GERIR CRECHE HISTÓRICO. Data Revisão Descrição Elaborado por: Aprovado por:

Transcrição

1 Ministério da Saúde FIOCRUZ Fundação Oswaldo Cruz GERIR CRECHE HISTÓRICO Data Revisão Descrição Elaborado por: Aprovado por: 00 Emissão Inicial 10/03/ Alteração do Formato Ângela Maria Ribeiro Ângela Maria Ribeiro Sílvia Lacouth Motta Sílvia Lacouth Motta Próxima revisão: após 1 ano da ultima aprovação VER. 01 Página 1 de 8

2 1 OBJETIVO Padronizar os procedimentos relativos à gestão das unidades do situadas no Campus de Manguinhos e no Instituto Fernandes Figueira (IFF) da Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Este Procedimento Operacional Padrão (POP) prescreve requisitos pertinentes ao, passando a vigorar a partir da data estabelecida no rodapé deste documento. 3 REFERÊNCIAS Projeto Político-Pedagógico da (PPP); Regimento Interno da ; Contrato de Terceirização de Serviços. Legislações: Da Educação Infantil e do Benefício para Instituições Públicas Federais. 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor da Diretoria de Recursos Humanos (Direh) Chefe do Serviço da RESPONSABILIDADE Aprovar as atividades de gestão da. Realizar a gestão da ; Manter vigente o Projeto Político-Pedagógico e o Regimento Interno da ; Fornecer às equipes técnicas da a orientação técnica sobre a condução das suas respectivas atividades; Gestão e Fiscalização do contrato de terceirização para prestação de Serviço da ; Gerenciar os recursos humanos e materiais, equipamentos, sistemas informatizados e infraestrutura; Gerenciar a documentação gerada pelas unidades da ; VER. 01 Página 2 de 8

3 FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Acompanhar e analisar os indicadores de desempenho da ; Acompanhar a realização de pesquisas de satisfação do cliente; Convocar, periodicamente, reuniões de análise crítica para avaliação da gestão da. 5 MANTER ATUALIZADO PROJETO POLÍTICO-PEDAGÓGICO E REGIMENTO INTERNO DA CRECHE 5.1 A revisão do Projeto é realizada mediante as propostas da Equipe Técnica que são apresentadas em reuniões específicas e registradas em ata de reunião. 5.2 O Regimento Interno da é, também, atualizado à medida que surgem as necessidades e obedece ao mesmo encaminhamento de aprovação e distribuição que o Projeto Político-Pedagógico. 6 IMPLEMENTAR A GESTÃO ESTRATÉGICA 6.1 Elabora, anualmente, a proposta de objetivos estratégicos da, ouvindo a Equipe Técnica, e considerando as necessidades de capacitação e de orçamento disponibilizado para o ano subsequente Para a elaboração dos objetivos estratégicos e utilizada a metodologia de gestão participativa estabelecida pela Fiocruz. 6.2 Encaminha a proposta de objetivos estratégicos à Direh para avaliação, consolidação e posterior encaminhamento pela Direh à Presidência da Fiocruz. 7 ACOMPANHAR AS DELIBERAÇÕES DO CONSELHO DE PAIS 7.1 Participa das reuniões do Conselho de Pais que são realizadas periodicamente, e contribui com os seguintes temas: Informações sobre a condução do Projeto Político-Pedagógico da junto às crianças; VER. 01 Página 3 de 8

4 Sugestões para a utilização do saldo da verba oriunda da contribuição das famílias; Orientação sobre temas específicos solicitados pelos integrantes do Conselho; Explicação sobre condutas específicas dos profissionais que atuam na. 8 REALIZAR A GESTÃO DE PESSOAS 8.1 A lotação e a movimentação do pessoal da são definidas pela Direh, cabendo à Chefia de Serviço realizar as solicitações de alteração de quadros A necessidade de contratação de pessoal terceirizado é estabelecida pela Chefia de Serviço, bem como o gerenciamento do contrato e do desempenho da equipe contratada. 8.2 A integração dos novos servidores na é realizada pela Chefia de Serviço e pelos responsáveis de cada setor. 8.3 O Manual de Qualidade e os Procedimentos Operacionais Padronizados (POP), relacionados aos processos de trabalho envolvidos, são disponibilizados na Intranet de modo a prover o conhecimento do funcionamento da e do exercício das funções de cada qual. 8.4 A avaliação das necessidades de capacitação e o seu planejamento são realizados pela Chefia de Serviço, ouvindo os responsáveis pelos respectivos setores. 8.5 O Capacitação do Departamento de Desenvolvimento de Recursos Humanos é o responsável por promover o programa de capacitação dos servidores, mediante solicitação da. 8.6 Os controles de frequência, de férias e de licença são realizados pelo Departamento de Recursos Humanos (DARH) da Direh A frequência dos servidores do quadro e terceirizados é registrada em folha de ponto e encaminhada, mensalmente, ao DARH e ao preposto da firma terceirizada, respectivamente. VER. 01 Página 4 de 8

5 8.6.2 As férias da equipe são coletivas e informadas ao DARH, na ocasião da programação de férias. 8.7 A Chefia de Serviço da estabelece a distribuição das tarefas entre os integrantes da equipe da, observando os processos de trabalho pertinentes a cada equipe. 8.8 A Chefia de Serviço da busca continuamente a promoção do relacionamento harmonioso entre a equipe, mediante processo adequado de comunicação interna, cujos parâmetros são descritos no Manual de Qualidade da Direh. 9 GERENCIAR A INFRAESTRUTURA 9.1 A Chefia de Serviço da, com o apoio do Setor Administrativo, realiza o provimento das necessidades de infraestrutura (p.ex.: manutenção corretiva, limpeza etc.) necessária ao funcionamento da, fazendo as solicitações dos respectivos recursos à Diretoria de Administração (DIRAD) e à Diretoria de Administração do Campus (DIRAC). 9.2 A Chefia de Serviço da, com o apoio do Setor Administrativo mantém o controle patrimonial de ingressos, saídas de materiais de consumo e permanente, e requisita o seu fornecimento de acordo com as necessidades reais de consumo A solicitação de material de consumo e permanente para a é formalizada mediante processo administrativo direcionado ao Setor Administrativo da Direh. 9.3 A manutenção dos sistemas e de equipamentos de informática é solicitada ao Setor de Tecnologia de Informação da Direh, de acordo com as necessidades de serviço. 9.4 A limpeza e a manutenção necessária à operação da, bem como a organização e a conservação das instalações são solicitadas à DIRAC A Chefia de Serviço da incentiva, permanentemente, a equipe da a conservar a limpeza e a organização do ambiente de trabalho, estimulando a manutenção de princípios de gestão à vista. VER. 01 Página 5 de 8

6 9.4.2 A manutenção de extintores de incêndio e a respectiva capacitação da equipe da para prevenção e atuação em caso de sinistros, bem como a dedetização/desratização da são providas pela DIRAD. 10 GERENCIAR A DOCUMENTAÇÃO DA CRECHE 10.1 A documentação das crianças e os processos administrativos, enquanto tramitam na, são mantidos em armários e estantes, devidamente identificados Os documentos administrativos recebidos e gerados pela são classificados e arquivados em pastas próprias para posterior consulta e recuperação A Chefia de Serviço da, com frequência anual e com apoio do Setor Administrativo, verifica a necessidade de eliminação ou a remessa de documentos Núcleo de Arquivo, de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos da Direh. 11 CONTROLAR PESQUISA DE SATISFAÇÃO DO USUÁRIO 11.1 A pesquisa de satisfação de cliente é realizada anualmente, utilizando-se o formulário próprio no qual são registrados os graus de satisfação em relação ao atendimento e aos serviços prestados pela O formulário da pesquisa é encaminhado às famílias e, uma vez preenchido, é entregue no Setor Administrativo da Ao final da pesquisa são consolidados os resultados e analisados pela Equipe da O relatório de avaliação da creche é encaminhado aos pais, a todos os funcionários da e ao Diretor de Recursos Humanos, com o objetivo de analisar as manifestações ou de implementar oportunidades de melhoria e outra via do relatório é mantida no arquivo da. 12 ACOMPANHAR OS INDICADORES 12.1 O monitoramento dos indicadores de desempenho e de acompanhamento da é realizado mensalmente, mediante a emissão dos relatórios de atividades. VER. 01 Página 6 de 8

7 12.2 Os relatórios de atividades são analisados pela Chefia do Serviço da com o apoio da Equipe da As necessidades de melhorias sugeridas com base nas análises dos indicadores de desempenho são aprovadas pela Chefia do Serviço da e implementadas pela equipe da Quando o indicador contrariar a tendência de melhoria estabelecida, a Chefia do Serviço da e a equipe propõem ações adequadas à reversão das tendências indesejáveis, mediante ações gerenciais simples ou ações estruturadas Uma via do relatório de atividades é encaminhada ao Diretor da Direh, com o objetivo de analisar as manifestações ou de implementar oportunidades de melhoria e outra via do relatório é mantida no arquivo da. 13 MANTER ATUALIZADO O SITE DA CRECHE 13.1 A Equipe Técnica da informa, periodicamente, as sugestões de novos conteúdos ou alterações do material existente para o Site da e encaminha à Chefia de Serviço da para avaliação da necessidade de inclusão/alteração O conteúdo do Site da é informado ao Setor de Tecnologia da Informação pela Chefia de Serviço. 14 GESTÃO DE REGISTROS 14.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL Registro de Reunião 11.2 Projeto Político- Pedagógico da CÓDIGO RESPONSÁVEL 310 Regimento Interno ARMAZE- NAMENTO IDENTIFICAÇÃO/ RECUPERAÇÃO PRAZO DE GUARDA NA CRECHE (ARQUIVO CORRENTE) DESTINAÇÃO Pasta Assunto 2 anos Eliminação Pasta Pasta Assunto Assunto Enquanto vigorar Enquanto vigorar Núcleo de Arquivo Núcleo de Arquivo VER. 01 Página 7 de 8

8 ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL Pesquisa de Satisfação do Cliente Relatórios de Atividades CÓDIGO RESPONSÁVEL == == ARMAZE- NAMENTO IDENTIFICAÇÃO/ RECUPERAÇÃO PRAZO DE GUARDA NA CRECHE (ARQUIVO CORRENTE) DESTINAÇÃO Pasta Período 2 anos Eliminação Pasta Período 2 anos Núcleo de Arquivo ========== VER. 01 Página 8 de 8