ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA APLICADA ATRAVÉS DO FLUXO DE CAIXA

Transcrição

1 1 ANA PAULA SIQUEIRA HAUPT THAYNÁ GABRIELA DOS SANTOS LONGEN ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA APLICADA ATRAVÉS DO FLUXO DE CAIXA BLUMENAU, 2012

2 2 FACULDADE SENAC BLUMENAU GESTÃO E NEGÓCIOS CURSO TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA APLICADA ATRAVÉS DO FLUXO DE CAIXA Prosposta de Melhoria apresentada à Unidade Curricular Elaboração da Proposta de Melhoria no Processo Administrativo como requisito parcial à obtenção do grau de Técnico em Administração pela Faculdade Senac Blumenau SC Alunas: Ana Paula Siqueira Haupt Thayná Gabriela dos S. Longen Orientadora Profª Giane Carla Kopper Müller BLUMENAU, 2012

3 3 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DIAGNÓSTICO DA EMPRESA FLUXO DE CAIXA COMO INSTRUMENTO AUXILIAR NO GERENCIAMENTO DA EMPRESA APLICAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA DEMONSTRATIVO DE RESULTADOS ORÇAMENTO CRONOGRAMA DE APLICAÇÃO RECURSOS CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 19

4 4 1 INTRODUÇÃO Administrar e controlar as finanças da empresa é uma tarefa complicada para o pequeno empresário porque muitas vezes ele não tem conhecimentos da parte administrativa quando monta seu negócio. No entanto, é mais do que necessário que o empresário faça um controle de todas as operações realizadas na empresa, pois para a mesma, esse controle pode levá-la ao sucesso ou fracasso. Segundo dados do SEBRAE (2008, p.19) 62% das empresas de pequeno porte fecham até o quinto ano por má administração do empresário. Inclui-se também o fato de que muitos empresários acabam confundindo a administração financeira da vida particular com a da empresa, fazendo uso dos proventos para cobrir necessidades pessoais e vice-versa. Desta forma nosso trabalho expõe a situação atual de uma sorveteria localizada em Blumenau, a qual sofre fortemente com esse problema. Usando-a como base buscaremos explicar a importância da administração financeira nas microempresas e, através da utilização de duas ferramentas auxiliares, demonstrar ao empresário como ele deve proceder para ter uma boa gestão de seu negócio. Qual a importância da administração financeira e como aplicá-la em uma pequena empresa? Como conscientizar o empresário? Através de pesquisas bibliográficas e em artigos estaremos buscando respostas para nossa proposta de melhoria. Objetivo geral: Mostrar ao empresário a importância da administração financeira na empresa e propor a implantação do fluxo de caixa na mesma Objetivo específico: Mostrar ao empresário a importância da administração financeira, bem como mostrar quais as consequências trazidas em sua ausência ou má gestão e mostrar os benefícios que ela pode trazer ao empresário quando utilizada corretamente; Explicar o que é o fluxo de caixa, como utilizá-lo, quais as informações e os benefícios que ele traz e qual o melhor modelo para utilizar nessa empresa; Implantar o fluxo de caixa como ferramenta auxiliar no planejamento e controle financeiro;

5 5 Explicar o conceito de Demonstrativo do Resultado do Exercício e quais são as informações que devem conter nele.

6 6 2 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA É de suma importância que o empresário tenha conhecimento de como está a saúde financeira da empresa, pois através desse conhecimento ele poderá analisar a situação atual da mesma e saber, por exemplo, se esta necessitará de um financiamento ou se poderá realizar um novo investimento. O fluxo de caixa é uma ferramenta onde podemos monitorar constantemente todas as movimentações financeiras que acontecem na empresa e que permite ao empresário o acesso as informações necessárias para auxiliá-lo nas tomadas de decisões. Entretanto para que isso ocorra é necessário que todas as informações pertinentes as movimentações financeiras da empresa sejam informadas a esta ferramenta, de modo que ela fique sem nenhum espaço em branco, ou seja, sem que falte nenhuma informação. Do contrário, o fluxo de caixa pode futuramente mostrar resultados diferentes dos resultados reais e vir a se tornar uma ferramenta de pouca utilidade. Brito (1976) afirma que: Planejamento financeiro, sinteticamente definido, consiste em definir a política financeira da empresa. O que a administração planeja para a empresa deve ser espelhado em projeções de fluxo de caixa, de balanços e de lucros e perdas, e isto é também parte do planejamento financeiro da empresa. Como todo planejamento, ele deve ser dinâmico, sofrendo atualizações constante sem o que deixaria de ser um instrumento útil para a administração financeira. (LIMA NETO, 1976 apud BRITO, 2008, p. 14). Conforme a empresa cresce se faz necessária a criação de um departamento financeiro isolado, onde haja um responsável pela área que controle todos os movimentos ocorridos na mesma. No entanto, em micro e pequenas empresas é comum que essa função seja realizada pelo microempresário ou por algum sócio, caso haja. A partir daí deve-se ter controle para que não haja excesso no caixa e no estoque, pois isto é dinheiro parado, é um custo desnecessário para a empresa que pode gerar futuras desvalorizações. Esta ideia vem a se confirmar por Oliveira (1995), que afirma: Nas empresas de pequeno porte as atividades relacionadas com a função financeira geralmente ficam sob a responsabilidade de um dos sócios. Não e raro essa pessoa acumular outras funções e relegar a área financeira a um segundo plano, preocupando-se basicamente com a administração das disponibilidades. (BRAGA, 1995 apud OLIVEIRA, 2006, p.14) A ausência de uma administração financeira correta traz as seguintes consequências: Falta de informações corretas sobre o saldo do caixa, valor de contas a receber e a pagar, quantidade de despesas fixas e variáveis;

7 7 Não calcular corretamente o preço de venda, pois não há conhecimentos sobre o valor real de seus custos e de seu faturamento; Não saber qual o valor retirado em pró labore; Não saber se a empresa está tendo lucro ou prejuízo, pois devido à falta de controle, muitas vezes o empresário acaba transferindo dinheiro pessoal para cobrir as necessidades da empresa. 2.1 FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA A administração financeira tem a função de analisar os resultados financeiros e realizar planejamentos futuros para aprimorar seus resultados. Dessa forma, ela busca utilizar da melhor forma os recursos financeiros disponíveis através de negociações, por exemplo. Ela deve ainda analisar e administrar a concessão de crédito aos clientes, efetuar pagamentos e realizar cobranças quando necessário. Para uma empresa que pretende implantar um controle sólido sobre suas finanças é necessário que o responsável pela administração passe a organizar o processo de contas a pagar e a receber dela, construindo um controle de pagamentos e recebimentos; defina o valor a ser retirado pelo dono ou sócios em pró labore; controle o movimento do caixa; conheça a lucratividade da empresa e conheça os valores dos custos fixos e variáveis. A gestão financeira realiza seus controles a partir de duas ferramentas, sendo elas o Fluxo de Caixa e o Demonstrativo de Resultados.

8 8 3 DIAGNÓSTICO DA EMPRESA Atuante no ramo de produção de sorvetes, desde outubro de 2008, a sorveteria X fica situada na cidade de Blumenau e foca na produção e distribuição dos mesmos para mercearias locais e vendedores ambulantes. Desde a criação da sorveteria, em momento algum houve a implantação de controle total sobre as movimentações financeiras. No início isso não gerou grandes problemas para a empresa, no entanto, nos últimos dois anos tem se mostrado bastante visível a necessidade de implantação desse controle. Entre os problemas encontramos o déficit de caixa. Analisando o funcionamento da empresa durante algumas semanas, tivemos a oportunidade de observar que a mesma possui um sistema precário de seu controle financeiro, sendo que o empresário possui apenas um esboço das movimentações, as quais são anotadas num caderno, pois ele julga ser suficiente para a administração do negócio. Embora a empresa tenha foco na produção e distribuição em grande escala, há muitos moradores próximos que compram direto da mesma e isso acaba não sendo anotado com as demais vendas que são realizadas em maior quantidade, ou seja, as vendas em pequenas quantidades não são somadas as demais vendas, gerando o superávit onde há mais dinheiro em caixa do que no controle realizado pelo empresário. Da mesma forma somente são anotadas as compras de insumos feitas direto do fornecedor quando este entrega os produtos na empresa, sendo que compras realizadas em menor quantidade de representantes locais acabam não sendo marcadas. As compras que, aparentemente são em pequenas quantidades, acabam não sendo relevadas pelo empresário gerando uma diferença considerável no final do mês, o que gera o déficit de caixa onde os valores a serem pagos são superiores aos valores pré-estabelecidos para a realização de pagamentos.

9 9 4 FLUXO DE CAIXA COMO INSTRUMENTO AUXILIAR NO GERENCIAMENTO DA EMPRESA É comum que em pequenas empresas não haja um controle árduo do fluxo de caixa quando a situação financeira da mesma encontra-se estável, no entanto, quando a empresa se depara com algum problema, o empresário acaba não conseguindo encontrar resposta ou resultado de imediato para este, pelo fato de não ter o controle financeiro. Segundo Hoji (2003, p.79) "O fluxo de caixa é um esquema que representa as entradas e saídas de caixa ao longo do tempo. Em um fluxo de caixa, deve existir pelo menos uma saída e pelo menos uma entrada (ou vice-versa)" A falta de um controle das movimentações diárias da empresa faz com que o empresário não saiba ao certo o que ele comprou e vendeu, quanto ele faturou e gastou. O fluxo de caixa tem como função auxiliá-lo nesse controle e, quando ambos estiverem familiarizados entre si, o fluxo de caixa permite ao empresário previsões sobre recebimentos e pagamentos futuros, bem como noções de como a empresa esteve ou estará financeiramente em determinada data, permitindo que o empresário possa fazer planejamentos futuros. Sobre este assunto Brito afirma: O fluxo de caixa de uma organização deve conter detalhamentos que permitam a adequada análise das informações contidas. Um fluxo de caixa não adequadamente estruturado leva a empresa à não entender, não analisar e não decidir (FREZATTI, 2006 apud BRITO, 2008, p. 18). É importante ressaltar que ao aplicar o fluxo de caixa como instrumento gerencial ele não deve ficar independente de outros relatórios gerenciais. Na realidade todos devem estar aliados para que ocorra a potencialização dos relatórios gerados e o fortalecimento do uso do fluxo de caixa como instrumento de apoio nas tomadas de decisão. Brito (2006) confirma essa ideia afirmando: Considerar o fluxo de caixa de uma organização um instrumento gerencial não significa que ela vai prescindir da contabilidade e dos relatórios gerenciais por ela gerados. Ao contrário, com o fortalecimento dos relatórios gerenciais gerados pela contabilidade se pretende aliar a potencialidade do fluxo de caixa para melhor gerenciar suas decisões. Trata-se de considerar que o fluxo de caixa também deva ser arrolado como instrumento que traga subsídios para o processo de tomada de decisões. [...]. (FREZATTI, 2006 apud BRITO, 2008, p.20). Assim, as empresas, sejam de pequeno ou grande porte, devem possuir um controle de fluxo de caixa, pois através dele o administrador obtém informações que o auxiliam a realizar o planejamento necessário para o funcionamento da empresa.

10 APLICAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA A eficiência ou não do fluxo de caixa está diretamente ligada com a quantidade de informações corretas presentes no mesmo. Por esse motivo, para que se obtenha um resultado real no fluxo de caixa devemos utilizar todas as informações reais que tivermos. Por exemplo, se na empresa tiver ocorrido uma compra no valor de R$ 189,52, no fluxo de caixa deverá constar o valor de R$ 189,52 e não R$ 190,00, R$ 189,00 ou R$ 189,50. A projeção do fluxo de caixa possui muitas finalidades a principal delas é informar à capacidade que a empresa tem para liquidar seus compromissos financeiros a curto e longo prazo (SANTOS, 2001 apud OLIVEIRA, 2008, p.18). O fluxo de caixa não pode apresentar saldo negativo ao final do lançamento de dados. Isso ocorre porque ele deve demonstrar a situação real da empresa na data em questão, ou seja, se o empresário tiver fechado seu caixa com R$ 96,70, esse valor deve aparecer no saldo do fluxo de caixa, não sendo possível que o empresário tenha em seu caixa, por exemplo, R$ (96,70). A única possibilidade do fluxo de caixa aparecer negativo é em caso de projeções, onde o empresário consegue visualizar que em determinado dia é provável que falte dinheiro e, assim, ele possa encontrar uma alternativa para que esse resultado seja positivo. Para que se tenha maior certeza de onde a empresa deve recorrer em caso de projeções com resultados negativos, é interessante que o fluxo de caixa apresente informações pertinentes aos recursos disponíveis, tais como conta banco e aplicações com possibilidade de resgate imediato. Para realizar a implantação do fluxo de caixa devemos, primeiramente, saber em qual ramo a empresa se encontra, pois para cada tipo de empresa há um modelo de fluxo de caixa adequado. Empresas com menor fluxo de vendas podem utilizar um fluxo de caixa semanal ou mensal, empresas com maior fluxo de vendas, como as varejistas, devem utilizar um fluxo de caixa diário. Na empresa que utilizamos como objeto de estudo, percebemos que as movimentações financeiras ocorrem constantemente porque compras e vendas são realizadas diariamente e pagamento de duplicatas e funcionários semanalmente. Optamos então propor a implantação de um fluxo de caixa diário e um fluxo de caixa mensal. O fluxo de caixa diário traz informações sobre o cotidiano da empresa. Assim ele é capaz de demonstrar em quais dias da semana a empresa tem maiores vendas e faz maiores compras, construindo um histórico para que ela consiga atender a demanda desses determinados dias sem que faltem produtos e saiba precisamente as quantidades de insumos que ela deve comprar. Além disso, traz informações sobre as datas em que ela realiza

11 11 pagamentos e permite a visualização de possíveis atrasos que podem ser sanados quando projetados para a data do vencimento, por exemplo. Tabela 1: Modelo do Fluxo de Caixa Diário, apresentado em planilha do Excel Fonte: Autoras Fonte: Autoras * As reticências que aparecem na coluna entre 03/mar e Total significam a omissão dos outros dias, porém não extingue o empresário de realizar o controle do fluxo de caixa nos dias omitidos.

12 12 O fluxo de caixa mensal demonstra as informações do fluxo de caixa diário de forma resumida. Ele é capaz de mostrar a sazonalidade de vendas e quais são as datas favoráveis para compra de determinados produtos, bem como de bens patrimoniais, permitindo que o empresário realize planejamentos futuros. Tabela 2: Modelo do Fluxo de Caixa Mensal, apresentado em planilha do Excel Fonte: Autoras Com tudo, para a implantação do fluxo de caixa na empresa precisamos de um cronograma de aplicação que nos informe todos os recursos necessários, assim como o tempo e os custos para a aplicação. * As reticências que aparecem na coluna entre mar e Total significam a omissão dos outros meses, porém não extingue o empresário de realizar o controle do fluxo de caixa nos meses omitidos.

13 13 5 DEMONSTRATIVO DE RESULTADOS A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) é uma ferramenta onde visualizamos o lucro ou prejuízo líquido da empresa em relação as operações realizadas num determinado período. Em empresas de capital aberto, conhecidas como Sociedade Anônima, é obrigatória a realização do DRE. Em microempresas a DRE não é obrigatória, mas é interessante fazê-la, pois para estas é uma excelente ferramenta para a análise financeira e para a tomada de decisões. No demonstrativo de resultados devem estar discriminados: o Receita Bruta: É a soma dos faturamentos do período considerado para a apuração do DRE; o Devoluções e abatimentos: São as vendas canceladas ou devolvidas e os abatimentos são descontos dados ao cliente quando o produto sofre algum problema na entrega, por exemplo; o CMV: é o Custo da Mercadoria vendida. Normalmente pequenas empresas não fazem um controle para saber ao certo quanto determinado item custou, nesses casos, para sabermos qual foi o custo dos produtos, utilizamos a seguinte fórmula: Onde: CMV = EI + C - EF CMV = Custo da Mercadoria Vendida; EI = Estoque Inicial C = Total de compras para revenda realizadas no período EF = Estoque Final o Despesas administrativas: São as despesas relacionadas aos pagamentos de funcionários, pró labore, pagamentos de aluguéis, energia elétrica, etc; o Despesas com vendas: São gastos como propagandas, comissões de vendas, etc; o Resultado do Exercício: É o resultado financeiro da empresa antes da dedução do IR e da CSLL;

14 14 o Lucro/Prejuízo: É o resultado líquido da empresa no período considerado. Montamos a seguinte tabela a fim de exemplificar o Demonstrativo de Resultados: Tabela 3: Exemplo de Demonstração do Resultado do Exercício Demonstrativo do Resultado do Exercício Receita Bruta R$ - (-) Devoluções R$ - (-) Abatimentos R$ - (-) Impostos R$ - (=) Receita Líquida Sobre Vendas R$ - (-) CMV (Custo da Mercadoria Vendida) R$ - (=) Lucro Bruto R$ - (-) Despesas com Vendas R$ - (-) Despesas Administrativas R$ - (=) Lucro/Prejuízo R$ - Fonte: Autoras

15 15 6 ORÇAMENTO A partir do diagnóstico da empresa e percebendo que a mesma necessita de um controle financeiro que seja prático e consiga atender as necessidades do empresário, propomos a implantação de um fluxo de caixa que tenha as funcionalidades básicas necessárias para o controle e do demonstrativo de resultados para que ela consiga visualizar de forma clara as informações pertinentes aos seus resultados num determinado período. Esse fluxo pode ser realizado em uma planilha simples desde que ela consiga atender tais necessidades. Desta forma, analisamos o custo-benefício de 3 softwares para a realização do fluxo de caixa, sendo: Microsoft Excel, BrOffice Calc e ERP Lite Free. Atualmente para adquirir a licença do Microsoft Excel 2010 teríamos que desembolsar o valor de R$ 419,00, no entanto, existem inúmeros sites onde podemos adquirir o Microsoft Excel em todas as suas versões gratuitamente. O BrOffice Calc, em contrapartida, é um software gratuito disponível na internet e também possui as funcionalidades básicas necessárias para realização do fluxo de caixa. A WK sistemas disponibiliza em seu site uma versão gratuita de um software desenvolvido pela mesma, o ERP Lite Free, para o gerenciamento de empresas. Nele podemos, além de ter do controle de vendas, manter o cadastro de clientes, fornecedores, produtos, contas bancárias, realizar a emissão de notas fiscais e relatórios diversos. Para a implantação do software, independente de qual for escolhido, é necessário que haja um computador disponível na empresa para que o empresário tenha fácil acesso para realizar os lançamentos e consultá-los sempre que for preciso. Visualizando essa necessidade, realizamos o seguinte orçamento em lojas locais: Tabela 4: Orçamento dos itens necessários para a aplicação da proposta de melhoria Fonte: Autoras

16 16 7 CRONOGRAMA DE APLICAÇÃO Após o término da proposta de melhoria iremos apresentá-la ao empresário e mostrar a ele como utilizar o fluxo de caixa para a maximização dos resultados da empresa. A partir disso desenvolvemos o seguinte cronograma onde temos estimativas sobre o período de aplicação e sobre o período onde o empresário começará a obter retorno. Tabela 5: Apresentação do cronograma de aplicação da proposta de melhoria ATIVIDADE PERÍODO jun/12 jul/12 ago/12 set/12 out/12 nov/12 dez/12... mar/13 abr/13... dez/13 Apresentação e aplicação Entrega da proposta de melhoria Apresentação da proposta Aquisição dos itens necessários Aplicação do fluxo de caixa Período de familiarização do empresário com o uso software Realização do DRE Retorno Visualização real do Fluxo de vendas Visualizar melhores datas para pagamentos Visualizar histórico - Período sazonal Realização de projeções Fonte: Autoras *As reticências que aparecem nas colunas entre dez/12 e mar/13 e abr/13 e dez/13 significam a omissão dos outros meses, porém não os extinguem de realizar as atividades propostas as quais se encontram assinaladas pelo ícone

17 17 8 RECURSOS Não há necessidade de que a empresa busque recursos financeiros fora da mesma, pois esta pode usufruir do próprio capital para a aplicação da proposta.

18 18 9 CONSIDERAÇÕES FINAIS Um empresário que não registra todas as movimentações da empresa certamente não saberá como está a saúde financeira da mesma. Enquanto a empresa não apresentar problemas nítidos, o empresário terá a sensação de que ela está gerando lucros, ou ao menos, se subsidiando, fazendo com que ele aplique e retire valores da mesma sem ter noção de que isso está prejudicando-a. Para ter informações claras de como está a situação da empresa (se está em crescimento, em situação estável ou decaindo) é necessário que haja um controle sólido sobre as movimentações financeiras desta. A gestão financeira é a área responsável pela análise dos resultados financeiros, pelos planejamentos e boa utilização dos recursos disponíveis. Em nosso estudo buscamos mostrar que o controle financeiro, quando realizado corretamente, permite que o empresário tenha acesso as informações reais sobre o estado financeiro da empresa. A utilização do fluxo de caixa permite que o empresário saiba ao certo quando ele realiza e recebe pagamentos e permite que ele tenha informações de períodos em que o fluxo de vendas é maior. Trouxemos ainda informações sobre o Demonstrativo do Resultado do Exercício com a finalidade de mostrar uma ferramenta capaz de mostrar o resultado líquido da empresa em determinado período. Os resultados obtidos através dessas duas ferramentas têm a capacidade de auxiliar o empresário nas tomadas de decisão e na realização de planejamentos futuros para que a empresa continue crescendo e tornando-se mais competitiva no mercado.

19 19 10 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BRITO, Dunai Donato Rodrigues. O fluxo de caixa como ferramenta de gestão financeira na Terraço Materiais de Construção: Disponível em: adm/arq/tcc2008_1/tcc%20-%20dunai%20donato%20rodrigues%20brito.pdf. Acesso em: 26 mar HOJI, Masakazu. Administração financeira: uma abordagem prática. 4. ed. São Paulo: Atlas, OLIVEIRA, Ademilson Luiz de. Fluxo de caixa: Ferramenta necessária para a gestão da empresa Ed Burguer: Disponível em: /arq/tcc2006_2/tcc%20-%20ademilson%20luiz%20de%20oliveira.pdf. Acesso em: 30 mar SEBRAE 10 anos de monitoramento de sobrevivência e mortalidade de empresas Disponível em 4E100742A84/$File/NT pdf. Acesso em: 21 mar. 2012