Estabelecer as orientações básicas relativas à operação do processo de Avaliação de Desempenho Individual no Instituto Estadual do Ambiente (INEA).

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1 INDIVIDUAL (MANUAL DA GERÊNCIA DE GESTÃO DE PESSOAS) Proposto por: ASPRES Analisado por: PRESIDENTE Aprovado por: PRESIDENTE 1 OBJETIVO Estabelecer as orientações básicas relativas à operação do processo de Avaliação de Desempenho Individual no Instituto Estadual do Ambiente (INEA). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Este Procedimento Operacional Padrão (POP) aplica-se à Gerência de Gestão de Pessoas (GEGP) e passa a vigorar a partir da data estabelecida no rodapé deste documento. 3 DEFINIÇÕES TERMO / SIGLA Avaliação de Desempenho Individual (ADI) Ferramenta de Avaliação de Desempenho Individual (ADI) OBJETO Processo de verificação e atribuição de valor às ações desenvolvidas pelo servidor na execução de suas atividades a partir de critérios pré-definidos. Instrumento utilizado para a realização da avaliação de desempenho individual, em que consiste no uso de planilhas eletrônicas para sistematizar a consolidação dos dados dos avaliados. 4 REFERÊNCIAS Norma Institucional nº 6 (NOI-INEA-6) - Manual de Orientações da Avaliação de Desempenho Individual - Estabelecer as orientações metodológicas relativas à aplicação do processo de Avaliação de Desempenho Individual no Instituto Estadual do Ambiente (INEA). 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Representante do Núcleo de Monitoramento de Ações Estratégicas do INEA (NUMAE) Gerência de Gestão de Pessoas (GEGP) RESPONSABILIDADE Planejar e coordenar o monitoramento contínuo do desempenho individual dos servidores, com o objetivo de identificar eventuais restrições, apoiar a superação de problemas que ocorram durante a execução das atividades e buscar soluções preventivas, de modo a garantir o alcance dos resultados acordados. Assessorar e fornecer suporte técnico administrativo ao NUMAE no que tange o processo de avaliação de desempenho individual; Participar do planejamento e orientar sobre a execução da avaliação; Apoiar o monitoramento dos resultados parciais, bem como dos resultados finais da avaliação de desempenho individual, mantendo 1 de 25

2 FUNÇÃO RESPONSABILIDADE contatos com os gestores avaliadores sempre que for necessário; e Diretores Avaliadores Equipe permanente de apoio Núcleo de Monitoramento de Ações Estratégicas (Numae) Conselho Diretor (Condir) Comitê de Avaliação Realimentar o sistema de gestão de pessoas. Planejar, acompanhar e avaliar os resultados do trabalho de seus gestores, suas equipes e seus subordinados, quando couber, e referendar as avaliações realizadas por seus gerentes subordinados. Acompanhar, orientar e avaliar os resultados do trabalho dos servidores, direcionados pelas metas acordadas do Contrato de Gestão. Assessorar o NUMAE e a GEGP em todas as atividades relativas à avaliação de desempenho individual; Apoiar a revisão sistemática (anual) da metodologia e das ferramentas utilizadas na avaliação e propor soluções alternativas; e Assessorar a GEGP no encaminhamento de ações de melhorias decorrentes da avaliação de desempenho e na realimentação do sistema de gestão de pessoas. Propor a revisão sistemática (anual) da metodologia e das ferramentas utilizadas na avaliação; e Apreciar os recursos interpostos pelos servidores integrantes de equipes contratualizadas. Aprovar a revisão sistemática (anual) da metodologia e das ferramentas utilizadas na avaliação. Julgar os recursos interpostos pelos servidores integrantes de equipes contratualizadas. 6 CONDIÇÕES GERAIS 6.1 Recomenda-se que a Etapa 1, contemplada nos formulários de Avaliação de Desempenho Individual, seja preenchida pelo Avaliador no decorrer do período da avaliação A etapa 1 orienta a execução do processo em prol de maior objetividade da avaliação de desempenho individual. 6.2 A etapa de autoavaliação será promovida pelo próprio servidor, que servirá como fonte importante de informações para a entrevista de feedback, a ser realizada entre o servidor avaliado e seu avaliador. É importante destacar que a autoavaliação não incide pontuação sobre a avaliação de desempenho final. 6.3 A manutenção da ferramenta de Avaliação de Desempenho Individual (ADI) será realizada pela Área de Tecnologia da Informação do INEA. As orientações estão descritas no Anexo A figura a seguir apresenta a estrutura de avaliadores e avaliados, ou seja, quem avalia quem no processo de avaliação de desempenho individual. 2 de 25

3 Presidente Diretores Equipe (Assessores, Secretária etc.) Gerentes Equipe (Assessores etc.) Chefes de Serviços Equipe 6.5 A seguir são apresentadas alguns situações especiais que podem ocorrer no processo de avaliação de desempenho individual, bem como as regras a serem adotadas: Situação O servidor permaneceu o mesmo período de tempo em duas equipes contratualizadas distintas. O servidor permaneceu por períodos distintos em equipes contratualizadas também distintas. O servidor mudou de cargo (transição de cargo). Regra Realizar duas avaliações de desempenho e descartar aquela de menor resultado. Realizar uma única avaliação de desempenho. Caberá ao gestor da equipe contratualizada a qual o servidor permaneceu, ou está há mais tempo, realizar a avaliação de desempenho. Realizar uma única avaliação de desempenho, exceto no caso em que o servidor permaneceu o mesmo período de tempo em duas equipes contratualizadas distintas. No caso de transição de cargos, será realizada a média ponderada das faixas de bonificação da Gratificação de Desempenho Institucional correspondentes a cada cargo Para ilustrar as situações acima, veja a figura a seguir: 3 de 25

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5 7 OPERACIONALIZAR O PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO INDIVIDUAL (MANUAL DA GERÊNCIA DE GESTÃO DE PESSOAS) 7.1 A Gerência de Gestão de Pessoas (GEGP) inicia o processo de Avaliação de Desempenho Individual. 7.2 Prepara o cronograma para a realização da Avaliação de Desempenho Individual, conforme modelo descrito no Anexo Realiza o upload dos formulários de Avaliação de Desempenho Individual na Intranet do INEA, bem como das orientações aos avaliadores e os prazos para a realização da avaliação. 7.4 Envia com o link da intranet e os formulários de Avaliação de Desempenho Individual, em anexo, aos Representantes do Núcleo de Monitoramento de cada Unidade Organizacional, bem como o POP Manual do Avaliador e os respectivos prazos para a realização de todo o processo de avaliação de desempenho. 7.5 Contata os Representantes do Núcleo de Monitoramento de cada Unidade Organizacional por telefone, no dia seguinte do envio, para a confirmação de recebimento do Caso o Representante não tenha recebido o , o reenvia imediatamente. 7.7 O Avaliador se prepara para avaliar os seus servidores. 7.8 Antes de iniciar o preenchimento dos formulários de Avaliação de Desempenho Individual, recomenda-se que o avaliador reflita e consulte nos registros (Etapa 1 do Formulário de Avaliação de Desempenho Individual - ADI) sobre os acontecimentos mais relevantes ocorridos no período de avaliação (incidentes críticos positivos e/ou negativos), bem como o que foi pactuado com cada servidor da equipe. 7.9 Recebe do Representante do Núcleo de Monitoramento da sua Unidade Organizacional com o link da intranet e os formulários de Avaliação de Desempenho Individual em anexo, bem como as orientações e os prazos estabelecidos para o processo de avaliação de desempenho. 7.1 Preenche eletronicamente o formulário de cada avaliado, baixado anteriormente no computador Caso tenha uma equipe com 1 (dez) servidores, você terá o mesmo número de formulários de Avaliação de Desempenho Individual. Enfim, você terá que Salvar o referido arquivo 1 (dez) vezes no seu computador com o nome de cada avaliado no seguinte formato: Nome da Unidade Organizacional - Nome do Avaliado Preenche eletronicamente os campos do formulário até os Pontos Fortes e Pontos a Desenvolver de cada avaliado, uma vez que os demais campos como Comentário, Data e Assinaturas serão preenchidos manualmente. Este item é importante para auxiliá-lo na entrevista de feedback As orientações para o preenchimento da Ferramenta de Avaliação de Desempenho Individual estão descritas detalhadamente no Anexo 2 do referido documento Confere e imprime os formulários de cada avaliado. 5 de 25

6 Os campos do formulário referentes aos Comentários (Avaliado, Avaliador, Superior do Avaliado, Diretor, Presidente) ficarão em branco, uma vez que serão preenchidos manualmente. Os campos de comentários do Avaliado e do Avaliador são obrigatórios e os demais são opcionais Entrevista os avaliados Reserve pelo menos, 2 (vinte) minutos, para a realização de cada entrevista. Faça um cronograma de datas e horários para as entrevistas, a fim de organizar melhor o seu tempo Os campos Comentários (Avaliado e Avaliador) devem ser preenchidos manualmente durante a entrevista de feedback. Além disso, devem ser datados e assinados Caso o avaliado solicite uma cópia da Avaliação de Desempenho Individual, o avaliador informa que é necessário formalizar o pedido por meio de requerimento junto à Gerência de Gestão de Pessoas (GEGP), conforme modelo descrito no Anexo Caso o avaliador tenha alguma dúvida ou precise de alguma orientação, entra em contato com o Representante do Núcleo de Monitoramento ou Gerência de Gestão de Pessoas (GEGP) Após a realização das entrevistas dos avaliados, o Avaliador: a) Submete às avaliações ao Superior do Avaliador para comentários e assinatura; Caso tenha algum ajuste, atualiza o formulário de avaliação. b) Após as assinaturas, inclusive do Diretor, clica no botão Relatório de cada formulário de avaliação e a partir deste momento, alimenta-se automaticamente, a planilha de controle para a consolidação dos dados de todos os avaliados da equipe. A planilha de controle precisa estar aberta no momento em que o avaliador aciona a funcionalidade Relatório. c) Envia ao Superior do Avaliador (por exemplo, para o Gerente) o arquivo referente à planilha de controle contendo todos os dados consolidados das avaliações da equipe. O Gerente será responsável por consolidar em uma única planilha de controle as avaliações das suas unidades subordinadas. Por fim, o Gerente envia a planilha de controle consolidada, bem como as avaliações devidamente assinadas ao Representante do Núcleo de Monitoramento da sua unidade organizacional para posterior envio à Gerência de Gestão de Pessoas (GEGP) Somente nos casos excepcionais de férias do servidor, o avaliador realiza a entrevista após o seu retorno e envia a respectiva avaliação ao Representante do Núcleo de Monitoramento, obedecendo os prazos estabelecidos pela GEGP no cronograma do processo de avaliação de desempenho individual O Representante do Núcleo de Monitoramento de cada Unidade Organizacional recebe as avaliações impressas e o arquivo com a planilha de controle consolidada das Gerências Consolida em uma única planilha de controle todas as unidades da Diretoria Envia à GEGP a planilha de controle consolidada da Diretoria. 6 de 25

7 7.19 A GEGP, com o suporte da Equipe Permanente de Apoio, realiza o processamento (consolida em uma única planilha de controle as avaliações dos servidores do INEA) para obter uma prévia dos resultados das avaliações. 7.2 Após a apresentação dos resultados prévios à Presidente, o Representante do NUMAE encaminha via malote as avaliações à GEGP A GEGP recebe os malotes e realiza a conferência das avaliações impressas com os dados registrados na planilha de controle consolidada Caso haja alguma inconsistência na conferência dos dados, considera as informações que estão descritas na avaliação em meio físico e atualiza a planilha de controle consolidada Consolida os resultados das avaliações ADI com os resultados dos indicadores por equipes Elabora relatório final com os dados consolidados Apresenta os resultados finais à Alta Direção Realiza os procedimentos para pagamento do bônus. 8 ANEXOS Anexo 1 - Modelo de Cronograma. Anexo 2 - Visão Macro (Avaliação de Desempenho Individual). Anexo 3 - Fluxo de Operação da Avaliação de Desempenho Individual. Anexo 4 - Orientações para o preenchimento da Ferramenta de Avaliação de Desempenho Individual. Anexo 5 Requerimento de cópia da avaliação de desempenho individual. 7 de 25

8 ANEXO 1 - Modelo de Cronograma RESPONSÁVEL AÇÃO DATA Gerência de Gestão de Pessoas Gerência de Gestão de Pessoas Representantes do NUMAE Representantes do NUMAE Representantes do NUMAE Representantes do NUMAE Realizar upload dos formulários de Avaliação de Desempenho Individual na Intranet do INEA, bem como as orientações e cronograma. Enviar aos Representantes do NUMAE com o link e os formulários em anexo, orientações e cronograma. Reenviar o recebido da GEGP aos Avaliadores. Receber as avaliações impressas e o arquivo da planilha de controle consolidada das unidades organizacionais. Consolidar em uma única planilha de controle os dados das avaliações da Diretoria. Enviar as avaliações impressas via malote e por a planilha de controle consolidada 8 de 25

9 ANEXO 2 - Visão Macro (Avaliação de Desempenho Individual) 9 de 25

10 ANEXO 3 - Fluxo de Operação da Avaliação de Desempenho Individual Operacionalizar o processo de Avaliação de Desempenho Individual (ADI) Gerência de Gestão de Pessoas (GEGP) Equipe Permanente de Apoio Representantes do NUMAE Avaliadores Numae Comitê de Avaliação Início Realizar upload na Intranet dos FRMs ADI e orientações aos Avaliadores Enviar aos Representantes com link e FRMs em anexo, inclusive com prazos Contactar Representante para confirmação de recebimento do Não Recebeu? Receber as Planilhas de Controle de todas as Diretorias Realizar processamento ADI (consolidar em uma única Planilha de Controle) para obter prévia dos resultados Apresentar prévia dos resultados à Alta Direção Receber, por malote, as avaliações impressas das Diretorias Conferir as avaliações impressas com os dados registrados na planilha de controle consolidada OK? Sim Consolidar os resultados das avaliações com os resultados dos IDs por Equipes Não Sim Considerar os dados das avaliações em meio físico e ajustar a planilha de controle Apoiar o processamento ADI para obter prévia dos resultados Apoiar a consolidação dos resultados ADI com os IDs por Equipes Receber e enviar e- mail aos Avaliadores Receber por a Planilha de Controle e os FRMs das avaliações impressas Elaborar a Planilha de Controle consolidada das unidades da Diretoria para envio à GEGP Enviar, por , à GEGP a Planilha de Controle da Diretoria Aguardar a apresentação prévia dos resultados à Alta Direção Enviar, por malote, as avaliações impressas e devidamente assinadas recebidas das unidades Baixar os FRMs da Intranet Avaliar os servidores, preenchendo eletronicamente o FRM de Avaliação Salvar FRM com o nome de cada servidor (Unidade Nome e Sobrenome do Avaliado) Realizar entrevista de feedback junto aos servidores Clicar no botão Relatório para alimentar a planilha de controle Submeter as avaliações ao Superior do Avaliador Necessidade de ajuste? Não Enviar ao Superior do Avaliador (Por ex. Gerente) a Planilha de Controle Consolidar em uma única Planilha de Controle as avaliações das unidades subordinadas Baixar também a Planilha de Controle para posterior consolidação das avaliações da equipe Há 3 tipos de FRM. No caso de dúvida ou orientações, entrar em contato com o Representante do Numae ou GEGP. É necessário que a Planilha de Controle esteja aberta no momento da geração do Relatório Atualizar o FRM de Sim avaliação e a Planilha de Controle O Gerente de uma determinada unidade deverá consolidar em uma única Planilha de Controle (único arquivo) as avaliações de suas unidades subordinadas para envio ao Representante do Numae. Além disso, as avaliações impressas e devidamente assinadas serão enviadas também ao Representante. Elaborar relatório final com os dados consolidados Apresentar resultados finais à Alta Direção Apreciar os recursos interpostos pelos servidores integrantes de equipes contratualizadaa Julgar os recursos interpostos pelos servidores integrantes de equipes contratualizadas Realizar os procedimentos para pagamento de bônus Receber os recursos julgados e realizar as providências cabíveis junto à GEGP Houve interposição de recurso? Sim Fim Não Planejar novo ciclo anual ADI com o apoio do Numae e Equipe Permanente de Apoio Apoiar a revisão da metodologia e ferramentas ADI e propor soluções alternativas Propor revisão sistemática (anual) da metodologia e ferramentas ADI Apro sistemá me ferra Implementar melhorias aprovadas junto à GEGP para o novo ciclo ADI Fim 1 de 25

11 ANEXO 4 - Orientações para o preenchimento da Ferramenta de Avaliação de Desempenho Individual 11 de 25

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25 Anexo 5 Requerimento de cópia da avaliação de desempenho individual 25 de 25