tornaram, respectivamente, os sensos: de utilização, de ordenação, de limpeza, de saúde e de autodisciplina SEIRI Senso de utilização Aplicar o senso de utilização significa utilizar os recursos disponíveis com bom senso e equilíbrio, evitando desperdício, ociosidade e carência. Ou seja, manter em um ambiente, somente aqueles recursos que são necessários para desempenhar as ações em vista. É comum nesta primeira fase do Programa 5S a organização criar frases curtas e esclarecedoras para expressar o conceito de utilização, o que proporciona uma rápida absorção pelos funcionários.

2 Eis alguns modelos de frases muito típicas para comunicar o senso de utilização através de cartazes: Use somente o necessário no trabalho ; Combata o desperdício. Adquirir e praticar o senso de utilização propicia, tanto à empresa quanto aos empregados, benefícios a curto, médio e longo prazo, como: disponibilização de espaço, reciclagem de recursos, realocação de pessoas e máquinas que não estão desenvolvendo plenamente, combate o excesso de burocracia e minimização de custos. O combate ao desperdício é o foco desse primeiro senso, pois as organizações controlam muito bem aquilo que conseguem visualizar através de relatórios e que representativos, mas quando se trata de quantias ou percentuais insignificantes costumam desprezar. Isso acaba implicando em gastos que se somados podem representar muito mais do que o maior gasto controlado. Um exemplo pode ser encontrado no próprio fluxo de caixa. Algumas contas como: fornecedores, custos com produção/comercialização, folha de pagamento, etc. são constantemente monitoradas, porém, contas menos expressivas, como: material de expediente, transporte, tarifas de conta-corrente, etc, são, usualmente, desprezadas. Ou seja, as empresas podem estar os seus lucros pelo ralo. O esquema exibido a seguir pode ser útil para auxiliar a classificar os objetos e dados necessários e os desnecessários para a execução de algumas tarefas. Essa classificação é o primeiro passo para a aplicação do senso de utilização SEITON Senso de ordenação A ordem facilita a posterior utilização, diminuindo o tempo de busca. A proximidade entre os sensos de utilização e de ordenação é tal que no Japão é feita uma referência ao seiri/seiton, representando um único conceito. Não há uma linha divisória clara entre eles porque ambos se completam nos seus princípios. Na versão brasileira se achou melhor a distinção entre eles para dar maior ênfase a

3 cada um deles, o que também facilita o aprendizado, até porque a ordenação dos itens segue, naturalmente, a seleção do que é necessário e desnecessário. O senso de ordenação tem como filosofia disponibilizar os recursos de forma sistemática através de um sistema de comunicação visual objetivo que possibilite o rápido acesso quando for preciso, evitando a perda de tempo. Para esse sistema de comunicação, a ordem é utilizar frases do tipo: Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar ; Após usar, guarde onde você achou ; Você tem 30 segundos para achar o que precisa. Porém, são necessárias a padronização e a criação de referências visuais, marcando o lugar exato de cada coisa, para que a prática da ordenação se torne um hábito entre os funcionários. Só a exortação por meio de discursos e frases de efeito não causará o incentivo que se pretende. Os benefícios proporcionados pela ordenação são: a economia de tempo; a melhoria do fluxo de materiais e de pessoas; a diminuição de stress ocasionado por buscas mal sucedidas; a otimização dos movimentos, evitando desgastes de equipamentos e cansaço físico; etc. Para se praticar a ordenação são necessárias algumas ações, como: Otimizar o lay-out para facilitar os fluxos; Dispor todos os itens necessários de acordo com a freqüência de seu uso; Identificar recursos e locais por meio de rótulos, embalagens ou cores vivas de forma bem visível; Padronizar os termos importantes para uma comunicação fácil; Expor visualmente todos os pontos críticos, perigosos e onde se requer atenção especial; Guardar os objetos semelhantes em locais próximos SEISO Senso de limpeza Aplicar o senso de limpeza, após descartar o que é desnecessário e ordenar o que restou, significa ter esmero com as coisas e com o espaço físico, praticar a limpeza de forma habitual e rotineira, melhorar a aparência e o estado de conservação das coisas, além de não deixar sujar. Um item muito importante para ser discutido nessa etapa do programa é o estado de limpeza e conservação de banheiros e áreas destinadas à limpeza e higienização. Esses ambientes impactam diretamente na qualidade de vida dos funcionários e na produção e se estiverem à disposição do uso dos clientes, como o caso dos banheiros, deve-se ter uma atenção especial. Ironicamente, algumas empresas, querendo impressionar, exageram na construção de banheiros luxuosos para seus clientes e empregados. Isso pode causar um efeito reverso de satisfação, dependendo do ambiente. Como nas duas fases anteriores, a empresa utilizar frases para motivar seus empregados a praticar o senso de limpeza. Alguns exemplos são: Jogue limpo ; Ser limpo é estar limpo ; Para limpar, comece não sujando ; Manter o ambiente e a si mesmo limpos, acarreta um sentimento de bemestar, o que importante para se iniciar qualquer atividade, além de transmitir

4 excelência aos clientes. Quanto às máquinas e aos equipamentos devem estar sempre limpos e com a manutenção em dia para evitar acidentes ou desgaste exagerado. Algumas ações devem ser implementadas para assegurar que o senso de limpeza seja praticado, como: Definir responsáveis por setores e estabelecer um rodízio. Treinar todos os operários para executarem a manutenção em suas máquinas, dessa forma eles serão capazes de conhecê-las completamente e criar calendário para inspeções detalhadas. Elaborar, junto aos operadores, listas de verificação de todos os itens dos equipamentos que mereçam atenção durante as inspeções. Distribuir recipientes para coleta de lixo em todas as áreas. Criar áreas como modelo de limpeza e que estejam localizadas em ambientes de ampla circulação, para que todos comprem a idéia e se motivem SEIKETSU Senso de saúde Nessa fase do programa a atenção é focalizada na criação, pela empresa, de condições favoráveis à saúde física e mental de seus empregados, para proporcionar um ambiente saudável, livre de poluição e com boas condições sanitárias nas áreas que são comuns, como: lavatórios, banheiros, cozinha, restaurante, etc. Portanto, empresas excelentes requerem empregados com um senso de saúde. Não adianta medicar os empregados ou licenciá-los quando ficam doentes, pois, agindo assim não lhes será garantida a saúde. No Programa 5S, a prática do senso de saúde requer, impreterivelmente, que os três sensos anteriores tenham sido alcançados com êxito, e que sejam tomadas providências, de forma rotineira e habitual, no que diz respeito a higiene, segurança no trabalho e saúde pessoal. As frases que são muito utilizadas para motivar os funcionários para o senso de saúde por mais que seja uma iniciativa da administração são: Mantenha um ambiente limpo, agradável e seguro ; Trabalhe com segurança ; Esteja atento às condições de saúde e segurança ; Esporte = Saúde, Saúde = Vida, logo: Esporte = Vida. Pratique esportes. O benefício referente ao senso de saúde é evidente, já que o objetivo é, não fugindo do espírito capitalista, preservar a vida para que o empregado consiga transformar sua energia física e mental em bens e serviços. Pois, cada dia não trabalhado ou trabalhado sem energia e entusiasmo, produz perdas financeiras à empresa. A organização pode incentivar o senso de saúde através das seguintes ações: Garantir que os sensos de utilização, ordenação e limpeza sejam aplicados; Mapear e eliminar as situações inseguras; Manter condições ideais de higiene nos banheiros e áreas comuns; Garantir alimentações saudáveis e balanceadas; Difundir material sobre saúde; Incentivar a prática de esportes;

5 Promover atividades que visem a restauração do equilíbrio mental e emocional dos empregados SHITSUKE Senso de autodisciplina O senso de autodisciplina busca ter todas as pessoas comprometidas com as normas técnicas e condutas éticas, com o objetivo de proporcionar a melhoraria contínua ao nível pessoal e profissional. A obediência aos sensos anteriores deve ser um hábito adquirido. Quando a autodisciplina é atingida a responsabilidade de seguir estes princípios no trabalho e no lar, passa a ser desempenhada sem cobrança. A prática deste senso está intimamente relacionada à observação e à avaliação da rotina que foi estabelecida durante a implantação dos sensos de utilização, ordenação, limpeza e saúde. Algumas frases que podem ser utilizadas nesse senso: Cumpras as normas e seja ético ; Pratique os 5S ; Melhore sempre. O êxito na implantação desse senso influi positivamente para a melhoria contínua da qualidade, através da consolidação dos conceitos analisados e praticados no Programa 5 S. A autodisciplina pode ser estimulada a partir de algumas ações, como: Ter padrões simples; Conscientizar a todos da importância da autodisciplina, inclusive no lar; Lançar desafios de acordo com as habilidades; Ter paciência e perseverança com a educação para a autodisciplina; Compartilhar missão, visão e princípios que direcionam e regem a organização.

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