Treinamento do Sistema RH1000

Transcrição

1 Treinamento do Sistema RH1000 = Bloco Treinamento = Ohl Braga Desenvolvimento Empresarial Atualizado em 25Mai2014 1

2 Bloco Treinamento Tópico Slide Dinâmica dos treinamentos 4 Áreas de treinamento 5 Treinamentos catalogados 6 Revisão de Treinamentos 8 Entidades de ensino 10 Histórico de Treinamentos 13 Alertas relacionados com o bloco Treinamento 15 PDI Ações de Treinamento 16 Indicações de treinamento 17 Ajustes: Catalogar treinamentos 18 Relatório gerencial de Indicações 19 Turmas de Treinamento 21 Custos Comuns da turma de treinamento 23 Participantes da turma de treinamento 24 Custos Exclusivos por Participante da turma 25 Realização da Turma de Treinamento 27 Relatório individual da Turma de Treinamento 28 Relatório gerencial de Turmas de Treinamento 30 Relatório gerencial de Históricos de Treinamentos 34 2

3 Estrutura do Sistema RH1000 Gerenciar e administrar Sistema RH1000 Planejamento Estratégico Cadastro Geral Treinamento Seleção Sistemas para RH Relatórios Banco de Talentos Gerenciais Avaliação de Qualificações Avaliação de Competências Avaliação de Metas Plano de Desenvolvimento Foco deste treinamento 3

4 Dinâmica dos Treinamentos no sistema Registro das Ações de Treinamento no PDI do talento Pesquisa nos PDIs treinamentos iguais Criação de Turmas do treinamento Indicação dos Participantes de cada Turma Ação do PDI marcada como realizada (RH1000) Registra o treinamento no histórico (RH1000) Realização da Turma do treinamento Mostra o Treinamento previsto na ficha do talento (RH1000) Ação do Gestor / Talento / RH Ação do RH Ação feita pelo sistema A solicitação de um Treinamento é feita a partir do registro de uma Ação de treinamento no PDI do talento, pelo gestor ou pelo próprio talento. Ao final o gestor sempre terá que Validar; O RH pesquisa as ações que solicitam um mesmo treinamento, para montar uma ou mais turmas. Caso sejam poucos participantes, poderá usar um treinamento aberto (externo); O RH cria a Turma do treinamento, inclui os participantes da turma e custos previstos. Cada talento terá o treinamento previsto apresentado na aba Treinamentos previstos da sua ficha, e a respectiva ação de treinamento indicará ter um curso previsto para atender; Quando o treinamento for realizado, será indicado quem participou. Após isso o treinamento aparecerá automaticamente no Histórico de Treinamentos do talento como realizado; A Ação do PDI que deu origem ao treinamento terá a indicação que foi realizada. Se o talento não participou, a ação indicará não ter um treinamento previsto para atender. 4

5 Áreas de Treinamento Por que cadastrar as Áreas de Treinamento? Para agrupar os treinamentos trabalhados pela sua organização; Ajuste as Áreas de Treinamento para atender as condições específicas da sua empresa (por exemplo: Certificação, Segurança do Trabalho,...); São áreas, não cursos; cuidado para não criar áreas em excesso; A função Unificação ajunta duas Áreas de Treinamento em uma, alterando os dados da área unificada em todos os locais em que aparece no sistema. O cadastro é muito simples. Evite alterar posteriormente; irá provocar retrabalhos. 5

6 Treinamentos catalogados Treinamentos catalogados são o cerne dos treinamentos registrados habitualmente e que fazem parte do contexto do negócio da empresa. Coloque Nomes que melhor representem o seu conteúdo; registre um breve resumo do conteúdo do treinamento e o público alvo a quem se destinam. Note que o mesmo treinamento catalogado poderá ser realizado por diversas Entidades e com diversas Cargas Horárias; Por que cadastrar? Para padronizar e otimizar o trabalho com os treinamentos; Quais treinamentos cadastrar como catalogados? Cadastre os treinamentos usualmente realizados pelos talentos da sua empresa já realizados antes de serem contratados ou que poderão realizar. Outros Treinamentos poderão ser registrados pelos talentos; eles poderão se transformar em treinamentos catalogados após análise do RH (ou não); É obrigatório o cadastro dos treinamentos que a empresa poderá realizar a partir da solicitação dos gestores. 6

7 Treinamentos catalogados Como preparar o sistema: Cadastre os treinamentos usualmente realizados pelos talentos da sua empresa já realizados antes de serem contratados ou que poderão realizar; É obrigatório o cadastro dos treinamentos que a empresa irá realizar ao serem solicitados pelos gestores no PDI dos talentos; Facilite - coloque Nomes nos treinamentos que melhor representem o seu conteúdo; Lembre-se: um mesmo treinamento catalogado poderá ser realizado com diversas Cargas Horárias e por diversas Entidades ao longo dos anos. 7

8 Revisão de Treinamentos não catalogados Novos treinamentos podem ser criados pelos talentos (ou seus gestores) ao registrarem os treinamentos no Histórico de treinamentos ou uma Ação de treinamento no PDI; Esses treinamentos podem não ser Catalogados; a revisão permite padronizar os registros; Esta função apresenta os treinamentos não catalogados existentes e permite pesquisar treinamentos iguais a partir de palavras-chave para padronizar os registros; Após escolher os registros de treinamentos iguais a alterar, clique em Transformar em... e use os combos para indicar a Área e o Treinamento catalogado desejado; Ao indicar a Área dos treinamentos, o sistema apresenta somente os Treinamentos já cadastrados daquela área (filtra pela área); Caso não esteja cadastrado, utilize Novo para criar um novo treinamento catalogado; A função irá substituir os treinamentos não catalogados selecionados por este indicado. 8

9 Revisão de Treinamentos - Unificação É possível ter cadastrados Treinamentos Catalogados que sejam, na verdade, o mesmo treinamento; Esta revisão dos Treinamentos Catalogados permite Unificar os registros dos treinamentos cadastrados em duplicidade; Esta função apresenta os treinamentos catalogados existentes e permite pesquisar treinamentos iguais a partir de palavras-chave para padronizar os registros; Após escolher os registros de treinamentos iguais a serem unificados, clique em Unificar treinamentos catalogados e indique a Área e o Treinamento catalogado desejado; Os Treinamentos Catalogados marcados serão unificados para o escolhido; todos os registros existentes (PDIs, Turmas de Treinamento, Histórico de Treinamentos,...) também serão ajustados. 9

10 Entidades de ensino Complemente o banco das Entidades mais frequentes dos treinamentos. Deve existir registros de Entidades utilizados nas Formações dos talentos; O campo padrão indica que a Entidade já foi validada pelo RH da empresa (se for cadastrada diretamente por um talento não será incluída como padrão); Utilize os nomes mais conhecidos das Entidades para facilitar a busca pelos talentos; As Entidades serão usadas nas Formações e Treinamentos. 10

11 Revisão de Entidades Esta função possibilita eliminar registros de entidades cadastradas incorretamente (não padrão), transformando-as em Entidades padrão; Possibilita selecionar várias entidades e Unificar como apenas uma padrão; A Entidade pode ser escolhida utilizando o combo (se já estiver cadastrada como padrão) ou se for nova, basta digitar o nome da entidade. 11

12 Parâmetros - Permissões Acesse Configurações >> Parâmetros nas abas Acesso Individual e Acesso dos Gestores, ajuste as Permissões de acesso e edição desejadas; Considere a maturidade dos profissionais da sua organização para esse ajuste. 12

13 Registro de Histórico de Treinamento Possibilita que um Treinamento realizado seja registrado pelo próprio talento. Para isto, é preciso acessar Configuração e dar a permissão; Indique a Área e a seguir o Treinamento (filtra os treinamentos da Área). Se não estiver cadastrado, utilize o campo Outro e escreva o nome do treinamento que não encontrou; O campo Evidência do treinamento somente poderá ser preenchido pelo RH; O campo Avaliação de eficácia do curso somente será preenchido pelo Gestor do talento. Os campos da Avaliação de Reação somente serão preenchido pelo próprio talento. 13

14 Relatório Individual do Histórico de Treinamentos Este relatório contem 3 blocos de informações do talento: (1) Seus principais dados cadastrais (2) Suas Formações (3) Todos os Treinamentos registrados na ficha do talento. 14

15 Alertas relacionados com o bloco Treinamento Temos diversos Alertas (enviados através de s) relacionados com o bloco Treinamento que serão objeto de outro treinamento do RH1000. Conforme o Alerta, ele poderá ser enviado a um usuário RH (que será indicado), aos Gestores envolvidos na situação, ou ainda aos Talentos. Caso seja contratado o serviço de envio programado, poderá ser indicada a periodicidade com que cada Alerta será enviado. 15

16 PDI registro de Ações de Treinamento Ações disponíveis: Treinamento Benchmarking Coaching Curso de formação Desenvolvimento pessoal Estágio em outras áreas Job rotation Leitura especializada Mentoring O PDI (Plano de Desenvolvimento Individual) do talento são as Ações indicadas em conjunto pelo talento e seu gestor. Um dos tipos de ação que pode ser escolhido é Treinamento; Para incluir uma ação de Treinamento, indique Ação = Treinamento, indique a Área e depois o Treinamento (use o campo Outro se não encontrar entre os já cadastrados); Registre a importância do treinamento para o talento no campo Detalhes da Ação, o trimestre limite para ser realizada e o Responsável (RH para os treinamentos); As Ações podem ser registradas pelo próprio talento, mas deverão ser Validadas pelo gestor. 16

17 Indicações de Treinamentos As Ações dos PDIs são registradas pelos gestores nas fichas dos talentos (antigo LNT). O bloco Indicações de Treinamentos possibilita pesquisar e agrupar essas indicações, visando organizar as Turmas de treinamento (os próprios eventos); No grid as indicações estão ordenadas pelos treinamentos que são solicitados. Os treinamentos em vermelho precisam ser transformados em Treinamentos catalogados; Um treinamento já foi programado para algumas indicações (veja Turma em Ricardo); As Ações do PDI que estiverem atrasadas serão apresentadas em vermelho. As Ações Não Validadas poderão ser validadas pelos Gestores ou pelo RH. 17

18 Indicações Catalogar os Treinamentos Os treinamentos que estão em vermelho precisarão ser Catalogados, para que possam ser pesquisados e criadas Turmas de treinamento para atender; Ao acessar estas indicações de treinamentos não catalogados, será apresentado o botão Catalogar Treinamento ; Clicando neste botão (destaque), será possível indicar a Área do treinamento, e a seguir o Treinamento catalogado correspondente (a Área filtra os Treinamentos apresentados); Utilize o botão Novo caso não encontre o treinamento catalogado desejado. Indique o nome e Salve para criar um novo treinamento catalogado. 18

19 Relatório Gerencial de Indicações de Treinamento Este relatório pode ser emitido na forma sintética (sem marcar a opção Mostrar Talentos), somente totalizando a quantidade de Indicações por Treinamento catalogado; Com estes dados é possível determinar quantas e quais Turmas de treinamento (interno ou externo) deverão ser criadas para atender as indicações de treinamento. 19

20 Relatório Gerencial de Indicações de Treinamento Este relatório na forma detalhada apresenta por Treinamento catalogado os talentos com e sem turma prevista, e as próprias Turmas de treinamento já previstas; Com estes dados é possível determinar quantas e quais Turmas de treinamento (interno ou externo) deverão ser criadas, e os participantes das turmas. 20

21 Turmas de Treinamento Acesse Treinamento >> Turmas de treinamento para criar, consultar ou registrar dados das turmas; Uma Turma pode ser apenas um talento participando de um curso; São apresentadas as turmas já criadas tanto as Previstas como as já Realizadas, com as datas de início e término dos treinamentos; É possível ordenar os dados por qualquer coluna; basta clicar no cabeçalho desejado; Clique em Novo para criar uma nova Turma de treinamento, conforme as indicações obtidas no Relatório Gerencial de Indicações de Treinamento. 21

22 Criando uma Turma de Treinamento Os campos Área e Treinamento deverão ser preenchidos com um Treinamento Catalogado; Ao criar a Turma, a Situação será Prevista (ou Cancelada). Ao indicar a Realização por um ou mais participantes, a Situação será alterada para Realizada automaticamente; Após criar a turma, teremos as abas Custos e Participantes para registrar os demais dados. 22

23 Custos Comuns da Turma de Treinamento Na aba Custos, clique em Lançar custo para registrar os Custos Comuns aos participantes do treinamento Rateados ou por Participante (ver detalhe); O Valor Realizado pode ser registrado posteriormente quando a despesa for efetuada; Observações permite melhor identificar o custo (Empresa, Data e No. da Nota Fiscal, etc...); Os Custos Exclusivos (dos talentos) deverão ser registrados na aba Participantes, de modo semelhante, junto a cada participante. 23

24 Participantes da Turma de Treinamento Na aba Participantes, clique em Adicionar Participante para utilizar a janela abaixo; São apresentados somente os talentos com PDI indicando o treinamento, ainda sem uma Turma definida, para serem incluídos. Marque para incluir como participantes da turma; Para incluir outros talentos (sem indicação no PDI), utilize Todos os talentos e clique em Buscar. Marque os que quiser incluir como participantes da turma; Acione aos participantes para enviar um lembrete do treinamento. 24

25 Custos Exclusivos dos Participantes da Turma Após indicar os Participantes da turma, clique no link de cada participante para registrar os Custos Exclusivos Previstos e Realizados com as Observações; Realização da Turma - registre todos os Custos Comuns e Exclusivos, Previstos e Realizados do curso antes de clicar em Realizar Turma para registrar para cada participante a Realização da Turma de treinamento; Basta clicar em Lançar custo e informar os dados; o Valor Realizado pode ser registrado posteriormente ao efetuar a despesa (veja o destaque). 25

26 Lista de Presença da Turma Para emitir a Lista de Presença da turma (por dia de treinamento), basta indicar a data de cada lista, que deverá estar dentro do período de realização do treinamento. Deverá ser emitida uma lista para cada dia do curso. 26

27 Realização da Turma de Treinamento Clique em Realizar Turma para registrar que a turma foi realizada (será a última ação); Para cada participante indique se Participou, Não participou, ou foi Reprovado (após ter participado sem aproveitamento); Se um talento não previsto realizou o curso, deverá ser adicionado antes como previsto; Finalize com Salvar. O treinamento realizado será incluído automaticamente no Histórico de Treinamentos de cada talento (e as ações do PDI marcadas como realizadas, se existirem); ATENÇÃO: os dados só poderão ser alterados se o curso for reaberto. 27

28 Relatório Individual da Turma de Treinamento Para emitir basta acessar a Turma de treinamento e clicar em Relatório da Turma. 28

29 Relatório Individual da Turma de Treinamento (cont) Após a média das Avaliações de Eficácia, temos a média das Avaliações de Reação (abaixo). 29

30 Relatório Gerencial de Turmas de Treinamento Opções Este Relatório Gerencial permite atender a várias necessidades da organização / RH: Treinamentos previstos para o próximo mês preencha Situação = Previstas e Período de Início com as datas do próximo mês (primeiro e último dia); Treinamentos realizados no último trimestre (ou ano) preencha Situação = Realizadas e Período de Término com o último trimestre (ou ano) - (primeiro e último dia); Dados Físico-financeiros dos treinamentos realizados no último ano preencha Situação = Realizadas e Período de Término com o último ano (primeiro e último dia) e desmarque todas as Opções de Listagem (teremos somente as tabelas e gráficos); Treinamentos realizados da área de Segurança preencha Situação = Realizadas, Área de treinamento = Segurança e Período de Término com o último ano (primeiro e último dia). 30

31 Relatório Gerencial de Turmas de Treinamento São listadas as Turmas de treinamento (conforme os filtros indicados), com seus principais dados e os respectivos Participantes; Note: em uma Turma Prevista todos os participantes estarão previstos. Em uma Turma Realizada todos os participantes estarão com a situação Aprovado, Reprovado ou Não participou; Os talentos que não participaram do treinamento, caso tenham uma ação de PDI solicitando o treinamento, serão apresentados nas próximas pesquisas de participantes de uma nova turma do curso (a ação ficará pendente). 31

32 Relatório Gerencial de Turmas de Treinamento Teremos as Turmas de treinamento totalizadas por Áreas de Treinamento, com seus principais dados físicos e financeiros, e o total geral no final; O primeiro gráfico mostra as quantidades de turmas previstas e realizadas por Área de Treinamento; O segundo gráfico mostra as quantidades de turmas previstas e realizadas no total. 32

33 Relatório Gerencial de Turmas de Treinamento Muitas vezes estas totalizações são utilizadas pelas empresas como metas e indicadores da área de RH para atender a auditorias, como por exemplo a ISO

34 Relatório Gerencial de Histórico de Treinamentos Opções Possibilita relacionar os treinamentos realizados em determinado período; Possibilita pesquisar os talentos que fizeram determinado treinamento; Possibilita relacionar os participantes, filtrando por área do organograma e/ou cargo; Possibilita agrupar os talentos por Treinamento, ou os treinamentos por Talento; Permite relacionar os talentos / treinamentos Sem Evidência, ou Sem Avaliação de Eficácia ou Sem Avaliação de Reação; Sempre totaliza o valor investido pela empresa nos treinamentos (listados) realizados. 34

35 Relatório Gerencial de Histórico de Treinamentos Opção: Talentos agrupados por Treinamento Opção: Treinamentos agrupados por Talento Apresenta sempre a Totalização dos Treinamentos listados 35

36 Relatório Gerencial de Histórico de Treinamentos Gráficos com distribuições Gráficos com distribuições de dados físico-financeiros mais detalhados dos treinamentos realizados em um período podem ser obtidos no Relatório Gerencial de Turmas de Treinamento. 36

37 Importante Como direcionar os trabalhos ao RH de Resultados Perfil do Cargo Avaliações Qualificações, Competências e Metas PDIs com foco nas necessidades da empresa Treinamentos assertivos 37

38 Treinamento do Sistema RH1000 Envie sugestões para aprimorar o sistema, o manual e as apostilas para o suporte@rh1000.com.br ou Tel.: ou Skype: contato_ohlbraga. Agradecemos sua colaboração