Dois grandes desafios dos gestores em relação a avaliação de desempenho

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1 Este conteúdo faz parte da série: Avaliação de Desempenho Ver 3 posts dessa série Nesse artigo falaremos sobre: Dois grandes desafios dos gestores em relação à avaliação de desempenho Usa da avaliação de desempenho na prática Critérios de decisão sobre promoção e demissão Antes de tomar uma decisão final, busque o desenvolvimento Comece hoje mesmo o desenvolvimento da sua empresa Dois grandes desafios dos gestores em relação a avaliação de desempenho A avaliação de desempenho é uma das melhores e mais importantes ferramentas que gestores e qualquer área de gestão de pessoas tem para mensurar como seus colaboradores estão performando em determinado período. Da mesma forma que precisamos de indicadores de gestão para saber como um negócio está se desenvolvendo, não tenho dúvidas que ter indicadores de como as pessoas estão é essencial. O problema é que existem dois grandes desafios para que esse processo de avaliação seja bem feito: Fugir da subjetividade e da opinião do gestor: utilizando competências como base e notas que sejam justificadas a partir de comportamentos percebidos Dar utilidade para a avaliação de desempenho: de forma que ela não seja só uma nota perdida em uma planilha no seu computador por isso, acredito que a principal função dela é ajudar nos critérios de promoção e de demissão de Ao longo desse artigo vamos ver como fazer esse processo de avaliação de desempenho, desde a escolha das competências mais importantes para a sua área ou empresa até a 1

2 escolha de demitir ou promover um colaborador. Uso da avaliação de desempenho na prática Passo 1 Cadastros Gerais Vamos ver um exemplo prático de como seria o uso da avaliação de desempenho por competências no caso da LUZ. Para começar qualquer avaliação de desempenho, é bom que você defina uma periodicidade de aplicação e entenda alguns dados gerais. No nosso caso, adotamos a avaliação trimestral (Janeiro, Abril, Julho, Outubro) e vamos utilizar apenas um avaliador. Depois de passar pelos dados mais gerais na planilha de avaliação de desempenho por competências, é necessário fazer o cadastro de áreas ou departamentos. No nosso exemplo, para simplificar, eu vou utilizar apenas a avaliação de uma área (a de produção de planilhas da LUZ): Passo 2 Cadastros de Funcionários Seguindo com o preenchimento de cadastros mais gerais, teremos que fazer a inserção de todos os colaboradores que serão avaliados, com o respectivo cargo e área da empresa. 2

3 Os 2 primeiros passos são necessários apenas por formalidade e organização da planilha. Agora que iremos entrar na parte mais prática e decisiva da sua avaliação e que serão essenciais para sua tomada de decisão em relação a promoção ou demissão de seus. Passo 3 Escolha de Competências Essa é a base de tudo. Escolher as competências erradas, pode significar avaliar mal alguma pessoa. Por isso é bem importante que você tenha uma preocupação grande em ter um alinhamento entre os gestores e sócios em relação a esse ponto. No nosso caso, para a área de produção de planilhas da LUZ definimos 5 competências mais importantes para serem acompanhadas: conhecimento de Excel, conhecimento de gestão (que são mais técnicas), compromisso com prazos, proatividade e capacidade analítica (que são mais comportamentais). 3

4 Acredito que é bem importante ter tanto competências comportamentais como técnicas, já que assim você consegue avaliar uma quantidade maior de fatores que influenciam no desempenho de um colaborador. Obviamente, que dependendo do cargo, uma competência pode ter um peso maior do que outra e esse é o momento de fazer essa definição: Veja que o conhecimento em Excel é muito importante para o estagiário e analistas (que colocam mais a mão na massa e desenvolvem a planilha em si) e apenas importante para o gerente, que tem uma função de controle e acompanhamento maior. Passo 4 Avaliação Se você completou todos os passos até agora, chegou o momento da verdade, onde o avaliador (no caso eu mesmo) avalia cada um dos elencados. No nosso caso, utilizamos notas que variam de 1 a 10. No exemplo abaixo estamos utilizando apenas um avaliador, mas se você estivesse realizando uma avaliação 360 poderia facilmente colocar mais avaliadores e fazer com que todos os se avaliassem perfeitamente. Obviamente, toda essa avaliação vai gerar um resultado geral (bem como um feedback automático) da sua empresa para o mês da avaliação. 4

5 Essa é a primeira parte de como usar a avaliação de desempenho de uma maneira correta. Assim, você já consegue ser muito menos subjetivo, se basear em critérios reais (competências) e dar feedbacks assertivos para seus colaboradores. Agora, ainda não chegamos na parte de tomada de decisões. Critérios de decisão sobre promoção ou demissão Passo 5 Definição de Critérios para promover ou demitir Esse é o momento de definir os critérios que vão funcionar na sua empresa: No caso da LUZ, estabelecemos que qualquer colaborador com uma média: acima de 90% está sujeito à promoção isso não quer dizer que ele vai ser promovido de fato, mas é um indicador de que isso pode acontecer de acordo com os critérios estabelecidos pela empresa acima de 70% está sujeito à bonificação que pode variar de brindes, viagens, valores em dinheiro 5

6 acima de 50% está suejeito à estagnação é um alerta claro de que esse colaborador não está bem e precisa receber feedbacks para melhor e entrar em um patamar desejável abaixo de 50% está sujeito à demissão é o alerta máximo e um indicador de que ele está com desempenho compatível com demissão, mas antes de tomar essa decisão, vale a pena dar feedbacks e entender os motivos dele estar tão mal Para poder chegar em decisões reais é necessário olhar cada caso individualmente. Passo 6 Análises Individuais Por isso é importante ver as notas individuais de cada colaborador que passou pelo processo. Na nossa planilha de avaliação de desempenho por competências, ao escolher o funcionário desejado, já aparecem seus dados gerais: Além das informações básicas, também aparecem as notas. Vamos ver como cada um dos 4 da área de produção foram: Juliana Estagiária 6

7 Veja que ela foi extremamente bem, ficando 20% acima da média do departamento e ainda com possibilidades de promoção. Gustavo Analista Essa avaliação é uma das mais preocupantes e liga o sinal de alerta máximo. O Gustavo está abaixo dos critérios mínimos definidos pela empresa. Nesses casos, considero bastante importante fazer uma análise ainda mais específica para saber em quais competências ele não está indo bem: 7

8 Conseguimos ver 3 pontos de melhoria urgente, que são em relação ao conhecimento de Excel, de gestão e quanto à capacidade analítica. Um ponto positivo é a proatividade. Carlos Analista Fazendo a comparação entre cargos, o Carlos está bem acima do Gustavo, que também ocupa uma função de analista. Veja que a nota dele além de estar acima da média em 7%, também garante uma possibilidade de ser bonificado pela empresa. Miriam Gerente Por fim, ainda temos a análise da Miriam, gerente de produção de planilhas. Apesar da nota dela não ser necessariamente ruim, está abaixo dos 70% que foi a média da avaliação da área, bem como é o limite para a estagnação. Ou seja, apesar de não estar mal, ela poderia estar melhor. Antes de tomar uma decisão final, busque o 8

9 desenvolvimento Todas essas análises individuais nos leva para uma primeira decisão, lutar para que o seu colaborador seja melhor, independentemente da sua nota. Toda empresa que adota um processo de avaliação de desempenho deve utilizar também dos planos de desenvolvimento com feedbacks periódicos. Passo 7 Plano de Desenvolvimento O plano de desenvolvimento nada mais é do que uma análise detalhada de como um colaborador está e como fazer para que ele se desenvolva mais dentro da empresa e atinja resultados ainda melhores. Vamos ver o exemplo do Gustavo, nosso funcionário com pior avaliação e que está em alerta máximo com possibilidades de demissão. Rapidamente conseguimos ver o mesmo panorama geral de uma maneira visual com um gráfico de radar das competências. Veja que apenas proatividade se destaca, com todas as outras se mantendo em patamares extremamente baixos: 9

10 Com isso em mente, na própria planilha de avaliação de desempenho por competências, na área de plano de desenvolvimento, se pode anotar todas as observações pertinentes de como esse colaborador pode se desenvolver: No caso do Gustavo, veja que ele precisa aprender algumas funções específicas de Excel, que é necessário acompanhar algumas consultorias como ouvinte para entender mais sobre assuntos de gestão e que ainda precisaria de uma atenção maior da Miriam, sua superior imediata. Além de ter esses dados anotados na planilha, vale muito a pena utilizar esse material nas reuniões/conversas de feedback com ele. Por isso faz sentido gerar um relatório desse plano 10

11 de desenvolvimento individual (impresso mesmo) para fazer o acompanhamento: Passo 8 Tomada de Decisão Agora sim chegamos no momento de utilizar a avaliação de desempenho na prática para gerar uma decisão importante para o gestor. Cada empresa vai ter um tempo para realizar as ações, mas de toda forma acredito ser importante seguir essas dicas: Se você tem alguém muito bom, valorize essa pessoa e seu comportamento Se tem alguém muito ruim, se livre o quanto antes, pois comportamento ruim estimula negativamente outros Para casos intermediários, procure dar feedbacks bem transparentes para que a pessoa entenda onde ela está Independentemente da avaliação de desempenho, busque nos seus colaboradores os valores da sua empresa No nosso exemplo, as decisões que eu tomaria seriam essas aqui: Promoção da Juliana (que era estagiária) para efetivada, com o devido aumento salarial. Acredito bastante em meritocracia. Se não existisse uma posição para a 11

12 efetivação, continuaria com o aumento salarial e algum bônus. Demissão do Gustavo (analista), pelo simples fato de ter notas tão baixas em aspectos fundamentais provavelmente ele foi um erro do processo de contratação e não tem o perfil da empresa Feedback objetivo e forte para Miriam (gerente), para que ocorram mudanças. Nesse caso específico, esperar uma segunda rodada de avaliação faria muito sentido para ver se ela está melhorando ou piorando Bônus para o Carlos (analista), de forma que ele se sinta valorizado pelo bom desempenho. Comece hoje mesmo o desenvolvimento da sua empresa Se antes você tinha alguma dúvida sobre a importância e do impacto que uma avaliação de desempenho por competências pode ter em uma área específica ou na sua empresa inteira, espero que ela tenha passado com o nosso exemplo. Se você tiver ficado com alguma dúvida sobre como aplicar na prática esse processo é só me falar nos comentários aqui embaixo. 12