Introdução ao Controle de Estoques

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1 Este conteúdo faz parte da série: Estoques Ver 5 posts dessa série Introdução ao Controle de Estoques Independentemente do ramo da empresa, todo empreendedor deve atentar-se a algumas atividades administrativas que, se devidamente bem trabalhadas, podem influenciar diretamente no lucro de qualquer negócio e até evitar os desagradáveis (e comuns) prejuízos, normalmente ocasionados por mau gerenciamento. Afinal, quem nunca ouviu falar de uma empresa que tinha tudo para dar certo, mas que acabou falindo por má administração? A prospecção de clientes é uma das importantes etapas para o aumento de vendas de sua empresa, mas é preciso levar em consideração muitos outros argumentos para o sucesso empresarial. Ter uma empresa de prestígio demanda, ainda, de muitos outros fatores administrativos que vão desde a venda à produção. Entender como controlar a entrada e saída de produtos da sua empresa, por exemplo, é essencial para que a lucratividade seja garantida: ter total controle de estoques faz com que você não perca dinheiro desnecessário e invista somente onde é preciso. Se o seu segmento empresarial demanda de muitos produtos a serem comercializados de uma vez, é primordial que haja uma boa gestão de estoque, o pontapé inicial para que a empresa tenha controle total de seus custos. Isso porque, ao saber armazenar bem os seus produtos, você consegue atender melhor os seus clientes, de maneira mais efetiva e cautelosa, a fim de que ele não procure outra empresa pelo fato de você não ter em mãos o produto desejado por ele naquele momento. Possíveis Problemas Problemas com falta de gerenciamento de estoque pode ser fatal para o seu negócio, já que ele influencia diretamente nos seus gastos. Tendo um controle de estoque, por exemplo, você evita o risco de perder mercadorias por prazo de validade (se você compra a mais do 1

2 que deveria) e perder oportunidade de vendas (em caso de comprar menos mercadoria do que o procurado). O que muitos empreendedores pecam nesse assunto é quanto tentam realizar um controle manual. A dificuldade de utilizar meios complexos, além da falta de tempo, influenciam para que eles não consigam realizar uma boa gestão de estoque. Mas há alternativas simples e práticas para ter um controle de estoques preciso, que é por meio de planilhas de Excel. Ela permite que você tenha acesso, em um único documento, a quantidade de materiais existentes no estoque, bem como os novos pedidos e o valor total dos produtos armazenados. Ou seja, a planilha nada mais é do que um verdadeiro diagnóstico empresarial, onde é possível visualizar as etapas de produção e venda a partir das seguintes etapas: Como fazer Controle de Estoques no Excel Passo 1 Cadastro de Produtos e Fornecedores Esse é o primeiro registro que você precisa fazer ao pensar em fazer um bom controle de estoques. Para começar, você deve registrar o nome do produto, seu estoque inicial, qual o estoque mínimo (menor quantidade para você fazer um novo pedido desse item) e o custo dessa entrada. Exemplo: se a sua empresa é um loja de materiais de construção, é interessante que você controle a quantidade de produtos que você já possui de um determinado tipo e qual é a quantidade mínima para que não falte no seu estabelecimento e que, ao mesmo tempo, supra a demanda de seus clientes. Problemas como a falta de produtos frequentemente procurados na sua empresa seria facilmente evitado com a realização de um inventário. Veja abaixo esse registro: 2

3 Como falei anteriormente, você também não pode esquecer de ter um registro de todos os seus fornecedores. Se for necessário, faça observações de tempo médio de entrega e de quais produtos pedir em qual fornecedor de acordo com preço, qualidade e facilidade de negociação de pagamento. Passo 2 Lançamentos de Entradas e Saídas de Produtos no Estoque Aqui é onde fica registrado as mudanças que ocorrem no seu inventário. Toda vez que você realiza uma venda ou faz uma compra deve anotar a quantidade de entrada ou saída de cada 3

4 item para manter um bom controle e saber exatamente como está o seu giro de estoque. Veja um exemplo de como esse controle de estoque pode ser feito no Excel: Exemplo: Nesta etapa, é importante preencher a planilha com o maior número de dados e informações que você tiver em tempo real, assim você consegue acompanhar de forma eficiente o estoque gerado e algumas outras informações do seu inventário: 4

5 Passo 3 Controle de Estoque Geral e Individual Aqui você vai fazer uma análise de informações sobre o seu estoque atual: se ele está com uma quantidade adequada para venda ou se está no mínimo. Nesta etapa também é possível saber qual o valor do estoque total, baseado no valor unitário de cada produto. Em uma análise geral, você consegue ver um panorama do seu controle de estoque e saber informações como estoque atual, status de cada item (se a quantidade de itens é confortável, moderada ou se está na hora de fazer um novo pedido), entradas e saídas, bem como o total de gastos com os produtos. Veja: 5

6 Exemplo: Por meio das informações de desempenho do estoque mensal, é possível realizar uma análise sazonal. Se você percebe que em um mês específico você vende mais e, portanto, é preciso fazer uma reposição maior nessa época; e em outro mês as vendas são menores, logo não é preciso adquirir grande quantidade de produtos para não sobrar. Com esse indicador de desempenho de vendas, permite ao empreendedor buscar soluções para melhorar as receitas e gerar lucros nos períodos de baixas vendas. Além da análise geral, também vale a pena fazer análises individuais para itens com grande relevância nas suas vendas e no estoque. Nessa visão, você consegue ter um panorama do produto para cada mês do ano e inclusive ver a classificação ABC dele: 6

7 Passo 4 Análise Visual do Controle de Estoque Aqui é feita a análise gráfica do estoque mensal. É possível visualizar os valores de itens em estoque de cada mês. Sabendo a quantidade de itens é possível fazer um controle melhor e saber se existe espaço no seu estoque para novas remessas. Além disso, também é interessante fazer um comparativo de produtos acima e abaixo do estoque mínimo e receber alertas automáticos de acordo com esse resultado. 7

8 Se você gostou do post, não deixe de ver a nossa Planilha de Controle de Estoque