Instruções de Uso do sistema Sirc-Cartório

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1 Instruções de Uso do sistema Sirc-Cartório

2 Pré-condição: Sistema instalado e configurado na estação de trabalho, conforme manual de instalação. Desta forma, haverá cadastrado no sistema um usuário administrador do sistema, um cartório e ao menos um usuário de operação do aplicativo. Instruções de Uso 1) Autenticação e troca de senha CPF Número do CPF do usuário cadastrado no sistema. Tipo de Usuário Selecionar opção de usuário normal (com acesso de cadastramento e manutenção de registro civil) ou usuário administrador (para acesso as funções de administração do sistema, como cadastrar outros cartórios ou usuários, reinicializar senha, etc...) Senha Senha cadastrada para o usuário do CPF informando acima. Serventia Selecionar o CNS da serventia com a qual se quer trabalhar no sistema naquela sessão. Caso seja o primeiro acesso do usuário do tipo normal, o sistema solicitará a troca de senha:

3 CPF Número do CPF do usuário cadastrado no sistema. Senha atual Informar o número do CPF, que é a senha inicial. Nova Senha Cadastrar nova senha pessoal do usuário. Confirmar nova senha Informar novamente a nova senha para confirmação. 2) Tela Principal a) Caso a autenticação tenha sido feita para usuário normal, será carregada a tela principal referente ao cadastramento e manutenção de registros civis.

4 b) Caso a autenticação tenha sido feita para usuário administrador, será carregada a tela principal referente à administração do sistema. Na tela da figura anterior, é possível incluir um novo usuário, excluir ou reinicializar a senha de um usuário já existente.

5 Na tela da figura anterior, é possível incluir um novo cartório (com CNS diferente dos cadastrados), e excluir um cartório já existente. 3) Registro de Nascimento a) Inclusão de registro de nascimento A tela de inclusão pode ser acessada através do menu Registros Civis, opção Registro de Nascimento/Inclusão de registro de nascimento. Deve-se preencher a matrícula do registro na parte superior da tela, e posteriormente preencher as abas situadas abaixo com as informações pertinentes ao registro de nascimento a ser cadastrado. Os dados não existentes ou indisponíveis para o registro de nascimento sendo cadastrado, basta deixar o campo na tela sem preenchimento, que o sistema assume a inexistência da informação, atribuindo que este dado é ignorado. Após preencher os dados em todas as sub-abas (Dados Básicos, Dados da Genitora, Dados do Genitor, Endereço do Casal, Parentes Direitos e Dados Gerais), selecionar a opção Salvar Novo Registro na parte inferior direita para gravar o registro no banco de dados local. Caso tenha sido deixado algum campo definido como obrigatório sem preenchimento, no momento da gravação o sistema exibirá janela de mensagens pedindo a confirmação de que tais dados são ignorados, e confirmando-se esta mensagem o registro é gravado. Ilustra-se nas figuras a seguir as abas com os campos para inserção de registro de nascimento:

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8 b) Alteração, Consulta e Exclusão de registro de nascimento A tela de manutenção (alteração/consulta/exclusão) pode ser acessada através do menu Registros Civis, opção Registro de Nascimento/Manutenção de registro de nascimento. Na parte superior da tela de manutenção, existem critérios de pesquisa (matrícula, intervalo de datas de nascimento, nome + data de nascimento, nome da mãe + data de nascimento do filho) do(s) registro(s) a serem trabalhados (alterados/excluídos/consultados). Usando-se quaisquer dos critérios de pesquisa, será listado na parte inferior os registros de nascimento que atendam ao filtro utilizado. Desta forma, pode-se selecionar o registro para manutenção, que ficará evidenciado dos demais. A tela a seguir ilustra a tela de manutenção de registro civil, cuja pesquisa retornou um resultado que está selecionado:

9 A figura abaixo ilustra a operação de Consulta do registro de nascimento, selecionando-se a opção Visualizar Registro Selecionado.

10 Na figura anterior, são exibidas as abas de registro de nascimento com os dados preenchidos para simples visualização, não sendo permitida a edição destes dados nesta funcionalidade. Para a alteração de determinado registro, deve-se selecionar a opção Editar Registro Selecionado na tela de manutenção de registro de nascimento. Será exibida a tela com as abas de registro de nascimento com os dados já preenchidos anteriormente, permitindo a edição dos dados ou complementação das informações ausentes. A matrícula é a chave do registro, e não pode ser alterada. Para gravar as alterações feitas no registro, deve-se selecionar a opção Salvar Alterações no Registro nesta tela. Para exclusão do registro, deve-se selecionar a opção Excluir Registro Selecionado na tela de manutenção de registro de nascimento. O sistema exibirá janela de mensagens pedindo a confirmação da operação (figura adiante), e em caso positivo o registro será apagado do banco de dados local.

11 4) Registro de Óbito a) Inclusão de registro de óbito A tela de inclusão pode ser acessada através do menu Registros Civis, opção Registro de Óbito/Inclusão de registro de óbito. Deve-se preencher a matrícula do registro na parte superior da tela, e posteriormente preencher as abas situadas abaixo com as informações pertinentes ao registro de óbito a ser cadastrado. Os dados não existentes ou indisponíveis para o registro de óbito sendo cadastrado, basta deixar o campo na tela sem preenchimento, que o sistema assume a inexistência da informação, atribuindo que este dado é ignorado. Após preencher os dados em todas as sub-abas (Dados Básicos, Endereço Falecido, Dados do Óbito, Local Falecimento, Dados dos Pais do Falecido, Dados Complementares, Dados do Declarante e Dados Gerais), selecionar a opção Salvar Novo Registro na parte inferior direita para gravar o registro no banco de dados local. Caso tenha sido deixado algum campo definido como obrigatório sem preenchimento, no momento da gravação o sistema exibirá janela de mensagens pedindo a confirmação de que tais dados são ignorados, e confirmando-se esta mensagem o registro é gravado. Ilustra-se nas figuras a seguir as abas com os campos para inserção de registro de óbito:

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15 b) Alteração, Consulta e Exclusão de registro de óbito A tela de manutenção (alteração/consulta/exclusão) pode ser acessada através do menu Registros Civis, opção Registro de Óbito/Manutenção de registro de óbito. Na parte superior da tela de manutenção, existem critérios de pesquisa (matrícula, intervalo de datas de óbito, nome, nome + data de óbito) do(s) registro(s) a serem trabalhados (alterados/excluídos/consultados). Usando-se quaisquer dos critérios de pesquisa, será listado na parte inferior os registros de óbito que atendam ao filtro utilizado. Desta forma, pode-se selecionar o registro para manutenção, que ficará evidenciado dos demais. A tela a seguir ilustra a tela de manutenção de registro civil, cuja pesquisa retornou um resultado que está selecionado:

16 A figura abaixo ilustra a operação de Consulta do registro de óbito, selecionando-se a opção Visualizar Registro Selecionado.

17 Na figura anterior, são exibidas as abas de registro de óbito com os dados preenchidos para simples visualização, não sendo permitida a edição destes dados nesta funcionalidade. Para a alteração de determinado registro, deve-se selecionar a opção Editar Registro Selecionado na tela de manutenção de registro de óbito. Será exibida a tela com as abas de registro de óbito com os dados já preenchidos anteriormente, permitindo a edição dos dados ou complementação das informações ausentes. A matrícula é a chave do registro, e não pode ser alterada. Para gravar as alterações feitas no registro, deve-se selecionar a opção Salvar Alterações no Registro nesta tela. Para exclusão do registro, deve-se selecionar a opção Excluir Registro Selecionado na tela de manutenção de registro de óbito. O sistema exibirá janela de mensagens pedindo a confirmação da operação (figura adiante), e em caso positivo o registro será apagado do banco de dados local.

18 5) Registro de Casamento a) Inclusão de registro de casamento A tela de inclusão pode ser acessada através do menu Registros Civis, opção Registro de Casamento/Inclusão de registro de casamento. Deve-se preencher a matrícula do registro na parte superior da tela, e posteriormente preencher as abas situadas abaixo com as informações pertinentes ao registro de casamento a ser cadastrado. Os dados não existentes ou indisponíveis para o registro de casamento sendo cadastrado, basta deixar o campo na tela sem preenchimento, que o sistema assume a inexistência da informação, atribuindo que este dado é ignorado. Após preencher os dados em todas as abas (Dados do Casamento, Dados do Primeiro Cônjuge e Dados do Segundo Cônjuge e respectivas abas internas), selecionar a opção Salvar Novo Registro na parte inferior direita para gravar o registro no banco de dados local. Caso tenha sido deixado algum campo definido como obrigatório sem preenchimento, no momento da gravação o sistema exibirá janela de mensagens pedindo a confirmação de que tais dados são ignorados, e confirmando-se esta mensagem o registro é gravado. Ilustra-se nas figuras a seguir as abas com os campos para inserção de registro de casamento:

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21 A aba de Dados do Segundo Cônjuge possui campos idênticos aos do primeiro cônjuge, com as mesmas sub-abas. Por se tratar de telas semelhantes, não foram replicadas neste documento. b) Alteração, Consulta e Exclusão de registro de casamento A tela de manutenção (alteração/consulta/exclusão) pode ser acessada através do menu Registros Civis, opção Registro de Casamento/Manutenção de registro de casamento. Na parte superior da tela de manutenção, existem critérios de pesquisa (matrícula, intervalo de datas de casamento, nome, nome + data de casamento) do(s) registro(s) a serem trabalhados (alterados/excluídos/consultados). Usando-se quaisquer dos critérios de pesquisa, será listado na parte inferior os registros de casamento que atendam ao filtro utilizado. Desta forma, pode-se selecionar o registro para manutenção, que ficará evidenciado dos demais. A tela a seguir ilustra a tela de manutenção de registro civil, cuja pesquisa retornou um resultado que está selecionado:

22 A figura abaixo ilustra a operação de Consulta do registro de casamento, selecionando-se a opção Visualizar Registro Selecionado.

23 Na figura anterior, são exibidas as abas de registro de casamento com os dados preenchidos para simples visualização, não sendo permitida a edição destes dados nesta funcionalidade. Para a alteração de determinado registro, deve-se selecionar a opção Editar Registro Selecionado na tela de manutenção de registro de casamento. Será exibida a tela com as abas de registro de casamento com os dados já preenchidos anteriormente, permitindo a edição dos dados ou complementação das informações ausentes. A matrícula é a chave do registro, e não pode ser alterada. Para gravar as alterações feitas no registro, deve-se selecionar a opção Salvar Alterações no Registro nesta tela. Para exclusão do registro, deve-se selecionar a opção Excluir Registro Selecionado na tela de manutenção de registro de casamento. O sistema exibirá janela de mensagens pedindo a confirmação da operação (figura adiante), e em caso positivo o registro será apagado do banco de dados local.

24 6) Transmissão de Movimento de Registro Civil Para a transmissão do movimento, deve-se acessar na tela principal do usuário o menu Transmissão de Arquivo na opção Enviar Arquivo de Movimento. Com esta operação, serão carregadas as telas passo-a-passo para a transmissão. No primeiro passo deve-se escolher o tipo de geração de arquivo, dentre as opções: Automática e Manual: Na geração automática, o sistema verificará e identificará automaticamente quais os registros estão pendentes de envio, gerando o arquivo de movimento com os registros que estão com esta pendência de transmissão. Os registros já transmitidos são descartados deste envio. É a forma mais comum e recomendável para transmissão. Na geração manual, o sistema permite que o usuário pesquise na base de dados quais registros ele quer que seja encaminhado ao SIRC, e que tipo de operação quer que seja feita. Este tipo de geração é recomendado para algum caso excepcional, em que se queira enviar somente algum(ns) registro(s) específicos para correção de inconsistências, por exemplo. a) Geração automática do arquivo de movimento Caso tenha sido selecionada a Geração Automática de Arquivo, na próxima tela deve-se selecionar qual tipo de registro civil será tratado (nascimento, casamento ou óbito). Deve-se fazer a transmissão de cada tipo de registro civil individualmente, pois não se pode misturar em um mesmo arquivo registros de tipos diferentes. Portanto, deve-se fazer este procedimento ao menos uma vez para cada tipo de registro civil. Não há limite no SIRC para transmissão de arquivos, podendo-se encaminhar o movimento na periodicidade desejada do cartório.

25 Qualquer que seja o tipo de registro escolhido, no terceiro passo da Geração Automática o sistema exibirá quais registros foram identificados para transmissão por estarem pendentes de envio. Trata-se de uma tela para simples conferência, estando os registros divididos entre os com oepração de Inserção, Alteração e Exclusão, conforme abas retratadas na figura a seguir.

26 No próximo passo, deve-se escolher o tipo de envio. Na primeira opção, Envio via Internet para base do SIRC, o sistema automaticamente conectará no sistema central do SIRC pela internet, e transmitirá diretamente os registros para processamento on-line no SIRC. Esta modalidade exige que haja disponível conexão de internet no cartório, e que a estação de trabalho sendo utilizada esteja conectada na internet no momento desta operação. Selecionando-se esta opção (figura a seguir), no próximo passo deve-se informar a senha do cartório para transmissão no SIRC (senha fornecida pelo INSS), e logo abaixo indicar em qual pasta/diretório deseja que seja gravado o Relatório de Processamento do arquivo (no formato pdf ), que conterá o resultado registro a registro do sucesso ou não da transmissão. O sistema apresenta uma pasta/diretório padrão, mas este pode ser alterado selecionando-se a opção Procurar... e navegando no sistema de arquivos da estação de trabalho em uso. Somente após selecionar a opção Finalizar, o sistema conectará e transmitirá de fato os registros para o SIRC, devendo-se aguardar este procedimento até a gravação do relatório de processamento para verificação do resultado.

27 Já na segunda opção de Geração de arquivo para gravação em mídia a ser entregue no INSS, o sistema gerará um arquivo no formato definido para o SIRC, arquivo este que será gravado na estação de trabalho do usuário. Este arquivo deve ser copiado em algum tipo de mídia (CD, DVD, pendrive, etc...) e levado pessoalmente à Gerência Executiva do INSS relacionada ao cartório. Esta modalidade é indicada para quem não possui acesso a internet ou tem este serviço de forma precária. Selecionando-se esta opção (figura a seguir), no próximo passo deve-se informar a senha do cartório para transmissão no SIRC (senha fornecida pelo INSS), e logo abaixo indicar em qual pasta/diretório deseja que seja gravado o arquivo contendo os registros civis. O sistema apresenta uma pasta/diretório padrão para gravação do arquivo, mas este pode ser alterado selecionando-se a opção Procurar... e navegando no sistema de arquivos da estação de trabalho em uso. Somente após selecionar a opção Finalizar, o sistema gerará e gravará o arquivo na pasta/diretório indicado. Este arquivo é que deve ser copiado em mídia e encaminhado para a Gerência do INSS para processamento.

28 b) Geração manual do arquivo de movimento Caso tenha sido selecionada a Geração Manual de Arquivo, na próxima tela deve-se selecionar qual tipo de registro civil será tratado (nascimento, casamento ou óbito). Deve-se fazer a transmissão de cada tipo de registro civil individualmente, pois não se pode misturar em um mesmo arquivo registros de tipos diferentes. Portanto, deve-se fazer este procedimento ao menos uma vez para cada tipo de registro civil. Não há limite no SIRC para transmissão de arquivos, podendo-se encaminhar o movimento na periodicidade desejada do cartório.

29 Qualquer que seja o tipo de registro escolhido, no terceiro passo da Geração Manual o sistema exibirá tela com dois critérios de pesquisa: por matrícula e intervalo de datas. Usando um desses filtros, pode-se pesquisar na base de dados quais registros civis (do tipo indicado na tela anterior) se quer trabalhar, conforme ilustrado na figura a seguir. Nos registros retornados na pesquisa, deve-se indicar qual o tipo de operação será feita neste registro (inserção, alteração ou exclusão), em relação ao sistema central do SIRC. Por exemplo, um registro marcado como Inserção, será indicado como não existente na base central do SIRC e o processamento do arquivo tentará inserir este registro. Já no caso de ser assinalada alteração, o processamento assumirá que já existe uma versão deste registro na base central do SIRC, e tentará atualizar o registro com a versão encaminhada no arquivo. Analogamente, a operação de exclusão fará com que o processamento assuma que já exista uma versão deste registro no sistema central do SIRC, e que este registro deverá ser excluído. A figura a seguir ilustra esta tela com um registro retornado na pesquisa e marcado para operação de inserção na base central do SIRC.

30 No próximo passo, deve-se escolher o tipo de envio. Na primeira opção, Envio via Internet para base do SIRC, o sistema automaticamente conectará no sistema central do SIRC pela internet, e transmitirá diretamente os registros selecionados manualmente no passo anterior para processamento on-line no SIRC. Esta modalidade exige que haja disponível conexão de internet no cartório, e que a estação de trabalho sendo utilizada esteja conectada na internet no momento desta operação. Selecionando-se esta opção (figura a seguir), no próximo passo deve-se informar a senha do cartório para transmissão no SIRC (senha fornecida pelo INSS), e logo abaixo indicar em qual pasta/diretório deseja que seja gravado o Relatório de Processamento do arquivo (no formato pdf ), que conterá o resultado registro a registro do sucesso ou não da transmissão. O sistema apresenta uma pasta/diretório padrão, mas este pode ser alterado selecionando-se a opção Procurar... e navegando no sistema de arquivos da estação de trabalho em uso. Somente após selecionar a opção Finalizar, o sistema conectará e transmitirá de fato os registros para o SIRC, devendo-se aguardar este procedimento até a gravação do relatório de processamento para verificação do resultado.

31 Já na segunda opção de Geração de arquivo para gravação em mídia a ser entregue no INSS, o sistema gerará um arquivo no formato definido para o SIRC, arquivo este que será gravado na estação de trabalho do usuário. Este arquivo deve ser copiado em algum tipo de mídia (CD, DVD, pendrive, etc...) e levado pessoalmente à Gerência Executiva do INSS relacionada ao cartório. Esta modalidade é indicada para quem não possui acesso a internet ou tem este serviço de forma precária. Selecionando-se esta opção (figura a seguir), no próximo passo deve-se informar a senha do cartório para transmissão no SIRC (senha fornecida pelo INSS), e logo abaixo indicar em qual pasta/diretório deseja que seja gravado o arquivo contendo os registros civis. O sistema apresenta uma pasta/diretório padrão para gravação do arquivo, mas este pode ser alterado selecionando-se a opção Procurar... e navegando no sistema de arquivos da estação de trabalho em uso. Somente após selecionar a opção Finalizar, o sistema gerará e gravará o arquivo na pasta/diretório indicado. Este arquivo é que deve ser copiado em mídia e encaminhado para a Gerência do INSS para processamento.

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