Controle de verbas publicitárias com o uso do software Publimanager

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1 Controle de verbas publicitárias com o uso do software Publimanager M&R Informática Ltda. Rua Bruno Veloso, 603/ Recife,PE T (81) E ricardo@publi.com.br

2 Conteúdo Introdução 2 Objetivo 2 Requisitos 2 Cadastros 3 Cadastro de cliente 3 Informações padrão para a Mídia 3 Informações para o relatório financeiro 3 Cadastro de fornecedores 4 Informações para a Mídia. 4 Atendimento 5 Introdução 5 Operacionalização 5 Nome da Campanha 5 Emissão do relatório 5 O relatório 6 Documentos relacionados 6 Mídia 8 Impressão de Planos de mídia 8 Data de emissão 8 Nome fantasia 8 Numero da planilha 8 Razão social do veiculo ou de quem for emitir a NF contra o governo 8 Data de vencimento 8 Desconto contratual 8 Verbas Projetadas 9 Veiculação canceladas ou substituídas 9 Produção 10 Orçamentos 10 Verbas Projetadas 10 Financeiro 11 Faturamento 11 Final 12 mrdigital 12 Núcleo Especial de Comunicação 12 Controle de verbas publicitárias com o uso do software Publimanager 1

3 Introdução Objetivo Este documento tem como finalidade instruir as agências em relação a configuração e operação do sistema Publi para atender as necessidades de controle da verba dos contratos de publicidade mantidos com o Governo do Estado de Pernambuco(cliente) e padronizar a emissão dos documentos enviados ao cliente, tais como OCs - APs - Processo de Faturamento. Além disto, este manual busca padronizar a emissão dos documentos enviados ao cliente. Elaborado de forma a informar, por setor da agência, as configurações necessárias para que os documentos e relatórios sejam emitidos de forma condizente com as necessidades do cliente. Requisitos Os requisitos abaixo são necessários para a configuração e emissão dos relatórios e documentos. Software Publimanager ou Publiexpress, versão de 01/10/2009 ou superior Software Microsoft Excel (preferível versão 2007) Banco de dados do Publimanager (lado servidor) com Mysql ou SQLServer. Instalação e configuração dos scripts (programas) desenvolvidos especificamente a pedido do cliente. Controle de verbas publicitárias com o uso do software Publimanager 2

4 Cadastros Cadastro de cliente Cada contrato firmado com o cliente corresponde a um cadastro de cliente dentro do sistema Publi. Assim, no campo Nome deve constar o nome do órgão, no caso de contratos com a Administração indireta (Ex: Detran, Compesa etc...) e SEI Secretaria de Imprensa, no caso da Administração direta, em ambos os casos acrescido do número do contrato seguido de uma letra para cada renovação do contrato, quando houver. Exemplo: SECRETARIA DE IMPRENSA 0028/09A. Também são necessárias as seguintes configurações: Informações padrão para a Mídia No cadastro de clientes, na aba Condições, sub-aba Planos de Mídia, deve constar o comando de metasubstituição como mostrado abaixo. Ele que fará com que seja impresso no campo observação das APs a Razão social do terceiro contratado, que irá emitir a Nota Fiscal contra o cliente. RAZÃO SOCIAL: #UPPER(IIF(LEFORNECEDOR(IIF(PI- >COD_REPRES<>0,PI->COD_REPRES,PI- >COD_VEICUL)),FOR->RAZAO_SOC,""))# Informações para o relatório financeiro No cadastro de clientes, na aba Diversos, sub-aba Rateios informar os dados do contrato, seguindo a seguinte estrutura: Primeira linha : O número do contrato Segunda linha: Data inicial do contrato Terceira linha : Data final do contrato Quarta linha : R$ seguido do valor da verba Quinta linha : Observação As linhas seguintes, se existirem, serão desconsideradas para a emissão do relatório. Controle de verbas publicitárias com o uso do software Publimanager 3

5 Informações para Mídia e Produção Informar na aba Opções o percentual de desconto dados no planos de mídia e o percentual de desconto dado sobre a tabela de preços. Cadastro de fornecedores O cadastro de fornecedores, em alguns casos também necessita uma configuração específica Informações para a Mídia. Os fornecedores substitutos, que é o caso de comunicadores/locutores ou representantes de veículos, devem ser cadastrados com o tipo específico REPRESENTANTE. Controle de verbas publicitárias com o uso do software Publimanager 4

6 Atendimento Introdução O atendimento é peça importantíssima dentro de todo este processo pois, além de ser o elo de ligação cliente-agência, é através dele que os trabalhos são encaminhados aos demais setores da agência. Suas informações precisam ser corretas e precisas para evitar o retrabalho nos demais departamentos. O atendimento é o responsável então por: Emitir e enviar o relatório de acompanhamento de verba ao Núcleo Especial de Comunicação do Governo. Revisar e conferir os dados apresentados no relatório antes da remessa deste ao Governo. Operacionalização Alguns cuidados a serem tomados na elaboração do PIT Nome da Campanha Nomes genéricos como Institucional ou Educativa não poderão ser usados como nome de campanha, muito menos espécie de peças como Banners Secretaria da Justiça ou Planos de mídia de rádio. O nome da campanha tem que ser o nome do programa ou iniciativa do Governo. Em caso de dúvidas, entrar em contato com o Núcleo Especial de Comunicação do Governo. No Publi, o campo CAMPANHA do PIT deverá sempre conter o nome da campanha geral, por exemplo Governo Presente. No campo TÍTULO deverá constar o nome da sub-divisão da campanha (ou sub-campanha), por exemplo Peixinhos. Emissão do relatório Mensalmente, até o dia 05 (cinco) de cada mês, o atendimento deverá encaminhar ao Núcleo Especial de Comunicação do Governo, o relatório contendo o acompanhamento da verba, elaborado em layout específico e padronizado para todas as agências. Independente deste prazo, o relatório poderá ser solicitado a qualquer tempo, sendo importante que o atendimento mantenha os dados sempre o mais atualizado possível. Controle de verbas publicitárias com o uso do software Publimanager 5

7 Para emitir o relatório, (depois da instalação dos scripts citados no item requisitos e das configurações acima), basta selecionar o menu, Relatórios, Personalizados, Relatório do Governo Em seguida, selecione o cliente e contrato para o qual deseja o relatório e aguarde a finalização do mesmo. O relatório O relatório é emitido em um arquivo do MS Excel, contendo quatro planilhas. (Resumo, APs,OCs e PPs) As planilhas APs, OCs e PPs, são planilhas que descrevem documento por documento que compõem os valores de investimentos totalizados na planilha resumo. Ou seja, a planilha resumo traz os valores de forma sintética e as demais de forma analítica. de terceiros listados nas OCs. A planilha PPs, simplesmente relaciona os PPs emitidos para os fornecedores. Os valores da planilha de PP não são considerados na planilhas resumo uma vez seus custos já estão incluídos nos valores Documentos relacionados A planilha resumo, demonstra os dados oriundos da mídia, produção e financeiro. São relacionados nas planilhas documento (APs,Ocs e PPs) com as seguintes situações: Aprovados : São os documentos com a situação A (Aprovados no publi). Tratam-se de documentos cuja a veiculação ou produção já estão aprovados pelo cliente, mas que ainda não foram faturados. Faturados e não recebidos: São documento cuja a fatura já foi emitida, portanto com a situação F (Faturado no Publi), porém ainda não foi dado baixa dos mesmos no contas a receber. Faturados e recebidos: São os documentos com a situação F (Faturado no Publi), e que já foram baixados no contas a receber. Controle de verbas publicitárias com o uso do software Publimanager 6

8 Projetado: São os documentos cujo valor refere-se a uma verba reservada para um tipo específico de trabalho a ser realizado (testemunhais, legais,etc.), sobre os quais ainda não se sabe o fornecedor, valor, etc. No Publi, as APs e OCs deverão estar na situação P - Aprovado mas não faturar - para aparecerem como Projetado. A verba constante na célula E29 tem origem no cadastro do cliente, na aba de rateios do cadastro do cliente. Os valores em azul são links para os registros analíticos nas planilhas de APs e OCs. Quando clicados mostrarão os registros e valores que os compõem. Controle de verbas publicitárias com o uso do software Publimanager 7

9 Mídia Impressão de Planos de mídia Na impressão do plano de mídia, aconselhamos criar uma configuração especifica para os planos do Governo com as opções assinaladas como na tela abaixo: Data de emissão O data de emissão da planilha não deve estar marcado para que o mesmo não apareça na impressão da planilha. Nome fantasia O nome fantasia do veículo onde ocorrerá a veiculação deverá constar na parte de cima da planilha. Numero da planilha A opção número da planilha deve estar marcada para que este numero apareça junto ao número do plano Razão social do veiculo ou de quem for emitir a NF contra o governo A Razão Social de quem for emitir a NF contra o cliente deverá constar na observação da AP. Para que saia a Razão Social de outro fornecedor como o emissor da NF, basta, ao criar a planilha, selecionar este fornecedor (que pode ser um representante, um locutor,etc.) no campo representante. O meta-script colocado no cadastro do cliente já ira colocar a Razão Social do veiculo se não houver representante ou a razão social do representante se este campo estiver completo. ATENÇÃO: Agências que tem, no cadastro de seus veículos, o representante informado (Pereira de Souza,etc.) devem redobrar a atenção pois esta informação vai ser enviada de forma automática para as planilhas e consequentemente às APs. Data de vencimento O Campo Prazo Pagto das planilhas devem ser preenchidos com a data de vencimento para o veículo e não com o prazo de pagamento (15DFM, 10DFQ, etc.) Desconto contratual Todas as planilhas devem demonstrar o valor correspondente ao desconto contratual. Controle de verbas publicitárias com o uso do software Publimanager 8

10 Verbas Projetadas Alguns contratos assinados exigem uma reserva técnica ou comprometimento de parte da verba para produções ou veiculações que se pretende ao longo do contrato, Ex: Informativo Regular do Governo - PE AGORA - Divulgação da Rota da Campanha Pernambuco conhece Pernambuco - etc.. Deve-se lançar na verba projetada todas as ações que se pretende realizar ao longo do contrato, de forma que se tenha uma visão realista do comprometimento da verba. A instrução é para seja criado um plano de mídia com uma planilha para cada mês contendo 1/n da verba, sendo n o número de meses do contrato. As planilhas deste plano devem ficar com o situação P (Aprovado mas não faturar no Publi). O valor destas planilhas constarão no relatório de aplicação de verba como verba projetada. Ao criar uma planilha de veiculação que será lastreada pela verba projetada, o valor da verba da planilha do mês deverá ser reajustada. Veiculação canceladas ou substituídas As planilhas de veiculação que geraram PIs e posteriormente foram canceladas e/ou substituídas por outras devem ter sua situação alterada para Suspenso ou Cancelada evitando que seu valor seja abatido da verba indevidamente, ou gerando duplicidade com a planilha substituta. Controle de verbas publicitárias com o uso do software Publimanager 9

11 Produção Orçamentos Ao emitir uma OC para encaminhar ao cliente, a produção deve atentar para os seguintes detalhes: As OCs de produção devem conter no mínimo 03(três) opções de fornecedores em uma única OC. Não serão aceitos orçamentos através de planilhas em Excel ou Documentos Word, somente OCs gerados no Publi, garantindo a veracidade dos valores apresentados nos relatórios de acompanhamento de verba. Em um único orçamento por peça, deverão constar os custos internos de produção (criação, finalização) com a descrição e valor conforme a tabela do sindicato em conjunto com o custo de produção (impressão, produção) e os descontos contratuais previstos. Custos de produção complementares (fotografias, ilustração,etc.) deverão ser enviados com uma OC para cada fornecedor envolvido no processo. Colocar nas OCs a data de vencimento e não o prazo (15DFM, 1DFQ,etc.) Se a peça sofrer veiculação de mídia (TV, Anuncio, Outdoor) não deve possuir honorários de produção. Verbas Projetadas Alguns contratos assinados exigem uma reserva técnica ou comprometimento de parte da verba para produções que se pretende ao longo do contrato, Ex: Informativo Regular do Governo - PE AGORA - Divulgação da Rota da Campanha Pernambuco conhece Pernambuco - etc.. Deve-se lançar na verba projetada todas as ações que se pretende realizar ao longo do contrato, de forma que se tenha uma visão realista do comprometimento da verba. A instrução é para seja criado uma OC para cada mês contendo 1/n da verba, sendo n o número de meses do contrato. Estas OCs devem ficar com o situação P (Aprovado mas não faturar no Publi). O valor destas OCs constarão no relatório de aplicação de verba como verba projetada. Ao criar uma OC que será lastreada pela verba projetada, o valor da verba da OC do mês deverá ser reajustada. Controle de verbas publicitárias com o uso do software Publimanager 10

12 Financeiro Faturamento Ao emitir uma NF contra o cliente deve-se observar as seguintes questões: Vencimento : Devem respeitar os vencimentos constantes nas APs e OCs Número da nota fiscal do fornecedor: Nas notas fiscais emitidas contra o cliente, se houver serviço de terceiros, deverá constar além do nome do fornecedor, o número da NF do mesmo. Número do contrato: No corpo da NF da agência deverá constar o número do contrato com o Governo. A inclusão do comando #PRGEVAL( NFE-CONTRATO )# no campo descrição do relatório de emissão de RPs, em conjunto com os scripts que instalamos, irá incluir o numero do contrato automaticamente. Notas fiscais separadas: A agência deverá emitir uma NF contra o cliente relativo a cada documento, ou seja, cada AP/PI de mídia vai em uma NF, assim como cada OC corresponde a uma NF. Isto evitará que o atraso na entrega da documentação por um fornecedor atrase o pagamento dos demais. Controle de verbas publicitárias com o uso do software Publimanager 11

13 Final Este manual foi elaborado pela mrdigital em conjunto com o Núcleo Especial de Comunicação do Governo. Uma copia deste estará disponível no formato PDF em mrdigital Pedro Diniz ou Ricardo Amaral (81) Núcleo Especial de Comunicação Flávia Lemos ou Ricardo Braga (81) Controle de verbas publicitárias com o uso do software Publimanager 12