Processos do Projeto 1 Objetivos da aula de hoje Processo de administrar um projeto. Diferença entre a administração de um projeto e os níveis da administração de projetos. Critérios para selecionar um projeto. Processos gerenciais de projetos. Níveis da administração de projetos A administração de um projeto é o processo de tomar decisões para realizar atividades temporárias, com o objetivo de fornecer um resultado. O resultado é uma combinação de produto físico, informações e eventos e variam muito em termos de finalidade, complexidade e volume de recursos empregados. Princípios de administração utilizados para gerenciar projetos: A administração de projetos é uma técnica (ou conjunto de técnicas) que se aplica a determinadas situações, nas quais há um resultado a ser alcançado dentro de restrições de tempo e custo. A aplicação das técnicas da administração de projetos depende tanto da natureza intrínseca da situação quanto de escolha consciente: projeto é uma atividade que alguém decide que é projeto. A tarefa básica da administração de projetos é assegurar a orientação do esforço para o resultado. Controlar custos, prazos e riscos é condição básica para isso. Administração de projetos é também estratégia e organização para conseguir atingir os objetivos propostos. Nesse caso pode-se dividir o processo de administração de projetos em diversos níveis, como mostra a tabela 1. Nível estratégico da administração de projetos Abordagem usada quando o foco muda da eficiência do projeto para a eficácia global da organização. Quando o que se enfatiza é a geração de valor e as vantagens competitivas por meio dos projetos: enfrentamento da concorrência, sobrevivência, satisfação e retenção do cliente, colaboração com parceiros etc. 1 MAXIMIANO (2010) Cap. 2 até pág. 38.
Principais decisões estratégicas relacionadas a projetos: Escolher quais tipos de projetos realizar, para oferecer aos clientes e mercados ou para aprimorar os sistemas internos. Escolher quais recursos empregar para executar esses projetos. Tabela 1 Níveis da administração de projetos. Fonte: MAXIMIANO (2010), tabela 2.1. Nível organizacional da administração de projetos Esse nível trata de como organizar os recursos da empresa para executar o que foi decidido no nível estratégico. Envolve, dentre outros: Criação de sistemas de apoio e controle dos projetos. Adaptação da estrutura e dos recursos da empresa em função das necessidades dos projetos. Orientação e treinamento dos gerentes e equipes de projetos. Participação ou apoio à participação em processos de comercialização de projetos. Comunicação entre os níveis estratégico e operacional. Nível operacional da administração de projetos Compreende os elementos clássicos do processo de gerenciamento do projeto individual, como as ferramentas e técnicas para iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento de projetos. Aqui se encontram as áreas de conhecimento, ferramentas e processos do PMBOK Guide assim como as competências da IPMA.
Guia do PMBOK Basicamente é um guia que esclarece que os conhecimentos e práticas da administração de projetos não podem nem devem ser aplicados de maneira uniforme a todos os projetos. Cada equipe é responsável pela decisão de escolher o que seja mais apropriado para seus projetos. Baseia-se em dois conceitos fundamentais:processo de gerenciar um projeto e áreas de conhecimento (ou variáveis da administração). Processos gerenciais segundo o PMBOK administrar um projeto é um macroprocesso formado por cinco grupos de processos principais interligados: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Esses grupos de processos dividemse em 42 processos menores. Processos gerenciais começam e terminam ao longo de todas as fases do ciclo de vida do projeto. A figura 1 mostra um diagrama de como esses grupos de processos se relacionam. Figura 1 Diagrama esquemático do relacionamento entre os grupos de processos gerenciais. Fonte: MAXIMIANO (2011), figura 2.1.
Áreas do conhecimento segundo o PMBOK Enquanto os processos gerenciais definem como gerenciar um projeto, as áreas do conhecimento são o conteúdo do projeto, ou o que deve ser administrado. O Guia do PMBOK identifica nove áreas principais de concentração dos conhecimentos de um projeto. Administração de integração; Administração do escopo; Administração do tempo ou dos prazos; Administração dos custos; Administração da qualidade; Administração dos RH; Administração das comunicações; Administração de riscos; Administração de aquisições; Administração das partes interessadas (5ª edição 2013); Administração do ambiente e responsabilidade social (Adicionada em uma edição especial do Guia do PMBOK destinado ao mercado da construção). Guia de competências do IPMA Consulte o livro-texto da matéria (MAXIMIANO, 2011), página 34 (item 4.2). Como selecionar projetos Pontos a considerar antes de começar: 1. Os projetos escolhidos se alinham com a estratégia da organização? 2. Esta ideia é suficientemente boa para ser transformada em um projeto? 3. uma vez implementados, poderão ser administrados de forma sistêmica dentro do portfólio de projetos da organização? Critérios de seleção Questões a serem avaliadas: Quais ideias têm maior probabilidade de se transformar em produtos ou iniciativas de sucesso? A empresa tem a capacidade e os recursos para transformar esses ideias em produtos e serviços? Como devemos avaliar essas ideias? Procedimento para avaliação e seleção de ideias de projetos.
Definir critérios de seleção que possam se reunir nos grupos a seguir: Critérios comerciais indicam se a ideia tem potencial de gerar negócios lucrativos para a empresa; Critérios técnicos indicam se é possível para a empresa transformar a ideia em um produto; se há viabilidade técnica. Critérios comerciais Potencial de faturamento e lucros; Taxa de crescimento das vendas; Avaliação da concorrência reação da concorrência à ideia; Distribuição do risco não colocar todos os ovos na mesma cesta; Oportunidade de mudança no ramo de negócios. Critérios técnicos Disponibilidade de capital; Capacidade de marketing da empresa; Capacidade industrial da empresa; Capacidade da base tecnológica; Disponibilidade de matérias-primas; Competência gerencial. Aplicação dos critérios Tabela 2 Avaliação de ideias de projetos. Fonte: MAXIMIANO (2011), tabela 2.2. A tabela 2 mostra uma forma de utilizar os critérios para avaliar uma ideia.
Depois de preenchida a tabela 2 para todas as ideias mais prováveis, submeta seus resultados à matriz mostrada na figura 2 para verificar o posicionamento de cada uma delas na Matriz de avaliação e classificação das ideias de projetos e decida qual realizar. Figura 2 Matriz para avaliação e classificação das ideias de projetos. Fonte: MAXIMIANO (2011), figura 2.2.
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