Treinamento Sistema Folha Union Módulo I

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1 FOLHA DE PAGAMENTO MÓDULO I - TABELAS O sistema de folha foi desenvolvido especialmente para simplificar a rotina do departamento de pessoal, dinamizando informações e otimizando rotinas. Esta apostila resume as principais funcionalidades do sistema, destacando as informações mais importantes. Todas as telas de cadastro também são telas de consultas futuras, portanto sempre que alterar alguma informação clique em Gravar ou pressione F2. Teclas de atalho: Tecla F2 Gravar Tecla Shift + F2 Excluir Tecla F9 Limpar os campos Tecla Ctrl + I Vai para o primeiro registro Tecla F7 Vai para o registro anterior Tecla F8 Vai para o próximo registro Tecla Ctrl + F Vai para o último registro 1

2 Autenticação de Usuário Login Após fazer o seu Login clique em FolhaUnion no menu principal: Abrirá uma nova tela com o menu do módulo de folha de pagamento: 2

3 Tabelas O cadastro de bancos, agências bancárias e contas bancárias são compartilhadas com o módulo Condominium e Contas a pagar. Folha Union> Tabelas> Tabelas Gerais Esta função permite o cadastro das principais tabelas da folha. O sistema traz tabelas pré-gravadas como: 01 Departamento / 02 Seção / 03 - Centro de Custo / 04 Função / 06 - Assistência Médica / 08 Nacionalidade / 09 - Estado Civil. Para criar um novo item na tabela, basta selecionar o Tipo e informar o novo Código (seqüencial dos existentes), digitar a Descrição e F2 para gravar. 3

4 Folha Union> Tabelas> Códigos de movimentos Permite o cadastro de todos os códigos de movimentos (código de evento) referentes aos proventos e descontos que o sistema usará para calcular as folhas de pagamento, tais como: imposto de renda, média de horas extras, adicionais noturnos, 13º salário, INSS, RAIS, informe de rendimentos, entre outros. Já existem os códigos fixos do sistema. É importante que você verifique sempre se o código desejado já consta na lista de códigos, para não serem criados códigos em duplicidade. Imprima um relatório dos códigos existentes para a conferência desses dados antes de iniciar o processamento da folha e caso necessário, crie os códigos conforme sua escolha. Parâmetros Natureza - (provento ou desconto). Unidade - indica na ocasião do processamento da folha se o cálculo será baseado por valor, hora, dia ou percentual. Percentual para cálculo - só é preenchido caso exista uma porcentagem a ser calculada sobre o montante informado. Incide reajuste - só pode ser marcado SIM quando os códigos de movimentos forem de 1 a 20, pois fazem parte da composição salarial, porém apenas os que fizerem parte do reajuste do dissídio. Incidências Marque os encargos de acordo com a(s) incidência(s) sobre o código de movimento. Acumular Os códigos que forem utilizados como base de cálculo para outros códigos (por exemplo, o salário é utilizado como base para calcular o adiantamento) deverão utilizar o campo "acumular" para informar ao sistema, que ele será a base do calculo para determinado código acumulado. Por exemplo: veja na tela acima que o código "salário" está marcado para "acumular" para o cálculo do "adiantamento, hora extra, salário habitação". Agora, tomamos o "salário habitação" como exemplo, quando o sistema for calcular o salário habitação, ele passará por todos os códigos e verificará quais estão "acumulados" para salário habitação, dessa maneira ele somará o valor de todos esses códigos e tomará como base para o calculo do salário habitação. Caso o cálculo da folha conste um valor incorreto, solicitamos que sejam repassados todos os códigos e analisados se estão configurados corretamente. Código contábil Informe código da conta contábil na qual o código de movimento será lançado. O sistema emite um demonstrativo para o departamento de contabilidade baseado nessa informação. (Campo ainda em desenvolvimento) Atenção: Existem códigos fixos que não podem ser alterados pelo usuário, verifique no relatório os códigos com (*). 4

5 Calcular sobre o Código Está é outra opção para indicar o código que será utilizado para base de cálculo, porém diferente do "Acumular", nesta tela, você indicará o código que será utilizado como base de calculo para ele próprio. Abaixo temos um exemplo para demonstração do funcionamento do "Calcular sobre o código" Veja na tela ao lado que o código "salário" está clicado em "acumular" para "salário habitação" Vamos à próxima imagem. Verifique que o código "biênio" não está clicado em "acumular" para "salário habitação" Vejamos na próxima imagem a função do campo "Calcular sobre o código". De acordo com as imagens anteriores o salário habitação consideraria como base para calculo o "salário", porém nesta tela verifique que o código "salário habitação" está com o campo "calcular sobre o código" preenchido, com os códigos salário e biênio. Este campo "calcular sobre o código", inibe todas as marcações em "acumular" feitas anteriormente, sendo assim o sistema irá desconsiderar o que já foi "acumulado", e irá considerar como base de calculo o salário e o biênio que estão adicionados em "calcular sobre o código". 5

6 Folha Union> Tabelas> Cadastro de FPAS FPAS = Fundo de Previdência e Assistência Social Está tabela é usada pelo sistema para emissão de guia do IR. Com base nas informações cadastradas aqui, o sistema calculará automaticamente o Imposto de renda. Os recolhimentos referentes ao FPAS serão destinados ao INSS. Código da tabela - informe o código que achar mais adequado podendo ser seqüencial ou não, pode ser usado o próprio código do FPAS no campo código da tabela. Código FPAS - informe o código do FPAS referente ao ramo de atividade da empresa. Para condomínios o código FPAS é: 566. Contribuição da Empresa Empresa (%) - Informe o percentual para cálculo de contribuição da empresa. Se não informado, o sistema não realizará o cálculo. Acidente de trabalho (%) - Informe o percentual para cálculo do acidente de trabalho. Se não informado, o sistema não realizará o cálculo. Entidades Preencha o código e percentual de acordo com a tabela do ramo de atividade. Folha Union> Tabelas> INSS O INSS - Instituto Nacional do Seguro Social é o caixa da Previdência Social, responsável pelos pagamentos das aposentadorias e demais benefícios dos trabalhadores brasileiros com exceção dos servidores públicos. As informações desta tela serão usadas para cálculo de contribuição social e salário família de cada funcionário. Esta tabela deve ser atualizada sempre que houver alteração de valores, sendo que o sistema armazenará as ultimas tabelas gravadas. O sistema tomará como base para cálculos, sempre a última tabela cadastrada. Informe o mês e ano, bem como valores das remunerações do salário família e faixas de contribuições. 6

7 Folha Union> Tabelas> IRRF IRRF - Imposto de Renda Retido na Fonte Esta tabela é usada pelo sistema para cálculo do imposto de renda a ser recolhido de cada funcionário. Esta tabela deve ser atualizada sempre que houver alteração de valores, sendo que o sistema armazenará as ultimas tabelas gravadas. O sistema tomará como base para o cálculo de Imposto de Renda, o mês e ano. Nº Maximo de Dependentes informe a quantidade máxima de dependentes a serem considerados para o desconto. Desconto por Dependente Informe o valor em Reais a ser descontado de cada dependente do funcionário para o cálculo do IR. Valor Mínimo Informe o valor mínimo para ser gerada a guia do IR. Desconto para aposentado Informe o valor em Reais a ser descontado caso o funcionário seja aposentado. Cadastre a tabela do IRRF. Folha Union> Tabelas> Sindicatos Nesta tabela serão cadastrados os sindicatos e outras informações que serão utilizadas para realizar cálculos automáticos, referentes a pagamentos de adicional por tempo de serviço, insalubridade e mensalidade sindical. Aba endereço/ contato O código informado é de livre escolha do usuário. O sistema permite o cadastro de mais de um sindicato. Lembre-se de seguir a sequencia numérica para fazer os cadastros. Informar apenas os dados básicos do sindicato como: endereço, cidade, UF entre outros solicitados. Aba Parâmetros> Aba Gratificação por tempo de serviço Gratificação por tempo de serviço equivale ao pagamento do biênio. Período informe o período, em anos, para aquisição do direito, por exemplo, biênio "2 anos. Limite indica o máximo de biênios que o funcionário irá receber após o inicio da lei. Unidade Informe o percentual ou o valor para ser feito o calculo. Tipo Escolha de acordo com o campo unidade se o valor informado se refere ao valor ou percentual. 7

8 Data Limite - Refere-se a data de inicio da lei, no caso de biênio, o dia de inicio foi em 01/10/1993. Sendo assim, se o funcionário for registrado antes dessa data, ele deverá receber os biênios que já recebia na época, ou seja, se antes do inicio da lei o funcionário recebia 4 biênios, ele continuará recebendo. Os funcionários que forem registrados após a data de inicio da lei, serão identificados pelo sistema, para que seus cálculos estejam dentro do limite de biênios permitidos. Código de movimento: No caso do "biênio" o código fixo do sistema é o 003. Gratificação por tempo de serviço pode ser utilizada para outros códigos de movimentos, caso o sindicato trabalhe com anuênio, por exemplo. Aba Parâmetros> Aba Mensalidade Sindical A mensalidade sindical é uma contribuição que o sócio sindicalizado faz, facultativamente, a partir do momento que opta em filiar-se ao sindicato representativo. Esta contribuição é normalmente feita através do desconto mensal em folha de pagamento, no valor estipulado em convenção coletiva de trabalho. Unidade Informe o percentual ou o valor para ser feito o calculo. Tipo Preencha de acordo com o campo unidade se o valor informado se refere ao valor ou percentual. Limite Informe o valor limite a ser descontado de cada funcionário, mesmo que no caso de percentual, o calculo seja a maior. Código de Movimento - Informe o código de movimento, que será considerado para o calculo. Aba Parâmetros> Aba Contribuição Assistencial A Contribuição Assistencial, conforme prevê o artigo 513 da CLT, alínea "e", poderá ser estabelecida por meio de acordo ou convenção coletiva de trabalho, com o intuito de sanear gastos do sindicato da categoria representativa. Unidade Informe o percentual ou o valor para ser feito o calculo. Tipo Preencha de acordo com o campo unidade se o valor informado se refere ao valor ou percentual. Limite Informe o valor limite a ser descontado de cada funcionário, mesmo que no caso de percentual, o calculo seja a maior. Código de Movimento - Informe o código de movimento, que será considerado para o calculo. Meses Informe os meses que deverão ser considerados para calculo do desconto da contribuição assistencial 8

9 Aba Parâmetros> Aba Contribuição Confederativa A Contribuição Confederativa, cujo objetivo é o custeio do sistema confederativo, poderá ser fixada em assembleia geral do sindicato, conforme prevê o artigo 8º inciso IV da Constituição Federal, independentemente da contribuição sindical citada acima. Unidade Informe o percentual ou o valor para ser feito o calculo. Tipo Preencha de acordo com o campo unidade se o valor informado se refere ao valor ou percentual. Limite Informe o valor limite a ser descontado de cada funcionário, mesmo que no caso de percentual, o calculo seja a maior. Código de Movimento - Informe o código de movimento, que será considerado para o calculo. Meses Informe os meses que deverão ser considerados para calculo do desconto da contribuição assistencial Aba Parâmetros> Aba Contribuição Sindical A Contribuição Sindical dos empregados, devida e obrigatória, será descontada em folha de pagamento de uma só vez no mês de março de cada ano e corresponderá à remuneração de um dia de trabalho. Código de Movimento - Informe o código de movimento, que será considerado para o calculo. E por ultimo na parte de baixo da tela preencha os campos: Adicional de Rescisão Art. 1 o O aviso prévio, de que trata o Capítulo VI do Título IV da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT, aprovada pelo Decreto-Lei n o 5.452, de 1 o de maio de 1943, será concedido na proporção de 30 (trinta) dias aos empregados que contem até 1 (um) ano de serviço na mesma empresa. Parágrafo único. Ao aviso prévio previsto neste artigo serão acrescidos 3 (três) dias por ano de serviço prestado na mesma empresa, até o máximo de 60 (sessenta) dias, perfazendo um total de até 90 (noventa) dias. Art. 2 o Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. 9

10 Outras informações O adicional de insalubridade é um direito concedido a trabalhadores que são expostos a agentes nocivos à saúde. Folha Union> Tabelas> Planos de saúde> Empresas Caso a empresa possua plano de assistência médica para os seus funcionários, o mesmo deverá ser cadastrado nesta tabela. Código Informe código da empresa conforme sua escolha. Registro ANS Número que identifica o registro da operadora de plano de saúde junto à ANS (Agência Nacional de Saúde Suplementar). Os valores serão cadastrados na tela Valores de assistência médica. Folha Union> Tabelas> Planos de saúde> Valores Informe o mês ano de referência. Cadastre os valores de cada plano. Mediante estas informações, o sistema fará o desconto em folha. Este cadastro deverá ser atualizado sempre que houver alterações nos valores do plano de saúde. Folha Union> Tabelas> Cesta básica Cadastre as informações da cesta básica utilizada pela empresa. Código Informe código da cesta conforme sua escolha. Descrição - Informe o nome para identificação da cesta. Valor atual / Data de vigência / Valor anterior Informe o valor atual e sua data de vigência, posteriormente cadastre o valor anterior. Este procedimento é necessário considerando que ao fechar a folha de pagamento o sistema verificará a data de competência da folha e desta maneira utilizará o valor dentro da vigência apurada. Código para pagamento Informe o código da tabela de "códigos de movimento" que será utilizado para o lançamento do pagamento. 10

11 Folha Union> Tabelas> Feriados Os feriados serão cadastrados, e o sistema verificará essa tabela, informando-o quando um dia de pagamento, por exemplo, for um feriado. Informe um código da sua escolha e adicione a descrição da cidade. Ao informar o ano, ficará habilitado o botão "Criar feriados nacionais", ao clicá-lo, serão listados os feriados nacionais então crie os feriados municipais. Obs. O código 1 sempre deverá se referir a cidade da sua administradora, ou seja, se sua adm for em São Paulo, o código 1 deverá ser dos feriados de São Paulo, podendo os demais códigos ser aleatórios. Folha Union> Tabelas> Índices Econômicos Aqui serão cadastrados os índices a serem utilizados (IGP-M, TJ, INPC, etc.), nas atualizações do FGTS. Cadastre o índice utilizado para o reajuste e informe o Tipo: Percentual Para atualizar o FGTS o caminho é: Menu principal > Movimento> Atualização de saldo Folha Union> Tabelas> Classes de autônomos Informe o mês/ano de referencia e o número da classe que está cadastrando, sendo que poderão ser cadastradas mais de uma classe Acrescente o valor do salário base e o percentual da alíquota do INSS. As informações contidas nessa tela serão utilizadas para cálculos dos encargos. 11

12 Folha Union> Tabelas> Parâmetros Informe os parâmetros utilizados pela empresa (Administradora). Adiantamento - Informe a quantidade mínima de dias que o funcionário deverá ter trabalhado para receber o primeiro adiantamento salarial. FGTS - Informe o percentual do FGTS. Geral - Informe o código que será utilizado para lançamento de "acumulo de função", sendo que este código faz parte da tabela de "códigos de movimento", caso o código ainda não tenha sido cadastrado, ele deverá ser criado na tela de "códigos de movimento". Os dados complementares da empresa serão carregados do registro do sistema. Dados Complementares da Empresa serão informados nos arquivos remessa para SEFIP, GRFC e CAGED. 12