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1 Proposto por: Chefe do Serviço de Gestão do Desempenho (SEGED) Analisado por: Diretor do Departamento de Desenvolvimento de Pessoas (DEDEP) Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para auxiliar no mapeamento das Organizacionais, Técnicas e Comportamentais no Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ), assim como no mapeamento das necessidades de desenvolvimento. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Serviço de Gestão do Desempenho da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SEGED) e provê orientações às demais Unidades Organizacionais do PJERJ, passando a vigorar a partir de 23/10/ DEFINIÇÕES TERMO Gestão por Organizacionais Técnicas Comportamentais DEFINIÇÃO Sistema de gestão que visa identificar, captar, desenvolver e avaliar as competências necessárias à consecução dos objetivos da organização. Atributos pessoais e capacidade demonstrados para aplicar conhecimentos e habilidades. É um conjunto de habilidades, tecnologias e culturas capaz de gerar um valor diferenciado para os servidores e usuários da organização e para a sociedade. São os conhecimentos e habilidades necessários para que os servidores realizem suas atividades. São atitudes e comportamentos que possibilitam ao servidor desempenhar da melhor forma possível seu papel na unidade e contribuir para o alcance dos objetivos institucionais de 121

2 4 REFERÊNCIAS MAPEAR COMPETÊNCIAS NO PJERJ Resolução TJ/OE/RJ nº 17/ Aprova a Estrutura Organizacional do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro e dá outras providências. 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Alta Administração Superior RESPONSABILIDADE DE Aprovar as Organizacionais. Diretor do Departamento de Desenvolvimento de Pessoas da Diretoria- Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/DEDEP) Aprovar as Matrizes de Técnicas e Comportamentais do PJERJ; Diretor da Divisão de Desenvolvimento da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/DISEN) Analisar as Matrizes de Técnicas Comportamentais do PJERJ; encaminhar as matrizes de competências à Direção do DEDEP para aprovação. Serviço de Gestão do Desempenho da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SEGED) Assessorar gestores e servidores das unidades na identificação de competências e requisitos para papéis profissionais a serem desempenhados; elaborar e manter atualizadas as matrizes de competências; encaminhar as matrizes validadas pelos gestores das UO à direção da DISEN, para análise; enviar à Diretoria-Geral de Tecnologia da Informação (DGTEC) as Matrizes de aprovadas, para publicação; realizar mapeamento de lacunas de competências de 12

3 6 CONSIDERAÇÕES GERAIS 6.1 Mapear no PJERJ compreende quatro procedimentos independentes, porém complementares: o mapeamento de competências organizacionais, de competências comportamentais, de competências técnicas e ainda o mapeamento das lacunas de competências. 6.2 Os três primeiros procedimentos são iniciados por demandas institucionais, que podem ser: alterações das diretrizes, direcionadores estratégicos, mudanças na estrutura organizacional, nas atribuições de determinado papel profissional, em procedimentos, em projetos estratégicos ou na implementação de novos sistemas informatizados Os resultados dos seus mapeamentos referem-se às expectativas da organização e do que ela espera dos servidores em termos de competências técnicas e comportamentais O quarto procedimento, o mapeamento das competências dos servidores, é um procedimento anual e tem por objetivo levantar as necessidades de aperfeiçoamento dos servidores do PJERJ Os resultados do mapeamento são utilizados como insumo para a realização da programação de cursos da Escola de Administração Judiciária da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/ESAJ) e para a elaboração das Grades de Capacitação Institucionais As pessoas-chave e os representantes dos papéis profissionais que auxiliam nos procedimentos de mapeamento são identificados pelo DEDEP, com o auxílio da ESAJ e da Administração Superior, dentre pessoas com nível de experiência e competência elevados nas áreas relacionadas. 7 MAPEAR COMPETÊNCIAS ORGANIZACIONAIS 00 3 de 12

4 7.1 SEGED identifica a necessidade de mapeamento, pesquisa e seleciona a documentação do PJERJ para dar o início ao procedimento Analisa o conteúdo de documentos importantes à consecução da estratégia organizacional do PJERJ como Direcionadores, Objetivos e Documento Estratégico do PJERJ, bem como outros documentos que possam auxiliar nas diretrizes institucionais. 7.2 A partir da análise dos documentos, elabora lista provisória das competências organizacionais para validação pela Direção do DEDEP. 7.3 Após validação do DEDEP, submete a lista provisória a pessoas-chave do PJERJ para validação. 7.4 Após validação, realiza os ajustes necessários e apresenta a lista de competências organizacionais para a aprovação da Administração Superior. 7.5 Após aprovada, encaminha a lista para a publicação. 8 MAPEAR COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS DOS PAPÉIS PROFISSIONAIS 8.1 SEGED, com autorização do DEDEP, define representantes dos papéis profissionais cujas competências são mapeadas para realizar o levantamento dos indicadores das competências comportamentais. 8.2 Na reunião para o levantamento dos Indicadores, presta os esclarecimentos necessários para o preenchimento do FRM--01 Mapear Indicadores de Comportamentais. 8.3 Consolida os indicadores e elabora a lista de Comportamentais para o papel profissional em questão, utilizando o FRM- -02 Validação das Comportamentais. 8.4 DISEN apresenta lista ao DEDEP para aprovação de 12

5 8.5 Valida a lista de com os Representantes dos papéis profissionais. 8.6 SEGED e DISEN analisam a lista de competências e fazem os ajustes necessários. 8.7 DEDEP apresenta à Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas a matriz de competências comportamentais elaborada. 8.8 SEGED encaminha Matrizes aprovadas ao Serviço de Desenvolvimento Profissional da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SEDEP) e à ESAJ para ciência. 9 MAPEAR COMPETÊNCIAS TÉCNICAS E REQUISITOS DAS ÁREAS DO PJERJ 9.1 SEGED entra em contato com Unidade e agenda reunião com servidores que ficarão responsáveis pela multiplicação dos procedimentos (RAS/RD/RDS, Diretores, Chefes de serviço). 9.2 Reúne servidores e orienta quanto ao preenchimento do FRM Mapear Técnicas Específicas. 9.3 Acorda prazos para a devolução dos formulários preenchidos. 9.4 Analisa as informações e elabora a Matriz de Técnicas da Unidade (Grupo da Matriz). 9.5 DISEN encaminha lista ao DEDEP para aprovação. 9.6 Encaminha para a validação da Unidade. 9.7 SEGED e a DISEN analisam a lista de competências e fazem os ajustes necessários. 9.8 DEDEP apresenta à DGPES a matriz de competências técnicas elaborada de 12

6 9.9 Encaminha Matrizes de Técnicas e Requisitos ao SEDEP e à ESAJ para ciência Encaminha as Matrizes à DGTEC para publicação Elabora o FRM Mapear Técnicas dos Servidores, com base nas informações da Matriz do respectivo Grupo, para que se possa realizar o mapeamento anual de lacunas de competências. 10 MAPEAR COMPETÊNCIAS DOS SERVIDORES 10.1 SEGED realiza anualmente o mapeamento de competências técnicas, com o objetivo de levantar as necessidades de desenvolvimento do PJERJ Elabora minuta de aviso e encaminha para aprovação da Alta Administração Providencia a publicação Encaminha FRM--04 para as Unidades, de acordo com o Grupo ao qual ela faz parte Consolida os dados recebidos e elabora os relatórios Quando necessário a DISEN contata a unidade para esclarecer e refinar as informações recebidas Encaminha relatórios e resultados do mapeamento à ESAJ e ao SEDEP para programação dos recursos de desenvolvimento para o ano subsequente Apresenta resultados e relatórios do mapeamento para a DGPES. 11 INDICADORES NOME FÓRMULA PERIODICIDADE 00 6 de 12

7 NOME Percentual de Servidores com Competência Técnica Mapeada FÓRMULA Número de servidores com competência técnica mapeada /Número total de servidores X 100 PERIODICIDADE Anual 12 GESTÃO DE REGISTROS 12.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO Correspondência expedida Correspondência recebida Mapear Indicadores das Comportamentais FRM--01 Validação das Comportamentais FRM--02 Mapear Técnicas Específicas FRM--03 Mapear Técnicas dos Servidores FRM--04 Matriz de Legenda: CÓDIGO CCD* j RESPON- SÁVEL SEGED SEGED a a a a SEGED SEGED SEGED SEGED SEGED *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. Disco Rígido Disco Rígido Pasta própria Pasta própria Pasta própria Disco Rígido Disco Rígido ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO Data/ assunto Data/ assunto data data data data data PROTEÇÃO apropriadas e backup apropriadas backup apropriadas apropriadas apropriadas apropriadas backup apropriadas backup RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE PRAZO DE GUARDA NA UO**) 2 anos 2 anos 2 anos 2 anos 2 anos 2 anos 3 anos DISPOSIÇÃO Eliminaçã o na UO Eliminaçã o na UO DGCOM/ DEGEA*** DGCOM/ DEGEA DGCOM/ DEGEA DGCOM/ DEGEA DGCOM/ DEGEA ***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento. Notas: a) Eliminação na UO - procedimento - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. b) DGCOM/DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação de 12

8 13 ANEXOS MAPEAR COMPETÊNCIAS NO PJERJ Anexo 1 Fluxograma do Procedimento Mapear Organizacionais; Anexo 2 Fluxograma do Procedimento Mapear Comportamentais; Anexo 3 Fluxograma do Procedimento Mapear Técnicas; Anexo 4 Fluxograma do Procedimento Mapear Lacunas de. ============= 00 8 de 12

9 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO MAPEAR COMPETÊNCIAS ORGANIZACIONAIS 00 9 de 12

10 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO MAPEAR COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS de 12

11 ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO MAPEAR COMPETÊNCIAS TÉCNICAS de 12

12 ANEXO 4 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO MAPEAR LACUNAS DE COMPETÊNCIAS de 12