Guia Projectlab para Gerenciamento de Portfólio

Guia Projectlab para Gerenciamento de Portfólio

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 2 Índice Introdução 03 Como funciona a seleção de propostas de projetos 18 Do que trata o gerenciamento de portfólio O que é e por que gerenciar portfólios? Entenda a conexão entre portfólio, programa e estratégia 04 04 05 Quais os principais relatórios de desempenho do portfólio O papel do PMO Corporativo no Gerenciamento de Portfólio 19 20 Elaboração do plano de gerenciamentodo portfólio 08 Conclusão 21 Metodologia do Gerenciamento de Portfólio 11 Sobre a Projectlab 22 Como criar um processo de gerenciamento de portfólio (Governança) 11 Implementação do gerenciamento de portfólio 14 Principais desafios para implementação do gerenciamento de portfólio 14

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 3 Introdução De acordo com o PMI (Project Management Institute), 73% das empresas que investem em gerenciamento de portfólio de projetos estão focadas na melhoria da satisfação dos clientes, enquanto 59% delas na redução de custos, 58% no aumento de receitas e 45% para incrementar o ROI de seus projetos. Os benefícios desse investimento são visíveis e foram comprovados pelo Relatório Pulse of The Profession, do PMI, que constatou que 68% das empresas que fazem gerenciamento de portfólio de projetos completaram seus projetos no prazo, 64% dentro do orçamento previsto e 62% atingiram ou excederam o retorno sobre seus investimentos iniciais. Em um balanço geral, 77% das empresas que adotaram o gerenciamento de portfólio de projetos atingiram ou superaram seus objetivos estratégicos iniciais. Se esses dados estão fazendo sentido para você, chegou a hora de investir de verdade em gerenciamento de portfólio de projetos e ver seus resultados potencializados por uma gestão extremamente eficaz e focada nos objetivos e metas da sua empresa. Com este e-book você poderá aprimorar seus conhecimentos sobre gerenciamento de portfólio de projetos e começar a aplicar essa metodologia na sua empresa com mais segurança e eficiência. Preparado para começar?

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO DO QUE TRATA O GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 4 Do que trata o gerenciamento de portfólio O que é e por que gerenciar portfólios? Portfólio de projetos é um conjunto de projetos e programas que geram valor individualmente mas que, quando integrados, maximizam resultados e trazem mais benefícios para a empresa. Esses benefícios são propostos a partir do planejamento estratégico da organização, que pode ser desmembrado em diversos projetos e programas, facilitando a implementação da estratégia empresarial e a mensuração dos resultados ao longo do tempo. À medida que a empresa investe em mais de um projeto por vez, é preciso saber identificar, selecionar, priorizar e monitorar os projetos que são mais importantes para o negócio, que podem gerar maior rentabilidade e sucesso no curto, médio e longo prazo. É nesse momento que o gerenciamento de portfólio em projetos se torna essencial, já que a visão estratégica do profissional que gerencia portfólios contribui para identificar melhores

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO DO QUE TRATA O GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 5 oportunidades de negócios a partir da interligação entre os projetos prioritários da organização. O gerenciamento de portfólio de projetos também possibilita à empresa concentrar esforços, otimizar o tempo das equipes, aproveitar melhor os recursos que são comuns a mais de um projeto e tomar decisões com base em uma visão mais abrangente sobre os investimentos, reduzindo as incertezas do mercado. Ou seja, você gerencia sua empresa de maneira estruturada, com metas e objetivos que são alcançados gradativamente. Entenda a conexão entre portfólio, programa e estratégia Parece fácil o conceito de portfólio de projetos, mas na hora da aplicação, fica difícil identificar o que é estratégia, o que é programa e o que é portfólio, afinal, eles estão integrados, um auxiliando ao outro na conquista dos objetivos da empresa. Durante o planejamento estratégico da empresa, são determinados os objetivos e metas do negócio, ou seja, são estabelecidos marcos de referência para que a empresa progrida no mercado.

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO DO QUE TRATA O GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 6 Com os objetivos e metas estabelecidos, é possível identificar como atingi-lo, e é aí que entram os projetos, que são utilizados como ferramentas para implementação da estratégia da empresa. Os projetos concebidos para que a empresa alcance seus objetivos podem ser interdependentes ou não, levando-nos ao conceito de programa de projetos. Um programa é um conjunto de projetos interdependentes, que são gerenciados de maneira integrada para que a empresa conquiste um único objetivo ao final. Um bom exemplo é a expansão de uma indústria, onde você pode ter um projeto para aumento da planta fabril, um projeto para a expansão administrativa e outro para armazenagem. Esses três projetos estão relacionados e, quando concluídos, trarão, em conjunto, vantagens e benefícios para a empresa. O portfólio é o conjunto de projetos e programas que são gerenciados como um grupo para atingir os objetivos estratégicos da organização. Já o portfólio é o conjunto de projetos e programas que são gerenciados como um grupo a fim de atingir os objetivos estratégicos da organização. A partir da análise estratégica da empresa, o gerenciamento de portfólio de projetos tem como um de seus objetivos identificar, priorizar e controlar os projetos e programas para uma gestão mais eficaz, ajudando a empresa a concretizar seus objetivos e metas com mais facilidade e maximizar os seus resultados.

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO DO QUE TRATA O GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 7 A gestão de portfólio de projetos é sempre necessária na condução de dois ou mais projetos ao mesmo tempo. Vale lembrar que nem sempre a empresa terá um programa de projetos, já que é preciso ter projetos interdependentes, mas a gestão de portfólio de projetos é sempre necessária na condução de dois ou mais projetos ao mesmo tempo, tendo sempre a estratégia empresarial como suporte para determinar quais são os projetos de maior importância para o negócio. Programa Projeto

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO DO QUE TRATA O GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 8 PLANO Elaboração do plano de gerenciamento do portfólio Gerenciar o portfólio de projetos da empresa é uma ação estratégica e vai muito além da gestão de múltiplos projetos. É através do gerenciamento do portfólio que a empresa sabe se está investindo nos projetos certos, otimizando recursos e deixando o gerenciamento individual para o gerente de cada projeto. Sendo assim, cabe ao gerenciamento de portfólio responder às seguintes questões estratégicas: 1. 2. 3. 4. Estamos investindo nos projetos certos? Estamos no caminho certo para atingir nossos objetivos organizacionais? Estamos gerenciando nossos projetos de maneira eficaz? Estamos conquistando os benefícios planejados?

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO DO QUE TRATA O GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 9 Para responder a essas perguntas o gerente de portfólio analisa dados-chave dos projetos que estão sob sua responsabilidade, acompanhando o desempenho dos projetos de forma individualizada, mas principalmente o portfólio como um todo (visão holística). Ele faz isso normalmente através de dashboards de controle, que mostram o impacto individual e coletivo dos projetos na estratégia empresarial e nos resultados de negócios. Perceba que é um processo complexo e exige o auxílio de ferramentas de gestão, bem como de uma metodologia para fazer um acompanhamento adequado de todos os projetos individual e coletivamente. Existem diversas ferramentas no mercado que trazem um módulo de gestão de portfólio de projetos, mas você pode se basear em cinco itens principais: J JIdentificação e avaliação dos projetos prioritários; J JAnálise de custos e benefícios; J JRelatório de progresso; J JAlocação de recursos; J JMonitoramento e controle.

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO DO QUE TRATA O GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 10 Ao adotar essa metodologia para fazer a gestão de portfólio de projetos na sua empresa, você terá condições de reduzir riscos ao negócio, identificar projetos que estão obsoletos e consumindo recursos da empresa, priorizar projetos que são mais vantajosos e assim superar as expectativas de todos os stakeholders.

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO METODOLOGIA DO GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 11 Metodologia do Gerenciamento de Portfólio Como criar um processo de gerenciamento de portfólio (Governança) Identificação das necessidades: Na fase de identificação, você lista as necessidades da empresa, bem como as oportunidades de negócios, avaliando o contexto em que a empresa está atualmente e projetando o cenário desejado para o futuro. Estas necessidades precisam estar alinhadas aos objetivos e metas estratégicos. Na identificação você ainda deve fazer uma breve descrição de cada oportunidade e como ela pode gerar valor para a empresa, para que seja avaliado na próxima fase do ciclo de vida do gerenciamento de portfólio. Categorização: Na fase de categorização, como o próprio nome sugere, você precisa agrupar estas propostas de projeto em grupos que possuam características semelhantes.

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO METODOLOGIA DO GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 12 Avaliação: Com os projetos listados e as propostas de valor descritas, você chega à fase de avaliação, onde o cliente ou os gestores da empresa avaliarão os prós e contras de cada projeto, confrontando também os custos e benefícios de cada um, visando identificar os projetos de maior retorno e selecionar aqueles que deverão ser executados. Priorização: Uma vez que a capacidade da organização é limitada, a quantidade de projetos que podem ser implementados ao mesmo tempo também. Portanto, é preciso saber priorizá-los de acordo com as necessidades da empresa e com o retorno que eles podem gerar.

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO METODOLOGIA DO GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 13 Balanceamento: A fase de balanceamento é uma oportunidade de reavaliar as decisões até o momento. Nela, você deve se perguntar se o conjunto de projetos e programas selecionados trazem o maior benefício para a empresa e se você não está deixando de lado nenhum projeto crucial para o atingimento dos objetivos estratégicos do negócio. Validados os projetos, você passa para a fase de ativação. Ativação ou Autorização: Chegou a hora de autorizar o início dos projetos. Uma vez autorizados, os mesmos devem seguir as boas práticas de gerenciamento de projetos recomendadas pelo PMI. Acompanhamento e controle: O reporte de status dos projetos é essencial para que você mantenha todas as partes interessadas informadas sobre o andamento de cada projeto e do portfólio como um todo, quais são os benefícios já observados, quanto falta para a conclusão de cada projeto e quando o retorno sobre o investimento virá efetivamente. Gestão das mudanças: Assim como o planejamento estratégico da empresa não é estático, o gerenciamento de projetos e também do portfólio de projetos não é, por isso você deve estar preparado para gerir mudanças de estratégia empresarial, de objetivos, de escopo dos projetos e até mesmo na priorização dos projetos realizada anteriormente. Por mais que tenhamos colocado todas as fases em um ordenamento lógico, nem sempre o gerenciamento de portfólio acontecerá da mesma forma, você pode ver essas etapas se alternando em cada projeto e em cada empresa em que atuar.

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO IMPLEMENTAÇÃO DO GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 14 Implementação do gerenciamento de portfólio Principais desafios para implementação do gerenciamento de portfólio Logo no início da nossa conversa lançamos para você um panorama bastante animador do gerenciamento de portfólio de projetos, com dados que comprovam a eficácia dessa metodologia para trazer mais e melhores resultados para a empresa. Mas o caminho não é assim tão fácil, existem desafios que devem ser superados para que você tenha um gerenciamento de portfólio realmente eficaz:

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO IMPLEMENTAÇÃO DO GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 15 Saber equilibrar expectativas: Quando a empresa tem diversos projetos a serem desenvolvidos e eles passam pela peneira da identificação de necessidades, categorização, avaliação, priorização e balanceamento, resulta que temos propostas de projetos selecionadas e não selecionadas (pelo menos não para aquele momento). Assim, teremos idealizadores de projetos satisfeitos e insatisfeitos. Nesse sentido, o profissional que faz o gerenciamento de portfólio de projetos na empresa deve ter habilidade diplomática para saber equilibrar as expectativas de todos os públicos sem prejudicar a performance da empresa no mercado. Falta de priorização: A pressão pela ativação de um projeto ou outro pode levar a equipe a priorizar projetos inadequados, que não vão gerar o maior valor para a empresa, portanto, manter o foco nos benefícios que esses investimentos trarão para o negócio é essencial para que a empresa saia vitoriosa com o gerenciamento do portfólio de projetos.

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO IMPLEMENTAÇÃO DO GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 16 Falta de identificação de riscos e interdependências: Durante o gerenciamento do portfólio é preciso identificar os riscos inerentes a cada projeto, bem como os riscos que cada projeto pode oferecer aos demais. Se o gerente de portfólio e a equipe não conseguirem visualizar essas interdependências com clareza, os resultados da empresa não serão satisfatórios e problemas decorrentes desse deslize podem comprometer um ou mais projetos do portfólio. Metas e objetivos mal definidos: Esse problema está além do gerenciamento do portfólio, no planejamento estratégico da empresa, que afeta todas as demais ações. Quando não há objetivos e metas definidos adequadamente, a empresa não sabe para onde vai, desenvolvendo projetos que trazem pouco ou nenhum resultado efetivo para o crescimento do negócio.

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO IMPLEMENTAÇÃO DO GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 17 Métricas e KPIs falhos: Definir métricas e KPIs para mensurar o desempenho dos projetos inseridos no portfólio é uma grande responsabilidade, pois dados que não reflitam a verdadeira situação do portfólio de projetos comprometem toda a gestão e podem impactar diretamente nos resultados da empresa e na perda dos investimentos. Ao longo da sua carreira certamente você vai se deparar com outros desafios ao gerenciamento de portfólio de projetos, mas esses você vai tirar de letra!

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO IMPLEMENTAÇÃO DO GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 18 Como funciona a seleção de propostas de projetos A seleção de propostas de projetos é essencial para que você se foque no que realmente importa para a empresa, deixando de lado os projetos que não são urgentes e colocando sua equipe para trabalhar com mais direcionamento. Segue abaixo alguns exemplos de critérios de seleção de projetos: 1. 2. 3. Alinhamento entre estratégia empresarial e projeto; Potencial de retorno do projeto; Riscos envolvidos; 4. 5. Capacidade da empresa de prover recursos financeiros e humanos ao projeto; Outros fatores internos que possam impactar no projeto.

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO IMPLEMENTAÇÃO DO GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 19 Quais os principais relatórios de desempenho do portfólio Cada empresa terá seus indicadores de performance próprios, pois eles são reflexo dos objetivos e metas preestabelecidos no planejamento estratégico e do mercado em que ela está inserida. No gerenciamento de portfólio você deve ficar atento a relatórios de desempenho tanto qualitativos quanto quantitativos, visando sempre ter um panorama completo de tudo o que está ocorrendo e como os objetivos estão sendo atingidos. Alguns exemplos de métricas de gerenciamento de portfólio comumente utilizados nas empresas são: JJAumento do market share da empresa; JJRedução de custos operacionais; JJAumento do ROI (retorno sobre o investimento); JJElevação da satisfação dos clientes; JJAumento do faturamento da empresa; JJGrau de inovação da empresa; JJCompliance; JJSatisfação dos funcionários; JJAumento no valor das ações da empresa; JJAumento da competitividade.

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO IMPLEMENTAÇÃO DO GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 20 O papel do PMO Corporativo no Gerenciamento de Portfólio A presença de um PMO (Project Management Office) na empresa é a consolidação do desejo de fazer com que o gerenciamento de portfólio funcione adequadamente e atinja os objetivos propostos no planejamento estratégico. Com um PMO bem estruturado, a empresa tem uma gestão centralizada do portfólio de projetos, com recursos e investimentos sendo alocados onde realmente é necessário, criando um ambiente altamente produtivo para a execução dos projetos. Com a gestão centralizada, a empresa também pode desenvolver uma metodologia própria de gerenciamento de portfólio em projetos, criando padrões, políticas e procedimentos seguidos por todos, aumentando ainda mais a eficácia das equipes e tornando a gestão de projetos mais ágil e organizada, focada em resultados.

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO 21 Conclusão Devemos ter um déficit de profissionais de GP na casa de 1,5 milhões até 2020. Chegamos ao final do nosso e-book e esperamos que você tenha aproveitado esse conhecimento para desenvolver suas competências como gerente de portfólio de projetos. Sabemos que esta profissão é ainda um pouco nebulosa em nosso país, mas a demanda cresce a cada dia e, segundo o PMI, devemos ter um déficit de profissionais de gerenciamento de projetos na casa de 1,5 milhões até 2020. Imagine quantos destes gerenciando portfólios de grandes empresas. Um desafio e tanto para quem está começando agora, não é mesmo? Deixamos nosso abraço a você e conte com a Projectlab para continuar aprimorando seus conhecimentos!

22 Sobre a A Projectlab é uma empresa de capacitação em Gerenciamento de Projetos que visa formar profissionais qualificados para atuarem em um dos mercados mais promissores dos últimos tempos. Dentre os cursos oferecidos, destacam-se os preparatórios para certificações o PMP, PMI- ACP e EXIN-ASF para métodos ágeis e os cursos e oficinas de capacitação comportamental, como o de gerenciamento de stakeholders. Além das capacitações, a Projectlab oferece consultoria especializada em gerenciamento de projetos, desenvolvendo soluções de última geração para a conquista de resultados excelentes para médiasv e grandes empresas. Organiza eventos especializados, palestras e possui ainda uma loja online onde vende livros, softwares e cursos online para o desenvolvimento profissional do gerente de projetos. Visite nosso site projectlab.com.br.