Guia Rápido para Diagnóstico Empresarial. Compreenda melhor a sua empresa. Acerte na decisão.

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1 Guia Rápido para Diagnóstico Empresarial Compreenda melhor a sua empresa. Acerte na decisão.

2 Índice Introdução Diagnóstico Empresarial Departamento Financeiro e Fiscal Departamento de Recursos Humanos Departamento Comercial Departamento de Marketing Departamento de Logística Departamento de Compras Departamento de Produção As soluções A Intelliplan Guia Rápido para Diagnóstico Empresarial 2

3 Introdução Tudo o que é criado e gerenciado é passível de melhoria. E isto vale para as empresas e para tudo o que elas vivem. Se algo não vai bem, deve ser melhorado; aquilo que já está bom, pode ficar ainda melhor. Aos administradores e gestores fica a escolha: deixar como está o que pode trazer consequências negativas com o passar do tempo ou buscar a melhoria. Entretanto, apenas se reconhece a necessidade da melhoria e a sua ação prática quando se tem uma visão clara sobre a realidade da empresa. É preciso encarar os fatos com sinceridade, e a partir disso identificar as melhores soluções. A experiência mostra que é justamente neste aspecto que as empresas encontram maior dificuldade: enxergar com clareza suas forças e fraquezas, para agir a partir delas. É para ajudar as empresas a enxergarem a realidade que vivem, tendo como referências as boas práticas de gestão, que a Intelliplan Consultoria Empresarial elaborou este Guia Rápido para Diagnóstico Empresarial. Através de perguntas claras e objetivas, os administradores e gestores poderão refletir sobre a realidade de sua empresa e identificar os principais gargalos, permitindo assim buscar soluções mais adequadas. Esperamos colaborar para o desenvolvimento de sua empresa! A Intelliplan fica à disposição para auxiliar no aperfeiçoamento e capacitação de sua organização. Guia Rápido para Diagnóstico Empresarial 3

4 Capítulo 1 Diagnóstico Empresarial

5 Diagnóstico Empresarial Abaixo apresentamos uma série de perguntas que, uma vez respondidas, trarão clareza sobre a realidade empresarial. As perguntas são o meio, mas são as respostas que mostrarão os principais gargalos da empresa; por isso, é importante coletar informações, analisá-las e responder às perguntas com o máximo de precisão e detalhes possível. Isso permitirá um resultado mais apurado. Este diagnóstico permite trazer à tona os principais aspectos da empresa. Todavia, uma análise empresarial mais aprimorada pode ser realizada, aprofundando as respostas já concedidas. É possível responder a todas as perguntas de uma única vez ou focar em um departamento específico. As perguntas estão organizadas por departamento: Departamento Financeiro e Fiscal; Departamento de Recursos Humanos; Departamento Comercial; Departamento de Marketing; Departamento de Logística; Departamento de Compras; Departamento de Produção. É importante registrar todas as respostas, de modo que seja possível retomá-las e, a partir delas, buscar as melhores soluções. Guia Rápido para Diagnóstico Empresarial 5

6 Capítulo 2 Departamento Financeiro e Fiscal

7 Departamento Financeiro e Fiscal 1. Sua empresa possui o registro de todas as movimentações financeiras? Estes registros são acessíveis, padronizados e confiáveis? 2. As ferramentas (planilhas, softwares, entre outras) utilizadas para gerenciar as finanças são adequadas ao seu negócio? 3. As informações financeiras e fiscais disponíveis e controladas permitem que sua empresa tome decisões sobre o futuro? 4. O fluxo de caixa (entrada e saída de dinheiro) está bem gerenciado? Sua empresa consegue lidar com o presente e planejar o futuro? 5. Há regras claras e praticadas sobre a utilização do dinheiro da empresa? Os recursos da empresa são utilizados apenas para a sobrevivência e crescimento do negócio? 6. Sua empresa possui um planejamento financeiro e fiscal, ao menos, para o próximo ano? 7. Há dificuldades com clientes inadimplentes? Sua empresa possui uma política para lidar com estes clientes? 8. Sua empresa faz uso das informações financeiras para tomada de decisões estratégicas, focadas no crescimento da empresa? Os sócios e funcionários estão capacitados para isto? 9. Há indicadores de desempenho para acompanhar a evolução da empresa? Guia Rápido para Diagnóstico Empresarial 7

8 Capítulo 3 Departamento de Recursos Humanos

9 Departamento de Recursos Humanos 1. A produtividade dos seus funcionários está satisfatória? A relação Tempo Disponível X Recursos Disponíveis X Atividades a serem executadas, atende suas necessidades? 2. Seus funcionários estão satisfeitos com a empresa? Há quanto tempo realizou esta pesquisa? 3. Há uma definição clara, para a empresa e para os funcionários sobre as funções e atividades de cada colaborador? Está adequada à realidade da empresa? 4. Sua empresa possui política de retenção de funcionários? 5. Há um controle padronizado e transparente do desempenho dos funcionários? A partir desse controle, há o relacionamento entre o gestor e o funcionário para melhor o desempenho? 6. Sua empresa possui internamente clareza e organização sobre férias, benefícios, hora extra? Há uma busca contínua por melhorar estes resultados? 7. Os processos de recrutamento, seleção, admissão, contratação e demissão de funcionários são padronizados e resultam na escolha de bons profissionais para a empresa? 8. Há um Plano de Cargos e Salários? Está atualizado? Guia Rápido para Diagnóstico Empresarial 9

10 Capítulo 4 Departamento Comercial

11 Departamento Comercial 1. As vendas estão satisfatórias? 2. O desempenho dos vendedores e representantes comerciais estão dentro do esperado? 3. A empresa possui um Planejamento de Vendas, com metas e prazos? Está sendo seguido? 4. Há um esforço contínuo de prospecção de novos clientes? A abordagem utilizada está adequada? 5. A política de comissão para os vendedores está clara? Ela de fato incentiva as vendas? 6. Sua empresa tem respondido em tempo hábil à todas as oportunidades comerciais? Caso não atenda, isso se deve à falta de recursos ou à desorganização? 7. Como a empresa gerencia todas as informações comerciais? Utiliza alguma ferramenta? 8. A empresa faz bom uso das informações coletadas junto aos potenciais e atuais clientes para gerar novos negócios? 9. Sua empresa possui uma área de pós-venda bem estruturada e ativa? Esta área é capaz de gerar novos negócios para a empresa? Guia Rápido para Diagnóstico Empresarial 11

12 Capítulo 5 Departamento de Marketing

13 Departamento de Marketing 1. Sua empresa possui objetivos claros sobre a expansão do negócio? 2. A empresa possui um conhecimento atualizado e realista sobre seu mercado de atuação? 3. Há um conhecimento atualizado e útil sobre a atuação dos concorrentes? 4. Sua empresa já realizou uma pesquisa com seus clientes ou potenciais clientes? Já buscou ouvi-los para conhecer suas expectativas? 5. Os investimentos em marketing são planejados? Estes investimentos têm trazido o retorno esperado? 6. Sua empresa já atua com marketing digital? Quais são os resultados que está obtendo? 7. Há cooperação entre o departamento de marketing e os demais departamentos? A troca de informações tem favorecido o negócio? 8. Sua empresa está atualizada quanto às tendências de consumo e às perspectivas de mercado? Está agindo para adaptar-se? 9. Há algum Plano de Marketing para orientar as ações da empresa? 10. Sua empresa monitora o mercado? 11. Há um cuidado e ação quanto às oportunidades e riscos existentes? Guia Rápido para Diagnóstico Empresarial 13

14 Capítulo 6 Departamento de Logística

15 Departamento de Logística 1. O estoque da empresa é bem gerenciado? Todos os registros estão atualizados? 2. O departamento de logística está em comunicação com o departamento de compras sobre recebimento de produtos comprados e a necessidade de novos produtos? 3. A empresa tem informações e controla os limites de produtos necessários no estoque? Tem conhecimento claro sobre os produtos mais demandados? 4. As entregas dos produtos produzidos pela empresa têm ocorrido no prazo determinado? 5. O controle das entregas realizadas por terceiros está adequado? 6. Há o uso eficaz de ferramentas de logísticas para tornar a operação mais ágil e gerenciável? Quais são os recursos que essas ferramentas trazem para a empresa? 7. Quanto custa a sua operação logística? 8. Há um bom e padronizado trabalho de logística reversa? Nome do ebook 15

16 Capítulo 7 Departamento de Compras

17 Departamento de Compras 1. As compras de sua empresa ocorrem, em sua grande maioria, de forma planejada ou sob urgência? 2. Há uma política definida para a escolha de fornecedores? Ela é seguida? 3. Existe a definição e cumprimento de um processo de compra, que contemple, ao menos, as etapas de requisição, cotação, aprovação e compra? 4. Há o registro de todas as informações relacionadas à compras, de modo que seja possível analisar periodicamente? 5. A empresa analisa frequentemente os gastos com compras, a fim de identificar oportunidades de redução de custos? 6. As compras são realizadas de acordo com a necessidade da empresa e do mercado ou por vezes é comprado aquém ou além do necessário? 7. Sua equipe de Compras busca continuamente novos fornecedores e oportunidades de melhores negócios no mercado? Guia Rápido para Diagnóstico Empresarial 17

18 Capítulo 8 Departamento de Produção

19 Departamento de Produção 1. Os gastos relacionados à produção estão adequados? A empresa já analisou estes dados a fim de identificar oportunidades de redução de gastos? 2. Há indicadores de desempenho que permitam acompanhar o desempenho da produção? Eles são atualizados e analisados com frequência? 3. Dentro do que é possível, o processo de produção é padronizado? Os funcionários conhecem e seguem os processos? 4. A produtividade está compatível com as vendas? 5. Todos os recursos da produção (máquinas, funcionários, equipamentos) estão sendo aproveitados ao máximo? 6. Todas as etapas da produção são gerenciadas? Há controles que permitam acompanhar e agir em todas as situações previstas? 7. Há algum esforço para aperfeiçoar e inovar no processo de produção? 8. O departamento de produção se relaciona favoravelmente com os demais departamentos? Quais são os benefícios dessa troca de informação? 9. A qualidade dos produtos ou serviços produzidos está satisfatória? Nome do ebook 19

20 Capítulo 9 As soluções

21 As soluções Diante de diversas oportunidades de melhoria, como agir? Qual deve ser a prioridade? Qual o momento ideal? Quanto investir? Novas dúvidas surgem. Dessa vez, porém, com o objetivo de encontrar a solução, e não mais o problema. É o momento, portanto, de dar um passo adiante. Uma vez reconhecida a necessidade de melhoria, é necessário responder a outras questões: 1. Minha empresa têm condições de encontrar a solução sozinha? O custo (tempo, aprendizado, esforço) vale a pena? 2. A solução que minha empresa é capaz de encontrar e implantar é a adequada? 3. O tempo que minha empresa levará para encontrar, desenvolver e implantar a solução satisfaz a urgência da empresa? Caso as respostas para as perguntas acima sejam positivas, mãos à obra! Tão logo dê início à análise, elaboração e implantação da solução. Se, ao contrário, sua empresa não se considera hábil para solucionar os problemas identificados ou para implantá-los no tempo ideal, é o momento de procurar auxílio externo. É importante encontrar empresas e profissionais preparados e já habituados a solucionar tais desafios. Ao calcular o investimento necessário, os resultados a serem alcançados e os recursos que serão economizados pois o preparo e a experiência desses profissionais produzem resultados de maior qualidade e com maior retorno verificará que é vantajoso e acessível para sua empresa. Guia Rápido para Diagnóstico Empresarial 21

22 As soluções Trata-se de uma decisão que a própria empresa deve tomar, uma vez que contar com o auxílio externo exige por parte da contratante uma participação e apoio indispensáveis para o sucesso do trabalho. É um trabalho de parceria com benefícios imediatos e à longo prazo. A Intelliplan Consultoria Empresarial apresenta-se uma opção, colocando à disposição toda nossa experiência e conhecimento no trabalho junto à micro, pequenas e médias empresas. Agora é o momento da decisão: deixar tudo como está ou buscar a solução? Aqui é um espaço reservado para alguma imagem ou multimídia :D Nome do ebook 22

23 Capítulo 10 A Intelliplan

24 A Intelliplan A Intelliplan Consultoria Empresarial é especialista na prestação de consultoria e treinamentos em gestão, estratégia e mercado para pequenas e médias empresas. Nossa atuação é focada em melhorar os resultados financeiros e de gestão de nossos clientes, através de um relacionamento de parceria e alinhado aos objetivos estratégicos. Resultados mensuráveis: As soluções da Intelliplan geram resultados mensuráveis, o que torna possível analisar a evolução da empresa durante e após os trabalhos. Soluções e resultados: Não vendemos as horas de trabalho, mas os resultados que serão alcançados. Parceria com o cliente: Nossos consultores atuam em conjunto com as pessoas-chave da empresa e buscam apoio em toda a organização, tendo sempre como meta os próprios objetivos organizacionais da contratante. Flexibilidade no pagamento: Oferecemos flexibilidade nos orçamentos e pagamentos e podemos acompanhar a implantação da solução mesmo após a conclusão do projeto. A visão de negócios da Intelliplan e a experiência de seus consultores trouxeram mais segurança e resultados nas decisões tomadas. Foi um excelente investimento. Rosana Dalla, Salute Aquarius Guia Rápido para Diagnóstico Empresarial 24

25 Intelliplan Consultoria Empresarial Acesse o nosso site e conheça mais sobre a Intelliplan. Você encontrá ainda diversos artigos em nosso blog e materiais ricos para download.