Como Gerenciar Projetos de Desenvolvimento com Eficiência e com Eficácia para Mudar o Mundo Autores:

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1 Como Gerenciar Projetos de Desenvolvimento com Eficiência e com Eficácia para Mudar o Mundo Autores: Celso Ramos (Gerente de Projetos da IPMA Brasil) Juliana Cariello (Gerente de Projetos da IPMA Brasil) Luiz Rocha (Vice-Presidente da IPMA Brasil) Pietro Guedes (Diretor da IPMA Brasil)

2 Guia PMD Pro: Como Gerenciar Projetos de Desenvolvimento com Eficiência e com Eficácia para Mudar o Mundo As pessoas sonham em mudar o mundo de maneiras distintas: algumas pensam em cavar poços para fornecer água potável a pequenos vilarejos; outras em reformar escolas. Poucas sonham em mudar o mundo por meio do gerenciamento de projetos embora as duas soluções mencionadas antes sejam projetos: atividades temporárias, em grupo, destinadas a produzir um resultado único, respeitando o escopo, o cronograma e o orçamento definidos. Portanto, as organizações de Desenvolvimento, aquelas cuja principal razão de existência é gerar impacto social positivo, gerenciam o seu trabalho através de projetos. Os seus escritórios possuem equipes responsáveis por elaborar propostas de projetos, desenvolver planos de projetos, implementar atividades de projetos (muitas com a ajuda essencial da própria comunidade beneficiada), monitorar o seu andamento e avaliar o seu impacto. Apesar disso, o gerenciamento de projeto raramente é identificado como uma prioridade estratégica para essas organizações. O objetivo do Guia do PMD Pro é, justamente, aprimorar a capacidade de gerenciamento de projetos dos profissionais de Desenvolvimento. O guia divide-se em quatro seções, as quais serão apresentadas a seguir. SEÇÃO 1: PROJETOS DO SETOR DE DESENVOLVIMENTO O foco dos projetos de Desenvolvimento é elevar o bem-estar das populações-alvo. Este tipo de projeto costuma ser desafiador devido aos recursos limitados, aos altos riscos, às condições inseguras, aos ambientes instáveis política e economicamente, entre outros fatores. A prioridade é fazer a transferência de conhecimento e aprendizagem para a população-alvo para que os impactos sejam mantidos após a finalização do projeto. Essa transferência deve ocorrer em todas as fases do projeto. Os cinco princípios de um projeto de Desenvolvimento são: equilíbrio no gerenciamento de todas as fases do projeto, abrangência suficiente nas instruções de gerenciamento para que sejam úteis em toda a vida do projeto, integração entre todos os aspectos do projeto para garantir que estejam alinhados e coordenados com os objetivos finais, participação dos públicos de interesse para conquistar o apoio deles e reiteração como algo contínuo para que os processos de gerenciamento de projetos sejam sempre revisitados. Quanto ao triângulo de Gestão, o Guia PMD Pro possui restrição tripla igual à do PMBOK: Escopo/Qualidade, Custo/Recursos e Tempo/Cronograma compõem o triângulo. O Gerenciamento de Programas é importante no Setor de Desenvolvimento porque os projetos gerenciados através de um programa coordenado têm o potencial de realizar mudanças (ou benefícios) que seriam impossíveis se fossem gerados separadamente. O gerenciamento do portfólio supervisiona o desempenho dos projetos e programas da organização e são gerenciados por uma equipe sênior no mais alto nível da organização. O PMD Pro organiza as competências de gerenciamento de projetos em quatro áreas: Técnica, Liderança/Interpessoal, Pessoal/Autogerenciamento, Desenvolvimento Específico do Setor de Desenvolvimento. Apesar das quatro serem críticas para garantir o sucesso do projeto, o escopo do PMD Pro se concentra na área Técnica dos gerentes de projetos.

3 Além disso, os Gerentes de Projeto também devem saber trabalhar bem dentro da cultura de sua organização. A cultura define sua identidade e a distingue de outras organizações similares. SEÇÃO 2: AS FASES NA VIDA DE UM PROJETO DE DESENVOLVIMENTO O PMD Pro apoia seu próprio modelo de projeto por fases de seis etapas: Identificar, Definir, Planejar, Implementar, Monitorar e Controlar, Fazer a Transição para o Projeto Final. A vida de um projeto de Desenvolvimento não costuma começar com a aprovação oficial - diferente do que é comum em outras áreas, mas com a Identificação e Design do projeto. É durante essa fase que as equipes de projeto definem necessidades, exploram oportunidades, analisam o ambiente do projeto e criam alternativas para o design do projeto. Durante a fase de Identificação e Desenho do Projeto, também é definido o modelo de estrutura lógica a ser usado documento este que será aprofundado na fase de Planejamento. O modelo de estrutura lógica será revisitado ao longo de todo o projeto, como ferramenta fundamental para o Monitoramento e Controle. Não obstante haja variações entre os modelos de estrutura lógica usados no Setor de Desenvolvimento em relação aos termos usados e à sua estrutura, todos eles visam atender os mesmos objetivos básicos de: Organizar os relacionamentos de identificação e pensamento do projeto entre recursos, atividades e resultados do projeto; Apresentar e compartilhar, de forma visual, a lógica de intervenção do projeto; Identificar e avaliar os riscos inerentes ao design do projeto; Medir o andamento através de indicadores e meios de verificação. Veja o exemplo de uma estrutura lógica de um projeto fictício na tabela abaixo:

4 O risco de o projeto de Desenvolvimento ser cancelado na fase de Identificação e Design é real. Uma boa prática para diminuir o risco é utilizar o processo de Porta de Decisão, no qual cada fase exige uma decisão dos principais envolvidos para prosseguir. A aprovação oficial se dá na fase subsequente: Definição. É nela que os parâmetros gerais do projeto são definidos e que os principais interessados do projeto são comunicados. Também é durante essa fase que a equipe do projeto estabelece a estrutura de governança. A fase de planejamento, em sequência, é o momento no qual se desenvolve um plano de implementação abrangente e detalhado - um modelo para todo o trabalho do projeto. Esse plano é revisitado por todo o projeto e atualizado para refletir os contextos de mudança.

5 O próximo passo é a fase de Implementação. O trabalho consiste em liderar e gerenciar a aplicação do plano de implementação do projeto diariamente: liderar a equipe, resolver problemas, gerenciar a equipe e integrar os elementos diferentes do plano do projeto. A fase de Monitoramento, Avaliação e Controle se estende por toda a vida do projeto. O objetivo é medir seu andamento e identificar as ações corretivas quando necessário. O plano de monitoramento e avaliação se expande nos indicadores de progresso iniciais fornecidos na estrutura lógica e na proposta do projeto e fornece detalhes adicionais para cada um dos níveis da estrutura lógica do projeto. Alguns planos de monitoramento e avaliação não apenas rastreiam o progresso em relação às atividades, produtos, objetivo e impacto consistentes com a estrutura lógica do projeto, mas também monitoram os insumos ou recursos necessários para implementar as atividades do projeto. Veja a figura abaixo: O fim de um projeto de Desenvolvimento é, na prática, mais uma fase de transição do que um encerramento rígido: é essencial que os impactos sejam mantidos dali para frente. É importante garantir que as lições aprendidas relacionadas ao projeto sejam detalhadas adequadamente, arquivadas e que fiquem facilmente acessíveis. O gerente de projetos deve compartilhar essas lições aprendidas com quem pode se beneficiar delas. SEÇÃO 3: GERENCIAMENTO DE PROJETO O guia PMD PRO possui seis áreas de conhecimento: Escopo, Tempo, Riscos, Partes Interessadas, Recursos do Projeto e Justificativa do Projeto. Dentre elas, vale a pena destacar duas: Gerenciamento da Justificativa do Projeto e Gerenciamento de Recursos do Projeto. A gestão eficaz de recursos é um fator crítico por trás do sucesso ou do fracasso do projeto: o Gerente de Projetos precisa saber como equilibrar vários recursos do projeto de forma efetiva. Essa área de conhecimento engloba: gerenciamento das finanças, da cadeia de suprimentos e dos recursos humanos. Esses três fatores formam o núcleo dos serviços de suporte do projeto. A justificativa do projeto é associada frequentemente com o Retorno sobre o investimento (ROI) e os benefícios comerciais. No Setor de Desenvolvimento, porém, os exercícios de justificativa do projeto começam com uma análise da necessidade, na tentativa de responder se está sendo executado o projeto certo, que atende a real necessidade dos

6 beneficiários. Muito do trabalho do gerenciamento de justificativa ocorre na fase de Identificação e Design. SEÇÃO 4: ADAPTAÇÃO AO PMD PRO Ao se utilizar o PMD Pro, é essencial adaptá-lo aos seus projetos, pois eles são gerenciados dentro do contexto dos sistemas organizacionais e das estruturas dos doadores. Cada projeto é único com seus objetivos específicos. Aplicar ferramentas e técnicas sem pensar no contexto, nos recursos, nos relacionamentos e nos desafios criará trabalho desnecessário, confundirá e desmoralizará o projeto e a equipe parceira de implementação. Uma vez conhecido o PMD Pro, finalizaremos com as certificações. A PM4NGOs, plataforma criada para profissionais do Setor de Desenvolvimento e mantenedora do PMD Pro, oferece um programa de certificação de três níveis para os profissionais de projeto do Setor de Desenvolvimento em parceria com a acreditadora internacional APMG. As certificações de nível 1 e 2 já estão em andamento; a de nível 3 ainda está em desenvolvimento. A certificação PMD Pro 1 é destinada àqueles que são novos na área de gerenciamento de projetos, àqueles profissionais de projetos que estão à procura de uma reciclagem e aos gerentes de projeto experientes em outros setores que iniciam no de Desenvolvimento. A certificação PMD Pro 1 exige que os candidatos demonstrem que conhecem e entendem o conteúdo do Guia do PMD Pro. A certificação PMD Pro 2 é voltada para profissionais que já possuam a certificação PMD Pro 1. A comprovação de horas de experiência no Setor de Desenvolvimento não é um pré-requisito para a conquista da PMD Pro 2 apesar de o exame exigir que o candidato demonstre sua habilidade em aplicar e analisar o conteúdo do Guia do PMD Pro. Cada pergunta deste exame baseia-se em situações de projeto de Desenvolvimento. As provas do PMD Pro 1 e do PMD Pro 2 são de múltipla escolha, em português, e feitas online (no local da preferência do candidato). Para ser aprovado, é preciso acertar pelo menos 49 das 75 questões, o que equivale a 65%. O tempo para a realização de cada prova é de duas horas. Assim que finalizar a avaliação, o candidato saberá se foi aprovado ou não. A certificação PMD Pro 3, por fim, avaliará as competências e verificará evidências da aplicação das ferramentas PMD Pro pelo candidato em seus projetos. A organização PM4NGOs tem procurado construir novas parcerias com doadores para estimulá-los a estabelecer a certificação de PMD Pro como um caminho para garantir o financiamento de projetos das ONGs. Uma vez clara a relação entre mudar o mundo e gerir projetos, cabe ao profissional de Desenvolvimento dar os próximos passos rumo ao seu aperfeiçoamento neste campo.