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2 Introdução Você já parou para pensar no porque alguns empreendimentos no setor de varejo conquistam o seu espaço no mercado, enquanto outros em poucos meses fecham as portas? Inúmeros fatores levam a crer que, muitas vezes no auge do desejo de ter o seu próprio negócio, muitos empreendedores de primeira viagem desconhecem termos básicos de gestão, que são essenciais no cotidiano de sua loja. Por este motivo, nós da Data System, elaboramos este guia. Com mais de 20 anos de experiência no setor varejista, principalmente no segmento de calçados e confecções, reunimos os nossos conhecimentos adquiridos durante todo este tempo para ajudar você, que está pensando em abrir a sua loja ou que já abriu, mas precisa aprimorar seus conhecimentos para gerir melhor o seu negócio. Nele, você encontrará todas as informações necessárias relacionadas à gestão da sua loja, para que assim seja possível atingir as metas de seu empreendimento. Boa leitura! 2

3 SUMÁRIO Entendendo o mercado do varejo 4 Gestão de pessoas 8 Gestão de produtos 12 Gestão financeira 16 Sobre a Data System 19 3

4 Entendendo o mercado do varejo 4

5 Há quem diga que, para ter o seu próprio negócio você não precisa de nada além do que dinheiro para investir nele. Entretanto, devido a necessidade de alguns conhecimentos básicos em administração, esta forma de enxergar o mercado tornou-se cada vez mais obsoleta, principalmente devido aos seguintes motivos: Com a facilidade de ingressar numa faculdade, o curso de Administração tornou-se o segundo com mais alunos em todo país, com cerca de 115 mil estudantes formados a cada ano. Somente no ano de 2009, o GEM (Global Entrepreneurship Monitor), constatou que a porcentagem de jovens de idade entre 18 e 24 anos que preferem empreender a buscar um cargo em alguma empresa durante ou depois do Ensino Superior chega a 20,8%. Além disso, segundo o site do Governo Federal, entre os jovens desta faixa etária que iniciaram seus empreendimentos, o comércio varejista atinge 33% da preferência. 5

6 O que isso realmente quer dizer? Devido aos conhecimentos de gestão que possuem, questões como controle financeiro e de estoque, por exemplo, costumam ser mais simples de serem solucionadas. A consequência disso são maiores oportunidades de obter resultados significativos em seus empreendimentos. Mas, será que eu preciso me graduar em Administração para abrir a minha loja? Acredite, não é de extrema necessidade. O que é primordial é entender e saber aplicar conceitos básicos que você vai se deparar no seu dia a dia como lojista. Estes conceitos são: Gestão de pessoas Gestão de PRODUTOS Gestão de FINANCEIRA Mas antes de falarmos de cada um deles, é preciso que você entenda alguns termos que vamos usar frequentemente neste material. 6

7 Entenda o conceito de gestão Qualquer que seja a empresa em questão, o objetivo é sempre gerar lucros para seja possível nutrir tanto as pessoas envolvidas como as mercadorias do empreendimento. A gestão auxilia na forma de organizar, reunir e direcionar cada um destes fatores para que o objetivo final seja cumprido. Apenas para que você entenda melhor este conceito, na prática, a gestão consiste em administrar pessoas, produtos e equipamentos, por exemplo. Além é claro de insumos que são necessários no dia a dia da loja como água, telefonia e espaço físico. Entenda o conceito de resultado Resultado é tudo aquilo que as empresas buscam. Tudo o que é organizado internamente são voltados para produzi-los, com a finalidade de trazer sempre efeitos positivos para a organização. É por meio dos resultados que é possível avaliar e aprimorar a empresa para mantê-la saudável no mercado. 7

8 Gestão de pessoas 8

9 Por que é importante gerir adequadamente as pessoas que fazem parte da sua loja? Você já passou por uma experiência onde precisou ir até uma loja, foi mal atendido e acabou não levando nada, mesmo tendo gostado do produto? Pois então, isso pode ser uma consequência de uma má gestão de pessoas, que reflete diretamente na lucratividade da sua loja. Sobre esta questão, é fundamental que você compreenda que ela deve acontecer em dois momentos: com seus colaboradores e seus clientes. Como faço para gerir meus colaboradores? Muitas vezes, é dentro do setor varejista que as pessoas são recrutadas para o seu primeiro emprego. E mesmo que ocorra o contrário em sua loja, é comum que muitos empreendedores não deem a devida atenção para treinar o funcionário adequadamente, a fim de atingir as expectativas de seu cliente. Vale lembrar que, o vendedor é o espelho da sua loja. Por isso, fatores como postura e comunicação podem fazer com que este departamento seja um sucesso e você atinja resultados, como pode ser um desastre e você tenha que fechar as portas. Para isso, muito mais do cobrar todos estes aspectos de seus colaboradores, é fundamental que você tenha uma relação amigável com eles. Isso significa que eles devem confiar em você e seja transmitido as suas principais dificuldades. E claro, você deve ajudá-los a melhorar sempre estas questões cada dia mais. Funcionários motivados te ajudam a ter os melhores resultados! 9

10 O que você pode implementar hoje para melhorar o desempenho de seus colaboradores Treinamentos voltados para as principais dificuldades Reuniões semanais para solucionar problemas detectados durante a semana Mural de recados internos Mostrar-se sempre disposto a ouvi-los Não deixar de acompanhar as vendas de cada um, para se certificar se estão trazendo resultados Como faço para gerir meus clientes? Os clientes são a principal fonte de renda da sua loja. Entretanto, é necessário que você entenda que ter mais clientes nem sempre significa que você atingirá seus objetivos. Isso ocorre porque, se você não administrar a sua equipe de vendas e a estrutura da sua loja não estiver de acordo com a expectativa dele, é muito provável que ele compre seus produtos uma única vez e não retorne. Isso, se não adquirir nenhum produto e ainda assim não voltar mais. Para que você não tenha este tipo de problema, é necessário elaborar algumas ações com foco em fidelizar seus clientes. Elas são tão importantes quanto conquistar novos. Clientes fidelizados atraem mais clientes para sua loja! 10

11 O que você pode implementar hoje para melhorar o seu relacionamento com clientes Tenha um cadastro de clientes em sua loja, assim você consegue visualizar quem mais compra Invista em ações como descontos e prêmios para aqueles que mais compram em sua loja Monitore todas ações que você elaborar. Para isso, conte com um bom CRM e com a sua equipe. O que é CRM? CRM é a sigla para o termo em inglês de Custumer Relationship Management, onde tratase de uma estratégia que coloca o cliente como foco principal. Alguns softwares de gestão de loja já possuem esta função, onde é possível ter informações sobre o desempenho do seu cliente com mais facilidade. 11

12 Gestão de produtos 12

13 Entenda a importância de gerir as suas mercadorias Saber quais produtos você possui e a quantidade de cada um deles é o mínimo que você precisa para que sua loja funcione bem. se tem ou não este produto e então você precisa ir até seu estoque, verificar e, caso não tenha, a situação fica constrangedora, não é mesmo? Imagine a seguinte situação: um cliente chegou até a sua loja por indicação de alguém que já comprou de você, procurando por um produto específico. O problema é que você não se recorda Por este motivo, é importante que você saiba administrar o seu estoque de produtos com eficiência, ainda que você não tenha uma grande loja. Consequências de uma má gestão de produtos Menos vendas Mais clientes e vendedores insatisfeitos Menos organização 13

14 Como posso gerir os produtos da minha loja? Há duas maneiras para que você possa gerir adequadamente suas mercadorias: A primeira delas é necessário que você tenha uma planilha em Excel, onde cada vez que você comprar produtos, você deve cadastrar o tipo de produto, marca ou modelo e a quantidade que você possui. Você não pode se esquecer que, cada vez que um produto for comprado, você precisa atualizar a sua planilha. Se você não entende muito de Excel ou mesmo prefere alguma ferramenta que te passe essas informações de maneira mais rápida, é interessante que você tenha um software de gestão específico para a sua loja. Com ele, será possível você saber quais produtos a loja possui, a quantidade de cada produto e quais estão parados em seu estoque. O que é um software de gestão? Software é uma espécie de programa para computador, onde você pode instalá-lo em seu computador para acessá-lo ou através da internet. No caso da sua loja, esta ferramenta te ajudará a obter as informações de maneira rápida e simples. Detectei que tenho muitos produtos parados no estoque, e agora? Avalie as condições de cada produto e converse com sua equipe de vendas para entender as causas do produto não estar vendendo. Se achar necessário, é interessante elaborar algumas promoções para vender mais rapidamente esses produtos. 14

15 O que você pode implementar hoje para melhorar a sua gestão de produtos Sempre anote quais produtos, marcas e modelos e quantidade que você comprou Se tiver produtos parados no estoque, converse com sua equipe de vendas para entender as principais causas Considere ter um software de gestão em sua loja, se achar necessário Elabore promoções para vender estes produtos, se possível 15

16 Gestão financeira 16

17 Por que é importante gerir as finanças da minha loja? Você tem uma excelente equipe de vendas, os melhores clientes e também pode ter os melhores produtos, mas de nada adianta tudo isso se sua empresa não obter os resultados necessários. É fato que toda empresa existe para gerar lucro e que você deve observar e aprimorar o que for necessário para conseguir este objetivo. Entretanto a gestão financeira é entender muito mais do que somente os lucros. Entenda o seu fluxo de caixa O fluxo de caixa é toda a movimentação financeira que entra ou sai da sua loja. É importante que você controle estas movimentações por categorias, entre fixas - como água e eletricidade - e ocultas - como férias de funcionários e 13º salário. Além disso, para entender os lucros da sua loja, você deve entender que recebimentos e vendas são coisas diferentes, afinal se você vendeu 50 produtos mas todos eles foram comprados no cartão de crédito, por exemplo, há um período em que o valor deles terá para cair na conta da loja. O que são lucros? Lucro é tudo aquilo que a sua loja receberá a partir da subtração de compras de produtos e despesas. O que sobra disso, são os lucros que você possui. 17

18 Como posso gerir as finanças da minha loja? Antes de mais nada é necessário que você tenha um controle das contas fixas da sua loja. Nessas contas também devem constar as que são ocultas, que falamos anteriormente. Depois disso, você tem duas alternativas: gerenciar estas despesas através de uma planilha de Excel ou implantar um software de gestão em sua loja. Aqui, a mesma regra do Excel que falamos na gestão de produtos serve para as finanças: você deve separar as contas, o tipo, o valor de cada uma e verificar um saldo, através de uma fórmula que te mostra automaticamente. Com o software esta gestão é mais simplificada, pois nele você consegue separar as categorias e visualizar todas as movimentações. O que você pode fazer hoje para melhorar as finanças da sua loja Sempre controlar as contas fixas e ocultas Considerar a implantação de um software de gestão, de preferência que seja específico para a sua loja, para assim suprir todas as necessidades 18

19 Sobre a Presente no mercado de tecnologia há mais de 20 anos, desenvolvemos soluções para melhorar o desempenho das lojas dos empreendedores dos setores de calçados e confecções. Através de softwares inovadores, é possível identificar os pontos de melhorias para que você possa ter um controle total do seu negócio. Conheça nossas soluções de acordo com o perfil da sua loja: 19